Projedeki değişim kaynakları ve alanları | #47 Proje yönetimine başlarken

PMBOK kitabının sonundaki terimler dizini, proje değişikliği için 22 adede kadar giriş içerir. Bunlar, organizasyonlardaki değişimin maliyeti ve kültüründen değişim taleplerine kadar uzanır. Peki, projelerde değişimi bu kadar önemli kılan nedir ve bununla nasıl başa çıkılır? Değişim yönetimi nedir?

Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur? - içindekiler:

1. giriiş
2. Değişim ve değişim yönetimi nedir?
3. Projede değişiklik yapılacak alanlar
4. Proje planlama sırasındaki değişiklikler
5. Proje uygulaması sırasındaki değişiklikler
6. Projedeki değişikliklerin kaynakları
7. Harici
8. Dahili
9. Özet

giriiş

Bir proje sırasında değişim neredeyse kaçınılmazdır, ancak birçok kuruluş hala bu barizliği gözden kaçırıyor gibi görünmektedir. Her proje, üç aylık, bir yıllık veya üç yıllık ömrüne rağmen, Proje Yöneticisinin paydaşlarla yürüttüğü yürütmeyi yeniden müzakere etmesiyle sonuçlanabilecek risk faktörleri içerir. Öte yandan, proje ekibi eldeki görevlerden sürekli olarak dersler çıkarırsa, paydaş gereksinimlerinin daha iyi anlaşılmasından kaynaklanan iş organizasyonunda iyileştirmeler ve değişiklikler de meydana gelebilir.

Değişim ve değişim yönetimi nedir?

PMBOK, değişikliği şu şekilde tanımlar:

"Resmi olarak kontrol edilen herhangi bir teslimat, proje yönetim planı bileşeni, proje belgesinde yapılan bir değişiklik."

Bu, aşağıdakilerle ilgili değişiklikleri içerebilir:

• proje hedefi,
• öncelikler,
• takvim,
• proje kilometre taşları veya
• proje ekibinde işbölümü.

Değişim yönetimi ise şu şekilde tanımlanır:

"Bireyleri, grupları ve kuruluşları mevcut bir durumdan gelecekteki bir duruma amaçlanan ticari faydalarla dönüştürmek için kapsamlı, döngüsel ve yapılandırılmış bir yaklaşım."

Ancak, bir Proje Yöneticisi değişim yönetimine hazırlanmak için projenin en çok hangi alanlarına dikkat etmelidir?

Projede değişiklik yapılacak alanlar

Bir projede değişiklikler, yaşam döngüsünün herhangi bir aşamasında meydana gelebilir, ancak en çok planlama aşamasında ve proje uygulaması sırasında meydana gelenlere dikkat etmelisiniz.

Proje planlama sırasındaki değişiklikler

PMBOK'a göre, planlama aşamasında proje ekibi, Proje Yöneticisi ile birlikte, mevcut faaliyetlerin ortaya çıkan değişimlere ve gelişmelere uyarlanması için sürecin bir taslağını hazırlamalıdır. Başka bir deyişle, onu nasıl uygulayacaklarını tasarlamaları gerekir. Bu şunları içerebilir:

• iş akışı değişiklikleri,
• biriktirme listesine dahil edilen görevlerin önceliklerini yeniden şekillendirmek ve hatta aşağıdaki gibi radikal kararlar için bir projeksiyon yapmak
• ana proje hedefini yeniden şekillendirmek

Proje uygulaması sırasındaki değişiklikler

Proje uygulama aşamasında meydana gelen değişiklikler sırasıyla benimsenen metodolojiyi takip etmelidir:

• Şelale – ayarlamalar resmi bir onay süreci ve proje belgelerinde değişiklikler gerektirir,
• Çevik - sürecin doğal bir parçasıdırlar ve birikmiş işler güncellenerek ve ekip faaliyetleri ayarlanarak sürekli olarak tanıtılırlar,
• Scrum – Agile metodolojilerinden biri olarak Scrum, dönüşümlerin de kaçınılmaz olduğunu varsayar. Ancak önlem almadan önce takımın başladığı Sprint'in hedeflerini tutturması gerekir.
• Prens2 – burada proje planı başlangıçta dikkatli bir şekilde tanımlanmalı ve değişiklikler tasarım tarafından en aza indirilmelidir. Ancak, geçiş yapmanız gerekiyorsa, uygun şekilde belgelendirdiğinizden ve paydaşlara danıştığınızdan emin olun.

Proje Yöneticisi, tüm ayarlamaların bazen tahmin edilemeyecek şekilde projenin diğer unsurlarını etkileyeceğini kabul etmelidir. Örneğin, bir görevi kolaylaştıran teknik bir çözümün getirilmesi, diğerinin yürütülmesini önemli ölçüde karmaşıklaştırabilir, dolayısıyla maliyetleri artırabilir, işin kapsamını değiştirebilir ve sonuç olarak yürütme kalitesini etkileyebilir.

Projedeki değişikliklerin kaynakları

İş ortamının dinamikleri ve öngörülenin yenilikçiliği yükseldiğinde, değişiklikler görev yürütmenin hemen hemen her alanını değiştirebilir. Kaynakları iki ana kategoriye ayrılır:

• Harici – proje ekibinin dışından gelen ve
• Dahili - belirli görevlerin uygulanması sırasında meydana gelen süreçlerden kaynaklanır.

