Devlet Bağışçıları Nasıl Olumlu Bir Vatandaş Deneyimi Yaratıyor?

Her ilişkide olduğu gibi, Bir vatandaşın hükümet programlarıyla ilgili deneyimi, güveni inşa eden veya aşındıran bir dizi küçük ayrıntıdan oluşur. Riskler yüksektir; bir devlet hibe programıyla her etkileşim, insanlar için daha genel olarak kamu kurumlarıyla ilişkilerini şekillendiren bir veri noktasıdır.

Devlet bağışçıları bu ilişkideki rollerinin son derece farkındadır. Bu yüzden pek çok kişi dijital dönüşümü benimsiyor. Gerçek etki yaratacak programlar yaratabilmek için vatandaşlarla bulundukları yerde buluşmak istiyorlar.

Bu geçişi gerçekleştirirken, hükümet bağışçılarının vatandaş deneyimini şekillendiren ayrıntılar konusunda bilinçli olmaları ve bu ayrıntıların daha geniş kültürel ve operasyonel hedeflere nasıl uyduğunun bilincinde olmaları gerekiyor.

Seçmenlerin sizi yönlendirmesine izin verin

Neye ihtiyaç duyduklarını en iyi bilenler vatandaşların kendileridir. Topluluk üyelerinden görüş alın ve onların geri bildirimlerini programınıza katmaya devam edin.

Bunu yapmak, yönetişime yönelik işbirliğine dayalı bir yaklaşım benimsemenize yardımcı olabilir ve bu da vatandaşların güveneceği daha erişilebilir hibe programları oluşturmanıza yardımcı olur. Ayrıca vatandaşların sivil faaliyetlere katılma konusunda ilham aldıkları olumlu bir dinamik yaratıyor.

Sosyal yardıma başlamak için beklemeyin. İhtiyaçları acil hale gelmeden önce insanların ne istediklerini ve neye ihtiyaç duyduklarını duyabilmeniz için bağış programlarına topluluk katılımını şimdi ekleyin. New York City'de belediye meclisi, topluluk üyelerinin kamu bütçesinin nasıl tahsis edildiğini doğrudan etkilemesine olanak tanıyan katılımcı bütçelemeyi uygulamaya koydu. Bu tür bir geri bildirim döngüsü, kamu girdisinin tutarlı bir şekilde karar alma sürecine dahil edilmesini ve tek seferlik bir şey olmamasını sağlar.

Toplulukların gerçekte neye ihtiyacı olduğunu öğrendiğinizde, başlangıçtan itibaren işe yarayan hibe programları oluşturabilirsiniz. Onların içgörüleri olmadan, yanlış yola girme ve daha sonra rotanızı düzeltmeye hazırlanma riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Kırsal hastaneleri kurtarmaya yönelik federal program bunun en iyi örneğidir. Genel niyet toplulukların ihtiyaçlarıyla uyumlu olsa da ayrıntılar uyumlu değildi. Programa pek fazla hastane katılmadı çünkü program, toplumları, yataklı tedavi hizmetleri gibi gerçekten ihtiyaç duydukları bazı şeylerden vazgeçmeye zorladı.

Artık program yöneticileri daha fazla başvuru sahibi çekmek için gereklilikleri değiştirmeye çalışıyor. Ancak böyle başarısız bir lansmana sahip olduğunuzda, toparlanması zor olabilir. Halkın duyarlılığı bozulur ve topluluk üyeleri, program yöneticilerinin günlük gerçekliklerle uyum içinde olmadıklarını hissettiklerinde işbirliği yapmaya istekli olmazlar.

Topluluk geri bildirimini erkenden almak ekibinizi doğru yola sokar. Ve krizler baş gösterdiğinde ihtiyaçtaki ani dalgalanmalara hazır olmanızı sağlar.

Tek başına gitmeye çalışmayı bırak

Vatandaşlar çoğu zaman kurum ve departmanların nasıl bölündüğünün ayrıntılarını bilmiyorlar. Birçoğu belirli hükümet programlarıyla olan etkileşimlerini tek bir ilişkinin parçası olarak görüyor. Departmanlar ve programlar birbirine bağlı değilse vatandaş deneyimi kopuk ve sinir bozucu hale gelebilir. Birden fazla kurumla etkileşime giren topluluk üyeleri, bir elin diğerinin ne yaptığını bilmediğini hissetmeye başlayabilir.

