İş Planlama ve Bütçelemenin Güzel Sanatlarında Nasıl Ustalaşılır?

Bir işe başlamak zorlu bir iştir: başarısını sağlamak için çok çalışmalı ve elinizden gelenin en iyisini yapmalısınız. Ancak işletmeniz fiilen faaliyete geçtiğinde bile iş bitmez. Yolunda devam etmesini sağlamak için hala çok daha fazlasını yapmanız gerekiyor.

Tabii ki, özellikle yeni başlayanlar için zor olabilir. Görünüşe göre her gün o kadar çok şeye dikkat etmeniz ve o kadar çok acil göreve odaklanmanız gerekiyor ki, iş planlaması ve bütçeleme için zaman kalmıyor. Ancak o zamanı bulmak çok önemlidir çünkü iş planlaması ve bütçeleme aslında iş başarısı için en önemli şeylerden biridir.

Neden öyle? Çünkü bir plan, işinizi nasıl gördüğünüzü, onu nasıl geliştirmek istediğinizi vb. daha iyi anlamanızı sağlar. Bir plan oluşturduğunuzda, ulaşmak istediğiniz hedefler belirler ve işinizin başarısını değerlendirmenin yollarını tanımlarsınız.

Temel olarak planlama, size en yakın gelecekte işinizi geliştirmek için kullanabileceğiniz tüm gerekli araçları sağlar. Ancak bu, yalnızca planlama doğru yapıldığında gerçekleşir.

Yıllık Planınıza Neleri Dahil Etmelisiniz?

Mükemmel bir iş planı oluşturmak istiyorsanız, buna neyin dahil edilmesi gerektiğini ve ne kadar büyük olacağını bilmelisiniz. Tabii ki, her işletme farklı olduğu için bir iş planının boyutuyla ilgili katı sınırlamalar yoktur. Ancak, bunu ilk kez yapıyorsanız, yıllık bir planla başlamanızı tavsiye ederim: ne çok büyük ne de çok kısa.

İyi bir yıllık plan aşağıdakileri içermelidir:

• yönetici özeti
• sunduğunuz (veya bu yıl sunmayı planladığınız) ürün ve hizmetlerin listesi
• hedef pazarınızın ayrıntılı bir açıklaması
• bir finansal plan
• bir pazarlama planının yanı sıra bir satış planı
• kilometre taşları ve metrikler
• yönetim ekibinizin açıklaması

Bunu en iyi şekilde yazmak için şirketinizin mevcut durumunu ve yıl sonuna kadar nasıl görünmesi gerektiğini düşünmek için biraz zaman ayırmanız gerekiyor. Hedef pazarınızı tanımlayın, bu yıl ulaşılması gereken hedefler, piyasaya sürülmesi gereken ürün ve hizmetler hakkında düşünün.

Resmin tamamını görmenizi kolaylaştırmak için bilgileri görselleştirin (bu, özellikle planlama konusunda fazla deneyimi olmayanlar için önemlidir). Fikirlerinizi ve planlarınızı görselleştirmek ve düzenlemek için çizelgeleri ve zihin haritaları gibi farklı diyagram türlerini kullanabilirsiniz.

Şirketiniz için birkaç ana hedef seçmeyi deneyin ve bunları mümkün olduğunca spesifik olacak şekilde yıllık plana ekleyin: örneğin, kazancınızı artırmak istiyorsanız, ne kadar (%10, %15, vb.) belirtmelisiniz. Ayrıca karşılaşabileceğiniz engelleri düşünmek ve oluşabilecek potansiyel riskleri en aza indirmek için bazı yollar bulmak da iyidir.

Bir iş planının yazarken spesifik ve ayrıntılı olması gerekirken, yıl sonuna kadar sabit kalmaması gerektiğini unutmayın. Hiçbir iş bunun olması için yeterince öngörülebilir değildir: Bunu anlamalı ve beklenmedik bir şey olursa iş planında değişiklikler ekleyerek hızlı hareket etmeye hazırlanmalısınız.

