Doğru Proje Yönetimi Yazılımını Seçmek İçin Kapsamlı Bir Kılavuz

Bir yönetici olarak, projelerinizi yönetmek için Microsoft Excel kullanıyor olmanız gerekir, ancak Excel'in sorunu, herhangi bir otomasyon ve özelleştirmeden yoksun olması ve işbirliğine dayalı ekip çalışmasını desteklememesidir. Proje yönetimi yazılımı, projeleri planlamak, kaynakları tahsis etmek ve zamanı yönetmek için farklı işlevleri düzene koymanıza yardımcı olabilir.

Proje yol haritası, zamanlama, kaynak tahsisi ve kalite yönetimi için kullanabilirsiniz. Tüm yazılımların, farklı iş süreçlerinde çalışan proje yöneticileri için neler yapabileceğini öğrenelim.

Proje Yönetimi Yazılımına Genel Bakış

Proje yönetimi yazılımı, yöneticiler ve ekipler tarafından proje hedeflerini planlamak, izlemek, koordine etmek ve gerçekleştirmek için kullanılır. Bu yazılım aynı zamanda farklı paydaşlar arasındaki iletişim ve işbirliği için de kullanılmaktadır. Yöneticilerin ve proje süpervizörlerinin son teslim tarihlerini karşılamalarına ve maliyetleri kontrol etmelerine yardımcı olur. Ayrıca ekibin iş akışının izlenmesine yardımcı olur ve bu bilgileri kullanarak uygun değişiklikleri yapabilir veya ekibinize yararlı girdiler sunabilirsiniz.

Proje Yönetimi Yazılımıyla Hangi İşlevleri Gerçekleştirebilirsiniz?

Bir projeyi başarılı bir şekilde yönetmek için, farklı destekleyici faaliyetlerle ilgili tüm bilgileri yönetmeniz gerekir. Proje paydaşları için bilgileri gerçek zamanlı olarak harmanlamanız, özümsemeniz ve yorumlamanız gerekir. Paydaşlar ve proje ekipleri farklı alanlarda bulunduğunda işler daha da zorlaşıyor.

Bu nedenle, ekiplerin başlangıç ​​aşamasından kapanış aşamasına kadar tüm süreçleri yönetmesine izin veren bir proje yönetim aracı, herhangi bir işletmenin kritik bir yönü haline geldi. Proje yönetimi aracının bazı kritik işlevlerine bakalım.

• Ekip Üyeleri Arasında İşbirliği

Yazılım, çeşitli ekipler ve departmanlar arasında işbirliğine izin verir. Bilgileri kolayca güncelleyebilir ve birbirleriyle paylaşabilirler. Ayrıca, erişim paylaşımı özelliği, tüm paydaşların proje hakkında birleşik bir görüşe sahip olmalarını sağlar.

• Proje Takvimi

Farklı insanlar için görevleri planlamak, bir projenin en önemli yönlerinden biridir. Proje yönetimi aracı, yöneticinin tüm görevlere bir akış eklemesine, bunları belirli kişilere atamasına, bir projeye başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​vermesine ve ayrıntılı bir proje programı oluşturmasına olanak tanıyan zamanlama işlevleriyle birlikte gelir.

• Projeyle İlgili Belgeleri Yönetme

Ekibiniz bir proje üzerinde çalışırken kapsam belgeleri, gereksinim belgeleri, risk belgeleri, tahmin belgeleri ve daha fazlası gibi çok çeşitli proje belgeleri oluşturur. Proje yönetimi çözümü, tüm bu belgeleri mükemmel bir şekilde yönetmenize ve gereksinime göre değiştirmenize olanak tanır.

• Kaynakların Yönetimi

Proje yönetimi yazılımının bir sonraki önemli işlevi, mevcut kaynakların yönetimidir. Kaynakların atanmasına, izlenmesine ve optimum düzeyde kullanılmasına yardımcı olur. Ayrıca, yazılım her varlığın ayrıntılı bir raporunu da tutar.

• Maliyet yönetimi

Görev düzeyinde maliyet öğeleri atamanıza olanak tanır. Çoğu yazılım sisteminde kazanılan değer analizinin yanı sıra maliyet analizi de yapabilirsiniz.

