Kayıp, yanlış, eksik faturalarla başa çıkmak için 6 harika yöntem

Kayıp, yanlış ve eksik faturalar her muhasebecinin ve işletme sahibinin baş belasıdır. En iyi ürünleri satabilir veya harika hizmetler sunabilirsiniz, ancak faturalarınızda hatalar varsa, paranızı zamanında alamayabilirsiniz. Hatalı fatura düzenlemek, ödeme sürecini daha uzun ve daha karmaşık hale getirir. Faturanız kaybolursa herhangi bir ödeme alamazsınız. Bu tür sorunlardan nasıl kaçınırsınız? Kayıp, yanlış veya eksik faturalarla nasıl başa çıkılır. Daha fazlasını öğrenmek için makaleyi okuyun.

Kayıp, yanlış, eksik faturalar – içindekiler:

1. Kayıp fatura – sonuçları
2. Faturaları kaybetmekten nasıl kaçınılır
3. Müşteriniz yanlış bir fatura aldığında ne olur?
4. Yanlış fatura düzenlenmesi nasıl önlenir?
5. Eksik fatura – ne tür sorunlar beklenebilir?
6. Eksik fatura düzenlemekten nasıl kaçınılır?

Kayıp fatura – sonuçları

Kayıp fatura nedir? Müşteriye hiç ulaşmamış bir belgedir. Böyle bir durumun birçok farklı nedeni olabilir. En sık görülen nedenler şunlardır:

• Yanlış adres verileri
• Yanlış müşteriye fatura göndermek
• fatura kesilmedi
• Mektup posta şirketi tarafından kayboldu

Faturayı kaybetmenin sonucu , müşteriden ödeme yapılmamasıdır. Sizden belge almayan müşteri ödeme yapmayacaktır. Faturanızın henüz ödenmediğini öğrenmek kolay değildir – tek yol müşterilerinizden sürekli olarak teyit almaktır, aksi takdirde ödenmemiş bir faturanın tek işareti hesabınızda ödeme olmamasıdır. Böyle bir durumda kayıp belgeyi yeni ödeme tarihi ile tekrar göndermek zorunda kalacaksınız. Bu, paranız için uzun süre beklemeniz gerekeceği anlamına gelir.

Faturaları kaybetmekten nasıl kaçınılır

Geleneksel bir postalama biçimi kullanıyorsanız, kayıtlı postayı veya alındı ​​onayı olan postayı seçmeye çalışın. Bu, belgelerinizin hedeflerine ulaştığından emin olmanızı sağlayacaktır. Faturanın kendisine teslim edileceğinden emin olmak için postanızı göndermeden önce müşterinizin adresini dikkatlice kontrol edin. Elektronik faturalar daha iyi bir seçenektir, e-posta ile gönderebilirsiniz ve çözüm geleneksel postadan çok daha hızlıdır. E-posta sisteminde, e-postanızın onayını almanızı sağlayan bir alındı ​​seçeneği vardır. Bu tür seçenekler sayesinde faturanızın doğru kişiye ulaştığını hızlıca öğreneceksiniz.

E-posta adresinde hata yapmaktan nasıl kaçınılır? Faturalama yazılımı bu gibi durumlarda çok kullanışlıdır. Adresin her zaman doğru olduğundan emin olmak için istemcinin doğru verilerini sadece bir kez girmeniz gerekir. Faturalama yazılımı, tekrarlayan faturalar düzenlemenize yardımcı olacak ve genellikle belgelerinizi daha iyi organize etmenize yardımcı olacaktır.

Müşteriniz yanlış bir fatura aldığında ne olur?

Her fatura, işlemin ana amacının ne olduğunu açıkça belirtmelidir. Alıcının faturanın ne için olduğu konusunda herhangi bir şüphesi olmamalıdır. İşlemin amacının tam olarak belirlenmemesi, ödeme sürecini uzatabilir. Belgenizde kullanılan tüm terimleri ve ifadeleri anlayabilirsiniz, ancak özellikle jargon veya kesin olmayan ifadeler kullanmaya meyilliyseniz, müşterileriniz bunları anlamayabilir.

“ Hizmet no 5 ” ibaresi sadece sizin için anlaşılabilir ancak onlarca, yüzlerce ürün siparişi veren firma, ürün veya hizmetin faturadan tanımlanması konusunda büyük bir sorun yaşayacaktır. Bu tür ifadeler birçok şüpheye neden olabilir - burada 5 rakamının satıcıyı mı yoksa alıcıyı mı tanımladığı net değildir. Hizmetin nesnesi hakkında da bilgi yoktur.

Aynı şekilde “ 5 numaralı siparişe göre mal ” ibaresi de belirsizdir. Mallar, sayıları, türleri, sevkıyatları veya fiyatları hakkında fazla bir şey bilmiyoruz. Bu fatura, alıcının şirketinin departmanları arasında dolaşacak ve tüm sorunlar çözülene kadar size ödeme yapılmayacaktır.

