Çevrimiçi Beyin Fırtınası Nasıl Yapılacağına İlişkin Temel Kılavuz

Bu yıl daha fazla ekibin evden çalışması gerektiğinden, iş süreçlerini nasıl düzene sokacağınızı belirlemek her zamankinden daha önemli.

Hele beyin fırtınası gibi bir süreç, organize, detaylı ve hatta bazen zahmetli bir aktivite. Yerinde yapılsa bile beyin fırtınası, katılımcıların tam katılımını ve dikkatini gerektirir.

Ve herkes evden çalıştığında, üstesinden gelinmesi gereken daha fazla engel ortaya çıkıyor.

Evden Çalışmak için Nihai Kılavuzumuzu henüz okudunuz mu?

6 adımda uzaktan çalışma ekibinizle çevrimiçi olarak nasıl etkili bir şekilde beyin fırtınası yapacağınızı öğrenmek için okumaya devam edin.

Adım 1: Katılımcıları Tanımlayın

Çevrimiçi beyin fırtınası yaptığınızda katılımcı sayısını 8-10 arasında tutmak genellikle etkili olsa da, başarılı bir beyin fırtınası oturumu için çeşitlilik içeren bir ekibe sahip olmak çok önemlidir.

Toplantının amacına bağlı olarak, katılımcılar değişebilir. Seçtiğiniz ekibin, tartışılan konuyla ilgili farklı becerilere ve uzmanlığa sahip bireyleri içerdiğinden emin olun.

İçe dönükler ve dışa dönükler ile yaratıcı ve yaratıcı olmayan katılımcıları bir araya getirerek işleri daha etkili hale getirin. Bu daha çeşitli cevaplar verecektir.

Sitede müsaitliklerini doğrulamak için yapmanız gereken tek şey dönüp sormak. Ancak herkes kıtanın/dünyanın farklı yerlerinde çalışıyorsa, seans için bir zaman belirlemeden önce onlarla görüşmek için ekstra çaba göstermeniz önemlidir.

2. Adım: Toplantıya Tanıtım E-postası Gönderin

Bu tanıtım e-postasının amacı, ekibinize ne beklemeleri gerektiğini bildirmek ve onların oturuma önceden hazırlanmalarını sağlamaktır.

E-posta, oturumun hedefini (yani, aradığınız sorun ve çözüm), destekleyici materyalleri, gündemi, ilgili araçlara veya kaynaklara bağlantılar, takvim etkinliği ve toplantıya davet e-postasını açıklayan ayrıntıları içermelidir.

E-posta gönderildikten sonra, onları takip edin (başka bir e-postayla veya sohbet platformunuz aracılığıyla) ve daveti aldıklarını doğrulayın. Ayrıca, önceden fikir toplamak için konu hakkında biraz araştırma yapmalarını hatırlatmak için bir fırsat yaratabilirsiniz, bu da oturum sırasında zaman kazandıracaktır.

3. Adım: Çevrimiçi Beyin Fırtınası Yapmak İçin Etkili Bir Araç Seçin

Seçtiğiniz araç ister bir mesajlaşma platformu, video konferans araması, isterse çevrimiçi beyaz tahta olsun, uzaktan çalışma ekibinizin ihtiyaçlarını karşılayacak kadar güçlü olduğundan emin olun.

Gevşek:

Slack sadece bir sohbet platformu değil, aynı zamanda beyin fırtınası için bir gösterge panosu görevi görebilir. Oturum için belirli bir kanal seçin (veya yeni bir tane oluşturun) ve bir e-posta daveti yoluyla veya kanalın kendisi aracılığıyla herkese zamanı ve amacı bildirin. Oturum sırasında herkes fikirlerine yeni mesajlar olarak katkıda bulunabilir. Oturumun sonunda, daha sonra analiz edip öncelik sırasına koyabileceğiniz tam bir fikir listeniz olacak.

Google Hangouts Buluşması:

Bu, özellikle büyük bir grup insanla video konferans için harika bir araçtır. Tıpkı bir yüz yüze beyin fırtınası oturumunda olduğu gibi, görüntülü arama sırasında da konuları tartışabilirsiniz, ayrıca bir metin mesajı girmek için sohbet seçeneğini de kullanabilirsiniz. Ancak, işleri daha etkili kılmak için, başkalarının fikirlerini yazma sorumluluğunu alması gereken bir kolaylaştırıcı atamak daha iyidir.

