İş Süreci Modellemesi: Tanımı, Faydaları ve Teknikleri

Etrafta dolaşan birçok tanım ve bunu yapmanın birden çok yolu ile iş süreci modellemesi (BPM), özellikle yeni başlayanlar için biraz kafa karıştırıcı olabilir. Ancak daha derine indiğinizde çoğu yaklaşımda pek bir fark olmadığını anlayacaksınız. Bu iş süreci modelleme öğreticisi, BPM'nin arkasındaki çeşitli tanımlar, özellikler ve geçmiş hakkında daha fazla bilgi edinmenize yardımcı olacaktır. Çeşitli iş süreci modelleme tekniklerine de kısaca değineceğiz.

İş Süreçleri Modellemesinin Tanımı

İş Süreci Modellemesi için çevrimiçi olarak mevcut olan birçok tanım arasında, dikkatimizi çeken birkaç tanesi aşağıda verilmiştir;

• BPM, bir iş sürecinin mevcut veya amaçlanan gelecekteki durumunu açıklamak ve iletmek için bir mekanizmadır.
• BPM, iş süreçlerindeki adımları, katılımcıları ve karar mantığını temsil eden bir araçtır.
• BPM, organizasyonel verimliliği ve kaliteyi arttırmaya yönelik bir yöntemdir. Başlangıçları sermaye/kar odaklı işti, ancak metodoloji herhangi bir organize faaliyete uygulanabilir.
• BPM, bir ürün veya hizmetin sağlanmasında bağlantı faaliyetlerinin verimliliğini optimize ederek iş performansını iyileştirmeyi amaçlar.
• BPM, iş süreçlerini resmi bir şekilde temsil etmeye yönelik, bu süreçlerin analizini ve daha da iyileştirilmesini sağlayan bir dizi faaliyettir.
• İş Süreci Modelleme, Süreç Haritalama, Süreç Keşfi, Süreç Simülasyonu, Süreç Analizi ve Süreç İyileştirme gibi süreçle ilgili çeşitli adımların bir kombinasyonudur.

Yukarıdakilerin hepsi doğru olmakla birlikte, bir Kuruluşta veya bir organizasyonda işlerin nasıl yapıldığı şeklinde özetlenebilir.

BPM Nasıl Evrildi?

BPM, son yirmi ila otuz yılda hızla ortaya çıkmış ve Zaman ve Hareket Etüdü (TMS) veya Toplam Kalite Yönetimi (TKY) gibi önceki kurumsal verimlilik uygulamalarının yerini almıştır. BPM için bu tür bir talep, bir sonucudur,

• Kamu hizmetleri ve hükümet dahil tüm kuruluşların şeffaflığını ve hesap verebilirliğini artırmak
• Bilgi ve iletişim sistemlerinin kullanımının artması
• İşin modern karmaşıklığı

BPM, I) teknik doğası, 2) süreç vurgusu ve 3) pazarda kalitenin iyileştirilmesinde ortaya çıkan analitik yaklaşımlar ve sorumluluklar nedeniyle bir kalite yönetim aracı olarak düşünülebilir. İş süreci modellemesi, organizasyonların değişim yönetiminde oldukça faydalıdır.

Önemli İş Süreci Modelleme Özellikleri

BPM özelliklerinin özet bir listesi aşağıdaki gibidir;

• BPM genellikle bir dizi faaliyeti temsil eden bir diyagramdır. Genellikle olayları, eylemleri ve bağlantıları veya bağlantı noktalarını sırayla uçtan uca gösterir.
• Esas olarak süreçlere, eylemlere ve faaliyetlere vb. odaklanır.
• Bir İş Süreç Modeli, hem BT süreçlerini hem de insan süreçlerini içerir.
• İş Süreçleri Modellemesi, genellikle kuruluştaki birden fazla departmanın çalışmalarını ve belgelerini birleştiren çapraz işlevlidir.
• Kaynaklar, nasıl işlendikleri açısından BPM içinde yer alır.
• İnsanlar (ekipler, departmanlar vb.), bir akış şemasında olduğu gibi, özellikle farklı olasılıklar veya seçenekler mevcut olduğunda, ne, neye ve genellikle ne zaman ve hangi nedenlerle yaptıkları açısından BPM'de yer alır.
• İş Süreci Modellemesi, birincil süreci besleyen dış organizasyonların süreç ve sistemlerinin faaliyetlerini de içerebilir.
• Büyük organizasyonun operasyonlarında İş Süreci Modelleri, ölçek ve karmaşıklık nedeniyle küçük organizasyonlara göre daha detaylı analiz ve temsil edilme eğilimindedir.
• İş Süreçleri Modellemesi, bir dereceye kadar, yöntemlerini uygulamada kullanılan çeşitli bilgisayarlı araçlar veya yazılımlar tarafından da tanımlanır. Bu araçlar zamanın değişmesiyle gelişir ve bu nedenle BPM'nin nasıl kullanılabileceği konusunda açık fikirli olunması önerilir.