Ödeme bölümü ile bağlantılı olarak kullanılan ifadelerde bazı hatalar olabilir. İfadeleri kullanmayın: aldıktan sonra, ayın sonunda, son iş günü – bu hatalara yol açabilir. Müvekkiliniz bu tür ifadeleri kendi tarzında anlayabilir. Ödeme süresiyle ilgili kesin olmayan bilgiler ödemede gecikmeye neden olabilir - beklendiği zaman paranızı alamazsınız.

Yanlış fatura düzenlenmesi nasıl önlenir?

Tek çözüm kesin ve doğru ifadedir. Kolay anlaşılır faturalar ödeme süreçlerini hızlandırır. Faturanızda, müşterinin siparişlerinde bulunan aynı ifadeyi kullanın. Benzer şekilde, müşterinizle sözleşmeniz varsa, sözleşmedeki ifadeyi kullanın. Bu sayede müşteriniz faturadaki kalemler hakkında iki kez düşünmek zorunda kalmayacak.

Ya siparişiniz ya da anlaşmanız yoksa? EAN (Avrupa Ürün Numarası) numarasını veya GTIN (Global Ticari Ürün Numarası) numarasını kullanmayı deneyin – bu numaralar satılan ürünleri açık bir şekilde tanımlar. Peki ya hizmetler - bunları tam olarak tanımlayın, sağlanma tarihini verin.

Kısmi faturalar düzenlerseniz, ek bilgiler ekleyin. Müşterinizin faturanın doğruluğunu kontrol etmesine yardımcı olacaktır. Gerçekleştirilen görevlerin kapsamını sunan ayrıntılı bir liste olabilir. İyi bir uygulama, sözleşmenin bazı hükümlerini dahil etmektir. Belge ne kadar şeffaf ve anlaşılır olursa ödeme bölümüne o kadar hızlı ulaşır.

Ödeme tarihini ayarlamak, faturanızın vadesinin geleceği kesin günü verir. Kullanıyorsanız, daha önceki ödemeler için indirimler hakkında bilgi verin. Geciken ödemeler için ücretler hakkında bilgi verin. Müşterileriniz önceden ne bekleyeceklerini bilmelidir - bu onların ödeme planlarını yönetmelerine yardımcı olur. Faturaların bu şekilde dikkatli bir şekilde yönetilmesi, müşterilerinize ve size de birçok fayda sağlayacaktır - faturaların mutabakatı kesinlikle çok daha kolay olacaktır.

Eksik fatura – ne tür sorunlar beklenebilir?

Eksik bir fatura, verilerin eklenmesi zaman gerektirdiğinden faturalama sürecini yavaşlatır. Eksik faturalar genellikle ödeme kuyruğunun sonunda taşınır. Eksik bir faturanın müşteri tarafından ödenmesi pek olası değildir. Eksik bilgiler bulunmalı ve açıklanmalıdır. Birinin bu sorunla ilgilenmesi gerekiyor. Müşteriler değerli zamanlarını bu tür sorunlarla uğraşmaktan hoşlanmazlar. Genel olarak, faturanız bir kez eksikse sorun olmaz, ancak sık yapılan hatalar müşterinizi sizinle işbirliğini durdurmaya teşvik edebilir. Eksik faturalar, yönetiminizin durumu hakkında kötü konuşur. Fatura gibi değer ve önem taşıyan belgelerdeki hatalar, müşterilerde ve sorularda şüphe uyandırır. Faturalarda sipariş tutamazsınız, dolayısıyla şirketinizde başka bir yerde sipariş yoktur.

Eksik fatura düzenlemekten nasıl kaçınılır?

Faturanızı göndermeden önce tüm önemli verileri tekrar kontrol edin. Ödeme tarihine ve yöntemine dikkat edin. Eksik veriler, belirlenen tarihte ödeme yapılmamasına neden olacaktır. Bu tür hoş olmayan olaylardan kaçınmak daha iyidir. Faturalarınızı düzenlemek için hazır şablonları kullanın. İyi bir değer şablonu, yasaların gerektirdiği tüm gerekli unsurlara sahip olmalıdır. Uzman tarafından profesyonelce hazırlanmış şablonlar ile faturalama yazılımı kullanmakta fayda var. Bu tür şablonlarla faturalarınız düzenli, düzenli ve eksiksiz olmalıdır. Faturalandırma süreci iyi organize edilmeli ve faturalarınız kusursuz ve hatasız olmalıdır.

İçeriğimizi beğendiyseniz, Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest'teki meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Andy Nichols

5 farklı derece ve sonsuz motivasyon rezervine sahip bir problem çözücü. Bu onu mükemmel bir İşletme Sahibi ve Yönetici yapar. Çalışanları ve ortakları ararken, dünyaya açıklık ve merak, en çok değer verdiği niteliklerdir.

Tüm gönderileri görüntüle