İş Acil Durum Planı Oluşturmanın Kolay Kılavuzu

Afetlerden nasıl kaçınılır? Onlara hazırlıklı olun.

İşler iyi gittiğinde, genellikle kötü zamanlar için plan yapmayı unutursunuz. Ancak bir felaket geldiğinde, bir kalp atışında her şeyi kaybedebilirsiniz.

Bir deprem tüm mağazanızı yerle bir edebilir, en büyük müşteriniz rakibinizi sizin yerinize seçebilir, sisteminiz aniden çökebilir ve önemli verilerinizi kaybetmenize neden olabilir vs. Gerçekten düşünürseniz sonsuz felaket olasılığı vardır.

Bu nedenle bir iş acil durum planının olmaması başlı başına bir felaket olabilir.

Neden bir iş acil durum planına ihtiyacınız olduğunu ve birkaç basit adımda nasıl oluşturulacağını görelim.

İş Acil Durum Planı nedir?

Ama önce, bir acil durum planının ne olduğunu tanımlayalım.

Acil durum planı, gelecekte meydana gelebilecek bir olaya yanıt olarak bir kuruluşun yönetim ve personelinin atması gereken eylemlerin veya adımların seyrini tanımlayan proaktif bir stratejidir. İş sürekliliği, risk yönetimi ve felaket kurtarma konularında önemli bir rol oynar.

Öngörülemeyen olaylara hazırlıklı kalmanıza ve etkilerini en aza indirmenize yardımcı olur. Ayrıca, olay meydana geldikten sonra normal iş operasyonlarını yürütmek için bir planın ana hatlarını verir.

B planı, yedekleme planı ve felaket kurtarma planı gibi isimlerle de bilinir. Birincil planınız işe yaramazsa, B planını uygulama zamanı.

Acil Durum Planının Faydaları

Acil durum planı olmadan kendinizi gereksiz risklere açıyorsunuz. İşte bir acil durum planının göz ardı edemeyeceğiniz bazı önemli faydaları.

• Olumsuz olaylara hızlı tepki vermeye yardımcı olur. Acil durum planı, alınması gereken eylemleri listelediğinden, herkes panikle vakit kaybetmeden ne yapması gerektiğine odaklanabilir.
• Bir acil durum planına sahip olmak, bir felaketten kaynaklanabilecek hasarı en aza indirmenize ve üretim kaybını en aza indirmenize olanak tanır. Örneğin, bir elektrik kesintisi sırasında bile acil durum jeneratörleriniz kuruluysa, ekibiniz sorunsuz bir şekilde çalışabilir.

Acil Durum Planı Nasıl Yapılır?

Etkili bir iş acil durum planı, iyi araştırma ve beyin fırtınasına dayanır. İşte bir acil durum planlama sürecinde izlemeniz gereken adımlar.

Adım 1: Temel riskleri listeleyin

İşinizin gidişatı üzerinde ve çalışanlar, makineler, BT sistemleri vb. gibi temel kaynaklar üzerinde olumsuz etkisi olabilecek önemli olayları belirleyin.

Sorunlara neden olabilecek ve yönü tehlikeye atabilecek şeyler hakkında daha derin bir anlayış elde etmek için diğer ekip başkanlarını, konu uzmanlarını ve hatta iş danışmanları gibi yabancıları dahil edin.

Personelle yapılan beyin fırtınası oturumundan topladığınız bilgileri organize etmek ve kategorilere ayırmak için bir zihin haritası kullanın. Siz de girdilerini almak için bunu kuruluştaki herkesle kolayca paylaşabilirsiniz.

Adım 2: Etkilerine Göre Riskleri Önceliklendirin

İşletmenizin farklı alanlarında oluşabilecek tüm olası risklerin bir listesini oluşturduktan sonra, oluşturdukları tehdide göre bunları önceliklendirmeye başlayın.

Risk etkisi olasılık tablosu, burada kullanabileceğiniz kullanışlı bir araçtır. Etkilerinin ciddiyetine ve gerçekleşme olasılıklarına göre riskleri değerlendirmenize ve önceliklendirmenize yardımcı olur.

3. Adım: Her Olay için Acil Durum Planları Oluşturun

Bu adımda, daha önce belirlediğiniz risklerin gerçekleşmesi durumunda yapmanız gereken eylemleri özetleyen ayrı planlar oluşturacaksınız.

Olayın etkisinden sonra normal operasyonlara devam etmek için ne yapılması gerektiğini düşünün.

Burada, çalışan sorumluluklarını, olaydan sonra işlerin ne zaman yapılması ve tamamlanması gerektiğini vurgulayan zaman çizelgeleri, geri yükleme ve iletişim süreçleri ve olay gerçekleştiğinde kayıpları önlemek için önceden atmanız gereken adımları netleştirmeniz gerekecek (ör. sigorta kapsama).

Eylemlerin seyrini vurgulamak için burada görsel bir format kullanabilirsiniz. Herkesin anlaması daha kolay olurdu.

Şablon 1

Şablon 2

Şablon 3

Adım 4: Planı Paylaşın ve Bakımını Yapın

Acil durum planlarını tamamladıktan sonra, bunların tüm çalışanlar ve paydaşlar tarafından hızla erişilebilir olduğundan emin olun.

Acil durum planlarınızı zaman zaman gözden geçirin ve gerektiğinde güncelleyin. Ayrıca, rolleri ve sorumluluklarıyla ilgili güncellemeleri içerebileceğinden, çalışanlarınızı değişiklikler hakkında bilgilendirmek en iyi uygulamadır.

Acil Durum Planlarına Ne Dersiniz?

Bu şekilde ayrıntılı bir acil durum planı yaparsınız. İş operasyonlarınıza zarar verebilecek önemli olayları listeleyin, etki ve olasılıklarına göre önceliklendirin, meydana gelmesi durumunda ne yapmanız gerektiğini açıklayan bir eylem planı oluşturun ve bunları sık sık gözden geçirin ve güncelleyin.

Kuruluşunuzdaki acil durum planlama süreci nedir? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bize bildirin.