CRM Temizleme İpuçları

CRM yönetiminin veya müşteri ilişkileri yönetiminin birincil amaçlarından biri, kim olduklarını ve onlara nasıl ulaşılacağını daha iyi anlamak için müşteri verilerini toplamak, düzenlemek ve analiz etmektir. Doğru verilerle donanmış CRM'niz iş akışlarını düzene sokabilir, müşteri sadakatini ve elde tutmayı iyileştirebilir ve karlılığı artırabilir.

Ancak sürekli bir müşteri bilgisi akışı ile, CRM sisteminizin analiz ve içgörü oluşturma için kullandığı bilgilerin doğru ve güncel olduğundan emin olmak için düzenli veri temizliği yapmanız hayati önem taşır.

CRM veri temizliği karmaşık bir süreç olabilir; işte bunu kolaylaştıracak bazı ipuçları.

“Temiz” Bir CRM Neden Önemlidir?

Bir CRM birkaç amaca hizmet eder. Müşteri verilerini toplamaya, düzenlemeye ve bölümlere ayırmaya yardımcı olur, müşteri ilişkilerini besler, satış hunisini optimize eder ve müşteri hizmetlerini kolaylaştırır.

Ancak bir CRM'nin başarılı sonuçlar üretme yeteneği, verilerin kalitesine bağlıdır. Temiz verilerle daha hızlı ve daha verimli çalışabilir. Bunun sonucunda:

• Gelişmiş müşteri memnuniyeti
• Daha iyi kararlar
• Tasarruf

Ancak veriler temiz olmadığında, çalışanınızın işini yüksek düzeyde gerçekleştirmesini engeller. Forbes'un belirttiği gibi: ¹

"Satış ve pazarlama uzmanları kirli veri yığınları arasında yüzerken, bilgiye dayalı veri odaklı kararlar vermekten zincirlenmiş durumdalar. Pazarlamacıların sadece %33'ü karar vermek için CRM verilerine güvenebileceklerini düşünüyor. Kötü veri kalitesi, ABD ekonomisine yıllık yaklaşık 3,1 trilyon dolara mal oluyor. Eski bir atasözünde olduğu gibi, 'çöp içeri, çöp dışarı'.

CRM sisteminizden ve çeşitli araçlarından en iyi şekilde yararlanmak için - özellikle otomasyona dayananlar - onları beslemek için temiz verilere ihtiyaç duyarlar. Bir süper otomobilin yüksek kaliteli benzine ihtiyacı olduğu gibi, bir CRM de birinci sınıf, güncel verilere ihtiyaç duyar.

Kirli Veri Nedir?

Şirketler, müşterilerden veya müstakbel müşterilerden iletişim verilerini toplamak için aşağıdakiler dahil çeşitli kanallar kullanır:

• Fiziksel vitrinler
• Satış ekipleri aracılığıyla yüz yüze iletişim
• web siteleri
• Mobil web siteleri
• Mobil uygulamalar
• Kataloglar
• Posta siparişleri
• Çağrı merkezleri

Bilgiler manuel olarak girildiğinde, bu kaçınılmaz olarak insan hatasına yol açmaktadır. Aynı şey otomatik veri toplama ve girişi için de söylenebilir; bu sadece daha az sıklıkta gerçekleşir. Ancak o zaman bile, bir müşteri yanlış veri girerse , bir makinenin bunu bilmesinin hiçbir yolu yoktur.

Kötü veriler, başlangıçta varsaydığınızdan daha yaygın bir sorundur.

Çeşitli sektörlerde ve şirket büyüklüklerinde 1.200'den fazla kuruluşun anketini yapan Experian Veri Kalitesi anketine göre, ortalama bir şirket, iletişim verilerinin %22'sinin bir şekilde yanlış olduğunu tahmin ediyor. ²

Peki, veriler nasıl kötüleşir?

Tipik olarak, bu dört yoldan biriyle gerçekleşir:

1. Eski veriler – Müşteri bilgileri zamanla bozulur. Bir yıl önce verdikleri bilgiler bugün aynı olmayabilir. İnsanlar hareket eder; yeni numaralar alırlar, e-posta adreslerini değiştirirler veya işleri değiştirirler. Data Axle'a göre, ³ posta listesi adreslerinin yaklaşık %4'ü, teslim edilemeyen postalarda yılda 180.000$'ın boşa gitmesine neden oluyor.
2. Yinelenen veriler – Verilerin kirlenmesinin en yaygın yollarından biri, yinelenen verilerin olmasıdır. Bu nedenle, bilgiler doğru olsa bile, yinelenen bir giriş , CRM'nizin analizini çarpıtır veya çift iletişimle sonuçlanır. Bunun yaygın nedenleri şunlardır:

• Manuel hata
• Listeleri birleştirme
• Hatalı CRM yazılımı
• Yanlış biçimlendirilmiş veriler – Verilerin girilme şekli ve sırası, çeşitli kombinasyonlardan biriyle yapılabilir. Adı, soyadı ve ardından iletişim bilgileri olabilir. Veya soyadı, adı, iletişim bilgileri. Ve benzeri. Veriler manuel olarak girildiğinde, bir çalışanın formları diğerinden farklı doldurması olasılığını açar.
• Müşteriler verilerini yanlış giriyor – Benzer şekilde, müşterilerden çevrimiçi formları doldurmaları istendiğinde, belirli bir kutuya yanlış bilgi girebilir veya bir şeyi yanlış yazabilirler.

