İş Hayatındaki İlk İzleniminizin Kontrolü Kimde?

Son Güncelleme 2 Mart 2021

Müşterilerin arayabildikleri veya aranabilecekleri herhangi bir şirkette, onlara iş hayatında ilk izlenimi verme şansı vardır. Bu izlenim, işletmenizin ileriye dönük özelliklerini temsil eder. Müşteri desteği, soğuk arama veya ilk arama olsun, müşteriyi karşılayan ses ve tavır onları etkiler. Bu, ya olumlu bir ilişki kuracak ya da ilişki kurulmadan önce şirketin temsiline zarar verecektir. Startup'lar bunun erkenden farkına varmalı ve iş dünyasındaki ilk izlenimin eğitimli, deneyimli bir resepsiyonist tarafından ele alındığından emin olmalıdır.

Resepsiyonistin Görevleri Nelerdir?

Çoğu insan, bir resepsiyon görevlisinin tek sorumluluğunun telefonlara cevap vermek olduğunu varsayar. Resepsiyonist veya ön büro çalışanının iş tanımı, işletmeden işletmeye büyük ölçüde değişebilir. Telefona cevap vermek, normalde bu önemli çalışanların yaptığı devasa günlük görevlerin küçük bir yüzdesini oluşturur. Resepsiyonistin görevlerinden sadece birkaçına ilişkin bazı örnekler şunları içerir:

Tahmin ettin, telefonlara cevap veriyorsun

• Giden aramalar
• Ofis Malzemeleri Siparişi ve Yönetimi
• Olay yönetimi
• Ofis Hijyen Yönetimi
• Günlük Çalışan Yoklama Takibi
• Günlük Çalışan Takibi
• Genel Çalışan Eğitimi
• Müşteri Toplantısı Planlaması
• …hepsini listelemek için çok fazla!

Resepsiyonist pozisyonu için, müsait olmadığında karşılayabilecek daha büyük bir resepsiyonist işgücü olmadıkça, normalde boş zaman bulmak ve hatta bazen mola vermek kolay değildir. Bununla birlikte, ön istasyonu ve telefonları yöneten tek bir resepsiyon görevlisi olan işletmeler için, yokken sahip oldukları birçok sorumluluğu değiştirmek zor olabilir. Üretim gibi görünse de, bir işte topun yuvarlanmasını sağlayan ekiptir, bu top ön büro çalışanı ile başlamadan asla ivme kazanmaz veya ivme kazanmaz. Tweetlemek için tıklayın

resepsiyonist görgü kuralları

Bu makalenin başında söylendiği gibi, resepsiyonistler iş dünyasındaki ilk izlenimdir. Bu nedenle, ön büro çalışanının "gerçekten hoş" bir özellikten daha fazlasına ihtiyacı vardır. Resepsiyonist ayrıca işin iç işleyişi ve değerleri hakkında konuşabilecek en bilgili kişi olmalıdır. Ayrıca potansiyel müşteriler ve başkalarıyla konuşurken telefon, e-posta ve yüz yüze görgü kuralları konusunda da eğitilmeleri gerekir.

Bu, şirket standartlarına bağlı olarak, telefon görüşmelerinde müşterileri karşılamanın "doğru yolunu" veya bir e-posta iletisinin nasıl başlatılıp sonlandırılacağını anlamayı içerir. Ve en önemlisi, müşteriler ve liderlerle fiziksel veya sanal ortamlarda görüşürken işi nasıl temsil edeceğinizi. Ön büro çalışanı, şirketin rol modeli gibidir. Çünkü müşterilere gösterdikleri değerler, genellikle ekibin geri kalanından bekleyebilecekleri değerdir.

Bu nedenle, resepsiyonistlerin işin her alanında yüksek değerli eğitim almaları en yüksek önceliğe sahiptir. Çoğu soruyu müşteriler hizmet almadan veya toplantı planlamadan önce yanıtlayacakları için, işletmenin tüm bilgilerini anlamaları gerekir, aksi takdirde aynı müşteriler asla bir sonraki adıma geçmeyebilir. Eğitimsiz çalışanların telefonlara cevap vermesi veya müşteri adaylarıyla iletişim kurması ciddi bir risktir. Bu, çoğu zaman müşterinin veya potansiyel müşterinin kaybıyla sonuçlanabilir. Bütün bunlar, şirketin bilgi eksikliği veya yanlış beyanından kaynaklanmaktadır. Eğitimli, deneyimli bir resepsiyonist, genellikle potansiyel müşteriye işletmeden ne bekleyebileceklerini ilk izlenimden itibaren gösterecektir.

Dijital pazarlama, ilk izlenime çok benzer. Her reklam veya içerik, birilerini etkilemek için bir fırsattır. Bu dijital ilk izlenimlerle ilgili yardım istiyorsanız, beyaz etiket hizmetlerimizi kullanmayı düşünmelisiniz.

İş Hayatında İyi Bir İlk İzlenim Nasıl Yapılır?

Elbette, iş hayatında iyi bir ilk izlenim yaratmak için standart bir uygulama yoktur. Her şirket farklıdır. Bir işletmenin olumlu bir izlenim için en iyi uygulama olarak kabul edebileceği şey, başka bir şirket için her zaman işe yaramayabilir. Ancak, iş hayatında bu iyi ilk izlenimi elde etmek için neler yapabileceğinize dair birkaç öneri var. Bazıları bariz gibi görünse de, birçok resepsiyon görevlisi bu önerilerin bazılarını tamamen gözden kaçırıyor ve bu nedenle şirketlerinin itibarına zarar verme riskiyle karşı karşıya. İşte iyi bir ilk izlenim elde etmek için bazı açık ve belki de o kadar da açık olmayan öneriler:

• Yalnızca Anladığınız Bilgileri Paylaşın
  Müşteriler sizi tahminler için değil cevaplar için arar. Potansiyel bir müşterinin zamanını boşa harcamak, geri dönmelerini engellemenin kesin bir yoludur. Soruları yanıtlamaya çalışmadan önce işletmeniz hakkında mümkün olduğunca çok şey anladığınızdan emin olun. Ve cevabı bilmiyorsanız, öylece bırakmayın. Müşteriye, cevabı bilmeseniz de nerede bulacağınızı bildiğinizden ve mümkün olan en kısa sürede cevabı sunacağından emin olun.
• Sesli Gülümseme
  Bir telefon görüşmesinde bile, insanlar genellikle tavrınızı tonunuza ve cevaplarınızın yapısına göre belirleyebilirler. İçinizde nasıl hissederseniz hissedin, gülümseyerek konuşmaya çalışın ve arama genellikle gülümseyerek karşılanır. Telefondaki birinin stresinizi veya hayal kırıklığınızı duymasına asla izin vermeyin, çünkü yüzünüzü göremedikleri zaman, şirketin kendisini hattın diğer ucundaki ses olarak görselleştirecekler ve bu da "Stresli Şirket" veya "Sinirli Şirket" anlamına geliyor. Şirket". Unutmayın, resepsiyonist o ilk görüşmede işletmenin temsilcisidir. Özellikleriniz şirketin “tutumunu” oluşturacaktır, bu nedenle iyi olduğundan emin olun.
• Uygun giyinmek
  İşletme sahibi size bunu daha önce söylemediyse, yine de bilmelisiniz, tutumunuzun işinizi temsil etme şekli, görünüşünüzle aynı şekildedir. Çoğu kimse, ayakkabısı delik, elbisesi lekeli, saçı dağınık bir insanın bir malikanede yaşayacağını düşünmez (ama bazen böyle olabilir) ve bu iş için de geçerlidir. Resepsiyon görevlisini ilgisiz, kirli ve istenmeyen bir görünüme sahip olarak gören müşteriler, işletmeyi de aynı şekilde göreceklerdir. İnsanlar, kendinize bakmadığınız zaman varlıklarına sahip çıkacağınıza inanmakta zorlanacaklar. Kravat veya üniforma ile çoğu ortamda aşırıya kaçmaya gerek olmasa da, kendinize ve çevrenize özen gösterdiğinizi gösteren bir görünüm ifade etmek yine de önemlidir, bu da onların işlerini önemsemek anlamına gelir.

İyi bir izlenim bırakan düzgün bir resepsiyonist, müşterinin sizin sadece söz vermediğinize inanan bir işletme olduğunuzu görmesini sağlar, aynı zamanda bunu gerçekleştirirsiniz. Bir müşteriyle güven inşa edeceksiniz ve hizmetlerinizi işe alma olasılıkları daha yüksek olacaktır.

İş Hayatında İlk İzleniminizi Son İzleniminiz Yapmayın

Bu tavsiye tüm işletmeler için önemli olsa da, bu esas olarak yeni kurulan şirketler için en yüksek önceliğe sahiptir. Yeni başlayanlar için, ilk izlenimler başlangıçta sahip oldukları tek şey olacaktır. Sağlam bir iş planı, güçlü sermaye ve deneyimli bir iş gücü ile bile, potansiyel müşterilerinizi karşılayan deneyimsiz bir resepsiyon görevlisine sahip olmak, büyümenizi daha başlamadan durdurabilir.

Kurşun üretimine bağlı çoğu işletmede resepsiyonistin işletme için en değerli varlıklardan biri olduğunu söylemek zor değil. Bununla birlikte, eğitim veya deneyim olmadan ön saflara alınırlarsa en büyük risk olabilirler. Resepsiyonistinizin işletmenizin ilk izlenimini mahvetmemesi çok önemlidir. Bu, başarınız için yalnızca ilk adım olsa da, açık ara en önemlilerinden biridir.

İtibarınızı yönetmek için yardıma mı ihtiyacınız var? Beyaz etiketli itibar yönetimi hizmetlerimizi değerlendirmelisiniz. Bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin ve bu makale hakkında ne düşündüğünüzü bize bildirin. Bunun ilk izlenimlerinizi iyileştirmenize yardımcı olup olmadığını bize bildirin.