Proje Yönetimi Yazılımının İş Amaçlı Kullanım Örnekleri

Proje Yönetimi, insanlık inşa etmeye başladığından beri yaygındır. Giza Piramidi'nin inşasına kadar izlenebilir. Mısırlılar, böylesine büyük ve karmaşık bir yapıyı tasarlamak için işçi ekibini yönetmek için aynı Proje Yönetimi ilkelerini kullandılar. Günümüzde dijital proje yönetimi yazılımı, her büyüklükteki işletmenin proje ilerlemesini yönetmesine ve izlemesine yardımcı olur.

Güçlü bir proje yönetim sistemi ile şirketler, istenen sonuçları elde etmek için ekiplerini ve kaynaklarını planlayabilir, organize edebilir, yönetebilir ve yönetebilir. 360 derecelik bir proje yönetimi yazılımı, içte ve dışta iş operasyonlarını geliştirir. Endüstri liderlerinin çıktılarını iyileştirmek için bu tür yazılımlara güvenmelerinin nedeni budur.

Küçük İşletmelerin Proje Yönetiminde Karşılaştığı Zorluklar

Açık proje yönetiminin olmamasından en çok küçük işletmeler etkilenir. Sınırlı bir kaynak havuzu ve bütçe kısıtlamaları, yanlış yönetilen bir projeyle birleştiğinde şirketin büyümesine zarar verebilir. Küçük işletmelerin proje yönetiminde karşılaştığı en büyük zorluklardan bazıları hakkında daha fazla bilgi edinin.

• İletişim eksikliği

Küçük ekiplerin birbirleriyle güçlü iletişim kurması beklenir. Ancak hızlı tempolu, küçük bir ekip yapısında çalışmak bunun aksini kanıtlayabilir. Küçük işletmeler artık hem dahili hem de harici olarak iletişim eksikliği ile ilişkilendirilmektedir.

• Net hedeflerin olmaması

Dinamik ve gelişen bir şirket yapısının önündeki en büyük engel, belirsiz hedeflere yol açar. Sürekli geçici talepler, şirketin önceden belirlediği hedefe odaklanmadığı anlamına gelir. Projelerin %39'u belirsiz hedefler ve net bir proje planı nedeniyle başarısız oluyor. Hedefteki yapılandırılmamış son dakika değişiklikleri, değişikliği karşılayacak bir sistem yoksa tüm projeyi raydan çıkarabilir.

• Sınırlı bütçe

Başlangıçlar ve küçük işletmeler genellikle sınırlı bir mali yastıkla hayatta kalır. Bu, kuruluşların sıkı bir finansal plan üzerinde çalıştığı anlamına gelir. Küçük bir son dakika değişikliği veya planlanmamış bir gecikme, teslimatı tehlikeye atabilir ve böylece işletmenin bütçesini etkileyebilir.

• Sorumsuzluk

Başlangıçlar, hareket halindeyken yönetim tarzlarıyla ünlüdür. Bu, her kaynağın birden çok proje üzerinde çalıştığı anlamına gelir. Yönetim bunu optimal bir çalışma şekli olarak görse de; işin sorumluluğu yoksa, bu aynı anda birden fazla projeyi etkileyebilir.

• Katı son tarihler

Proje zaman çizelgesine karar vermek için bir parça kağıtla oturduğunuzda, çoğu zaman imkansız bir zaman çizelgesiyle karşılaşırsınız. Küçük şirketler genellikle neredeyse imkansız bir zaman çizelgesine sahip bir proje alırlar. Uygun bir yönetim sistemi olmadan, her iş fonksiyonu doğrudan bir etki hissedebilir.

Proje Yönetimi Yazılımı Küçük İşletmelere Nasıl Yardımcı Olabilir?

PMS, küçük kuruluşların ve yeni başlayanların projeleri verimli bir şekilde yönetmeleri ve zamanında teslim etmeleri için iş işlevlerini düzene koymalarına yardımcı olur. Küçük işletmeler, proje zaman çizelgesini yönetmekten düzenli güncellemeler vermeye ve kaynak kullanımını optimize etmeye kadar bu tür araçlardan büyük ölçüde yararlanabilir.