İş Süreci Modeli Hiyerarşisi

Aşağıdaki hiyerarşi esas olarak büyük işletmeler için süreç modellemede kullanılır. Bir organizasyonun tüm süreçlerini beş seviyeye ayırır, böylece sonucu daha kolay hale getirir.

İş Süreçleri Modelleme Tarihi

BPM'nin kökenleri yüzyıllar öncesine dayanıyor. Öyleyse, özetlenmiş bir geçmişe hızlıca göz atalım.

Antik çağda, yazlık sanayiinde üretim, bir kişinin baştan sona tek bir ürün yapmasıyla yapılırdı. Fabrikalar bir standart haline geldiğinde, birçok çalışanın her seferinde tek bir ürün yapması zaman alıcı ve verimsiz olduğunu kanıtladı.

1776'da “İş Bölümü” – Adam Smith, üretim sürecini bölmenin ve özel görevler yaratmanın süreci basitçe ve hızlandıracağını savundu. Üretimin farklı aşamaları farklı kişiler tarafından bir faaliyetler zincirinde tamamlanırsa sonucun çok daha verimli olacağını gösterdi. Böylece iş süreci doğdu.

1900'lerin Başları “Zaman ve Hareket” – İleriye dönük düşünen Frederik Winslow Taylor, “zaman etüdünü” Frank & L. Gilbreth'in “hareket etüdü” ile birleştirdi ve bu da yeni bilimsel yönetim yöntemleri (1911) ve meşhur “zaman ve hareket” ile sonuçlandı. çalışmalar. Bu çalışmalar, alınan süreyi ve her bir sürece dahil olan eylem sayısını azaltmak, hem üretkenliği hem de çalışanların verimliliğini artırmak amacıyla iş süreçlerini belgeledi ve analiz etti. Bu, işverenler tarafından coşkuyla benimsendi ve işçiler tarafından sinizm ve düşmanlıkla karşılandı.

1900'lerin başlarından ortalarına kadar “en iyi yol” – Frank Gilbreth, süreç akışını belgelemek için ilk yöntemi geliştirdi. 1921'de Amerikan Makine Mühendisleri Derneği'ne (ASME) 'Süreç çizelgeleri - En İyi Yolu Bulmanın İlk Adımları' başlıklı makalesini sundu. 1947'de, Gilbreth'in orijinal gösterimi kullanılarak ASME Süreç Tabloları Standardı evrensel olarak kabul edildi.

1930'larda montaj hattının büyüsü bozuldu – ^20. yüzyılın ilk on yılında, 'zaman ve hareket' modern 'bilimsel' çağa uygun, tanıdık bir kavramdı. Bununla birlikte, 1936'da, Charlie Chaplin'in Modern Zamanlar adlı filmine yansıyan bir hayal kırıklığı başladı. Film, seri üretimi ve montaj hattını hicvederek, büyük buhran sırasında endüstrinin kasvetli koşu bandıyla kültürel hayal kırıklığını yansıtıyordu. Verimliliği optimize etmeye yönelik teorilerin ve bunlardan en fazla yararlananların, ekonomik döngü resesyona girdiğinde daha güçlü bir şekilde sorgulanması veya eleştirilmesi belki de tesadüf değildir.

1970'lerin ortalarında iş akışı – 1975 ve 1985 yılları arasında ofis otomasyonu araştırma ve geliştirmesi gelişti. Uzman iş akışı teknolojileri ve 'iş akışı' terimi kuruldu. BPM'nin tarihsel kökenleri iş akışında olsa da, iki önemli fark vardır:

• İnsanlar tarafından gerçekleştirilen belge tabanlı süreçler iş akışı sistemlerinin odak noktası olurken, BPM hem insanlara hem de sistem süreçlerine odaklanır.
• İş akışı, bir departman içindeki süreçlerle ilgilenirken, BPM tüm organizasyonu kapsayan süreçleri ele alır.

1980'lerde, kalite çağı - Kalite veya Toplam Kalite Yönetimi (TKY), Deming ve Juran tarafından savunulan moda yönetim ve iş süreci teorisiydi. Başlangıçta mühendislik ve imalatta kullanılan, Japon Kaizen felsefesine veya sürekli iyileştirmeye dayanmaktadır. Amaç, maliyet, kalite, hizmet ve hız süreçlerinde aşamalı iyileştirmeler elde etmekti.

Toplam Kalite Yönetiminin temel yönleri artık ana akım haline geldi ve 2000'li yılların işletmelerine başarıyla uyarlandı. Altı Sigma ve Yalın üretim bu metodolojilerin en bilinenleridir.

1990'larda İş Süreçlerinin Yeniden Mühendisliği (BPR)

1990'ların başında, İş Süreci Yeniden Mühendisliği ortaya çıktı ve iş dünyasında ivme kazanmaya başladı. TKY (bu noktada popülaritesinde bir düşüşle karşı karşıya) iş süreçlerini aşamalı olarak iyileştirmeyi amaçlarken, BPR iş süreçlerinde ve performansta radikal bir değişiklik talep etti.

1993'te Michael Hammer ve James Champy, 'Şirketi Yeniden Yapılandırmak: İş Devrimi İçin Bir Manifesto' adlı kitaplarında bu kavramı geliştirdiler. Sürecin evrimsel ve artımlı olmaktan ziyade devrim niteliğinde, hızlı ve şiddetli olduğunu belirttiler. Bu çok büyük bir başarıydı ve kuruluşlar ve danışmanlar bunu şevkle kucakladılar. Yeniden mühendislik endüstrisi, küçülmeye başlamadan önce büyüdü ve zafer kazandı.

1990'ların sonunda, tüm organizasyon yaklaşımı olarak BPR, dramatik bir şekilde gözden düşmüştü. Çoğu kuruluş için çok uzun soluklu olduğu kanıtlandı, bu nedenle zayıf uygulandı ve sonuç olarak bir bütün kuruluş yaklaşımı olarak rafa kaldırıldı.

Bu tamamen 'yeni süpürge' metodolojisini eleştirenler, halihazırda kurulmuş bir organizasyonda temiz bir sayfadan başlamanın imkansız olduğunu söyleyecektir. Diğer eleştiriler, insanlıktan çıkarıcı ve mekanik olduğu, insanlardan ziyade eylemlere odaklandığıydı (Taylorizm).

En önemlisi, örgütlerin "ertelenmesi", "yeniden yapılandırılması" ve "küçültülmesi" terimleriyle ilişkilidir ve hepsi işten çıkarmalar için örtmece olarak bir araya getirilmiştir. Hammer ve Champy'nin öngördüğü gibi değildi.

2000'li yıllarda İş Süreçleri Modelleme (BPM)

İş Süreci Yeniden Mühendisliğinin en iyi ilkeleri, daha az şiddetli, daha az acımasız ve daha yönetilebilir bir ölçekte BPM'de hala varlığını sürdürmektedir. Öğrenilen derslerle İş Süreci Modelleme işe yarayabilir ve işe yarayabilir, ancak dikkatli bir şekilde ele alınmalıdır. Anahtar uygulamadadır. Duyarlı ve kapsayıcı bir şekilde yürütülüp uygulandığında hem şirket hem de çalışanları için iyi olabilir.

Yönetimde boğulan, çoğu tekrarlanan veya birden çok veritabanına yeniden giren bir iş gücü için BPM harika bir şey olabilir. Güçlendirici ve ödüllendirici 'katma değerli' görevlere odaklanmak için zaman kazandırabilir: sıkıcı ve anlamsız görevlerle uğraşmak yerine müşterilerle konuşmak ve dinlemek, kararlar almak veya iyi oldukları şeyleri yapmak.

BPM, diğer metodolojilerin olabileceği gibi etkilidir. Yanlış ellerde bir organizasyonu ve insanlarını boğabilir ve engelleyebilir. Araç sonuçları üretmez – önemli olan onu nasıl kullandığınızdır.

Çeşitli İş Süreçleri Modelleme Teknikleri

İş Süreçleri Modellemesinin Uygulanmasında, yıllar boyunca denenmiş ve test edilmiş birçok teknik vardır. Bazılarının birkaç dezavantajı olabilir ve bazılarının başarısı kanıtlanmış olabilir.

1. Akış Şeması Tekniği
2. Veri akış diyagramları—Yourdon'un tekniği
3. Rol-Etkinlik Diyagramları (RAD)
4. Rol Etkileşim Diyagramları (RID)
5. Gantt şeması
6. Fonksiyon Modelleme için Entegre Tanım (IDEF)
7. Renkli Petri ağları (CPN)
8. Nesneye Yönelik Yöntemler (OO)
9. İş Akışı Tekniği
10. simülasyon
11. İş Süreci Modelleme Gösterimi (BPMN)
12. UML Etkinlik Şeması

Yukarıdaki BPM tekniklerinin ayrıntılı bir görünümü bir sonraki makalemizde ele alınacaktır. Creately, yukarıdaki listede bahsedilen tekniklerin çoğunu destekler.

Bu İş Süreci Modelleme Eğitimi Hakkındaki Düşünceleriniz

Geri bildiriminiz, devam etmemizi sağlayan şeydir ve ihtiyaçlarınızı daha iyi karşılamak için içeriğimizi sağlamamıza yardımcı olur. Bu makaleyle ilgili herhangi bir sorunuz varsa, yorum bırakın, en kısa sürede size geri döneceğiz.

Ve çeşitli BPM tekniklerini ayrıntılı olarak ele alacağımız bir sonraki makalemiz için bizi izlemeye devam edin.

Daha Fazla Diyagram Eğitimi

• Sıra Şeması Eğitimi: Örneklerle Komple Kılavuz
• Nihai Akış Şeması Kılavuzu (Örneklerle Komple Akış Şeması Eğitimi)
• Vaka Şeması Eğitimini Kullanın (Örneklerle Kılavuz)