İş Planlama Döngüsü

Dediğim gibi, tipik iş planlaması statik bir şey değildir – aslında, genellikle şöyle görünen bir döngüdür:

• İşletmenizin etkinliğini değerlendirmek için biraz zaman ayırın. Bunu yapmak için, mevcut performansını geçen yılınkiyle veya bu yılın başlarında belirlenen hedeflerle karşılaştırmalısınız.
• O zaman karşılaşabileceğiniz tehditler kadar ortaya çıkabilecek fırsatları da düşünmelisiniz.
• İşletmenizin geçen yıl boyunca yaşadığı hem başarıları hem de başarısızlıkları hatırlayın. Bunları analiz edin ve tekrarlamak/önlemek için neler yapılabileceğini düşünün.
• Ulaşmak istediğiniz ana iş hedeflerini düşünün ve bunları yeni yıllık plana eklediğinizden emin olun (veya eskisini bunlara göre düzenleyin).
• Bir bütçe oluşturun.
• Bütçe hedefleri ile gelin.
• Planı tamamlayın.
• Düzenli olarak (her ay, üç ayda bir vb.) gözden geçirdiğinizden ve gerekirse değişiklik yaptığınızdan emin olun.

Tüm döngüyü tekrarlayın.

İş Planlama ve Bütçeleme

Bir işletme hala küçük ve büyüyorsa, bütçesini planlamak gereksiz görünebilir. Ancak, finansal risklerden kaçınmak ve ortaya çıkan fırsatlara yatırım yapabilmek istiyorsanız bu çok önemlidir.

Ayrıca, işinizin hızla büyümesiyle, kendinizi artık tüm parayı kontrol edemediğiniz bir durumda bulabilirsiniz. İşin genişlemesi genellikle farklı şeylerden sorumlu farklı departmanların oluşturulmasını içerir ve bu departmanların her birinin kendi bütçesine sahip olması gerekir.

Gördüğünüz gibi, işiniz büyüdükçe, daha karmaşık hale geliyor. Her kuruşunu kendi başınıza kontrol etmemek sorun değil, ancak işinizin kârsız hale gelmek yerine büyümeye devam etmesini sağlamak yine de size kalmış. Bu nedenle, işletmenizin ay sonuna kadar getirdiği tam geliri ve bunun miktarını anlamanıza olanak tanıyan bir bütçe planı oluşturmak çok önemlidir, tasarruf edebilir veya farklı şeyler için harcayabilirsiniz.

Bir iş planının hiçbir şekilde bir tahmin olmadığını hatırlamak önemlidir. Yıl sonuna kadar ne kadar para kazanacağınızı tahmin etmez. Bunun yerine, gerekli tüm masrafları karşıladıktan sonra bile işletmenizin kârlı kalmasını sağlamak için bir araçtır.

Ayrıca, bir iş planı, gelecekteki projelere para yatırma, bu yıl finanse edilmesi gereken her şeyi finanse etme ve tüm iş hedeflerini karşılama fırsatına sahip olmanızı da sağlar.

İşletme Bütçesinin Faydaları

Tüm bütçe planlamasının birçok faydası vardır:

İşletmenizin başarısını değerlendirmenize olanak tanır: İşletmenizin yılın başında size ne kadar kâr sağladığını tam olarak bildiğinizde, finansal hedeflerinizin olup olmadığını anlayarak, yıl sonundaki kârla karşılaştırabilirsiniz. karşılanıp karşılanmadığı.

Parayı etkili bir şekilde yönetmenizi sağlar: örneğin, tahmini bir kerelik harcamalar için para biriktirirseniz, bunlara şaşırmazsınız.

Sorunları ortaya çıkmadan önce belirlemeye yardımcı olur: Örneğin, bütçenizi değerlendirirseniz ve tüm masrafları karşıladıktan sonra kalan gelirin oldukça küçük olduğunu görürseniz, bu yıl daha fazla kar etmeniz gerektiğini anlayacaksınız.

Yalnızca yatırım yapmaya gücünüzün yettiği kadar para yatırarak daha akıllı kararlar almanıza yardımcı olur.

En çok ihtiyaç duyan projelere daha fazla kaynak ayırarak işinizi daha etkin yönetmenizi sağlar.

Personel motivasyonunun artmasına yardımcı olur.

Temel olarak, bir bütçe planınız hazır olduğunda, arkanızı kollarsınız.

Bütçe Nasıl Oluşturulur?

Mükemmel bir işletme bütçesinin nasıl oluşturulacağı üzerine yazılmış pek çok makale var, ancak bunların çoğu bu 5 basit şeye indirgeniyor:

• Gelir kaynaklarınızı değerlendirin. Yatırım yapmak ve harcamak için ne kadar para harcayabileceğinizi anlamak için işinizin günlük olarak ne kadar para getirdiğini öğrenmelisiniz.

• Sabit giderlerinizin bir listesini yapın. Bunlar her ay tekrarlanır ve miktarları değişmez. Bazı insanlar bu masrafları karşılamak için gereken tutarı aylık gelirden çıkarmayı unutur, ancak bütçenizi net bir şekilde anlamak için bunu yapmak önemlidir.

• Değişken giderleri unutmayın. Bunların sabit bir fiyatı yok ama yine de her ay ödenmesi gerekiyor. Ödemeniz gereken yaklaşık bir miktar belirleyin ve bunu bütçenize ekleyin.

• Tek seferlik harcamalarınızı tahmin edin. Her işletme zaman zaman bunlara ihtiyaç duyar, ancak bütçenizi bu harcamaları unutarak planlıyorsanız, bunlara para harcamak onu olumlu yönde değil büyük ölçüde etkileyebilir.

• Tüm gelir ve gider kaynaklarını sıraladığınızda, hepsini bir araya getirmenin zamanı geldi. Tüm bu masrafları karşıladıktan sonra her ay ne kadar paranız olacağını değerlendirin. Ardından, bu tutarın ne kadarını bir şeye yatırım yapabileceğinizi düşünün.

Tüm bir bütçe oluşturma süreci çok karmaşık görünse de, yine de bunu yapmak için zaman bulmalısınız. Bu çabaya kesinlikle değer – dahası, böyle bir plan size yalnızca önümüzdeki ay boyunca değil, gelecek yıl boyunca da yardımcı olabilir (eğer gider ve gelir kaynaklarınız fazla değişmezse).

Tabii ki, zaman zaman gözden geçirmek, gerektiğinde değişiklikler yapmak yine de önemlidir. Ancak, gözden geçirme süreci, sıfırdan bir bütçe planının oluşturulması kadar karmaşık olmayacaktır.

Bütçe Hazırlamanın Temel Adımları

Daha önce hiç bütçe planı oluşturmadıysanız, bazı bütçeleme hataları yapabilirsiniz. Ancak, finansal planlama söz konusu olduğunda, en küçük hatanın olumsuz bir etkisi olabilir. Aşağıdaki ipuçları, çoğu hatadan kolayca kaçınmanıza yardımcı olabilir ve bütçe planınızı daha gerçekçi hale getirir.

• Yavaşça almaya çalış

Bütçelemeye ne kadar çok zaman harcarsanız, sizin için o kadar iyi olur. Hızlı bir şekilde kusursuz bir bütçe planı oluşturmak zordur: Bir şeyleri kaçırmanız için büyük bir şans vardır. Bu nedenle gelir ve giderlerinizin tüm kaynaklarını listelediğinizden ve iyi hazırlandığından emin olmanız çok önemlidir.

• Geçen yılın verilerini kullanabilirsiniz

Geçen yılın verileri, resmin tamamını daha iyi görmenize yardımcı olabilir: Bu yılın verileriyle karşılaştırabilir, gelirinizin arttığını veya azaldığını öğrenebilirsiniz. Ancak, sadece karşılaştırma ve kılavuz olarak kullanmalısınız. Bu yıl yeni hedefleriniz ve kaynaklarınız var ve çalıştığınız ortam da değişti, bu nedenle mevcut planlama ve stratejileriniz geçen yıl kullandığınızdan farklı olmalıdır.

• Bir bütçenin gerçekçi olduğundan emin olun

Bir bütçe planıyla ilgili en önemli şey, yalnızca öngörülebilir giderleri değil, aynı zamanda daha az öngörülebilir olanları da kapsaması gerektiğidir. Tabii ki, tahmin yapmak zor ama önceki verileri diğer bazı iş planlarıyla birlikte örnek olarak kullanmak tüm süreci kolaylaştırabilir.

Bütçe ayrıca ayrıntılı olmalıdır: içerdiği bilgiler, satışlar, maliyetler vb. gibi işletmenizin tüm önemli ayrıntılarını izlemenize izin vermelidir. Daha etkili yönetim için bazı muhasebe yazılımlarını da kullanabilirsiniz.

• İnsanları dahil etmek sorun değil

İşletmeniz yeterince büyükse, muhtemelen finansal operasyonların bir kısmından sorumlu bazı çalışanlarınız vardır. Örneğin, bazı harcamaları tahmin etmek için bilgi ve deneyimlerini kullanarak onları bir bütçe oluşturma sürecine dahil etmek iyidir. Dahil ettiğiniz kişiler yeterince deneyimliyse, profesyonellikleri ve bilginizin birleşimi bütçeyi daha gerçekçi ve etkili hale getirecektir.

• Görselleştirme yardımcı olur

Çeşitli çizelgeler ve diyagramlar bir nedenden dolayı iş dünyasında çok popülerdir: Gelirlerinizi ve giderlerinizi kolayca takip etmenizi sağlarlar. Örneğin, planınıza dayalı bir grafik ve gerçek bir bütçeye dayalı başka bir grafik oluşturabilir ve bütçe planınızın beklendiği gibi çalışıp çalışmadığını görmek için planlanan revizyonlar sırasında bunları karşılaştırabilirsiniz.

Yukarıda bahsettiğim gibi, küçük bir işletme yönetirken finansmanı kontrol etmek daha kolaydır. Bu tür iş, belirli bir süre için - çoğu durumda bir yıl için - oluşturulan yalnızca bir bütçeye ihtiyaç duyar. Bununla birlikte, daha büyük işletmeler başka bir şeye ihtiyaç duyar. Çeşitli departmanları vardır, bu nedenle her birini belirli bir departmanın ihtiyaçlarına göre uyarlayarak aynı anda birkaç bütçe oluşturmak daha iyidir.

İncelemeyi Unutmayın!

İncelemenin her iş planlaması ve bütçeleme için önemli bir süreç olduğundan daha önce bahsetmiştim. Planınız ne kadar iyi olursa olsun, her şeyi yüzde 100 doğrulukla tahmin etmek imkansızdır. İşletmeniz büyüyecek ve etrafındaki ortam değişecek, bu nedenle bu tür değişikliklere ne kadar hızlı tepki verirseniz, sizin için o kadar iyi olur.

Bu nedenle, zaman zaman bütçe incelemeleri planlamalısınız. Her ay gözden geçirerek başlamanızı ve ardından daha rahat bir programa geçmenizi öneririm. Her ay gözden geçirme, planınızın kusurlarını (bu tür şeylerde fazla deneyiminiz yoksa özellikle önemlidir) fark etmenize ve işinizin ne kadar istikrarlı olduğunu anlamanıza yardımcı olabilir.

Sık sık değişiklik yapmak zorunda olmadığınızı görürseniz, planınızı her üç veya altı ayda bir gözden geçirmeye başlayabilirsiniz (ancak bunu daha sık yapmanızı öneririm).