Yaratıcı bir şekilde:

Creately, ekiplerin zihin haritaları gibi görseller veya diyagramlar kullanarak fikirler üzerinde gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabileceği çevrimiçi bir beyaz tahtadır. Toplantıdan önce, bir belge oluşturun ve adlandırın ve ekibinize anında erişim sağlamak için e-posta adreslerini ekleyerek veya belge bağlantısını Slack kanalınızda paylaşarak belgeye erişimi paylaşın. Dosyalarınızı doğrudan Google Drive'dan oluşturmak ve yönetmek için Google Drive için Creately eklentisini de kullanabilirsiniz. Oturum başladığında, herkes fikirlerini tuval üzerinde paylaşabilir (değişiklikler, Slack kanalınızda paylaştığınız bağlantının önizlemesine de yansıtılacaktır).

Adım 4: Bir Zaman Sınırı Belirleyin ve Buna Bağlı Kalın

Uzak bir beyin fırtınası oturumu sırasında gözden kaçan bir şey zamandır. Ancak, toplantıya harcanan herhangi bir ek zaman kişisel zamanını azaltacağından, katılımcının programına saygılı olmak önemlidir.

Bazen dağıtılmış ekipler her zaman aynı saat diliminde olmayabilir. Sizin için kahvaltıdan hemen sonra olsa da, toplantıyı bitirmek için fazladan yarım saat ayırmanız öğle yemeğini kesintiye uğratabilir.

Adım 5: Uygun Beyin Fırtınası Yöntemlerine Güvenin

Piyasada pek çok beyin fırtınası tekniği olsa da, bunların hepsi çevrimiçi bir beyin fırtınası oturumu sırasında işe yarayabilir. Örneğin, herkes aynı odadaysa rol fırtınası gibi bir teknik en uygunudur.

Ve tüm teknikler, beyin fırtınası yaptığınız konuyla ilgili de yardımcı olmayabilir. Örneğin, zihin haritaları fikir üretmek için en iyi sonucu verirken, 5 neden veya neden-sonuç analizi gibi bir teknik, bir sorunu çözmede veya bir sorunun temel nedenini bulmada daha iyi yardımcı olabilir.

Seansın başında kullanılacak yöntemden bahsetmek ve teknikle ilgili kuralları veya yönergeleri de netleştirmek önemlidir.

İşte fikir üretimi için faydalı araçların bir listesi. Nasıl kullanılacağını açıklayan kaynaklarla bağlantılıdırlar.

• 5 neden analizi
• Neden ve sonuç analizi
• Lotus Diyagramı
• Altı düşünce şapkası
• ruh hali panoları
• SCAMPER
• SIPOC
• Fikir panoları

Adım 6: Toplantıyı Bitirin

İstediğiniz kadar bilgi topladıktan sonra, bunları sıralamak ve özetlemek için zaman ayırın (gündemde de yer almalıdır).

Bir yakınlık diyagramı, verileri kategorilere ayırmanıza, önceliklendirmenize ve sonuçları hem ekibe hem de paydaşlara sunmanıza yardımcı olabilir.

Daha sonra bir eylem planı oluşturmak gelir ve bu da başlı başına başka bir toplantıyı gerektirir. Veya bunu da gündeme planladıysanız, öğeleri hızlı bir şekilde anlamak için bir eylem planı şablonu kullanabilirsiniz.

Bir Sonraki Çevrimiçi Beyin Fırtınası Toplantınıza Hazır mısınız?

Çevrimiçi beyin fırtınası, birkaç iyi nedenden dolayı yüz yüze beyin fırtınasından daha etkilidir. Baskın katılımcıların daha içe dönük akranlarını gölgede bıraktığı anları azaltır. Sanal beyin fırtınası, anonimlik hissini arttırdığı için bu içe dönük katılımcıları yaratıcı fikirlerini daha hevesle paylaşmaya teşvik eder.

Üstelik herkes aynı odada olmadığı için internette beyin fırtınası yaptığınızda fikir çeşitliliği artıyor; Başkalarının fikirlerinden etkilenme şansı minimum olduğundan, katılımcılardan çok çeşitli fikirler ortaya çıkaracaktır.

Bizimle paylaşmak için çevrimiçi olarak nasıl başarılı bir şekilde beyin fırtınası yapacağınıza dair herhangi bir ipucunuz var mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin.