İşinizdeki Boşlukları Belirlemek ve Kapatmak için 5 Boşluk Analizi Aracı

Yılın başında planladığınız işten ne kadar uzaklaştınız? Neyin işe yarayıp neyin yaramadığı hakkında bir fikriniz var mı? Ve neden?

Boşluk analizi, işletmenizin veya projenizin gerçek performansını planladığınız performansla karşılaştırmanıza yardımcı olabilir. Bu şekilde, sizin için gerçekten neyin işe yarayıp neyin yaramadığını anlayabilirsiniz.

Boşluk analizi yaparken kullanabileceğiniz 5 boşluk analizi aracını listeledik. Öğrenmek için aşağı kaydırın,

• Boşluk Analizi Nedir?
• Boşluk Analizi Nasıl Yapılır?
• Boşluk Analizi Araçları
  • GZFT
  • kılçık
  • McKinsey 7S
  • Nadler-Tushman
  • Burke-Litwin Nedensel Model

Boşluk Analizi Nedir?

Boşluk analizi, bulunduğunuz yer ile olmak istediğiniz yeri karşılaştırmak için kullanılır. Bu, bu iki durum arasındaki boşlukları belirlemenize ve bunları kapatmak için bir eylem planı oluşturmanıza yardımcı olur.

Temel olarak, sizi bir işletme olarak büyümekten alıkoyan sorunlara çözüm bulmanıza yardımcı olur.

üzerinde gerçekleştirilebilir

• Stratejik bir seviye - işinizin durumunu endüstrininkiyle karşılaştırmak
• Operasyonel seviye – iş performansınızın mevcut durumunu arzu ettiğiniz durumla karşılaştırmak

Not: İhtiyaç-boşluk analizi, ihtiyaç analizi veya ihtiyaç değerlendirmesi olarak da bilinir.

Boşluk Analizi Nasıl Yapılır?

Boşluk analizi yapmak için standart bir süreç yoktur, çünkü genellikle iş gereksinimlerinizi karşılayacak şekilde uyarlanması gerekir. Ancak tipik bir Boşluk analizinin izleyeceği adımlar şunlardır.

Adım 1: Odaklanacak Bir Alan Seçin

Her şeyden önce, analiz sırasında nereye odaklanacağınızı bilmeniz gerekir.

Finans, ürün kalitesi, pazarlama vb. ile ilgili olsun, ayrıntılı olarak incelemeniz gereken o belirli sorun alanını seçin. Örneğin, pazarlama ise, belirli bir alan sosyal medya pazarlaması olacaktır.

Spesifik olmak, Boşluk analizi sırasında daha iyi odaklanmanıza yardımcı olacaktır.

Adım 2: Hedefleriniz/Hedefleriniz nelerdir?

Artık geliştirmeniz gereken alanı bildiğinize göre, hedefler veya hedefler belirleme zamanı. Bu hedefler gerçekçi olmalı, yani belirlediğiniz belirli bir zaman sınırı içinde ulaşılabilir olmalı, aynı zamanda iş hedeflerinizle de uyumlu olmalıdır.

Belirlediğiniz bu hedefler ^4. adımda gelecekteki durumu tanımlamanıza yardımcı olacaktır.

Adım 3: Mevcut Durumu Belirleyin

Bir adım öne çıkmadan önce, nerede durduğunuzu bilmelisiniz. Bu adımda, şeylerin mevcut durumunu anlayacaksınız.

Raporlara veya süreç belgelerine bakarak, görüşmeler yaparak, beyin fırtınası yaparak vb. şu anda nasıl performans gösterdiğinizi netleştirmek için mümkün olduğunca fazla veri toplayın.

Adım 4: Şeylerin Gelecekteki Durumunu Belirleyin

2. adımda belirlediğiniz hedefleri hatırlıyor musunuz? Bu hedeflere ulaşmak, işletmenizin olmasını istediğiniz gelecekteki duruma veya istenen duruma ulaşmanıza yardımcı olacaktır.

İşletmenizin ideal durumunun parametrelerinin neler olduğunu tanımlayın.

Adım 5: İki Devlet Arasındaki Boşlukları Belirleyin

Artık mevcut durumunuzun ve gelecekteki durumunuzun niteliklerini anladınız, sizi hedeflerinize ulaşmaktan alıkoyan şeyi belirlemek daha kolay.

Bu boşlukları belirledikten sonra, bunları kapatmak için atmanız gereken adımları belirleyin.

Boşluk Analizi Araçları

Boşlukların ne olduğunu belirledikten sonra, bunların neden var olduklarını ve onlar hakkında ne yapabileceğinizi araştırmanız gerekir. Bu görev için kullanabileceğiniz birkaç boşluk analizi modeli vardır. Aşağıda, kullanabileceğiniz birkaç Boşluk analizi aracı listeledik.

GZFT

SWOT analizi, iç ortamdaki Güçlü ve Zayıf Yönler ile dış ortamdaki Fırsatlar ve Tehditlere odaklanır. Sektörünüzde veya pazarınızda nerede durduğunuzu belirlemenize yardımcı olur.

Nasıl yapılır;

1. İlgili ekiplerden/departmanlardan bir ekip etrafında toplanın
2. Bir SWOT analizi matrisi oluşturun; Aşağıdakilerden birini kullanabilir veya bu SWOT analizi örneklerinden birini seçebilirsiniz.
3. İşletmenizin dahili güçlü ve zayıf yönlerini listeleyin
4. Sektörde/piyasada mevcut olan fırsatları ve tehditleri not edin
5. Her madde işaretini en üstte en yüksek, en altta en düşük öncelik sırasına göre yeniden düzenleyin
6. Zayıf yönleri en aza indirmek ve tehditlerle mücadele etmek için güçlü yönlerinizi nasıl kullanabileceğinizi ve tehditlerden kaçınmak ve zayıf yönlerden kurtulmak için fırsatları nasıl kullanabileceğinizi analiz edin.

SWOT analizini etkili bir şekilde nasıl kullanacağınızı öğrenmek için bu kaynağa göz atın.

(Çevrimiçi düzenlemek için şablonu tıklayın)

kılçık

Sebep ve sonuç diyagramı veya Ishikawa diyagramı olarak da bilinen kılçık diyagramı, bir sorunun veya sonucun temel nedenini belirlemenize yardımcı olur. 6 Ms'yi (aşağıdaki şemada listelenmiştir) listeler ve bunların ana sorunla nasıl ilişkili olduğunu görmenize yardımcı olur.

Nasıl yapılır;

İşte bir neden-sonuç analizinin nasıl yapıldığını anlamanıza yardımcı olacak kılçık diyagramı hakkında hızlı bir kılavuz.

Şablonu çevrimiçi düzenlemek için tıklayın

Daha fazla kılçık diyagramı örneği alın.

McKinsey 7S

McKinsey 7S, aşağıdaki amaçlardan herhangi birinde size yardımcı olabilir

• İşletmede ortaya çıkabilecek boşlukların anlaşılmasına yardımcı olmak için
• İş performansını artırmak için hangi alanların optimize edileceğini belirleyin
• Birleşme veya satın alma sırasında süreçleri ve departmanları hizalayın
• İşletmedeki gelecekteki değişikliklerin sonuçlarını inceleyin

7'ler, bir organizasyonun birbiriyle ilişkili kilit unsurlarına atıfta bulunur. Onlar aşağıdaki gibidir,

(Çevrimiçi düzenlemek için şablonu tıklayın)

Bu unsurlar iki gruba ayrılır; kontrol edilebildiği için somut olan sert elementler ve kontrol edilemediği için soyut olan yumuşak elementler.

sert elemanlar

• Strateji – işletmenizin rekabet avantajı kazanmasına yardımcı olacak eylem planı
• Yapı – organizasyon yapısı
• Sistemler – çalışanların günlük işlerini yapmak için kullandıkları iş ve teknik altyapı

yumuşak elemanlar

• Paylaşılan değerler – organizasyonun desteklediği bir dizi inanç veya özellik
• Tarz – organizasyonun liderlik tarzı ve etkileşim kültürü
• personel – genelkurmay
• Beceriler – çalışanların temel becerileri

Nasıl başvurulur;

1. Yetkili bir ekip etrafında toplanın
2. Elemanların birbiriyle düzgün bir şekilde hizalanıp hizalanmadığını kontrol edin (elemanlar arasındaki ilişkide boşlukları ve zayıflıkları arayın)
3. Bu öğelerin en uygun şekilde hizalanacağı durumu tanımlayın
4. Öğeleri yeniden hizalamak için bir eylem planı hazırlayın
5. Değişiklikleri uygulayın ve 7'leri sürekli gözden geçirerek ilerlemeye devam edin

İşte McKinsey 7s modelinin nasıl uygulanacağına dair daha ayrıntılı bir bakış.

Nadler-Tushman'ın Uyum Modeli

Nadler-Tushman'ın uyum modeli, bir organizasyon içindeki performans boşluklarını belirlemek için kullanılır.

Bir işletmenin performansının bu 4 unsurun sonucu olduğu ilkesine dayanır; iş, insan, yapı ve kültür. Bu öğeler arasındaki uyumluluk ne kadar yüksek olursa, performans da o kadar yüksek olur.

(Çevrimiçi düzenlemek için şablonu tıklayın)

Nasıl başvurulur;

1. Düşük performansın belirtilerine işaret eden tüm verileri toplayın
2. Çevreyi, kaynakları ve geçmişi içeren girdileri belirleyin ve analiz edin. Ve kuruluşunuzun stratejisini tanımlayın.
3. Stratejik hedeflere ulaşmak için bireysel, grup ve organizasyon seviyelerinde hangi çıktıların gerekli olduğunu belirleyin
4. İstenen ve gerçek çıktı arasındaki boşlukları ve bununla ilişkili sorunları anlayın (ve bunlarla ilişkili maliyetleri de işaretleyin)
5. Kuruluşun 4 ana bileşeni hakkında veri toplayın ve temel yapısını tanımlayın
6. Bu bileşenler arasındaki uyum derecesini değerlendirin
7. Çıktılarla ilgili zayıf uyum ve sorunların nasıl ilişkili olduğunu görün. 4 ana bileşenin zayıf 'uyumunun' problemlerle ilgili olup olmadığını kontrol edin
8. Sorun nedenleriyle başa çıkmak için eylem adımları oluşturun

Uyum modelinin nasıl uygulanacağına ilişkin daha ayrıntılı talimatlar için bu kaynağa göz atın.

Burke-Litwin Nedensel Model

Bu araç, bir değişim döneminden geçerken bir organizasyonun farklı bileşenlerinin birbiriyle ilişkisini anlamanıza yardımcı olur. Birbiriyle ilişkili 12 bileşen vardır ve bunlar aşağıdaki gibidir,

Çevrimiçi düzenlemek için şablonu tıklayın

Nasıl uygulanır:

1. Değişim ihtiyacının nereden geldiğini öğrenin; dış çevreden, dönüşümsel faktörlerden vb.
2. Her gruptaki unsurlardan hangisinin durumdan sorumlu olduğunu belirleyin
3. Anahtar öğeyi diğer 11 öğeyle birlikte inceleyin; tanımlanan unsurla yakından bağlantılı olanlara özellikle dikkat edin
4. Ana öğede, yakından bağlantılı olduğu diğer birkaç öğeyle birlikte yapmanız gereken değişiklikleri belirleyin.

Değişimin 12 itici gücü hakkında daha fazla bilgi edinin, Burke-Litwin burada öne çıkıyor.

Boşluk Analizi Araçlarına Bakışınız Nedir?

Boşluk analizi, bir sonraki projenizin parametrelerini veya süreç iyileştirme çabalarınızı anlamanın harika bir yoludur. İşletmenizdeki boşlukları belirlemek ve daha sonra ne yapmanız gerektiğini belirlemek için kullanabileceğiniz 5 tür Boşluk analizi aracını ele aldık.

Kuruluşunuzdaki bir Boşluk analizi sürecinde kullandığınız diğer Boşluk analizi araçlarını bize bildirin.

Ve Boşluk analizi şablonları arıyorsanız, size yardımcı olduk! Birden çok senaryo için kullanabileceğiniz bu faydalı Boşluk analizi şablonları derlemesine göz atın