Şablonlarla İş Etki Analizi için Eksiksiz Kılavuz

İş etki analizi, iş sürekliliği yönetimi planlama sürecinin en önemli bileşenlerinden biridir. Analiz sırasında, olası aksaklıkların temel iş işlevlerinizi ve kuruluşunuzun genel performansını nasıl etkileyeceğini belirlersiniz.

Bu gönderide, planlama sürecine bir adım önde başlamak için kullanabileceğiniz faydalı şablonlarla birlikte iş etki analizi hakkında bilmeniz gereken her şeyi ele alacağız.

İş Etki Analizi Nedir?

Adından da anlaşılacağı gibi, BIA süreci, iş işlevlerinize ve kuruluşunuza yönelik belirli tehditlerin veya kesintilerin maruz kalmasını ve etkisini tanımlar.

Böyle bir kesintinin sonuçları, olası personel kaybına, veri kaybına ve hatta binalara erişim kaybına ek olarak finansal kayıp, itibar kaybı ve rekabetçi konum kaybını içerebilir.

İş etki analizi, kuruluşun kritik iş işlevlerinin değerlendirilmesinden, bunlar üzerindeki olası yıkıcı etkinin analiz edilmesinden ve bir felaket durumunda bunları kurtarmak ve yeniden başlatmak için gereken kaynakların belirleneceği kurtarma stratejileri geliştirmek için gereken bilgileri toplamaktan oluşur. .

Bir iş etki analizi genellikle BCP (İş Sürekliliği Planı) yöneticisi tarafından yönetilecek olan aşağıdaki adımlardan oluşur;

• BIA anketini kullanarak iş etkisi kriterlerinin oluşturulması
• Belirlenen kriterlere göre her iş biriminin önemini önceliklendirmek
• Bulguları ve sıralamaları birleştirme
• Kritik sınıflandırmaları ve öncelik listelerini onaylamak için nihai sonuçları üst yönetime sunmak

İş Etki Analizinin Unsurları

Başarılı bir BIA aşağıdaki çıktıları üretmelidir.

• Ayrıntılı bilgi raporu,
  • Öncelikli kritik iş fonksiyonları
  • Kritikliğin sınıflandırılması
  • Tolere edilebilir limitler
  • Geri yükleme önceliği

• Kullanılamayan işletme fonksiyonlarının etki analizi (hem nicel hem de nitel) ve kullanılamamasından kaynaklanan sorunlar ve zararlar.
• Öncelikli kritik iş fonksiyonlarını kurtarmak için gereken minimum kaynaklar.

BIA Ne Zaman Yapılır?

BIA, ihtiyaç duyduğunuzda kullanılabilir,

• Kesintilerin kuruluş içindeki bir iş işlevi veya süreci üzerindeki etkisini değerlendirin.
• Kuruluş içinde hangi temel işlevsel ve operasyonel bağımlılıkların var olduğunu belirleyin ve anlayın.
• Bozulan temel iş fonksiyonlarının ve BT sistemlerinin geri yüklenmesi gereken öncelikleri ve sırayı belirleyin.

İş Etki Analizinin Önemi ve Faydaları

BIA, aşağıdaki avantajlara yol açabilecek bir öz değerlendirme sürecidir.

• Hem karar verme hem de iş sürekliliği planına dahil etme için gerekli bilgileri sağlar.
• Kuruluşun hayatta kalması için kritik olan temel iş süreçlerini belirlemeye yardımcı olur ve çaba ve kaynakları önemli olan şeylere yönlendirir.
• Kuruluş içindeki kilit iş operasyonları veya süreçlerindeki kesintinin etkilerini değerlendirir.
• Tüm organizasyonun iş sürekliliği planlamasına dahil olmasına yardımcı olurken, bir iş biriminin her bir başkanının operasyonları değerlendirmesine ve kesinti süresine bir değer atamasına izin verir.
• Kritik iş fonksiyonlarını yürütmek için gereken ekipman ve kaynakları tanımlar ve bunların kullanılabilirliğini sağlar.
• Kritik bir iş fonksiyonunun gerçekleştirilememesi durumunda gelir, yatırımcı desteği, müşteri hizmetleri, rekabet avantajı ve pazar payı üzerindeki etkisini değerlendirir.
• Normal temel çalışma koşullarını uygun maliyetli bir şekilde sürdürmek için gereken hayati kaynakları belirlemeye yardımcı olur.