• Proje planlaması

PMS yazılımını kullanmanın temel nedeni ne yapılması gerektiğini anlamaktır. Genellikle bir takvim veya Gantt şeması şeklinde karar verilir, bu özellik projenizin parçalarını birleştirmenizi ve işi doğru yolda tutmanızı sağlar. Araç, bireylere görevler atamanıza, farklı projeler için hedefler, hedefler ve son tarihler belirlemenize olanak tanır.

• Görev yönetimi

Kimin neden sorumlu olduğunu not etmek için el altında bir not defteri tuttuğunuz o günler geride kaldı. Yazılım, ekibinizin ilerlemesini izlemenize ve başarılı bir şekilde tamamlanması için ek girdiler sağlamanıza olanak tanır. Ayrıca ekip koordinasyonunu ve ekip üyeleri arasında artan şeffaflığı teşvik eder.

• Zaman Takibi

Proje planlama ve görev yönetimi gibi, zaman izleme özelliği de yüksek verimli proje yönetimi için kritik öneme sahiptir. Özellikle ekibiniz kısıtlı bir bütçe üzerinde çalışırken. Zaman izleme özelliği, görevlerinizi dikkatli bir şekilde planlamanıza olanak tanıyarak, birinci sınıf işleri en az çabayla ve kısa sürede teslim etmenizi sağlar.

• İletişim ve İşbirliği

Ekipler ve diğer departmanlar arasında kesintisiz iletişimi kolaylaştırmak için gerekli bir özelliktir. Bir projenin kritik noktalarını tartışmalarına ve gerektiğinde meslektaşlarından herhangi bir yardım veya öneri almalarına yardımcı olur. Bu özellik, projelerinin mevcut senaryoda nerede durduğu konusunda netlik elde etmelerini ve gereksinime göre son teslim tarihlerini ayarlamalarını sağlar.

Proje Yönetim Yazılımı Kullanım Örnekleri

Birden çok projeyi ve görevi yönetmek göründüğü kadar kolay değildir. İşin her yönünü ele almak için çok fazla planlama, sıkı çalışma ve özveri gerekir. Ancak akıllı yöneticiler, projelerini aplomb ile yönetmek için yalnızca doğru proje yönetim aracına ihtiyaç duyar.

Kapsamlı yazılımların yardımıyla kritik sorunları kolayca bulup çözebilir ve önemli görevlere öncelik verebilirsiniz. Devam eden projeler hakkında gerçek zamanlı güncellemeler almanızı ve önemli güncellemeleri ekiple paylaşmanızı sağlar. Ayrıca, derinlemesine proje özetleri, ilerlemenizi analiz etmenize ve gereksinimlere göre değişiklik yapmanıza yardımcı olur.

• Örneklerle Küçük İşletmeler İçin PMS'nin Önemi

Küçük bir işletme yürütürken proje yönetimi korkutucu bir ifadedir. Birden çok proje, kişi ve görev arasında hokkabazlık yapıyor olmalısınız. Ancak proje yönetimi yazılımı, her şeyi önceden planlamanıza ve her projeyi kârlı bir şekilde yürütmenize yardımcı olabilir. Çok zaman kazandıracak ve projelerinizi aşırı stres olmadan kısa sürede bitirmenizi sağlayacaktır.

Sonraki birkaç paragrafta, proje yönetimi yazılımının hayatınızı nasıl kolaylaştırabileceğine ve işinizi bir sonraki seviyeye nasıl taşıyacağına dair örneklerle beş kritik yolu listeleyeceğiz.

1. Programda ve Bütçede Kalın

Küçük bir işletmede hataya yer olmadığını bilirsiniz, bu nedenle hedeflerinize ulaşmanız ve öngörülen bütçeyi aşmamanız önemlidir. Proje yönetimi araçlarını kullanarak bir yol haritası oluşturabilir ve tamamlanana kadar kusursuz bir şekilde yönetebilirsiniz.

Örnek: Proje planlama aşamasında Rahul, ekipman kiralama maliyetinin önümüzdeki aylarda %30 artacağını fark etti. Yeni bir projenin ortasında ve tahmin, diğer alanlarda para biriktirmesine izin verdi. Ayrıca, bütçede beklenmedik bir artıştan da kaçındı.