• Başarı oranını artırın

Genellikle bir projenin başarılı veya başarısız olması, şirketin projeyi başlangıçta planladığı gibi zamanında teslim edip etmemesine bağlıdır. Proje yönetimi yazılımı, yöneticilerin projenin ilerleyişini değerlendirmesine yardımcı olabilecek kilometre taşları belirlemenize olanak tanır. Bir projenin gecikebileceğine dair erken bir gösterge, yöneticilerin zamanında teslimat için zamanında harekete geçmesine olanak tanır.

• Daha iyi iletişim ile gelişmiş proje planlaması

Bir proje yönetim sistemi, her projenin, ilerlemesinin ve kaynakların mevcudiyetinin merkezi bir veritabanını tutar. Bu, küçük şirketlerin ve yeni başlayanların kaynak kullanımını optimize etmelerini sağlar. Projeyi takip etmek için ortak bir sistem, ilgili tüm kişilerin ilerlemeyi hızlandırmak için birbirleriyle daha iyi etkileşim kurmasına da olanak tanır. Yöneticiler ayrıca müşterileri ilerleme hakkında bilgilendirebilir.

• Bütçeye bağlı kalın

Her kuruluş kendi alt çizgisiyle ilgilenir, ancak bu ihtiyaç küçük şirketler için çok daha hayatidir. Başlangıçlar ve küçük işletmelerde hataya yer yoktur. Etkili bir proje yönetimi aracı, bütçenizi izlemenizi sağlar. Ayrıca harcamalarınızı takip etmenize ve faturalandırılabilir saatleri azaltmak için çalışanların zamanlarını geçirdikleri alanları ve kuruluşun en çok nerede harcama yaptığını belirlemenize olanak tanır. Bu, şirketlerin karı optimize etmelerine ve projeyi bütçe dahilinde teslim etmelerine olanak tanır.

• Sorumluluğu takip et

Küçük şirketlerdeki ve yeni kurulan şirketlerdeki çalışanlar genellikle aynı anda birden fazla görevle uğraşırlar. Proje Yönetimi Yazılımı, rollerin ve sorumlulukların tanımlanmasına yardımcı olabilir. Bu şekilde, birden çok kişi tek bir görev üzerinde çalışmak zorunda kalmaz, böylece fazlalıklar ortadan kaldırılır ve kaynak kullanımı optimize edilir.

• Etkili proje değerlendirmesi

Yazılım yardımıyla proje değerlendirmesi, işletmelerin boşlukları ve güçlü yönleri belirlemesine olanak tanır. Şirketler bunu projeyle ilgili boşluklarını iyileştirmek ve güçlü yönlerini ikiye katlamak için kullanabilir. Bir PMS aracı, size hangi kilometre taşlarına ulaşıldığını ve gecikmelerin nerede olduğunu bildiren raporlar sunar.

Önerilen Okuma: Doğru Proje Yönetimi Yazılımını Seçmek İçin Kapsamlı Bir Kılavuz

Küçük İşletmeler İçin Proje Yönetimi Yazılımına İlişkin Örnek Olay İncelemeleri

Vaka Çalışması 1

Vaka Çalışması 2

Proje Yönetiminde İşletmelerin Karşılaştığı Zorluklar

Geniş kaynaklarına sahip büyük şirketler de proje yönetiminin zorluklarından muaf değildir. Büyük bir şirkette bir projeyi yönetmek, Rubik küpünü çözmek gibidir. Yöneticiler, diğer tüm unsurlara odaklanırken ve görevi tamamlamak için en iyi rotayı belirlerken, projenin çeşitli unsurlarını en üstte tutmalıdır. İşletmelerin proje yönetimi zorlukları hakkında daha fazla bilgi edinin.

• Kaynak çakışması

İyi yapılandırılmış bir kuruluş bile, aynı anda yüzlerce projeyi yönetmeye geldiğinde kaynak çatışmasıyla karşılaşabilir. Tek bir kaynak gerektiğinde birden fazla kaynak bazen aynı proje üzerinde çalışır. Ayrıca, zayıf planlama bazen bir şirketin bir proje için uygun kaynakları (insan gücü, hammadde, yazılım, donanım, makine vb.) olmadığı anlamına gelir.

• Kapsam kayması

Kapsam kayması, proje gereksiniminin başlangıçta kararlaştırılan iş kapsamına kıyasla zaman içinde nasıl değiştiğini ifade eden en büyük proje yönetimi zorluklarından biridir. Kapsamdaki bu değişiklik, projeyle ilgili hemen hemen her şeyin değişmesine neden olur.

• Uyumsuz takım becerileri

Bir yönetici olarak, bir iş için en uygun olan yetenekli üyelerden oluşan bir ekibe sahip olmanız beklenir. Projenin beceri düzeyi ve gereksinimleri arasında bir uyumsuzluk varsa, proje tüm yol boyunca engellerle karşılaşmaya mahkûmdur.

• Kötü risk yönetimi

Yöneticilerin projeleri ile ilgili riskleri değerlendirmeleri gerekir. Gerekirse ekibinizin her zaman uyum sağlamaya hazır olduğundan emin olmanız gerekir. Proje Yöneticileri medyum değildir, yani ne kadar uğraşırlarsa uğraşsınlar, projeyle ilgili tüm riskleri listeleyemezler.

• kaçırılan son tarihler

Yukarıda belirtilen işaretlerden herhangi biri projenizi engellerse, kaçınılmaz olarak nihai teslimatı geciktirecektir. Sadece %2,5 şirket projelerinin %100'ünü zamanında teslim ettiğini iddia ediyor. Bir projenin geç teslim edilmesi, ilgili tüm taraflar için sinir bozucu olabilir ve bu, şirketin büyümesini daha da caydırabilir.

Proje Yönetim Yazılımı Büyük Kuruluşlara Nasıl Yardımcı Olabilir?

Binlerce çalışanı olan büyük şirketler de Proje Yönetim Sisteminden yararlanabilir. Kuruluşların tüm projeleri takip etmesine, bunları küçük sprint'lere ayırmasına, kaynakların gereğinden fazla veya eksik çalıştırılmadığından emin olmasına ve şirketin bir projeden kaynaklanan tüm risklere hazırlıklı olduğundan emin olmasına olanak tanır.

• Sprint planlama

Şirketler proje yönetimi yazılımlarında sprint planlama yoluyla çalışmalarını planlayabilirler. Bu, işletmelerin bir projeyi küçük parçalara ayırmasına ve her bölüm için planlı bir sprint yapmasına olanak tanır. Ekiplerin öncelikleri ve planları sürekli olarak gözden geçirirken belirli hedeflere odaklanmalarına olanak tanır.

• Proje belgeleri

Şirketler, tüm projelerini ve iş kapsamını proje yönetim sistemlerinde belgeleyebilirler. Bu, şirketlerin ekip içindeki herhangi bir kafa karışıklığını ve yanlış anlaşılmayı azaltmasına ve herkesin kendilerinden ne beklendiğini anlamasına yardımcı olacaktır.

• İş yükünü takip et

İyi bir proje yöneticisi, kaynak kullanımının her zaman optimal olduğunu belirlemek için iş gücünü sürekli olarak değerlendirir. PMS yazılımı, yöneticilerin mevcut tüm kaynakların iş yükünü ve kullanılabilirliğini izlemesine yardımcı olabilir.

• Risk değerlendirmesi

Bir yönetici muhtemelen projeyle ilgili tüm potansiyel riskleri değerlendiremezken, sağlam bir proje yönetim yazılımı risk değerlendirmesiyle bunu yapabilir. Risk noktalarını belirlemenize ve olası olayları planlamanıza yardımcı olabilir.

Büyük Kuruluşlar İçin Proje Yönetim Yazılımına İlişkin Vaka Çalışması

Önerilen Okuma: 20 Açık Kaynak ve Ücretsiz Proje Yönetim Yazılımı

Çözüm

Proje Yönetim Yazılımı artık isteğe bağlı değildir. Günümüzde şirketler, iş operasyonlarını düzene koymak ve sonuçları zamanında teslim etmek için proje yönetimi araçlarına güveniyor. PMS ile şirketler, ilerlemeyi izleyebilir, planı değiştirebilir ve zamanın %100'ünde olağanüstü sonuçlar üretebilir. Bu yüzden daha fazla beklemeyin ve işletmeniz için bir proje yönetim aracı edinin.