proje yönetiminde başarının tanımı | #9 Proje yönetimine başlarken

Bir projenin başarılı olması ne anlama gelir? Tek kriteri, sonuçların belirlenen süre içinde teslim edilmesi ve giderlerin planlanan bütçe dahilinde kapatılması mı? Peki ya projenin gerçekleştirilen hedefi, müşterinin beklentilerini karşılamıyorsa? Veya aksi takdirde, paydaşlar tarafından önemli görülen kriterleri kaçırıyor mu? Bugünün makalesinde, proje yönetiminde başarının tanımını tartışıyoruz.

Proje yönetiminde başarının tanımı – içindekiler tablosu:

1. giriiş
2. Proje başarısının tanımı
3. Tamamlama ve kabul kriterlerinin tanımı
4. KPI. gecikmeli göstergeler
5. Özet

giriiş

Her proje kendi yasalarına tabidir. Bu nedenle, proje uygulama yönteminin yanı sıra - her seferinde belirli bir projenin özelliklerine göre başarı kriterlerini seçmemiz ve ayarlamamız gerekiyor. Bir yandan, tamamlamanın teknik bir tanımını oluşturmak, diğer yandan proje sonuçlarının alıcısının bakış açısından formüle edilmiş kabul kriterlerini oluşturmak çok önemli olabilir. Öte yandan birçok proje için, proje uygulamasının çok boyutlu bir değerlendirmesine izin veren uygun KPI'lar, yani temel performans göstergeleri oluşturmak da aynı derecede önemlidir.

Proje başarısının tanımı

Paydaşlar, projenin vizyonu üzerinde çalışırken şimdiden başarının tanımının ne olacağını merak ediyor. Pek çok proje için zamanlama çok önemli olacak - sonuçta Ocak ayında yapılacaksa yatırımcılar için gösterişli bir Noel partisi düzenlemenin ne anlamı var? Belki de bu durumda bütçeyi aşmak, bir günlük zaman kaymasından bile daha az önemli olacaktır.

Bir yardım balosunun uygulanması durumunda, tam tersi olabilir - salonun kiralama maliyetini azaltmak için etkinliğin tarihini erteleyebiliriz. Yine yöresel ürünleri tatma amaçlı bir parti düzenliyorsak, uygulamanın hem zamanı hem de maliyeti kalite önceliğine bırakıyor. Organizasyonu en iyi mevsimlik yiyeceklerin mevcudiyeti ile dengelememiz gerekiyor.

Sonuçta, PMBOK'a göre , bir projenin başarısının en önemli belirleyicisi , müşterinin bakış açısıyla veya dahili projeler söz konusu olduğunda son kullanıcının bakış açısıyla projenin sonucu. Ancak, proje ekibine ayrıntılı görevler üzerinde çalışırken eşlik edebilmesi ve aynı zamanda paydaşlar için anlaşılır olması için proje yönetiminde bir başarı tanımı nasıl oluşturulur?

Tamamlama ve kabul kriterlerinin tanımı

Proje yönetiminde başarının tanımı genellikle Proje Yöneticisi tarafından paydaşlarla işbirliği içinde oluşturulur. Nihai sonucun bir başarı olarak kabul edilmesi için karşılaması gereken kriterleri belirlemeyi kabul etmesi gerekenler onlardır. Sonucu değerlendirirken onların görüşleri de çok önemlidir.

Bu nedenle, bir projeye başlarken sadece sonucun ne olması gerektiğinin değil, aynı zamanda başarı kriterlerini karşılayıp karşılamadığının nasıl kontrol edileceğinin de mümkün olduğunca açık olması önemlidir. Bu noktayı daha net hale getirmek için Scrum projelerinde kullanılan terminolojiyi kullanacağız. Bunlar “tamamlanma tanımı” ve “kabul kriterleri”dir. Bir şirketin web sitesini oluşturmaya yönelik bir proje örneğini düşündüğümüzde ikisi arasındaki fark mükemmel bir şekilde görülebilir.