BIA ve Risk Değerlendirmesi

Risk değerlendirmesi, işi etkileyecek tehditleri belirlemeye ve felaketlerin meydana gelme olasılığını en aza indirmeye çalışırken, iş etki analizi, risk karşı önlemleri ve kurtarma harcamalarını haklı çıkarmaya yardımcı olan kurtarma zaman çizelgesi ve maliyet arasında optimum dengeyi kurmaya çalışır. kabiliyet.

Risk değerlendirmesi ve iş etki analizi ayrı faaliyetler olarak ele alınsa da, tüm pratik amaçlar için her ikisi de bir organizasyonun genel risk yönetimi sürecinin parçalarıdır.

BIA ve Felaket Kurtarma Planlaması

BIA, felaket kurtarma planlamasındaki hayati adımlardan biridir. BIA, felaketin kuruluş üzerindeki kesin etkileri hakkında bilgi toplamak ve değerlendirmek için kullanılır. Kritik iş fonksiyonlarını ve kesintinin bunlar üzerindeki etkisini tanımlayan BIA, afetlere yanıt olarak olağanüstü durum kurtarma stratejilerini tanımlamak için gerekli bilgileri sağlar.

BIA ve İş Sürekliliği Planlaması

İş Etki Analizi ve risk analizi, iş sürekliliği yönetiminin alanlarıdır. İş sürekliliği planları bilgiye dayalı olmakla birlikte, risk analizi ve BIA bu bilgiyi sağlar ve ilgili tüm planların temelini oluşturur.

BIA Nasıl Yapılır?

Etkili bir BIA yürütmek için izlemeniz gereken adımları burada listeledik.

BIA sürecinizi planlayın

Bir iş etki analizi kendi içinde bir projedir. Ve herhangi bir normal proje gibi, planlamaya ihtiyacı var. Analizin kapsamını, amaç ve hedefleri, proje ekibini, zaman çizelgesini, bütçeyi ve ilgili paydaşları belirleyen uygun bir planla, beklenmedik engeller olmadan sonuna kadar görebileceksiniz.

Kapsamlı proje dokümantasyon şablonları listemizle daha alakalı proje yönetimi dokümanlarını keşfedin.

Bilgi toplamak

Etkili bir BİA yapabilmek için ilk elden fikir ve bilgiye sahip olmanız gerekir:

• Temel iş süreçleri nasıl çalışır?
• Sürecin girdileri ve çıktıları
• Gerekli kaynaklar ve araçlar
• Sürecin süresi
• Sürecin son kullanıcıları
• Süreçte olası aksaklıklar
• Bu tür tehditlerin finansal, operasyonel ve yasal etkileri

Bu bilgileri şu şekilde toplayabilirsiniz:

• Süreç sahipleri ve paydaşlarla konuşmak veya mülakat yapmak
• İş fonksiyonları, destek sistemleri ve BT sistemleri hakkında bilgi toplamak için bir iş etki analizi anketi oluşturma ve paylaşma

Bilgileri Doğrulayın ve Analiz Edin

İş süreci sahipleri ve iş birimi koordinatörleri ile anketler aracılığıyla toplanan bilgilerin doğruluğunu onaylayın ve doğrulayın.

Bilgileri analiz ederken, işletmenizin ilerlemesini sağlamak için hayati önem taşıyan işletme fonksiyonlarını tanımlayın. Bu süreçleri, çalışır durumda tutmak için ihtiyaç duyulan çalışanlar, hammaddeler, ekipman vb. gibi gerekli kaynaklarla birlikte listeleyin ve iyileşmeleri için bir zaman çizelgesi ve bütçe oluşturun.

