Uzaktan çalışırken müşterilerle nasıl işbirliği yapılır?

COVID-19 salgını, esas olarak görevlerini ofis dışından yerine getirmeye "zorlama" nedeniyle birçok işletme ve kuruluşun çalışma şeklini değiştirdi. Bununla birlikte, uzaktan çalışmanın, diğer faydaların yanı sıra, çalışanlara daha fazla esneklik, zaman tasarrufu ve daha düşük işe gidip gelme maliyetleri başta olmak üzere ve işverenlere daha geniş bir alanda yetenek arama yeteneği sağlayan çeşitli faydaları olduğu kısa sürede fark edildi.

Ancak bu tür bir değişiklik, özellikle iş ortaklarıyla doğrudan temasın olmaması nedeniyle zorluklarla karşılaşmadı. Aşağıda, eskisi gibi aynı sonuçları elde etmenizi sağlamak için yaygın bir uzaktan çalışma çağında müşterilerle nasıl çalışılacağını açıklıyoruz.

Sürekli iletişim – müşterilerle başarılı işbirliğinin temeli

Müşterilerle çalışırken en önemli hususlardan biri, onlarla her zaman iletişim halinde olmak, böylece işin hangi aşamada olduğunu her an bilmeleri, sorularına hemen yanıt almaları veya nihai sonuç hakkında endişelenmemeleridir. Uzaktan çalışma durumunda, doğrudan iletişim, düzenli çevrimiçi toplantılar (seçilen anlık mesajlaşmada), e-posta alışverişi veya telefon görüşmeleri ile kolayca değiştirilebilir.

Her iki taraf için de bu tür bir fırsat, aynı sonuca ulaşırken zamandan ve finansal kaynaklardan tasarruf sağladığından (örneğin, ortağın tesisine seyahat için harcanan) önemli bir kolaylıktır. Bu bağlamda, müşteri ile işbirliği şekline ve ihtiyaçlarına bağlı olarak toplantılar için sabit bir tarih belirlemek (örn. haftalık, iki haftada bir, aylık) özellikle yararlı olabilir. Bu sayede sürekli geri bildirim ile birlikte faaliyetler üzerinde kontrol sağlanır.

Ortak hedefler belirlemek – müşterilerle işbirliği yaparken her iki tarafla da ilgilenmek

Hem yerinde hem de uzaktan çalışma için, her iki tarafın hedeflerini ve beklentilerini net bir şekilde tanımlamak önemlidir. Bu nedenle, bir müşteriyle çalışmadan (ve faaliyetleri uygulamaya başlamadan önce), gereksinimleri, işin kapsamını ve beklenen sonuçları – ve en önemlisi, tamamlanma tarihlerini ve kilometre taşlarını ayrıntılı bir şekilde tartışmak gerekir. Bu, gereksiz yanlış anlamaları önleyecek, ilerlemeyi izlemenizi sağlayacak ve nihai ürünün beklendiği gibi teslim edilmesini sağlayacaktır.

Bu amaçla öncelikle çeşitli doküman, prototip veya maketlerin düzenli olarak paylaşılması, bir tarafın çalışmaları takip edebilmesi ve diğer tarafın faaliyetlerin uygulanmasını iyileştirecek sürekli geri bildirim (değişiklik önerileri, geliştirme yönünün onaylanması vb.) alabilmesi için değerlidir.

Çevrimiçi araçlar – uygulanan süreçleri hızlandırmak için

Uzaktan çalışırken müşteriyle işbirliğini kolaylaştırmak için özel proje yönetim araçlarını (Firmbee gibi) kullanmaya değer. Bu tür çözümler, yetkili herkesin işin ilerleyişini takip etmesine, bilgi alışverişinde bulunmasına, iletişim kurmasına, dosya paylaşmasına, toplantılar planlamasına ve günlük iletişimi kolaylaştırmak için başka birçok işlemi gerçekleştirmesine olanak tanır.

Bu şekilde proje zamanlamasını kolayca yönetebilir, görevler atayabilir, uygulamalarını izleyebilir ve sürekli iletişimi sürdürebilirsiniz. Bu, konuyla ilgilenen herkes için büyük bir kolaylık haline gelir ve ortaya çıkan soru ve şüphelerin sayısını en aza indirir.

Hızlı tepki süresi – güven uyandırmak için

Müşterilerle uzaktan etkili bir şekilde işbirliği yapmak istiyorsanız, ortaklarınız için erişilebilir olmaya çalışmayı ve mesajlarına yanıt vermekte gecikmemeyi de unutmamalısınız (tabii ki iş-yaşam dengesi ile). Hemen tam bir yanıt veremezseniz, mesajı aldığınızdan ve mümkün olan en kısa sürede geri bildirimde bulunacağınızdan emin olarak onlara bildirin. Bunu yapmak, ortağınızın size ve ekibinize olan güvenini pekiştirecek ve ayrıca devam eden faaliyetlerle ilgili olası endişeleri en aza indirecektir.

Dahası, belirtilen ihtiyaçlara ilgi ve empati göstermek, farklı bakış açılarını dinlemek ve anlamak ve beklentilere yanıt vermek (özellikle düzeltmeler veya daha fazla gelişim için yönlendirmelerle ilgili) kalıcı ilişkiler kurmaya yardımcı olur. Uzak ortamın doğası göz önüne alındığında, bu yönlere uygun dikkat ve özenle yaklaşmaya değer.

Müşterilerle işbirliği yapın – özet

Partnerinizle eskisi kadar iyi ilgilenildiğinden emin olduğunuz sürece (farklı bir biçimde de olsa), müşterilerle uzaktan çalışırken işbirliği yapmak, yüz yüze teması içeren yerinde çalışma kadar verimli olabilir. Bu tür durumlar göz önünde bulundurularak geliştirilmiş (özellikle uzaktan ilişki kurmayı kolaylaştıran) çeşitli türlerde anlık mesajlaşma ve araçlar size şüphesiz yardımcı olacaktır.

Bununla birlikte, önemli olanın bildirilen ihtiyaçlara karşı esnek kalmak ve değişen durumlara uyum sağlamaya hazır olmak olduğunu unutmayın. Konum, iletişim biçimleri ve görevlerinizi yerine getirme şekliniz ne olursa olsun, kaliteli hizmet sağlamak için süreçlerinizi sürekli iyileştirmeye çalışmak, müşterilerle etkili bir şekilde işbirliği yapmanın anahtarıdır.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Nicole Mankin

Olumlu bir atmosfer yaratma ve çalışanlar için değerli bir ortam yaratma konusunda mükemmel bir yeteneğe sahip İK yöneticisi. Yetenekli insanların potansiyelini görmeyi ve gelişmek için onları harekete geçirmeyi seviyor.

Tüm gönderileri görüntüle