2. Projeleriniz Üzerinde Tam Kontrol

Kontrolden çıkan projeler, kuruluşunuzun yapısını olumsuz etkileyebilir ve ayrıca diğer kritik görevlerde bir yankıya neden olabilir. Minimum iş gücünüz varsa, sorunları çözmek için etrafa dağılmalarını isteyebilirsiniz. Ancak, sürekli kesintiler sırasında bu zor olacaktır. Bu nedenle, sürekli sorunları çözmek için işinizde proje yönetimi yazılımı uygulamalısınız.

Örnek: Jacob birden fazla projeyi yönetiyordu ve son teslim tarihlerini karşılamak için çok çalışıyordu. Tüm çabalarına rağmen ekibinin mevcut projede bütçeyi aştığını öğrendi. Sıkıntılarına ek olarak, sorunu çözmek için bir B planı bile yoktu. Ancak durumu bir şekilde halletmeyi başardı ancak üst yönetim tarafından azarlandı.

Gelecekte bu tür sorunlarla karşılaşmamak için, kendisine yaklaşmakta olan sorunlar hakkında net göstergeler veren proje yönetimi yazılımını kullanmaya, her proje için bir plan oluşturmaya ve titiz bir yol haritası oluşturmaya karar verdi. Sonraki birkaç ayda verimlilikte, nihai sonuçlarda, maliyetlerde ve genel süreçte ilham verici bir gelişme gördü.

3. Başarı Şansınızı Arttırın

Bir projenin başarısı ve başarısızlığı arasındaki temel fark, bir proje yöneticisinin yönetim sürecinde yatmaktadır. Ayrıntılı bir proje çizelgesi hazırlamak için zaman harcamazlarsa ve tüm hedeflere zamanında ulaşılmasını sağlamak için uygulama aşamasını yakından takip etmezlerse, istenen hedeflere ulaşamama ihtimalleri yüksektir.

Örnek: Esha yeni ofiste satış müdürü olarak 18. günündeydi, bu yüzden ekibinin performans analizini yapmaya karar verdi. Satış ekibinin bir hafta içinde yapması gereken kadar satış yapmadığını fark etti.

Her yönü dikkatli bir şekilde analiz ettikten sonra, ekibinin net bir yol haritası ve önceden tanımlanmış hedefleri olmadığını anladı. Daha sonra işi kolaylaştırmak, hedeflerini tanımlamak ve üretkenliği ve işlerinin genel kalitesini artırmak için PMS aracını kullandı. Birkaç hafta sonra satış rakamlarında ve ekibinin performansında ciddi bir gelişme olduğunu fark etti.

4. Rolleri Temizle Tanımla

Küçük bir işletme yönetiyor olsanız bile ve roller açıkça tanımlanmamışsa, genellikle sorumluluk sorunlarıyla karşılaşırsınız. Projelerinizi geciktirecek ve önemli görevleri zamanında tamamlayamayacaksınız. Ancak bir proje yönetim aracı kullandığınızda, görevlerinizi doğru kişilere atayabilir ve işi belirli bir süre içinde tamamlama konusunda onları sorumlu tutabilirsiniz.

Örnek: David, proje yönetimi aracının yardımıyla çeşitli kişilere birden çok görev atadı ve nihai hedefler açısından onlardan ne beklediğini açıkça tanımladı. Herkes elindeki işin farkındaydı ve tüm işler verilen zaman çizelgesinde tamamlandı.

5. Eyleme Geçirilebilir İçgörüler Alın

İyi proje yönetimi, etkili proje planlaması, kaynak tahsisi, veri birikimi ve iletişimi içerir. Projeyle işiniz bittiğinde, projenize geri bakabilir, performansı değerlendirebilir ve neyin en çok işe yarayıp neyin yaramadığını bulmaya çalışabilirsiniz. Eğer böyle bir imkanınız yoksa aynı hataları tekrarlamanız ve bir sonraki projenizde elinizden gelenin en iyisini yapamamanız söz konusu olabilir.

Örnek: Sanchit, projelerinin durum raporunu incelemek için proje yönetimi yazılımı kullandı. Dört görevin beklemede olduğunu ve ekibin de tahsis edilen bütçeden fazlasını harcadığını fark etti.

Yaklaşan dört proje ve bekleyen dört görevle, ekibindeki herkesin çoraplarını çekmesini ve işi zamanında tamamlamak için ellerinden gelenin en iyisini yapmalarını istedi. Proje yönetim yazılımı, bekleyen işler için daha fazla kaynak ayırmasını ve yeni projelere hazırlamasını sağladı.

• Örneklerle Büyük İşletmeler İçin PMS'nin Önemi

Bir kuruluşun büyüklüğünden bağımsız olarak, bir projeyi yönetmek herkes için her zaman zor bir iştir. Proje yönetimi aracıyla, projeleri baştan sona yönetmenin baskısını azaltabilir ve iş hedeflerinizi kontrol altında tutabilirsiniz. Sonraki birkaç satırda, işletmenizin proje yönetimi yazılımına ihtiyaç duymasının üç ana nedenini öğreneceksiniz.

1. Büyük işletmelerin dünya çapında çeşitli departmanları ve ofisleri vardır. Bir proje yönetim aracının yardımıyla, tüm ekipler arasında tutarlı bir bilgi akışı sağlayabilir ve herhangi bir teslim tarihini kaçırmaktan kaçınabilirsiniz.

Örnek: Rakshay, çok uluslu bir firmada proje lideridir, hemen bir proje hakkında hayati bilgileri karada ve denizde ekibiyle paylaşmak istedi. Her personelin gelen kutularını kontrol edip etmeyeceğinden emin değildi, bu nedenle bilgileri proje yönetimi yazılımı aracılığıyla paylaştı. Birkaç saniye içinde, herkes yazılım kontrol panelinde açılır bir bildirim aldı ve hepsi paylaşılan bilgilere azami dikkat gösterdi.

2. Projede bir gecikme olduğunda, büyük kuruluşlar genellikle planladıklarından daha fazla para harcarlar. Diğer projeler üzerinde bir yansımaya neden olur ve fonları tükenebilir. Büyük şirketler, maliyet planlaması ve bütçelerini kontrol altında tutmak için proje yönetimi yazılımlarını kullanabilirler.

Örnek: Rohan, devam eden projenin mali sağlığını ortaya çıkarmak için proje yönetimi çözümünü kullanmaya karar verdi. Yazılımın finansal planlama özelliğinin ekibinin bütçe aşımından kaçınmasına yardımcı olduğunu bilmekten memnundu. Ayrıca, bir sonraki proje için finansal bir hedef belirlemeyi başardı.

3. Ekibinizin belirli bir görev için hesap verebilirliğini artırır ve ayrıca ekip işbirliğini teşvik eder. Ekibinizin ortak iş akışı, projelerin zamanında tamamlanmasını sağlar ve kayıp risklerini azaltır.

Örnek: Daniel, ekip üyelerine iş atamak için Microsoft Excel ve manuel yöntemler kullanıyordu, ancak onlar düzenli olarak teslim tarihlerini kaçırıyorlardı. Belli bir süre sonra proje yönetimi çözümünü bir süre denemeye karar verdi. Proje son tarihlerini belirleyebildiği, ilerlemeyi takip edebildiği ve görevin süresi dolduğunda bildirim gönderebildiği için aracın ekibi için son derece faydalı olduğunu görünce şaşırdı.

Ekibine hesap verebilirlik duygusu aşılamaya ve onları daha üretken hale getirmeye yardımcı oldu. Dahası, her şeyi belgeleyip herkesle paylaşabiliyordu, böylece şimdi nerede olduklarını ve kendilerinden ne beklendiğini öğrenebiliyorlardı.

Proje Yönetim Yazılımı Türleri

Üç farklı proje yönetimi yazılımı türü vardır:

• Bireysel Yazılım: Bu yazılım, projeleri yönetmek için basit ve hafif bir uygulamaya ihtiyaç duyan bir kişi için mükemmel bir seçimdir. Daha az özellikle gelir ve kullanıcısına yalnızca temel işlevleri sağlar.
• Entegre Yazılım: Entegre yazılım, çoğunlukla aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışan şirketler tarafından kullanılır. Bu PMS, tüm ekip üyeleri tarafından kolayca erişilebilen merkezi bir bilgi veritabanına sahiptir.
• İşbirlikçi Yazılım: İşbirlikçi yazılım, tüm ekip üyelerinin bir projeyi görüntülemesine, erişmesine ve üzerinde işbirliği yapmasına ve belirli bir iş sorununu çözmesine izin verdiği için daha büyük ekipler için ideal bir seçenektir.