Verilerinizi Temizlemenin Yolları

Kötü verilere sahip olmak pahalıdır. Harvard Business Review'a göre, her yıl 3 trilyon ABD dolarına mal oluyor: ⁴

"Kötü verinin bu kadar pahalı olmasının nedeni, karar vericiler, yöneticiler, bilgi çalışanları, veri bilimcileri ve diğerlerinin günlük işlerinde buna uyum sağlamaları gerektiğidir. Ve bunu yapmak hem zaman alıcı hem de pahalıdır. İhtiyaç duydukları verilerde çok sayıda hata var ve kritik bir son tarih karşısında, birçok kişi eldeki görevi tamamlamak için düzeltmeleri kendileri yapıyor.”

Ancak diğer işletmeleri engellediği için aynı şeyin sizin de başınıza gelmesi gerektiği anlamına gelmez. Neyse ki, veri temizliği için atabileceğiniz adımlar vardır , böylece sisteminizi optimize eder ve paradan tasarruf edersiniz.

Bazı basit CRM temizleme ipuçları aşağıdakileri içerir.

#1 Verileri Standartlaştırın

İlk olarak, daha fazla kötü verinin birikmesini önlemek veya en azından oluşma oranını azaltmak için önlemler alın.

Veri standartlaştırması bunu başarır.

Momentum verilerinin belirttiği gibi: ⁵ “Somut ve katı kurallar uygulanmazsa, çalışanlar uyumlaştırılması zor olacak verileri simetrik olmayan bir şekilde girecektir. Veritabanları büyüdükçe, veri standartları hızla kaybolabileceğinden bu durum giderek daha alakalı hale geliyor.”

CRM içinde veri toplama ve veri girişi için kurallar ve sistemler belirleyerek, parçalı metodolojilerin yerini alan iyi alışkanlıkları aşılayabilirsiniz. Uygun form doğrulama ve veri temizleme süreçlerinin uygulanması, hatalı veri girişlerini tamamen ortadan kaldırmaz, ancak meydana gelme sıklığını azaltır.

#2 Küçük Biçimlendirme Sorunlarını Düzeltin

Veriler söz konusu olduğunda, özellikle binlerce (veya milyonlarca) veri noktası olduğunda küçük sorunlar büyük baş ağrılarına neden olabilir.

Örneğin büyük harf kullanın. Formları doldururken kişiler ad ve soyadlarını büyük harfle yazamazlar; diğerleri adlarını tam olarak büyük harfle girebilir. Bu bir sorun gibi görünmeyebilir, ancak pazarlama e-postaları gönderiyorsanız ve e-posta kişinin adını yanlış büyük harfle yazarsa, kişiselleştirme hissini ortadan kaldırabilir.

Diğer bir yaygın manuel veri girişi sorunu, posta kodlarını, yani sıfırla başlayan posta kodlarını içerir. GB Sterling'den Thomas Bonneau'ya göre: ⁶

“[I]kötü bir veri dosyanız varsa, ülke çapındaki veri kümenizin yaklaşık %10'unu görmezden geliyor olabilirsiniz… Excel'de posta kodu ve Sütun içeren bir veri dosyanız varsa ve sütun doğru biçimlendirilmişse (Özel Posta Kodu veya Metin) , başında sıfır olan bir fermuarınız varsa (örneğin 02739) her şey harika görünecektir. Ancak, bu dosyayı CRM'nize aktarmak üzere bir CSV'ye kaydettiğinizde ve düzenlemek için yeniden açtığınızda, CSV bu sıfırı koruyan önceki Excel biçimlendirmelerini yok saydığından baştaki sıfır düşecektir."

Görünüşte bunlar küçük sorunlardır, ancak bu küçük hatalar değerli zamanınızı ve kaynaklarınızı boşa harcayarak kârlılığınıza zarar verebilir. Bu sorunları CRM'nize aktarılmadan önce ele alarak, çalışan hayal kırıklığını azaltırken paradan ve zamandan tasarruf edeceksiniz.

#3 Yinelenenleri Temizle

Hiç kimse bir şirket tarafından iki kez hedef alınmak istemez - sadık müşterisi olsalar bile. Spam gibi hissetmeye başlar.