Size yardımcı olması için çeşitli yaygın diyagramları kullanabilirsiniz. Diyagramlarla ilgili en iyi şey, verilerin iyi bir şekilde görselleştirilmesine yardımcı olmalarıdır; bu, resmin tamamını daha net görmeniz gerektiğinde çok önemlidir - ve bu genellikle bütçe planlaması sırasında olur. Örneğin, şirketinizin gelirinin bir diyagramı veya tablosu, belirli bir dönemde mali durumunuzun ne kadar büyüdüğünü size gösterebilir. Ayrıca, bir çizelgede (tahmin edilmeyen) belirli düşüşler fark ederseniz, buna hızla tepki vererek yanlış giden şeyleri düzeltebilirsiniz.

Tüm inceleme süreci boyunca nelere dikkat etmeniz gerekiyor? İlk olarak, gerçek geliriniz. Muhtemelen her ay farklı olacaktır: her işletmenin kendi en yüksek satış dönemleri ve düşen satış dönemleri vardır ve gelecek yıl daha etkili planlama için bunları bulup hatırlamanız gerekir. Gelirin tahmin ettiğinizle uyuşup uyuşmadığını kontrol etmek önemlidir: değilse, bunun neden olduğunu bulmanız gerekir.

İkincisi, gerçek harcamalarınızı değerlendirmelisiniz. Bütçenizden farklı olup olmadıklarını, ne kadar etkilediklerini, neden beklentilerinizi aştıklarını (eğer öyleyse) vb. görün.

Muhtemelen gözden geçirmenin en iyi yanı, tüm beklenmedik durumlara hızlı tepki vermenize, işletmenizi olası sıkıntılardan ve düşüşlerden kurtarmanıza izin vermesidir. Bu yüzden atlamadığınızdan emin olun.

Çözüm

Gördüğünüz gibi, bir iş planı yazmak karmaşık bir süreçtir. Çok dikkatli olmalısın, hedeflerinle başlayıp harcamalarınla ​​biten her şeyi planlamalı, pek çok şeyi düşünmeli ve mümkünse diğer insanları da bu plana dahil etmelisin. Üstelik her zaman öğrenmek, planlarınızı gözden geçirmek, değişiklik yapmak, beklenmedik durumlara tepki vermenin yollarını bulmak zorundasınız.

Ancak bu, yapılması zor bir şey gibi görünse de, işini başarıyla yönetmek isteyen herkes için çok uygundur. Planlama, omuzlarınızdan çok şey alır ve tüm iş yürütme sürecini kolaylaştırır. Aylık gelir artışına, ulaşmak istediğiniz hedeflere vb. bakarak işletmenizin etkinliğini değerlendirebilirsiniz. Ayrıca işletmenizin olası çöküşlerini öngörebilir ve tüm riskleri en aza indirmek için sahip olduğunuz araçları kullanabilirsiniz.

Aylık gelir artışına, ulaşmak istediğiniz hedeflere vb. bakarak işletmenizin etkinliğini değerlendirebilirsiniz. Ayrıca işletmenizin olası çöküşlerini öngörebilir ve tüm riskleri en aza indirmek için sahip olduğunuz araçları kullanabilirsiniz.

Bu kılavuzun, güçlü ve gerçekçi bütçe ve iş planları oluşturmanıza ve işinizi yürütürken bunları başarıyla uygulamanıza yardımcı olacağını umuyorum. Paylaşmak istediğiniz iş ve bütçe planlamasıyla ilgili bazı ipuçlarınız varsa, lütfen aşağıdaki yorum bölümünde bunu yapın!

Yazarın Biyografisi:

Kevin Nelson, kariyerine araştırma analisti olarak başladı ve faaliyet alanını hizmet yazmak ve içerik pazarlaması olarak değiştirdi. Yazmanın yanı sıra, motivasyon fikirlerinin temel taşlarını araştırmak için psikoloji ve yönetim literatürü okumak için çok zaman harcıyor. Onunla Facebook, Twitter, Google+, Linkedin'de bağlantı kurmaktan çekinmeyin.