Çalışan İzni: Politika, Kurallar ve Etki (Pratik Çözümlerle)

Hiçbir işletme, bir çalışanın genellikle uzun bir süre için izine gitme olasılığından muaf değildir. Şirketler bu çalışanların yerine başkalarını işe alamadığından, izin bir anlamda yıpranmadan çok daha sorunludur.

Şirketlerin izin politikalarını ihtiyatlı ve mevcut yasalara uygun olarak yönetmeleri çok önemlidir. Kusurlu veya tanımlanmamış bir izin politikası, operasyonel verimsizliklere, daha yüksek çalışan yıpranmasına, fazla personel veya yetersiz personele yol açabilir.

Şirketlerin çalışan devamsızlıklarını verimli bir şekilde planlamak ve yönetmek için yapabileceği birçok şey vardır. Bu makale, çalışanların izinli olmasının tüm önemli nedenlerinden bahsetmeyi amaçlamaktadır. Son olarak, sorunsuz bir prosedür ve bunun ticari faaliyetler üzerindeki etkisini azaltmak için izin politikanızı nasıl hazırlamanız gerektiğini de size bildireceğiz.

Soruna ve çözüm ifadesine girmeden önce, belirsiz çalışan izinleri ve diğer izin türlerinden nasıl farklı olduğu hakkında daha fazla bilgi verelim.

Devamsızlık İzni nedir?

İzin, çalışanların bazı olağanüstü durumlar nedeniyle aldığı nispeten daha uzun bir süre için onaylanmış bir işten ayrılmadır. Tatil, PTO veya hastalık günleri gibi diğer çalışan devamsızlık türlerinin aksine, genellikle benzeri görülmemiştir ve çoğunlukla ödenmez veya kısmen ödenir. Bununla birlikte, bazı durumlarda izinler önceden bilinir ve işin şartlarına ve niteliğine bağlı olarak ücretli izin gibi ödenebilir.

Ayrıca, izin gönüllü veya gönülsüz olabilir. Gönüllü izinler, genellikle, ebeveynlere bakmak veya uzun süredir planlanmış bir izin almak gibi kişisel nedenlerle alınır. Gönülsüz izinler, genellikle devam eden soruşturma veya disiplin cezası gibi öngörülemeyen durumların sonucu olarak işverenler tarafından uygulanan izinlerdir.

İzinli İzin Nasıl Çalışır?

Devamsızlık izni süreci, çoğunlukla manuel incelemeye ihtiyaç duyduklarından, PTO'lar gibi diğer izinlerden biraz farklıdır. Her kuruluşun, çalışanların izinlerini düzenlemek için kendi politikaları ve süreçleri vardır.

• İzin talebi : İlk adım, genellikle çalışanın işvereninden izin talep etmesidir. Bu, şirketin politikasına bağlı olarak genellikle posta veya İzin Yönetim Sistemi (LMS) aracılığıyla yapılır. Talep, önerilen izin talebinin tarihlerini ve nedenini içermelidir.
• Yönetici/İK'nın Onayı: Talep alındığında, işveren genellikle koşullara, politikaya, çalışan geçmişine bağlı olarak izni onaylar veya reddeder. Ayrıca, eksik çalışanların görevlerini karşılayacak yeterli kadroya sahip olup olmadıklarını da değerlendirebilirler.
• Onayda: Onaylanırsa, işveren, uzaktayken görevlerini en iyi nasıl yerine getireceğini belirlemek için çalışanla birlikte çalışacaktır. Bu, görevlerin diğer çalışanlara yeniden atanmasını, geçici bir işçinin işe alınmasını veya çalışan dönene kadar bu rolde biri olmadan yönetmeyi içerebilir.
• Reddetme Üzerine: Reddedilirse, işveren genellikle kararı için bir neden sunacak ve mümkünse alternatifler sunacaktır. Örneğin, çalışanın bunun yerine evden iş almasını veya izin günlerini ertelemesini önerebilirler. Bu, iş operasyonlarını çok fazla kesintiye uğratmadan işten biraz zaman ayırmalarını sağlayacaktır.
• İzin Sırasında Ödeme: Bir çalışanın izinli olduğu süre boyunca ücret alıp almaması, genellikle tamamen şirketin politikasına bağlıdır. İşverenler ayrıca diğer koşulları, çalışanın geçmişini, atamasını, önemini ve çalışanın etkisini de dikkate alabilir.
• İletişim: Her şey tamamlandığında, bu planları ilgili tüm taraflara iletmek önemlidir. Bunlar, personel değişikliğinden etkilenebilecek yöneticiler, iş arkadaşları ve müşterileri içerir. Ekibin her üyesinin yaklaşan kısıtlamaları bilmesini ve kesintileri en aza indirmek için proaktif bir yaklaşım benimsemesini sağlar.