Müşteri listeniz uzun değilse, yinelenen temizleme elle yapılabilir. Sorunun oluşmasını önlemek için bunu düzenli olarak yapın. Ancak, daha büyük bir işletmeyseniz, otomasyon yardımcı olabilir. Çoğu CRM sistemi, kopyaları algılayan kurallar ve koşullar belirlemenize olanak tanıyan otomatik özelliklere sahiptir.

Buradan, sisteminizi yinelenen içeriğin girilmesini otomatik olarak engelleyecek şekilde ayarladığınızdan emin olun.

#4 Verilerinizi Arşivleyin

Şu anda kullanmadığınız ancak gelecekte ihtiyaç duyabileceğiniz verileriniz mi var?

Şirketlerle ilgili ortak bir sorun, uyumluluk yönetmeliklerine göre geçmiş verileri depolamak zorunda olmalarıdır. Bunun çözümü, bu bilgileri arşivlemektir. Bunu yaparak, verilerin güvenli bir şekilde saklanmasını ancak sistemi artık etkilememesini sağlayabilirsiniz. Bu, depolama alanını boşaltır, işlem sürelerini hızlandırır ve mevcut kayıtları aramayı kolaylaştırır.

Benzer şekilde, silebileceğiniz eski veriler de silinmelidir.

#5 Alanları Birleştirin

Bazı durumlarda, gereksiz değilse de benzer bilgiler içeren veri girişi için birkaç alan olabilir. Giriş seçeneklerini azaltarak, yinelenen veya yanlış veri girişi olasılığını azaltırsınız.

#6 Verilerinizi Zenginleştirin

Bazı durumlarda, veriler eksik olduğunda kirli olarak kabul edilebilir. Posta kodu eksik olabilir. Veya bir e-posta adresiniz olabilir ancak telefon bağlantınız olmayabilir. Bilgileri olmayan kişilerinizi işaretleyin ve ardından boşlukları doldurup dolduramayacağınıza bakın.

#7 CRM Çabalarınızı Dış Kaynaklardan Alın

Özellikle daha büyük bir şirketseniz, CRM verilerinizi yönetmenin en kolay yollarından biri, süreci bir veri temizleme şirketinden temin etmektir. Bu uzmanlar, verileri temizlemek için gereken becerilere, deneyime ve araçlara sahiptir.

Bu varlıkların çoğu ayrıca veri zenginleştirme hizmetleri de sağlar. Bu, verilerinizi bir çırpıda temizleyip geliştirebileceğiniz anlamına gelir. Dış kaynak kullanarak, dahili ekiplerinizin zamandan ve paradan tasarruf etmesini sağlayarak en iyi yaptıkları şeye odaklanmalarını sağlayabilirsiniz.

CRM Temizleme Basitleştirildi

Daha iyi veriler, daha faydalı bilgiler anlamına gelir. Düzenli bir CRM temizliği gerçekleştirerek, sisteminizin eyleme geçirilebilir müşteri bilgileriyle beslenmesini sağlayabilirsiniz.

Buradan, yapılacaklar listenizdeki bir sonraki öğeye atlayabilirsiniz. Pazarlama çabalarınızı geliştirmek için eyleme dönüştürülebilir CRM verilerini kullanmak ister misiniz?

Bu konuda yardımcı olabiliriz.

Burada Power Digital'de, pazarlama stratejinizin bütünsel bir resmini oluşturacağız ve ardından KPI'larınıza ulaşmanıza yardımcı olmak için denenmiş ve gerçek teknikleri kullanacağız - artık temiz olan CRM verilerinizi etkili bir şekilde kullanmak da dahil. Başlamak için bugün ulaşın.

Kaynaklar:

1. Forbes. Veri Hijyeni İçin En İyi Uygulamalar. https://www.forbes.com/sites/falonfatemi/2019/01/30/best-practices-for-data-hygiene/?sh=1fde3d072395
2. Danışmanlık. Kötü Verinin Maliyeti. https://econsultancy.com/the-cost-of-bad-data-stats/
3. Veri Aksı. Bilgi grafiği: Veri bozulması, satış ve pazarlama stratejilerinizi nasıl etkiliyor? https://www.data-axle.com/resources/blog/infographic-how-data-is-tanking-your-sales-and-marketing-strategies/
4. Harvard İşletme İncelemesi. Kötü Verinin Maliyeti Yılda 3 Trilyon ABD Doları. https://hbr.org/2016/09/bad-data-costs-the-us-3-trillion-per-year
5. Momentum Verileri. Satış Verimliliği için 9 CRM Veri Temizleme Taktikleri. https://momentumdata.com/9-crm-data-cleanup-tactics-for-sales-productiveness/
6. Döngü. Nihai CRM Veri Temizleme Kontrol Listesi. https://blog.insycle.com/the-ultimate-crm-data-cleanup-checklist