“Bariyerden Köprüye”: Üç Yerel United Way ile Yaptığımız Görüşmelerden Daha İyi Hibe Yönetimi İçin 6 Çıkarım

Yıllardır Submittable, rekabetçi hibe verme yoluyla topluluklarındaki kar amacı gütmeyen kuruluşlara yaptıkları yatırımları yönetmek için Submittable'ın hibe verme teknolojisini kullanan birçok yerel United Way kuruluşunun gururlu bir ortağı olmuştur.

Yakın zamanda üç United Way müşterisini Submittable'ın Sosyal Etkiden Sorumlu Başkan Yardımcısı Sam Caplan'a davet ederek, meslektaşlarıyla Submittable ile modern ve topluluk merkezli stratejiler uygularken öğrendikleri hakkında bir konuşma yapmaya davet ettik.

Bağış yaparak topluluğunuzda daha güçlü ilişkiler kurmayı düşünüyorsanız bu sohbet tam size göre. İşte kendi sözleriyle en iyi çıkarımlar.

Konuşmada:

• Jeff Howell, United Way of the Greater Triangle'ın Baş Program Sorumlusu
• Craig Shoemaker, United Way of Greenville County Teknoloji ve Operasyon Direktörü
• Christopher Nicholas, United Way of Greenville County CFO/CTO/COO'su
• Sabra Williams, United Way of Greater Philadelphia ve Southern New Jersey'de Sistem Analisti
• Sam Caplan, Submittable'ın Sosyal Etkiden Sorumlu Başkan Yardımcısı

1. Her zaman yaptığınız yöntemi değiştirmekten korkmayın

United Way yüz yılı aşkın bir süredir ortalıkta. Ve bu tarih, organizasyonu birçok toplumda köklü bir temel olarak bırakırken, aynı zamanda bir atalet hissine de yol açabilir. Değişim yaratmaya yönelik her türlü çaba, "bunu her zaman yapma şeklimiz" sorunuyla karşı karşıya kalır.

Teknoloji ve Operasyon Direktörü Craig Shoemaker ve United Way of Greenville County CIO'su Christopher Nicholas için, gerçekten modası geçmiş bir hibe verme süreci, katılan herkes için külfetliydi. Bunu sarsmaya hazırdılar.

Craig'in açıkladığı gibi, yeni bir yolu benimsemek istiyorlardı: cesur ve basit . Bunu duymak için klibi oynatın.

Submittable'a geçişle hem uygulamanın kendisini hem de uygulama teknolojisini basitleştirerek hedeflerine ulaşmayı başardılar.

Craig'in klipte açıkladığı gibi geçmişte şöyle diyordu: "Yazılım hantaldı. Zordu. Hangi içeriğe ihtiyaç duyulduğu veya başvuranlardan ne beklediğimiz hakkında konuşmak yerine, sadece başvuru sürecine odaklanan eğitimler yapmamız gerekiyordu. Bu nedenle, cesur ve basit olmak gerekirse, geçmişte olduğu gibi finansmanı engelleyen bir engel değil, kolaylaştırmaya yardımcı olacak bir araç istedik."

2. Başvuru deneyiminizi, hibe alan kişilerle ilişkinizin başlangıcı olarak değerlendirin

United Way of the Greater Triangle'ın Baş Program Sorumlusu Jeff Howell için, Kuzey Carolina'daki Raleigh, Durham ve Chapel Hill çevresindeki araştırma üçgenine hizmet eden bir hibe yönetimi platformu, bir üründen daha fazlasıdır. Güven inşa etmek için bir araçtır. Klipte açıklıyor.

Jeff'in klipte dediği gibi, "Bence bizim bakış açımızdan Submittable gibi bir şeye yapılan yatırım, United Way of the Greater Triangle ile ilk deneyime yatırım yapmamızdır ."

Jeff, daha sonra, bu ilişkiyi doğru bir zemine oturtarak başvuranların "sizinle daha fazla şey üzerinde çalışmaya istekli olduklarını ve bu ilişkiye biraz daha fazla eğilmeye istekli olduklarını" öğrendi.

3. Başvuranlarınızın insanlığını merkeze alın

Jeff'ten daha fazla tavsiye ister misin? Başvuranlarla bir işlem yerine gerçek bir ilişki kurmak için onların insanlığını merkeze almaya odaklanın. Submittable, bunu yapmanıza yardımcı olabilecek birden fazla video ve ses dosyası türünü desteklemek için kolay dosya yükleme olanağı sunar. Klipte Jeff'in Sam Caplan'ın bu konudaki sorusuna verdiği yanıtı dinleyin.

Jeff'in de belirttiği gibi, dosya yüklemelerinden faydalanmak United Way of the Greater Triangle'ın şunları yapmasına olanak tanıyor:

• Başvuranın çalışmasına yaklaşın. Jeff'in dediği gibi, "Bu çalışmanın neye benzediğini, nasıl hissettirdiğini ve kulağa nasıl geldiğini günlük olarak görebiliyoruz."
• Eleştirmenlerini güçlü savunucular olacak şekilde ayarlayın. Jeff şöyle açıklıyor: "İncelemecilerimiz, organizasyonla, çalışmalarının savunucusu olabilecekleri kişisel bir ilişki kurabildiklerini görüyorlar. Sanırım hibe verme sürecimizin ötesinde bile kendilerini bu alana daha bağlı hissediyorlar."
• Kâr amacı gütmeyen kuruluşlara işlerine odaklanmaları için daha fazla alan verin. Jeff'in sözleriyle: “Bu başvuruyu mümkün olduğu kadar kolay yapmalarına izin verebiliriz ve gerçekten iyi yaptıkları şeye ve bu alandaki bir fon sağlayıcı olarak bizim odaklanmalarına ihtiyaç duyduğumuz şeye geri dönmelerine izin verebiliriz. Bu, toplum olarak bizim için büyük bir kazanç.”

4. Gönüllüler için daha hoş bir inceleme deneyimi yaratın

United Way of Greater Philadelphia ve Southern New Jersey Sistem Analisti Sabra Williams, diğer birçok yerel United Ways gibi, katılımcı hibe sağlamayı uyguluyor. Bu, kendi topluluğundan gönüllüleri inceleme sürecine aktif olarak katılmaya davet ettiği anlamına geliyor. Bu stratejiyle, olumlu veya olumsuz bir yorumcu deneyiminin, topluluktaki itibarını etkileyen yansımaları olabilir.

Bu nedenle, en yeni hibe verme döngüsüne giren Sabra, incelemeci deneyimini iyileştirmeye odaklandı. Bunun kendisine ve eleştirmenlerine zaman kazandıracağını biliyordu. Ancak sonuçta çok sayıda başka fayda sağladı. Sabra klipte açıklıyor.

Klipte ayrıntılarıyla anlatıldığı gibi, faydaların çoğu Submittable'ın sezgisel yan yana inceleme özelliğinden kaynaklanıyordu ve bu özellik şunları sağladı:

• Eğitim incelemelerine daha az zaman harcanır. Sabra şöyle diyor: “Geçmiş yıllarda biliyorsunuz birden fazla eğitim sunmuştuk. Her türlü şeyin çıktısını aldık. Tüm uygulamalarla bağlayıcılar yaptık. Paneller gerçekleştirdik. Bu sefer değil."
• Katılımın artması. Kullanımı kolay bir aracın yardımıyla şöyle açıklıyor: "Genel olarak gönüllülerimizle çok iyi bir katılım sağladık."
• Daha hızlı, zamanında inceleme süreci. Sabra şöyle diyor: "Sistem gerçekten çok kullanıcı dostu ve kullanımı kolay olduğundan, incelemeciler ödevlerini çok az soru veya sorunla zamanında tamamlayabildiler."
• İnceleyenlerin hayal kırıklığı azaldı. Submittable'ın sezgisel yan yana incelemesi daha az baş ağrısı anlamına geliyordu. Sabra'nın açıkladığı gibi, "Bunun zamandan tasarruf etme ve hayal kırıklığını azaltma açısından gerçekten önemli olduğunu düşünüyorum. Bunun önceki döngülerde bir şikayet olduğunu biliyorum.

5.Raporlamayı mümkün olduğunca kolay hale getirin

Submittable yalnızca başvuru süreciniz için gelip gitmez. Daha ziyade, sizin ve başvuru sahibinin tüm hibe döngüsü boyunca kolayca iletişim kurmak ve belgeleri, saha ziyaretlerini, sözlü check-in'leri, yani hibe ortaklığına dahil olan her şeyi takip etmek için kullanabileceği bir araçtır.

Sabra için, tüm hibe döngüsü boyunca bu tutarlı araç, katılımın raporlanmasında oldukça tatmin edici bir sonuca yol açtı. Bunu klipteki sözlerinden dinleyin.

Açıkladığı gibi:

“ Yüz ajansın tamamının raporlarını sunması bizi çok heyecanlandırdı. Bunun bizim için daha önce gerçekten olduğunu sanmıyorum. Hepsini içeri aldık. Hatta çoğu zamanında geldi. Dolayısıyla bu da hoş bir sürprizdi.”

Bunu nasıl yaptılar?

Sabra, "Sanırım, onların zaten aşina olduğu, kullanımı gerçekten kolay bir sisteme sahip olmak, herkesin raporlarını iletmesini sağlamamıza gerçekten yardımcı oldu" diyor.

6. Değişimi benimseyerek itibarınızı geri kazanın

United Way of Greenville County'den Craig ve Christopher'a dönecek olursak, onların yeni cesur ve basit felsefeleri süreçleri basitleştirmekten çok daha fazlasını yaptı. Bu onların itibarını güçlendirdi . Christopher klipte açıklıyor.

Yeni bir hibe yönetim sisteminin benimsenmesinin nasıl bu kadar etkili olabileceğini merak edebilirsiniz.

Christopher'ın söylediği gibi, mesele hibe sürecini "bir bariyerden köprüye " taşımaktı. Sürecin " finansmana engel olan bir durum olmaktan çıkıp, toplumumuza yeniden yatırılabilecek sermayeye erişmenin kolay bir yoluna " dönüşmesini istedi.

Submittable ayrıca United Way of Greenville County ekibinin çok daha hızlı hareket etmesini sağladı. Finansman bulmayı ümit eden kar amacı gütmeyen bir kuruluş için bu büyük bir fark yaratabilir. Onların durumunda, bu değişiklikler hep birlikte kuruluşun itibarının artmasına yol açtı. Christopher'ın açıkladığı gibi,

“Bazı ortaklarımız için bir yıllık gelirlerinin önemli bir kaynağını oluşturuyoruz. Ve böylece bu süreci basitleştirerek, onların bütçeyle ilgili kararlar almalarına, stratejik kararlar almalarına gerçekten yardımcı olmamızı sağladı ve bunları hızlı bir şekilde yapabilmelerine olanak sağladı ve bu da sonuçta bir toplayıcı, kolaylaştırıcı, fon sağlayıcı olarak itibarımıza yardımcı oldu ve bu şekilde değil, tüm bu zorlukların üzerinden atlamamız gerekiyor ve umarım bize istediğimiz parayı verirler.”

Değişime doğru ilk adımı atın

Bağış yapanların çoğu kendilerini, değişimi benimseme zamanının geldiğini bildikleri bir noktada buluyor ancak ilk adımı nasıl atacaklarından emin değiller. Büyük geçişler yapmış diğer kuruluşlara bakmak, ekibiniz ve topluluğunuz için anlamlı bir strateji geliştirmenize yardımcı olabilir.

Bir saat süren sohbetin içinde çok daha fazla bilgelik incileri var. Christopher'ın hangi aracın "evliliğini kurtarmaya" yardımcı olduğunu açıkladığını duymak için (ipucu: Jeff'in söylediğinin aynısı, eğer ondan kurtulursak, elimizde "bir ayaklanma" olur) tüm konuşmayı dinleyin.

Submittable hakkında daha fazla bilgi edinmeye hazırsanız sizinle konuşmayı çok isteriz. Bugün ekibimizle iletişime geçin!