Bu şekilde, süreçlerden biri kesintiye uğradığında, hangisini önce eski haline getireceğinizi bileceksiniz ve hangi kaynakların kesinlikle gerekli olduğunu kolayca belirleyeceksiniz.

Belge ve Mevcut Bulgular

Analizin bu aşamasında yönetici özetini ve BIA raporunu hazırlamanız gerekir. İş etki analizi raporunun amacı, üst yönetimin veri destekli kurtarma stratejileri geliştirmesi için ihtiyaç duyduğu gerekli içgörüyü sağlamaktır.

Rapor, veri grafikleri, çizelgeler ve diğer görsel yardımcılarla desteklenen kurtarma önceliklerini içermelidir, ancak bulguları, önerileri ve sonraki adımları hem yazılı hem de sözlü raporlarda üst yönetime sunar.

BIA, organizasyonel ve teknolojik değişiklikler nedeniyle iş değiştikçe yeniden ziyaret edilmeli ve güncellenmelidir.

BIA Şablonları

Boş İş Etki Analizi

İş Etki Analizi Raporu Şablonu

Bir BIA Yürütürken Yaratıcı Nasıl Yardımcı Olabilir?

Daha iyi iletişim kurmak ve işbirliği yapmak için görsel araçlar

Crately'nin 50'den fazla diyagram türü için standart şekil kitaplıkları ile basit akış çizelgelerinden karmaşık iş kırılım yapılarına kadar her şeyi oluşturabilirsiniz. İster bir işlemin haritasını çıkarıyor olun, ister BIA raporunuz için görsel yardımlar oluşturuyor veya bir sunum için bir gösterge panosu oluşturuyor olun, bunu Creately'de kolayca yapabilirsiniz.

Tüm bilgilerinizi merkezileştirin

Entegre notlar ve veritabanı yetenekleriyle iş süreçleriniz, paydaşlarınız ve ekipleriniz hakkındaki tüm bilgileri tuvale getirin. Creately, çalışma alanındaki her bir şekil için eksiksiz belgelere sahiptir ve bu, ister bir süreç haritasındaki bir adım isterse bir paydaş kayıt defterindeki bir hücre olsun, çok sayıda bilgiyi saklamanıza izin verir. BIA projeniz sırasında ekipleriniz için tek bir gerçek kaynağı oluşturun.

Tüm çalışmalarınızı tek bir yerde koordine edin

Creately'nin proje görünümleri (yani Kanban panoları, zaman çizelgeleri, Gantt çizelgeleri vb.), rol ataması, ilerleme takibi ve entegrasyonlar dahil olmak üzere yerleşik çevik proje yönetimi araçları, ekiplerin projelerini doğrudan uygulama içinde yürütmesini sağlar.

Gerçek zamanlı işbirliği

Nerede olursanız olun aynı odadaymış gibi ekibinizi meşgul edin ve işbirliği yapın. Gerçek zamanlı fare takibi, senkronize edilmiş önizlemeler, yorumlar ve tartışma konuları, gelişmiş paylaşım ve izinler ve değişiklikleri takip etmek için sürüm geçmişi.

İş Etki Analizi Yapmaya İlişkin Daha Fazla İpuçları Var mı?

Bir iş etki analizi yapmak zaman alıcı olabilir ve önemli ölçüde çaba gerektirebilir, ancak sonuç öğretici ve değerli olabilir. Sonunda, kuruluşunuza ve onu ileriye taşımak için gerekli olan işlevlerine ilişkin değerli bilgiler edinmiş olacaksınız.

Bu kılavuzun başarılı bir BIA yürütmenize yardımcı olacağını umuyoruz.

Paylaşacak başka ipuçlarınız var mı? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bize bildirin.