Gelen Kutunuzu Temiz Tutmak için 8 E-posta Yönetimi İpuçları

E-posta gelen kutunuzu temiz tutmanın kaybedeceğiniz bir savaş olduğunu mu düşünüyorsunuz? Size yardımcı olmak için içerik pazarlama stratejisti Zoe Devitto aşağıda bazı e-posta yönetimi ipuçlarını paylaşıyor.

Günümüz dünyasında görünüşe göre herkesin ve papağanlarının bir e-posta hesabı var.

Belki de farklı amaçlar için birden fazla e-posta adresiniz var (burada suçlu). Ancak, oluşturduğum kaç e-posta hesabından bağımsız olarak, gelen kutumun her zaman temiz ve düzenli olduğunu söylemekten gurur duyuyorum.

Ama her zaman böyle olmadı (oh, hayır!).

Ben de orada bulundum. Karşı konulmaz bir bedava karşılığında kaydolduğunuz tüm aboneliklerin kontrolünü kaybettiğinizde o karanlık yer. Veya e-posta hunileri sizi alışveriş sepetinizde bıraktığınız o ürünü satın almaya ikna etmeye çalıştığında.

Belki de bonanza arasında kaybolan bir müşteriden ara sıra gelen önemli mesaj bile ( hayır bueno ).

E-posta yönetimi ipuçları: gelen kutunuzu nasıl temizlersiniz

Ama o zaman alıcı günler artık geride kaldı. Kendi adıma minimum çabayla gelen kutumu düzenli olarak temiz tutan e-posta yönetimi ipuçlarını öğrendim.

Buna 'Gelen Kutusu Sıfır Yöntemi' demeyi seviyorum. Zaman kaybetmemek için e-postaları dosyalar halinde düzenlediğim bir sistem. Bu sayede görsel ıvır zıvırdan kurtulurken ilgili e-postalara cevap verebiliyorum.

İlgili: Bu ücretsiz e-posta pazarlama kursuyla e -postalarınızdan nasıl daha fazla satış yapacağınızı öğrenin

Gelen kutunuz ezici mi hissediyor? Bazı iyi e-posta yönetimi ipuçlarım var ve bunları aşağıda paylaşıyorum.

Hadi başlayalım.

#1. Belirli amaçlar için ayrı e-posta hesapları oluşturun

Birçok mükemmel ücretsiz e-posta sağlayıcısı mevcut olduğundan, bugünlerde tek bir e-posta hesabı olan birini bulmak nadirdir.

Birden fazla hesaba sahip olmak (yani, iş e-postaları için bir, kişisel e-postalar için başka bir hesap ve ücretsiz indirmeler gibi çevrimiçi hizmetler için üçüncü bir hesap) e-posta düzenlemeyi kolaylaştırır.

İş e-posta hesabı

Bu hesabı ne pahasına olursa olsun gereksiz e-postalardan koruyun. Bu, arkadaşlarınızla ve ailenizle paylaşmayın anlamına gelir. Bu e-posta hesabıyla asla haber bültenlerine abone olmayın.

Aile ve arkadaşlar e-posta hesabı

Sadece en iyi arkadaşlarınız ve yakın aile üyeleriniz için oluşturulmuş özel bir e-posta hesabı. Kişisel acil durumlar ve iletişim formları için de kullanabilirsiniz.

Sosyal e-posta hesabı

Bu, en esnek e-posta hesabınız ve büyük olasılıkla en açılmamış e-postalara sahip hesabınız olacaktır.

Her hesap için farklı e-posta sağlayıcıları kullanıyorsanız, bir e-posta istemcisine sahip olmak yardımcı olabilir. E-posta istemcileri, farklı e-posta servis sağlayıcılarından gelen e-posta mesajlarını yönetmenize izin veren web tabanlı veya masaüstü uygulamalarıdır.

#2. E-postalarınızı bölgelere ayırın

Outlook ve Gmail gibi çoğu e-posta hizmeti sağlayıcısı, e-postaları öncelik ve aciliyete göre kategorilere ayıran özellikleri ayarlamanıza olanak tanır.

Yıldızlar ve bayraklar

Bunu, gelen e-postaları belirtilen kriterlere göre (yani düşük, orta veya yüksek aciliyet) ayırt etmenize olanak tanıyan yıldızlar ve bayrak simgesi gibi özellikleri ayarlayarak yapabilirsiniz.

Yıldızlı e-postalarınızın her zaman en üstte görünmesi ve kargaşada kaybolmaması için hesabınızı düzenli tutun.

Ancak kullanıcılar dikkat! E-postalarınızı işaretlemeye ve yıldız eklemeye kendinizi kaptırmayın. Yazışmalarınızın çoğu kategorilere ayrıldığında, hangilerinin önemli olduğunu belirlemek çok zor olabilir.

Etiketler ve klasörler

Hesabınızı düzenlerken hedefiniz temiz bir gelen kutusuna sahip olmak olmalıdır, bu nedenle mümkün olduğunca çok mesajı silmeye çalışın. Buradaki anahtar, kontrolü kaybettiğiniz bir kartopu etkisinden kaçınmak için bunu sık sık yapmaktır.

Peki ya hemen silemeyecekleriniz? Çözüm oldukça basit: Dosyaları ve etiketleri kullanarak e-postanızı nasıl kolayca düzenleyeceğinizi öğrenin.

Dosyalar çekmece gibi davranır. E-postalarınızı görsel kirlilik yaratmaması için saklarsınız. Ve birden fazla dosya oluşturarak ve her birini belirli e-postalara ayırarak bunu yapmaya devam edersiniz.

Kategoriler şunlar olabilir:

• işle ilgili e-postalar
• sosyal medya bildirimleri
• veya arkadaşlarınızdan ve ailenizden gelen e-postalar.

Gelen kutunuz, tüm bu farklı kategorilere sahip ana klasör olmalıdır.

Bonus ipucu: Gelen kutunuz yüzlerce, hatta belki de binlerce spam e-postayla dolu mu?

Başka bir e-posta hesabı oluşturmayı gerektirmeyen bir çözümüm var.

Bir dosya oluşturun ve 'Arşivlendi' olarak etiketleyin. Ardından gelen kutunuzdaki tüm mesajları seçin ve bu dosyaya taşıyın. Bu şekilde, gelen kutunuz temiz kalacak ve geçmiş e-postalarınızın hiçbirini kaybetmeyecek veya kaçırmayacaksınız.

Aynı şekilde, etiketler de klasörlere benzer. Bir terim seçtiğinizde, o etikete sahip tüm e-postaları görürsünüz. Ancak etiketler, gelen kutusu e-postalarınıza belirli bir dosyaya taşımadan bir kategori atamak için kullanıldıkları için dosyalardan farklıdır.

Bu şekilde, tek bir iletinin birçok etiketi olabilir ancak yalnızca bir dosyada bulunabilir. İçeriğine karşılık gelen atanmış anahtar kelimeleri kullanarak ihtiyaç duyduğunuzda mesajlarınızı hızlı bir şekilde bulma biçimidir.

#3. İhtiyacınız olmayan e-posta listelerinin aboneliğinden çıkın

Bu çok basit görünebilir, ancak şaşırtıcı bir şekilde, birçok kişi promosyon e-postalarını düzenli olarak silmeye devam ediyor, ancak bu tür haber bültenlerinden asla çıkmıyor.

Bunu neden kendimize yapıyoruz?

Asla açmadığınız e-posta listelerinden ve promosyon e-postalarından aboneliğinizi sonlandırdığınızdan emin olun. Ayrıca, ihtiyacınız olmayan herhangi bir sosyal medya uyarısının aboneliğinden çıkın.

Alternatif olarak, önemli e-postalarınızı ana hesabınızda tutabilmeniz için promosyon e-postaları için ayrı bir e-posta hesabı kullanabilirsiniz.

İstenmeyen abonelikler sizin hayırınızdır. Gelen Kutusu Sıfırına ulaşmaya çalışırken 1 düşman. Haber bültenlerinden reklamlara kadar, bu mesajlar gelen kutunuzu kolayca boğabilir ve önemli mesajların fark edilmesini zorlaştırabilir.

Okunacak bir şey bulmak için sosyal/toplu gelen kutunuza bakarken, sadece ilgi çekici olmayan şeyleri geçmeyin. Onları e-posta arafından çıkarın ve hayatınızdan sonsuza kadar silin.

Anlaşılır bir şekilde, e-posta listelerinden çıkmak da zaman alıcı olabilir, bu nedenle önlemenin herhangi bir tedaviden daha iyi olduğunu unutmayın. Gelen kutunuza gelmesini istemediğinizi bilmiyorsanız abone olmayın.

Dosya ve etiket oluşturma ve kullanma gibi daha derin temizlik gelen kutusu düzenlemesi yapmak için haftada bir kez daha uzun bir zaman dilimi planlayın.

#4. Grupları veya dağıtım listelerini kullanın

Güncellenmeniz gerekmeyen bir konuşmada CC'ye alındınız mı? Yoksa kendinizi tamamı yanıtlı bir e-posta dizisine mi kaptırdınız? Grup sohbetlerindeki mobil metin mesajlarında olduğu gibi, o ileti dizisini sessize alma seçeneğiniz var.

Bunu Google ve Outlook'ta yapmak için, ileti dizisindeki herhangi bir mesajı açın, ekranın üst kısmına doğru (konu satırının yukarısındaki) üç noktayı tıklayın. Açılır seçeneklerden (Gmail'de) "Sesi Kapat"ı veya (Outlook kullanıyorsanız) "Yoksay"ı seçin.

Yaşam tarzınıza bağlı olarak, oyun buluşmaları, iş toplantıları ve sosyal etkinlikler için etkinlik e-postaları (ve bitmeyen grup yanıtları) ile de boğulabilirsiniz. Tüm etkinliklerinizi takip etmek ve etkinlik davet e-postalarını takviminizde gördüğünüz anda silmek için Google Takvim'i kullanın.

#5. Eisenhower matrisini kullanın

Birçok profesyonel, ilk önce hangi görevin üstesinden geleceğine karar vermek için çok fazla enerji ve zaman harcar. Ve tabağınızda çok şey olduğunda, ne yapacağınıza (ve hangi sırayla) öncelik vermek son derece yararlıdır.

Ancak yapılacaklar listeniz Grammy halısından daha uzun göründüğünde, hangi göreve öncelik vereceğinize nasıl karar verebilirsiniz? Her zamanki görev yönetimi aracınıza güvenmenin yanı sıra, elinizden çıkarabileceğiniz bir numara daha var.

Eisenhower Matrisini girin. İlk önce hangi görevlere ve kararlara yaklaşmanız gerektiğini hızlı bir şekilde anlamanızı sağlayan bir sistem. Görevleri dört kutuya bölen ve ilk olarak hangi görevlere odaklanmanız ve hangilerini devretmeniz veya silmeniz gerektiğine öncelik veren basit bir karar verme aracıdır .

Bu nedenle, çeşitli e-postalara karşı şüpheye düştüğünüzde kendinize şunu sorun:

• Önemli mi?
• Yoksa acil mi?

İronik olarak, insanlar acil görevlere öncelik verme eğilimindedir, ancak önemli olanları erteleme konusunda şaşırtıcı bir yeteneğe sahiptir. E-posta triyajının amacı, en dramatik konu satırlarına sahip olanları değil, acil olduğunu bildiğiniz e-postaları belirlemektir.

Eisenhower Matrisi size nasıl daha iyi öncelik verileceğini öğreterek üretkenliği artırır. Bu teknik, hangi etkinliklerin zaman ve çabaya değer olduğunu ve hangilerinin olmadığını öğrenmenize yardımcı olur. Ve hepimizin programlarımıza ayak uydurmak için acele ettiği bir dünyada, bu paha biçilemez bir beceridir.

Eisenhower Matrisini kullanarak e-postalarınızı dört kategoriye ayırabilirsiniz:

• Acil ve Önemli (şimdi yapın)
• Acil ve Önemsiz (temsilci)
• Acil Olmayan ve Önemli (erteleme)
• Acil Olmayan ve Önemsiz (sil)

#6. Sabah ilk iş e-postanızı kontrol edin

Bu yalnızca önemli bir e-posta yönetimi ipucu olmakla kalmaz, aynı zamanda dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırarak sizi daha üretken tutar. E-postalar günün herhangi bir saatinde ulaşabileceğinden, bir şeyin ortasındayken bile onları kontrol etmek kolaydır.

Uyanır uyanmaz e-postamı kontrol etmek, günüme hazırlanmama yardımcı oluyor. Uğraşmam gereken herhangi bir acil durum olmadığından emin olabilirim - veya varsa onları günümde planlayabilirim. Ayrıca, iş arkadaşlarımın bir gecede ne iş yaptığını anlayabiliyorum. Özellikle dünyanın her yerinden meslektaşlarınızla uzak bir ekipte çalışırken faydalıdır.

Genelde sabahları ilk iş olarak hiçbir e-postaya cevap vermem ama gelen kutumu kontrol etmek bir sonraki güne hazırlanmama yardımcı oluyor.

Normal gelen kutusu kontrollerinden birini yaparken, yalnızca hızlı bir şekilde halledebileceğiniz e-postalarla ilgilenin. Bir e-postanın hızlı yanıtlanması gerekiyorsa, iletilerinizi incelerken açın ve yanıtlayın. Ancak gelen bir e-postanın yanıt vermesi için daha fazla zamana ihtiyacı varsa, bir süre sonra ayırın.

Bu konuda devam etmenin iyi bir yolu, e-postayı daha uygun bir zamanda almak için erteleme özelliğini kullanmaktır (evet, bu bir şey).

Ayrıca gün içinde e-posta kontrol zamanları planlayın

Önemli e-postalar veya duyurular için tetikte olmanız gerekmiyorsa, e-postanızı kontrol etmek için gün içinde birkaç kısa zaman dilimi planlayın. Bu nedenle, her mesajı alır almaz okumak yerine, e-postaları yanıtlamak ve temizlemek için her gün biraz zaman ayırın.

Bunu sabah işe başladığınızda, uyanır uyanmaz bu merakı gidermek için yapabilirsiniz. Sonra, öğle yemeğinden önce ve sonra. Ve son olarak, günün sonunda.

Buradaki sır, günaha karşı direnmektir. Bu nedenle, ne zaman kendinizi Gmail'inize göz atmak istediğiniz bir görevin ortasında bulsanız, kendinize, buna adanmış bir sonraki zaman aralığınıza kadar bu dürtüye direnmenizi söyleyin.

Bunun dışında posta kutunuzdan uzak durun.

#7. Gerektiğinde otomatik yanıtları kullanın

Otomatikcevaplayıcının adı her şeyi söylüyor. Bunlar, belirli bir zamana veya belirli bir olay etiketine göre abonelere otomatik olarak gönderilen mesajlardır. Otomatik yanıtlayıcılardan uygun şekilde yararlanmak, bir e-posta pazarlama kampanyası için güçlü bir strateji olabilir.

Diyelim ki bir e-posta penceresini kapatmaktan rahatsızsınız çünkü birisinin acil bir istek için sizinle iletişime geçebileceğinden ve yanıt vermekte gecikmenizin işinizi etkileyebileceğinden endişe ediyorsunuz.

Çözüm? Aşağıdaki satırda bir şey söyleyen bir OOO (ofis dışında) veya otomatik yanıt mesajı ayarlayın:

"Merhaba,

E-postan için teşekkürler.

Aa/gg ile aa/gg arasında ofis dışındayım ve e-postalarıma sınırlı erişimim olacak / e-postalarıma erişimim olmayacak.

Bu acilse, lütfen [EMAIL] veya [PHONE] adresinden [NAME] ile iletişime geçin. Döndüğümde e-postanıza hemen yanıt vermek için elimden geleni yapacağım.

Saygılarımla,

[İSİM]"

#8. Boş çöp

Gelen kutunuzu derinlemesine temizlemeyi dijital yaşamınız için bahar temizliği olarak düşünün. Buradaki amaç, tüm e-posta yeniden düzenleme stratejinizi gözden geçirmek ve zaman kaybetmenize neden olan gelen kutusu karmaşasını ortadan kaldırmaktır.

Ve bu aynı zamanda elektronik kutunuz anlamına gelir (çoğu insanın görmezden geldiği bir şey). Aldığınız e-postalar bilgisayarınızda veya telefonunuzda saklanmaz, uzaktan buluta kaydedilir. Veriler için sonsuz kapasite varmış gibi görünse de, Gmail'de boş alanınızın bittiğini fark ederseniz, hesabınızın Çöp Kutusu klasörünü boşaltmak iyi bir fikirdir.

Ayrıca, depolama alanını boşaltmak için zaman zaman arşivlenmiş mesajlarınızı temizlemeyi unutmayın. İletileri manuel olarak arşivleyebilir veya alternatif olarak, 30 günden eski iletileri silmek için bir otomatik gelen kutusu temizleyicisi yapılandırabilirsiniz.

Ancak dikkatli olun ve yalnızca artık ihtiyacınız olmayacağından %100 emin olduğunuz mesajları silin. 'Çöp Kutusunu Boşalt' veya 'Geri Dönüşüm Kutusunu Boşalt' seçeneğini tıklarsanız, hiçbir mesajı kurtaramazsınız.

Gitti gitti. Selam dostum! Yalnızca çöp kutunuzun içeriğini kurtaramamakla kalmaz, aynı zamanda başlamak için orada bir şey olduğuna dair hiçbir belirtiniz olmaz.

E-posta gelen kutunuzun kontrolünü elinize alın

Gelen kutunuzu kontrol altında tutun. E-posta yönetimi hileleriniz ne olursa olsun, aşırı doygun bir gelen kutusundan kaçınmak için e-postalarınızı her gün gözden geçirin.

İşte akılda tutulması gereken bazı hızlı ipuçları:

1. Postanızı günün belirli, önceden belirlenmiş saatlerinde gözden geçirin.

2. Pareto ilkesini uygulayın: e-postalarınızın %20'sine öncelik verin ve gerisini erteleyin.

3. Bir "XX Gününe Kadar Yanıtla" klasörünüz olsun.

4. Her e-postayı yanıtlamanız gerekmediğini anlayın.

5. Acımasız olun ve Sil düğmesine basın. Önemsiz postalara takılmayın.

En yüksek öncelikli mesajlarınızı ve görevlerinizi seçin, dikkatinizin dağılmasını önleyin ve hemen dalın. Gelen kutunuzu evcilleştirdikten sonra kendinizi tebrik etmeyi unutmayın.

E-postaları yönetmek, stratejik kurallar koymayı ve disiplini korumayı gerektirir. Bu biraz zaman alabilir - ve bu tamamen iyi. Bunda nasıl ustalaşılacağını öğrenmek, yeni bir alışkanlık geliştirmeye çok benzer. Zaman verin, süreci daha kolay bulmaya başlayacaksınız.

Bunların hepsini tek seferde yapma konusunda endişelenmemeyi unutmayın. Gerçeği söylemek gerekirse, bir gecede kaotik bir gelen kutusunu düzenlemek ve yeniden düzenlemek, tıka basa dolu bir gelen kutusuyla uğraşmak kadar bunaltıcıdır. Birkaç olumlu alışkanlığı yavaş yavaş uyarlayın.

İlerleme kaydettiğinizi hissetmenize yardımcı olmak için, çöp kutusunu boşaltma veya gönderilen postaları toplu olarak silme gibi periyodik işlemlerden birkaçını yapın.

Umarım bu hızlı kılavuz, e-posta iş akışınızı iyileştirmenize ve üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olur.

Ve unutmayın, şüpheye düştüğünüzde arşivleyin.

Yazar: Zoe Devitto, FollowUpBoss, Mention.com ve daha fazlası gibi SaaS markaları için bir içerik pazarlama stratejistidir. Kişisel cephede, Zoe bir pho tutkunu ve dijital bir göçebe olarak dünyayı dolaşmayı seviyor.