Tamamlama tanımı , sitenin teknik bir tanımını sağlayacaktır: düzgün bir şekilde korunacak, bir ana sayfa ve dört alt sayfadan oluşacak ve başlıkta müşteriler için bir oturum açma paneli olacaktır. Başka bir deyişle, tamamlama tanımı ile proje ekibi neyi uygulayacağını bilir.

Öte yandan, proje ekibi kabul kriterlerini net bir şekilde tanımlayarak tüm bu faaliyetleri neden yapacağını ve yapılan işin nasıl iş değerine dönüşeceğini bilir. Dolayısıyla kabul kriterleri, projenin sonucunun kullanıcının bakış açısından tatmin edici olup olmadığını kontrol etmek için kullanılacaktır. Yukarıdaki örneği kullanarak web sitesi çeşitli cihazlarda kolayca görüntülenecek ve kullanıcının kullanıcı adı ve şifreyi girdikten sonra müşteri paneline gitmesini sağlayacaktır.

Bir an için etkinlikleri organize etme örneğine dönecek olursak , proje tamamlamanın tanımı örneğin şunları içerebilir :

• etkinliğin tarihi ve yeri,
• yeri hazırlanan misafir sayısı,
• Menü,
• müzik eşliğinde sağlanır.

Öte yandan kabul kriterleri, parti katılımcılarının beklenen deneyimiyle ilgili olabilir, örneğin:

• mekanın ferahlığı,
• sunulan içeceklerin kalitesi,
• Aynı masada oturan tüm konuklara aynı anda yemek servisi.

KPI. gecikmeli göstergeler

Temel Performans Göstergeleri (KPI), temel hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını değerlendirmek için proje yönetiminde başarının temel belirleyicileridir . Gecikmeli göstergeler, proje uygulamasının başarısını değerlendirmek için kullanılabilir. KPI'ların nihai değerini tahmin etmek, proje başarısından bahsetmek için karşılanması gereken minimum kriterleri tanımlamayı mümkün kılar. Ancak, yalnızca aşağıdakiler gibi ölçülebilir sonuçları değerlendirmek için uygundurlar:

• görev uygulama maliyeti
• yürütmenin zamanında olması
• projeyi uygulamak için kullanılan adam-saat veya diğer kaynakların sayısı
• çevresel yük
• emek girdisinin kuruluş için kara çevrilmesi.

Yönetim pratiğinde bu amaçla kullanılan yüzlerce gösterge vardır, bu nedenle projenin başında bunların seçilmesi Proje Yöneticisinin önemli görevlerinden biridir. Sonuçta, mesele her şeyi ölçmek değil, yalnızca projenin durumu ve proje yönetimindeki başarı hakkında gerçekten ilgili bilgileri sağlayan şeydir. Bunların sayısı 20'yi geçmemeli, daha küçük projelerde ise sayıları 5'i geçmemelidir.

Özet

Proje yönetiminde başarı, yalnızca harcanan çabaya, pazar durumuna ve etkili liderliğe bağlı değildir. Neyi başarı olarak kabul ettiğimizi doğru bir şekilde tanımlamak da çok önemlidir. Ve hatta tahmin edilemeyen ek faktörler. Ne de olsa, müşterinin bakış açısından, son dakika doğaçlama bir çözüm çok tatmin edici olabilir. Bununla birlikte, başarı ve proje tamamlamanın ayrıntılı tanımlarını ve günlük olarak iyi formüle edilmiş kabul kriterlerini uygulamak yerine, başarısız olma tehlikesiyle karşı karşıya olan projeleri son dakikaya kurtarmanın kabadayılık stratejileri arasında doğaçlamayı bıraksak daha iyi olur.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

1. proje nedir?
2. proje yönetimi nedir?
3. Projeler nasıl yönetilir?
4. Proje yönetimi yöntemleri
5. proje türleri
6. 4 örnek proje
7. projelerin önceliklendirilmesi
8. Proje faaliyet alanları
9. Proje yönetiminde başarının tanımı