İzin Türleri

Her birinin farklı nedenleri ve etkileri olan birkaç farklı izin türü vardır. İşte en yaygın izin türlerine kısa bir genel bakış:

• Tıbbi Komplikasyonlar: Çoğu şirket, her çalışana hastalık izni sunarken, ciddi tıbbi durumlar, kronik hastalıklar ve uzun vadeli komplikasyonlar kuruluşlar tarafından dikkate alınmaz. Çalışan, ya kendi sağlık koşulları nedeniyle ya da ailesinden birine bakmak için çalışamaz ya da daha uzun süre izin almaya karar verebilir.
• Sabbaticals: Sabbaticals genellikle yurtdışında eğitim programları, araştırma projeleri veya stajlar gibi kişisel veya mesleki gelişim fırsatları için alınır. İzinler genellikle kısmen ödenir ancak şirket politikasına, çalışma geçmişine ve anlaşmaya bağlı olarak ödenebilir veya ödenmeyebilir.
• Annelik/Babalık İzni: Doğum izni her kurum için zorunludur ve ücretli olarak 6-16 hafta arasında sürebilir. Çoğu şirket, erkek çalışanların çocuklarıyla bağ kurmalarına izin vermek için bir tür ücretli babalık izni de sunar.
• Ölüm İzni: Ailede bir ölüm olması durumunda, birçok işveren çalışanlarına yas tutması ve plan yapması için zaman tanımak için ölüm izni sunacaktır.
• Akıl Sağlığı İzni: Bazen çalışanların sağlam bir akıl sağlığı ve esenliği için işten biraz zamana ihtiyacı vardır. Bu tür izinler gönüllü ve gönülsüz olabilir ve kaygı, depresyon, tükenmişlik veya travma gibi çeşitli nedenlerle olabilir.

Kurumunuzun faaliyet gösterdiği ülkeye veya eyalete bağlı olarak, Jüri Görevi, Askeri görev veya Topluluk hizmeti gibi bir izin için başka birçok neden olabilir.

Devamsızlık İzinlerinin İşletmeler Üzerindeki Etkisi

Eşi görülmemiş izinler, işiniz üzerinde hem olumsuz hem de olumlu etkiler bırakabilir. İşte devamsızlık izninin iş üzerindeki ana etkilerinden bazıları:

• Operasyonel: İznin türüne ve süresine bağlı olarak işletmeler, çalışanlarını barındıracak şekilde operasyonlarını ayarlamak zorunda kalabilir. Bu, geçici bir yedek işe almayı, görevleri diğer çalışanlara yeniden atamayı veya süreçlerde veya çizelgelerde değişiklik yapmayı içerebilir.
• Mali: Bir çalışana izinleri sırasında ödeme yapılırsa, bu şirketin bütçesini zorlayabilir. Alternatif olarak, bir çalışanın izni sırasında ödeme yapılmaması durumunda, faturalarında geri kalabilir veya kişisel mali yükümlülüklerini yerine getiremeyebilirler.
• İtibar: Bazı durumlarda izinler, işletmelerin itibarını da etkileyebilir. Örneğin, bir çalışan kişisel gelişim fırsatları için izin alırsa, bu işletmeye olumlu yansıyabilir ve itibarını artırabilir.

Çalışanlar İçin İzin Talep Politikası Nasıl Oluşturulur?

İzin talebi politikası, kuruluşun ihtiyaçlarına ve kaynaklarına bağlı olarak işletmeden işletmeye değişiklik gösterecektir. İşte izin talebi politikası hazırlanırken dikkate alınması gereken bazı temel unsurlar, örneğin:

• Amaç ve yaprak türü

İzin talep politikasının amacı, çalışanların politikanın neleri kapsadığını ve neden var olduğunu bilmeleri için açıkça belirtilmelidir. Bir çalışanın hayatında meydana gelebilecek hem öngörülen hem de öngörülemeyen durumları kapsamalıdır.

Genel olarak, çoğu şirket tıbbi komplikasyonlar, ölüm, ücretli izin ve annelik/babalık için izin verir.

• uygunluk

Çalışanların bu haktan kimlerin yararlanabileceğini ve yararlanamayacağını bilmeleri için izin almaya uygunluk kriterleri politikada ana hatlarıyla belirtilmelidir. Bu, hizmet süresini, iş rolünü ve performansı içerebilir. Bununla birlikte, çoğu şirket, yönetici kadrosunun 5 yıllık hizmetten sonra izin almasına izin verir.

• prosedür

İzin talep etme prosedürü, çalışanların bunu nasıl yapacaklarını bilmeleri için açıkça ortaya konmalıdır. Bu, bir form göndermeyi veya ilgili bilgileri içeren İK'ya e-posta göndermeyi içerebilir. Ayrıca izinlerin niteliğine göre çalışanların taleplerini iletmeleri gereken süreyi de not etmek önemlidir.

Annelik/babalık izni talebi genellikle 1-2 ay öncesinden, diğer öngörülemeyen durumlar ise genellikle günün kendisinde yapılır. Benzer şekilde, izinlerin mümkün olduğunca erken, genellikle izinden 3-6 ay önce bildirilmesi gerekir.

• Süre

İzin süresinin ne kadar süreyle verildiği de poliçede belirtilmelidir. Bu, çalışanların işten ne kadar uzak kalabileceklerini bilmeleri ve buna göre plan yapmaları için önemlidir.

Genel olarak, tıbbi izin sadece 6-12 haftalık bir süre için verilebilir. Annelik/babalık izni gibi diğer izinler 9-18 hafta arasında değişebilirken, 1 yıla kadar izin verilebilir.

• Tazminat

Politika ayrıca, çalışanlara izinleri sırasında ödeme yapılıp yapılmayacağını da belirtmelidir. Çalışanla yapılan sözleşmeye bağlı olarak şartlı ve kısmi ücretli izin de olabilir.

Çoğu şirket, doğum/babalık izni sırasında çalışanlarına ödeme yapar, ancak bazıları kısmi tazminat teklif edebilir. Şirketler, ücretli Şabat iznini kabul etmeden önce çalışanlarla bonolar bile imzalayabilir ve çalışanın eğitimini tamamladıktan sonra bile belirli bir süre çalışmasını sağlayabilir.

• Yönergeler

Devamsızlıklarla ilgili yönergeler de politikaya dahil edilmelidir. Bu, çalışanların izinleri sırasında şirketle iletişim halinde olmaları gerekip gerekmediği gibi konuları kapsayabilir. Ya da izinleri sırasında başka kuruluşlarda çalışmasına izin verilip verilmediği ve izinleri sırasında şirketten aldıkları parayı geri ödemelerinin gerekip gerekmediği.

Hem işverenlerin hem de çalışanların işten izin alma konusunda hak ve sorumluluklarının farkında olmalarını sağlamak için bu temel unsurları izin talep politikanıza dahil edin.

İş Faaliyetlerinde İzin İzninin Etkisini En Aza İndirmenin Yolları

Devamsızlık, yerleşik iş düzeninde kaosa yol açabilir. Özellikle küçük işletmelerde ve üst düzey yönetim pozisyonlarında, uzatılmış izin bir şirketin operasyonlarını önemli ölçüde etkileyebilir. Her kuruluşun, bir çalışanın izinlerini kapsayacak bir acil durum planı olmalıdır.

İşletmelerin izinlerin operasyonları üzerindeki etkisini en aza indirmenin birkaç temel yolu vardır.

• Önceden Planlama

Bir çalışanın izin alacağını biliyorsanız, uzaktayken başka birinin görevlerini üstlenmesini sağlayabilmeniz için bunu önceden planlamaya çalışın. Bu, başka bir personelin işi yapması için eğitilmesini, geçici bir yedek işe alınmasını veya diğer çalışanların boşluğu alabilmesi için çalışma programlarının yeniden düzenlenmesini içerebilir.

• Rehberlik Karşılığında Tazminat

İzinlerin etkisini en aza indirmenin bir başka yolu, çalışanların yeterince tazmin edildiğinden ve işten uzakta geçirdikleri zaman için iletişim halinde olduklarından emin olmaktır. Bu, astlarını dışarıda geçirdikleri süre boyunca yönetmeleri ve onlara rehberlik etmeleri karşılığında onlara maaşlarının tamamını veya bir kısmını ödemeyi içerebilir.

• Çok İşlevli Ekip Oluşturun

Kuruluşlar, her üyenin birden fazla rolü yerine getirebileceği ekipler oluşturmalıdır. Ekibin diğer üyeleri, eksik çalışanları karşılayabilmelidir.

Örneğin, bir satış ekibiniz varsa, müşteri temsilcisinin müsait olmadığı durumlarda müşteri hizmetleri sorgulamalarını yönetebilecek ekipte biri olmalıdır.

Yönetim Yazılımı Yardımından Nasıl Ayrılabilir?

İzinler, tüm sektörlerdeki şirketlerin faaliyetlerini etkiler. Bunları yönetmek için proaktif bir yaklaşım benimsemek önemlidir. Devamsızlık izinlerini organize bir şekilde yönetmenin bir yolu yazılımdır.

Çalışan İzin Yönetimi Yazılımı (ELMS), politikalar belirlemenize, hatırlatıcılar göndermenize, katılımı izlemenize ve izin sürecini kolaylıkla yönetmenize olanak tanır. ELMS, devamsızlıkları takip ederek, çalışanların izin hakları almasını sağlayarak ve bir çalışanın yokluğu hakkında yönetime bildirim gönderme olanağı sağlayarak devamsızlık sorunlarından kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Çözüm

Devamsızlık nadir değildir, her kuruluş bundan geçer. İşletmelerin, çalışan devamsızlıklarını yönetmek ve iş operasyonlarının minimum düzeyde etkilenmesini sağlamak için verimli ve makul bir izin politikasına sahip olması gerekir. Çalışanlar, bu belirsiz izinlere karşı proaktif bir yaklaşım benimsemeli ve acil durum planları hazırlamalıdır.

SSS

İlgili Kategoriler: Çalışan Bordro Yönetim Sistemi | İnsan Kaynakları Yönetim Araçları | Çalışan Devam Yönetim Sistemi | Başvuru Takip Yazılımı