Ücretsiz Açık Kaynak Proje Araçları Örnekleri

İşte işinizi yönetmek için en iyi beş açık kaynaklı yazılım çözümünün listesi.

1. RasyonelPlan

RationPlan, proje yöneticilerine görevleri organize etmede, kaynakları tahsis etmede, ilerlemeyi izlemede ve gereksinimlere göre iş yükünü yönetmede yardımcı olmak için tasarlanmış güçlü bir proje yönetimi çözümüdür.

2. TuruncuScrum

OrangeScrum, etkili görev yürütme, ekip işbirliği ve rapor oluşturma için Scrum panosu ve Kanban iş akışını kullanan bulut tabanlı bir platformdur.

3. Açık Proje

Bu, proje planlama, sorun izleme, maliyet raporlama ve zaman yönetimi için özelleştirilmiş özelliklerle birlikte gelen açık kaynaklı bir proje yönetimi çözümüdür. Sorunsuz bir iş akışı sağlamak için Agile ve Scrum yönetim platformlarıyla birlikte gelir.

4. Tayga

Taiga, müşterilerine Scrum ve Çevik yönetim platformları sağlayan açık kaynaklı ve ücretsiz bir proje planlamadır. 300 mb depolama sağlar ve 3 kullanıcıya kadar özel bir proje üzerinde çalışabilir.

5. Odoo

Odoo yazılımı, kullanıcı dostu arayüzü ve pivot tablolar, Kanban panoları, dosya yönetimi ve daha fazlası gibi bazı kullanışlı yönetim özellikleriyle bilinir. Ayrıca envanter yönetimi, İK, muhasebe, satış ve üretim için geniş bir araç yelpazesi sunar.

Proje Yönetim Yazılımını Kullanan Sektörler/ Proje Yönetim Araçlarını Kimler Kullanabilir?

Proje yönetimi yazılımı, tüm sektörlere yardımcı olabilecek çeşitli özellik ve işlevlerden oluşur. Liderlerinin projelere kolaylıkla öncülük etmelerine yardımcı olur ve ekibin zorlu projeler ve kısa teslim tarihleriyle başa çıkma becerisine sahip olmasını sağlar. Aşağıda, PM yazılımını kendi avantajlarına kullanan endüstrilerin bir listesi bulunmaktadır.

• Yazılım Geliştirme Proje Yönetim Yazılımı

Proje yönetim sistemi, hedeflerin ve gereksinimlerin net bir şekilde anlaşılmasını sağlamak için yazılım geliştirmede kullanılır. Ekipleri aynı sayfada tutar ve organize eder.

• İnşaat Proje Yönetim Yazılımı

İnşaat sektöründe bu yazılım, süreci daha hızlı, kolay idare edilebilir, sorunsuz ve daha verimli hale getiren tüm özellikleri sağlar. Bu nedenle, daha fazla karlılığa ve daha az zaman kaybına yol açar.

• İmalat Proje Yönetimi Yazılımı

İmalat sanayi, ürünlerin maliyeti, hammaddesi ve kalitesi ile ilgili çeşitli zorluklarla uğraşmak zorundadır. Proje yönetimi yazılımı, bu zorlukların bazılarını en aza indirmeye yardımcı olur ve üreticilerin en düşük maliyetle en kaliteli ürünleri üretmesini sağlar.

• BT Proje Yönetim Yazılımı

Bilişim sektöründe amaç, ekipteki herkesi aynı sayfada tutarak verimliliği artırmaktır. Kanban panoları, Gantt şemaları ve ayrıntılı raporlar, BT projelerinin başarıyla tamamlanması için gereken kritik özellikleri sağlar.

• Eğitim Proje Yönetim Yazılımı

Üniversiteler, enstitüler, kolejler ve üniversiteler tarafından günlük etkinlikleri yönetmek ve her süreci organize etmek için kullanılır. Ayrıca, hem öğrenciler hem de öğretmenler tarafından verimliliklerini artırmak için benzer şekilde kullanılır.

• İlaç Proje Yönetim Yazılımı

İlaç endüstrileri, tüketicilerine karşı adil bir sorumluluk payına sahiptir ve tıbbi ürünlere olan talebi yönetmek ve tüm operasyonu düzenli tutmak zorundadırlar. Farmasötikler için proje yönetimi yazılımı, projeleri etkili bir şekilde yönetmek, kaynakları izlemek, doğru raporlar sağlamak, faturalandırmayı yönetmek ve tüm süreci hızlandırmak için tasarlanmıştır.

• Gayrimenkul Proje Yönetim Yazılımı

Emlak sektöründe, sıradan görevleri otomatikleştirmeye, listeleri ve potansiyel müşterileri izlemeye ve farklı bölge ve mülklerdeki performansı analiz etmeye yardımcı olur.

• Yaratıcı Ajans Proje Yönetim Yazılımı

Ekibin performansını izlerken iş akışını çalışır durumda tutar. Ekip üyeleri arasındaki işbirliğini teşvik eder ve raporlama özelliği, herhangi bir engelin belirlenmesine yardımcı olur.

• Devlet Proje Yönetim Yazılımı

Başlatmadan planlamaya ve uygulamaya kadar tüm proje aşamalarında devlet kurumlarını destekler. Proje yönetimindeki Gantt şemaları, iş akışı ve belirli bir proje için harcanan para hakkında derinlemesine raporlar sağlar.

Proje Yönetimi Yazılımını Seçmek İçin Birkaç Kriter Nedir?

Proje yönetimi aracı tüm işletmeler için kritik hale geldi. Yazılım, ekip yönetimini ve görev gerçekleştirmeyi daha basit ve daha verimli hale getirmek için özel olarak tasarlanmıştır. Proje yöneticileri için bir nimet olduğu kanıtlanmıştır ve proje planlama, kaynak tahsisi, zamanlama vb. gibi temel işlemleri otomatik hale getirir. Kullanıcı dostu arayüz, ekipler arası işbirliğini geliştirir ve iş akışını gerçek zamanlı olarak takip eder.

Şimdi, herhangi bir proje yönetimi yazılımına odaklanmadan önce, analiz etmeniz gereken birkaç kıyaslama noktası var. İşte seçim sürecinde akılda tutulması gereken altı önemli kriter.

• Kullanıcı dostu olmalıdır: Yazılım herkes tarafından kolayca kullanılmalı ve anlaşılması basit olmalıdır ki ekibiniz yazılımın özelliklerini ve fonksiyonlarını anlamak için zaman kaybetmesin.
• Dosya paylaşım olanağı: Proje yönetimi yazılımı, bulut tabanlı depolama, paylaşımlı sabit sürücü, paylaşım noktası web siteleri ve medya depolama cihazları dahil olmak üzere çok çeşitli dosya paylaşımı seçeneklerine sahip olmalıdır.
• Özelleştirilebilir olmalıdır: Yazılımın tam olarak istediğiniz şekilde çalışmasını sağlamak için, yazılım özelleştirme olanağına ve özelleştirilebilir bir iş akışına izin vermelidir.
• Sorunsuz entegrasyon: Proje yönetimi aracınız, daha fazla erişilebilirlik için mevcut yazılım çözümlerini ve diğer çeşitli platformları desteklemelidir.
• İzleme ve raporlama: Yazılım size gerçek zamanlı güncellemeleri izleme imkanı sağlamalıdır ve bilgileri harici kullanıcılar ve paydaşlarla paylaşabilmelisiniz.
• Depolanan verilerin güvenliği: Son olarak, yazılım sistemi, verilerin en üst düzeyde güvenliğini sağlamak için geniş şifreleme ve kimlik doğrulama önlemleri sunmalıdır.

Çözüm

Proje yönetimi yazılımı bir seçenek değil, işletmeniz için sahip olunması gereken gerekli bir araçtır. Devam eden operasyonlarınızın verimliliğini artırmaya ve ilgili riskleri en aza indirmeye ve hafifletmeye yardımcı olur. Bu aracı iş süreçlerinde uygulamayan şirketler işlerini, bütçelerini, işgücünü ve ürün kalitesini yönetmek için her zaman mücadele edeceklerdir.

İlgili Kategoriler: Kanban Araçları | Scrum Araçları | Tel Kafes Araçları | Gantt Şeması Yazılımı