Ekip Problem Çözme Oturumlarını Hızlandırmak için PDCA Döngüsü Nasıl Kullanılır

PDCA döngüsü, ekibinizin hizada kalmasına yardımcı olacak harika bir araçtır; düşüncelerini ve eylemlerini düzenlemeye yardımcı olmak. Çoğu ekip, ekip çalışmasının ilk aşamalarındayken ve kalite iyileştirme hakkında çok az veya hiçbir şey bilmiyorken rotalarından sapma eğilimindedir. PDCA Döngüsünün yardımcı olabileceği yer burasıdır.

PDCA döngüsünün anlaşılması oldukça kolay görünüyor, ancak bunun birçok katmanı var. Bu gönderide, eylem döngüsünü kontrol etme planının her adımını ele alacağız ve size döngüyü hızlandırmak için kullanabileceğiniz araçlar sağlayacağız.

Takımınızın problem çözme oturumlarını geliştirmek için bu güçlü tekniği nasıl kullanabileceğinizi öğrenelim.

PDCA nedir?

Döngüyü tanımlamanın en iyi yolu bir grafiktir. Döngü, dört adımda saat yönünde akar; Planla, Yap, Kontrol Et ve Harekete Geç. Ve bir ekibin bir süreci incelerken ve bir plan tasarlarken, bir test yürütürken, sonucu kontrol ederken ve bunu tam ölçekte uygularken izleyeceği süreci tanımlar.

Planla-Uygula-Kontrol Et-Uygula Döngüsü, yinelemeli dört adımlı bir yönetim yöntemidir. Ekipler tarafından sorunların üstesinden gelmek ve bunlara çözüm bulmak ve iş süreçlerini iyileştirmek için kullanılabilir. Birçok kuruluş, kalite iyileştirme çabalarını organize etmek için PDCA modelini kullanır.

PDCA döngüsünü kullanırken hatırlamanız gereken bir şey, bunun uçtan uca bir sürecin aksine sürekli bir süreç olduğu, dolayısıyla asla bitmediğidir; sürekli iyileştirme için adımların tekrar tekrar tekrarlanması gerekir.

Act'in son aşamasına geldiğinizde, hemen başlangıca geri dönmeniz ve her şeye yeniden başlamanız gerekir. Maliyetleri sürekli olarak azaltmak için sürekli sorunları araştırın, üretim ve hizmet sistemini, kalite ve verimliliği iyileştirin.

Yalın üretim felsefesinin önemli bir parçası olarak, yönetim ve üretimde sürekli iyileştirme için bir çerçeve olarak yaygın olarak kullanılmaktadır.

PDCA döngüsü ilk olarak 1930 yılında kalite uzmanı Walter Shewart tarafından geliştirildi - dolayısıyla Shewart Döngüsü olarak da bilinir. Daha sonra Dr. W. Edwards Deming tarafından yönetime uygulandı ve Deming Döngüsü olarak bilinmeye başladı.

PDCA Döngüsünü Kullanmanın Faydaları

• Etkili bir çözüm bulmanın hızlı bir yolunu sağlayan bir problem çözme yöntemi
• Sürekli ve sürekli iyileştirme sağlamak
• Her büyüklükteki şirkette uygulanabilir ve uyarlanması ve uygulanması kolaydır
• Uygulanan bir projenin etkinliğini sürekli olarak izlemek için bir fırsat yaratın
• Herhangi bir finansal kayba yol açmadan önce herhangi bir risk veya sorunu zamanında tespit edin
• Çalışanların süreç ve süreçte oynadıkları rol hakkında farkındalığını artırın.

Bununla birlikte, bazı dezavantajları da içerir. PDCA süreci, tüm sorumlu kişilerin katılımını gerektirir; bu, başka projelerde yer almaları halinde oldukça zor olacaktır. Ayrıca, analizden teste kadar değişen birden fazla adım içerir, bu nedenle acil sorunları çözmek için harika bir araç değildir.

Kontrol Et Eylemi Planla modeli ne zaman kullanılır?

• Yeni bir iyileştirme veya değişiklik projesi yürütmek
• Yeni bir ürün, hizmet veya süreç tasarlarken
• Uyumluluğu planlarken, uygularken ve kontrol ederken
• Sorunları takip etmek ve çözmek için
• Sürekli iyileştirmeyi uygulamak
• Çözülmekte olan belirli bir sorunla ilgili bir iş sürecini değerlendirmek

Çoğu organizasyonda, model yaygın olarak süreçlerdeki değişiklikleri uygulamak ve iyileştirmek için kullanılır.

PDCA Döngüsü Nasıl Kullanılır

PDCA döngüsünün dört aşaması vardır. Bunları, ilgili adımlarla birlikte aşağıda listeledik.

Planla – Problemi Tanımla ve Analiz Et

Bu adım, test edilebilen eyleme geçirilebilir bir planla sona ermektedir. Bunu yapmak için, öncelikle iyileştirilmesi gereken süreçle birlikte sorunu tanımlamanız gerekir.

1. Süreci seçin, tanımlayın ve tanımlayın; başlangıç, bitiş, aradaki adımların sırası, ne yaptığı, dahil olan insanlar, ekipman malzemesi ve kullanılan kaynaklar ve çevresel koşullar.
2. Anahtar oyuncuları tanımlayın; iç ve dış müşteriler, tedarikçiler, süreç sahipleri ve operatörler
3. Müşteri beklentilerini anlayın; hem dış hem de iç müşterilerin özel ihtiyaçlarını belirlemek. Ne istiyorlar, ne zaman, nerede, hangi miktarlarda vb.
4. Araştırma; performansını anlamak için süreçle ilgili mevcut geçmiş verilere bakın ve süreci doğru bir şekilde anlamak için ihtiyaç duyacağınız diğer verileri belirleyin
5. İşlemle ilgili sorunu belirtin; örneğin, müşteri beklentilerinin karşılanamaması, daha uzun çevrim süresi, kaynak eksikliği vb. neden olabilir.
6. Kök nedenini belirleyin; Birincil nedenlerini bulmak için problem etrafında beyin fırtınası yapın
7. Bir çözüm bulun: Süreci iyileştirmek için uygulanabilecek çözümler geliştirin. Çözümleri etkinliklerine göre önceliklendirin.
8. Eylem planını geliştirin: Planı uygulamak için atmanız gereken adımları, ihtiyacınız olan kaynakları, sorumlu kişileri belirleyin ve bir zaman çerçevesi belirleyin.

İşte bu adımda kullanabileceğiniz bazı araçlar,

• Akış şeması/ süreç haritaları; Akış şemaları, süreci görselleştirmek ve baştan sona adımların akışına hızlı bir genel bakış sağlamak için kullanılabilir. Kulvarlar ekleyin ve ilgili farklı departmanları veya sahipleri de vurgulayabilirsiniz.

• Yakınlık diyagramı; bu araç, araştırma, anketler, geri bildirimler, konuşmalar vb.'den topladığınız tüm verileri kategorilere ayırmanıza yardımcı olur. Bunu yaparak, bir çözüm bulurken yararlı olabilecek verilerdeki tüm temaları anlayabileceksiniz.

• Neden ve etki diyagramı; Bu araç, siz ve ekibiniz sorunun ana nedenlerini belirlemek için beyin fırtınası yapmanız gerektiğinde kullanışlı olur.

• Etki çaba matrisi; çözümlere öncelik verirken, sahip oldukları etkiye ve alacağı çabaya göre çözümlere öncelik vermek için etki çabası matrisini kullanabilirsiniz.

• Eylem Planı: Bunu, temel görevleri, ihtiyaç duyulan personeli, kaynakları ve planın zaman çerçevesini ekibin geri kalanına hızlı bir şekilde belirlemek ve iletmek için kullanın.

Yapın – Çözümler Geliştirin ve Planı Uygulayın

İlk adımda oluşturulan plan bu aşamada teste tabi tutulur.

Deneme, müşterilerle küçük bir ölçekte, bir laboratuvarda veya bir üretim ortamında yürütülmelidir. Sonuçları gözlemlemek için küçük bir pilot proje uygulamak, tamamen başarısız bir projenin çok büyük bir maliyetine katlanmak zorunda kalmadan hataları belirlemeye yardımcı olur.

Belirlediğiniz sorunun ortadan kaldırılmasında seçtiğiniz çözümün ne kadar etkili olduğunu anlamak için kullanabileceğiniz belirli önlemlere sahip olmak da aynı derecede önemlidir.

Kontrol Et – Sonuçları Değerlendir

Ekip, hareket halindeki test planının sonuçlarını kontrol eder. Sürecin performansı iyileşti mi? Müşteri grubu değişikliği fark etti mi?

Test planından veri toplarken, plana göre neyin işe yaradığını ve neyin gitmediğini belirleyin.

Seçilen çözümün büyük ölçekte uygulanıp uygulanamayacağını belirlemek için verileri analiz edin ve sonuçları ölçün. Çözüm düşündüğünüz kadar etkili olmadıysa, başka bir çözüm için bir plan hazırlamanız ve Yap ve Kontrol Et adımlarını tekrarlamanız gerekecektir.

Harekete Geçin – İyileştirmek ve Yeniden Planlamak için Geri Bildirimi Kullanın

Bu adımda, planın tam olarak uygulanması gerçekleştirilir. Uygulamadan önce, test sırasında keşfettiğiniz iyileştirmeleri plana uygulayın.

• Kuruluşun geri kalanını iyileştirilmiş plan ve önemi hakkında eğitin
• İş rollerini değiştirmelerine yardımcı olmak için çalışanlara gerekli eğitimi sağlamak
• Bir prosedürü yürütürken herkesin aynı formatı kullanmasını sağlamak için prosedürleri standartlaştırın
• Değiştirilen sürecin uygulanmasını izlemek ve kontrol etmek için bir süreç koyun

Burada, yeni ve geliştirilmiş süreci göstermek için birinci adımdaki mevcut durum akış çizelgenizi yeniden yapabilirsiniz.

Planlamaya, Yapmaya, Kontrol Etmeye, Harekete Geçmeye Hazır mısınız?

Deming Döngüsü veya PDCA döngüsü, bir organizasyonun iyileştirme faaliyetlerine rehberlik etmek için harika bir araçtır. Yukarıda gösterilen adımları takip etmek oldukça kolaydır ve bunlara bağlı kalırsanız etkili sonuçlar elde edersiniz.

Bizimle paylaşacak bir şeyiniz varsa, aşağıdaki yorumlar bölümünde bize bildirin.