Programlar arasındaki siloları yıkmaya ve çabalarınızı diğer kamu kurumlarıyla uyumlu hale getirmeye çalışın. Houston'da yetkililer, şehirdeki evsizliğe son vermek amacıyla kamu kurumları ile yerel ve bölgesel kar amacı gütmeyen kuruluşlar arasında bir koalisyon kurdu. Bu, her kuruluşun bu büyük sorunu tek başına çözmeye çalışması yerine işbirliği yapıp kaynakları paylaşabileceği anlamına geliyordu.

Koalisyon, evsizlikle karşı karşıya kalan vatandaşların hizmetlere erişimini kolaylaştırmak için birlikte çalıştı. Bu vatandaşların kurumlar arasındaki çatışan politikalar ve süreçlerle uğraşmaları ya da programlar koordine edilmediğinde kaçınılmaz olarak ortaya çıkan boşlukları aşmaları gerekmedi. Yaklaşım büyük bir etki yarattı ve şehirdeki evsizliğin neredeyse üçte iki oranında azaltılmasına yardımcı oldu.

Vatandaşlara programlar arasında tutarlı bir deneyim sunmak, onların devlet kurumlarıyla etkileşime girdiklerinde ne beklemeleri gerektiğini anlamalarına yardımcı olur. Zamanla, kendi alanlarındaki kamu programlarının nasıl çalıştığına dair bir yeterlilik geliştirecekler, bu da onların katılımını ve katılımını kolaylaştıracak.

Devlet hibe yönetimi yazılımını benimsemeye çalışırken, bir çözümün birden fazla departmana ve kuruma hizmet edip edemeyeceğini araştırın. Bu, vatandaşlara tutarlı bir deneyim sunar ve bilgi ve bulguları ekipler arasında paylaşmanıza olanak tanır. Geçişi sorunsuz hale getirmek için bir programı test alanı olarak kullanmayı ve ardından çözümü daha geniş bir şekilde ölçeklendirmeyi düşünün.

Doğru arka uç ayrıntılarını seçin

Bu noktada çoğu devlet kurumu dijital dönüşümün gerekliliğini anlıyor. Ancak bunu iyi bir şekilde yapabilmek için hibe yönetim sisteminizin vatandaşlara harika bir ön uç deneyimi yaratacak doğru arka uç teknolojisini içermesi gerekir.

Hedef #1: Netlik sağlayın

Hibe başvuru süreçleri kafa karıştırıcı ve karmaşık olduğunda insanlar ya başvurma zahmetine girmiyor ya da ihtiyaç duyduklarını alamıyor.

Hiçbir şey, federal afet yardımı almak için mücadele eden Amerikalılar kadar yüksek riskleri daha iyi gösteremez. Birçoğu bu programların gerekliliklerini yerine getirmekte zorluk çekiyor, bu da inanılmaz bir ihtiyaç zamanında yardım alamadıkları anlamına geliyor. Sonuç olarak pek çok kişi evsizlikle karşı karşıya kalıyor.

Karmaşık süreçler aynı zamanda eşitsizliklerin devam etmesine de neden olabilir. Federal kurtarma programlarının zengin beyaz ev sahiplerini desteklemesinin bir nedeni de budur.

Yeni yazılımı benimserken, uygulamaları basitleştirmeyi ve vatandaşlara finansmana hak kazanmak için her aşamada tam olarak ne yapmaları gerektiği konusunda netlik sağlamayı hedefleyin.

Hibe yönetimi yazılımında aranacak özellikler

• Ön kısmında net talimatlar bulunan, gezinmesi kolay platform
• Tüm formun indirilebilmesi
• Uygun olmayan başvuru sahiplerinin başvuruda zaman harcamasını önlemek için uygunluk testi
• Uygulama içi iletişim

Hedef #2: Erişilebilirliğe öncelik verin

Erişilebilirlik, hibe finansmanına erişebilmesi gereken herkesin bunu gerçekten yapabilmesini sağlar. Temelde, bir hibe yönetim sistemindeki erişilebilirlik, her yetenekten insanın ihtiyaç duyduğu erişime sahip olmasını sağlayan kutuların işaretlenmesiyle ilgilidir. Bunun en güzel yanı, bazılarının erişilebilirliğini geliştirdiğinizde, herkes için kullanılabilirliği de geliştirmiş olmanızdır.

Ancak gerçek erişilebilirlik, insanlarla bulundukları yerde tanışmak için kutuyu işaretleme yaklaşımının ötesine geçer. İnsanların benzersiz durumlarının programınıza ilişkin deneyimlerini nasıl şekillendirdiğini anlamanızı gerektirir. Örneğin, birisinin programınıza erişim olanağı, barınma güvensizliğinden, yakın zamanda meydana gelen bir doğal afetten, hastalıktan, yaralanmadan veya herhangi bir sayıda faktörden etkilenebilir. Bu durumların farkında olduğunuzda vatandaşların ihtiyaç duyduğu rampaları oluşturmak için üzerinize düşeni yapabilirsiniz.

Hibe yönetimi yazılımında aranacak özellikler

• Mobil uyumlu uygulama
• Belirli topluluklar için yerelleştirme
• Gerçek zamanlı işbirliği
• Başvuru sahiplerine canlı teknik destek

Hedef #3: Zaman vergisini azaltın

“Zaman vergisi” vatandaşların bir hükümet programına katılması için gereken süredir. Finansman fırsatlarını bulmaya, başvuruları doldurmaya ve ödemeyi beklemeye harcanan tüm zamanı içerir.

Zaman vergisinin azaltılması, finansman sağlamaya çalışan kişi ve kuruluşların üzerindeki yükü azaltır ve herkesin deneyimini iyileştirir.

Minnesota Ön Cephe Çalışan Programı, teknolojinin bir programla ilişkili vergi süresini azaltmaya nasıl yardımcı olabileceğinin bir örneğidir. Çalışma ve Sanayi Bakanlığı, İstihdam ve Ekonomik Kalkınma Bakanlığı ve Gelir Bakanlığı, ön saflardaki çalışanlara 500 milyon dolardan fazla yardım sağlamak için bir araya geldi.

Doğru yazılım ortağıyla altı aydan kısa bir sürede programlarını başlatabildiler, 1,2 milyondan fazla uygulamayı inceleyebildiler ve fon dağıtabildiler. Başvuru portalına erişim kolaydı ve başvuruyu kolaylaştırdı. Olumlu vatandaş deneyimi nedeniyle program ödüller kazandı ve her iki partiyi de ilgilendiren bir başarı öyküsü olarak kutlandı.

Hibe yönetimi yazılımında aranacak özellikler

• Başvuru sahipleri için tek oturum açma
• Akıllı form otomatik doldurma
• Kaydedilen taslaklar
• ACH fon dağıtımı

Hedef #4 Daha derine inmek için ekibinizi serbest bırakın

Hibe başvurunuzun halka açık kısmının basit ve kullanımı kolay olması ne kadar önemli olsa da vatandaş deneyimi aynı zamanda ekibinizin yönetiminin ne kadar kolay olduğuna da bağlıdır. Ekibiniz zamanının büyük bir kısmını idari görevlere ayırıyorsa, başka pek bir şey yapacak bant genişliğine sahip olmayacaktır.

İdari görevlerde tasarruf ettiğiniz zaman, topluluğa destek, program geliştirme ve stratejik planlama gibi şeyleri yapmak için size zaman kazandırır; bunların hepsi olumlu bir vatandaş deneyimi yaratmak için gereklidir.

Hibe yönetimi yazılımında aranacak özellikler

• Oluşturulması ve ayarlanması kolay formlar
• İş akışı otomasyonları
• Bir program yayınlandıktan sonra formları bağımsız olarak ayarlama yeteneği
• Kapsamlı raporlama ve uyumluluk
• Size rehberlik edecek bir uygulama uzmanı

Noktaları birleştirmek

Dijital dönüşüm bununla ilgili değil yeni özelliklerden oluşan bir liste elde etmek için yeni bir yazılımın benimsenmesi. Bu, her yeni özelliğin vatandaş deneyimini nasıl iyileştirdiğini anlamak için noktaları birleştirmekle ilgilidir. Daha bütünsel bir yaklaşım benimsemek, güven oluşturmanıza ve topluluk üyelerinin daha güçlü katılımını teşvik etmenize yardımcı olacaktır.

Hükümetler için en güvenilir hibe yönetimi yazılımı olan Submittable, yürüttüğünüz her program için harika bir vatandaş deneyimi sunmanıza yardımcı olmak üzere tasarlandı.