Harici

Tasarım değişikliklerinin en yaygın dış kaynakları şunlardır:

1. Müşteri gereksinimlerindeki değişiklikler. Müşteri gereksinimleri, herhangi bir projenin önemli bir bileşenidir. İş ortamındaki gelişmeler, yeni ihtiyaçların ortaya çıkması veya rekabet nedeniyle değişebilirler. Müşteri gereksinimleri değiştiğinde, Proje Yöneticisi bunun projeyi nasıl etkileyebileceğini ve kalite, zaman veya maliyetten ödün vermeden ayarlamalar yapmanın mümkün olup olmadığını dikkatlice analiz etmelidir. Örneğin, müşteri kullanıcı arabirimi gereksinimlerini yeniden modellemeye karar verirse, kod yapısını yeniden şekillendirebilir, bu da programı yeniden düzenleyebilir ve maliyetleri artırabilir.
2. Bütçe kesintileri. Bütçe kesintileri, kuruluşun zorlu mali durumundan, önceliklerdeki değişiklikten veya yeni projelerin ortaya çıkmasından kaynaklanabilir. Bütçe kesintileri durumunda, Proje Yöneticisi hedeflere daha az maliyetle ulaşmaya çalışmalıdır. Bu şu anlamlara gelebilir:
• iş kapsamının azaltılması,
• programın kısaltılması,
• küçültme,
• dış kaynak kullanımı veya
• kuruluşun mevcut kaynaklarının diğer kullanımları.
3. İş ortamındaki değişiklikler. Mevzuatta yapılan değişiklikler, yeni trendlerin ortaya çıkması veya rakiplerin dönüşümü, proje hedefini veya müşteri gereksinimlerini etkileyebilir. Bu tür tahmin edilmesi zor değişiklikler olması durumunda, Proje Yöneticisi değişikliğin proje üzerindeki etkisini en aza indirmek ve hedeflere ulaşılmasını artırmak için karşı önlemler almalıdır.

Dahili

Dahili değişiklikler görevle ilgili faktörlerden kaynaklanmaktadır. En önemlileri şunları içerir:

1. Ekip üyelerinin öğrenilmesi. Bir projedeki dahili değişiklikler, ekip üyelerinin yeni bilgi edinme sürecinden kaynaklanabilir. Ekip ne kadar deneyimliyse, daha iyi performans göstermelerini sağlayacak beceriler geliştirme olasılığı o kadar yüksektir.

Bir programcının kodunun çok okunabilir olmadığını fark etmesi ve temiz bir kod yazmayı keşfetmeye karar vermesi buna bir örnektir. Sonunda, projenin kalitesini olumlu yönde etkileyecek değişiklikler önerebilir.


2. Müşteri gereksinimlerinin ve ürün özelliklerinin daha iyi anlaşılması. Proje sırasında, ekibin kullanıcı beklentilerini kavrayışı genişleyebilir. Bu, işin kapsamını değiştirme veya teknolojiyi müşterinin belirlenen ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde uyarlama arzusuyla sonuçlanabilir. Örneğin, kullanıcı anketleri yürüttükten sonra proje ekibi, ankete katılan kişiler tarafından talep edilen yeni işlevleri sunmaya karar verebilir.
3. Mevcut iş akışından öğrendikten sonra işin organizasyonunu değiştirin. Yeni bilgi edinmenin bir sonucu olarak, süreçleri iyileştirmek, yenilikçi çözümler getirmek veya programı değiştirmek için fikirler ortaya çıkabilir. Proje ekibi, mevcut iş akışını analiz ederek hataları ve olası iyileştirmeleri belirleyebilir ve sonuç olarak işi hızlandırmak için değişiklikler yapabilir. Örneğin, süreçleri kolaylaştırmak ve üretkenliği artırmak için farklı proje yönetimi araçlarını daha uygun bulabilirler.

Özet

Değişiklik yönetimi, proje başarısı için kritik öneme sahiptir. Proje değişiklikleri kaçınılmazdır ve hem dış hem de iç kaynaklardan kaynaklanır. Proje yaşam döngüsünün aşamasına bağlı olarak, mevcut faaliyetleri ortaya çıkan değişikliklere uyarlamak için uygun bir plan geliştirmelisiniz. Değişiklik yönetimi, proje ekibi genelinde ve paydaşlarla etkili bir iletişim ve koordinasyon süreci gerektirir. Bu nedenle, Proje Yöneticisinin kırılması gereken çetin bir ceviz vardır: esnek ve değişime açık kalmak, ancak aynı zamanda proje üzerindeki olumsuz etkilerden kaçınmak için kontrolü elinde tutmak.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

1. proje nedir?
2. proje yönetimi nedir?
3. Projeler nasıl yönetilir?
4. Proje yönetimi yöntemleri
5. proje türleri
6. 4 proje örneği
7. projelerin önceliklendirilmesi
8. Proje faaliyet alanları
9. Proje yönetiminde başarının tanımı
10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
13. Proje yaşam döngüsü
14. Proje vizyonu ne için?
15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
17. Proje yönetiminde planlama alanı
18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
20. proje yürütme
21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
22. Proje kapanışının önemi
23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
29. Proje ekibi nasıl kurulur?
30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
33. Proje toplantısı türleri
34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
35. ikna edici nasıl yazılır
36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
40. Paydaş kaydı nedir?
41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
43. Projede zaman yönetimi
44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
45. Proje risk yönetimi stratejileri
46. proje pazarlama
47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler