Asenkron İletişim Rehberiniz

Dünyanın dört bir yanındaki ekipler artık uzaktan çalışma kavramına iyice yerleşmiş durumda. Geçen bir buçuk yılda, takım dinamikleri, organizasyon kültürü ve genel üretkenlikte öğrenmeler, hayal kırıklıkları ve bazı büyük atılımlar oldu.

Şirketler uzaktan çalışmaya geçişlerinde çeşitli başarılar elde etti. Ancak en başarılı kuruluşlar, uzaktan çalışmanın, ekiplerin bir arada bulunduğu zamanlarda var olan bir yapıyı uygulamak kadar basit olmadığını fark ettiler.

Dağıtılmış ekipler, daha fazla esnekliğe ve özerkliğe sahip olduklarında daha güçlü hissederler. Kendi programınızı oluşturma ve bir günde çeşitli görevleri kendilerine en uygun olana göre önceliklendirme yeteneği, ekip üyelerine günlerini tasarlama ve üretkenliklerini en üst düzeye çıkarma yeteneği verir.

Asenkron olarak çalışmanın faydaları giderek daha fazla ortaya çıkıyor. Kuruluşlar, asenkron çalışmanın getirdiği tüm avantajlardan en iyi şekilde yararlanan yapılar oluşturuyor ve uyguluyor.

Asenkron İletişim Nedir?

Asenkron çalışma, bir ekipteki üyelerin tam olarak aynı anda orada bulunmaları gerekmeden birbirleriyle iletişim kurabilmeleridir. Bu, bilgi zamandan bağımsız olarak değiş tokuş edilebildiğinde gerçekleşir. Asenkron iletişimde, ekip üyeleri genellikle bazı bilgiler sunar ve alıcının yanıtını sunmadan önce biraz zaman geçer. Basitçe söylemek gerekirse, asenkron çalışma, gerçek zamanlı olarak gerçekleşmeyen ve ekip üyelerinin bir projede birlikte çalışmak için çabalarını birden çok çizelgede koordine etmelerini sağlayan herhangi bir çalışma şeklidir.

Asenkron Çalışma, Uzaktan Çalışma ile Aynı Değildir

Bu iki terim genellikle birleştirilir, ancak gerçekte belirgin bir şekilde farklıdırlar. Uzaklaşan bazı şirketler, çalışanlarından belirli bir zamanda oturum açmalarını ve tıpkı bir ofiste oldukları gibi 9'dan 5'e kadar masalarında kalmalarını bekliyor.

Ancak asenkron çalışma, çalışanların iş arkadaşlarından çok farklı olabilecek görevleri kendi zamanlarında tamamlamalarına olanak tanır. Bu, iletişimin hemen olması gerekmediğini ve insanların kendileri için uygun olduğunda yanıt verebileceklerini varsayar. Çevrimiçi merkezler ve uzaktan işbirliği araçları, ekiplerin ortak bir kaynağa kendi başlarına erişmesine olanak tanır. Görevleri tamamlarlar ve onları iş günleri başladığında alabilecekleri meslektaşlarına gönderirler.

Toplantılar Korkunç

Sonsuz check-in'ler, günlük stand-up'lar ve herkesin katıldığı toplantılar son derece verimsiz olabilir. Toplantıların, herhangi bir kuruluştaki en büyük zaman alıcılarından biri olduğu tespit edilmiştir. Harvard Business Review tarafından yakın zamanda yürütülen bir araştırmada, yöneticilerin %65'i toplantıların onları fiili işleri tamamlamaktan alıkoyduğunu, %71'i toplantıların verimsiz ve verimsiz olduğunu ve %64'ü derin düşünme yolunda olduklarını söyledi.

Bazı toplantılar kaçınılmaz olsa da, eşzamansız olarak çalışmak, kuruluşların genel olarak toplantılara yaklaşım şeklini değiştirir. Eşzamansız olarak çalışırken bir toplantı planlamak için, toplantıların yalnızca kesinlikle gerekli olduklarında yapılmasını sağlayan çeşitli kişilerin zamanlarını koordine etmeniz gerekir. Bu, net gündemler ve daha üretken etkileşimler sağlar.

Derin Çalışma Dönemi

Ekipler daha fazla dağıtıldıkça, kuruluşların işte harcanan zaman miktarına verdikleri değer büyük ölçüde azaldı. Çıktı ve üretkenlik, çalışan performansını değerlendirirken tek önemli faktör haline geldi.

“Bilişsel olarak zorlayıcı olmayan, lojistik tarzda görevler genellikle dikkati dağılmışken gerçekleştirilir. Bu çabalar dünyada yeni bir değer yaratmama eğilimindedir ve tekrarlanması kolaydır.”

– Cal Newport

Derin çalışma, dikkatimizi dağıtmadan veya kesintiye uğratmadan, derin bir konsantrasyon halinde çalışma ve uzun bir süre odaklanma yeteneğimizi ifade eder.

Eşzamansız olarak çalışmak, çalışanları bir işyerinin günlük dikkat dağıtıcılarından uzaklaştırır, böylece günlerinin bölümlerini yüksek değerli, üretken çıktılar oluşturmaya adayabilirler.

Eşzamansız Çalışmanın Yararları

Daha Fazla Esneklik: Eşzamansız Çalışmak, çalışanların zamanlarının efendisi olmalarını sağlar. Daha tatmin edici bir iş-yaşam dengesine yol açan yaşam tarzlarına uyan çalışma programları oluşturabilirler.

Daha Ayrıntılı Yanıtlar: Eşzamansız olarak çalışırken, insanlardan hemen yanıt vermeleri veya yanıt vermeleri beklenmez; bu, bir sorun hakkında gerçekten düşünmek ve yanıtlarını veya görüşlerini sunmadan önce onu analiz etmek için zaman ayırabilecekleri anlamına gelir. Bu, daha fazla düşünülmüş kararlara yol açar.

Daha Az Dikkat Dağıtıcı: Eşzamansız olarak çalışmak, çalışanların bir akış durumuna daha kolay girmesine yardımcı olur. Belirli bir göreve biraz zaman ayırarak, diğer ilgisiz görevler hakkında meslektaşları tarafından kesintiye uğrama konusunda endişelenmeden gerçekten derin düşünmeye başlayabilirler.

Otomatik Belgeleme: Asenkron iletişimin çoğu yazılı iletişimdir. E-posta, sohbet veya çevrimiçi bir beyaz tahtada olsun, genellikle gerçekleşen iletişimin bir kaydı vardır. Her zaman geri dönüp bu iletişime başvurabilirsiniz ve bu, iletişim fazlalığını önleyen bir günlük görevi görür.

Hiyerarşileri Düzleştirir: Çalışanların öneri ve düşünce eklemeleri için açık bir forum oluşturur. Toplantılar veya yüz yüze etkileşimler sırasında var olabilecek bazı göz korkutucu faktörleri ortadan kaldırır.

Verimli asenkron iletişim için araçlar

E-posta:
E-postanın popülaritesi, Slack gibi uzaktan işbirliği için oluşturulduğunu iddia eden birçok yeni çağ iletişim aracının ortaya çıkmasıyla azalıyor gibi görünüyor. Ancak e-posta hala asenkron iletişime çok iyi dönüşüyor. Anında bir yanıt beklemez, bu nedenle ekip üyeleri düşünceli, değerli girdilerle kendi zamanlarında yanıt verebilir.

Görüntülü İletişim:
Video konferans, yüz yüze toplantıların yerini almak için varsayılan iletişim yolu olmuştur. Ancak, insanları ortak bir zamanda bir araya getirmeyi gerektirdiğinden, asenkron çalışmaya pek iyi dönüşmez. Loom gibi araçlar bunu düzeltir ve kayıtlar ve ekran paylaşımı yoluyla sözlü iletişimin faydalarını deneyimlemenizi sağlar.

Çevrimiçi Beyaz Tahta:

Creately gibi araçlarla düşünceleri, fikirleri ve planları tıpkı bir konferans odasındaki gibi görselleştirebilirsiniz. Ekip üyeleri daha sonra görselleştirmelerinizi gözden geçirebilir ve istedikleri zaman buna yorum, düşünce ve öneriler ekleyebilir. Bu, eşzamansız ekipleriniz için harika, esnek ve sezgisel bir sanal çalışma alanı oluşturur.

Eşzamansız Çalışma İpuçları

Hedeflere Odaklanma : Birçok uzaktan çalışan, “meşgul görünmek” için baskı hissediyor. Ancak asenkron çalışma, etkinlikle değil, çıktıyla ilgilidir. Açıkça tanımlanmış görevlere odaklanarak gereksiz ekip konuşmalarını azaltabilir, daha iyi işler yapabilir ve yeni iş-yaşam dengenizin keyfini çıkarabilirsiniz.

Çekirdek Saatler oluşturun. Asenkron çalışmak, rutinsiz çalışmak anlamına gelmez. Aksine, bazen bağlı kalacağınız daha yapılandırılmış ve ayrıntılı bir plan oluşturmayı içerir. Temel çalışma saatlerinizin ne olduğunu organizasyonun geri kalanına iletmek önemlidir, böylece herkes kimin hangi programda çalıştığını bilir.

Zamanlama Beklentilerini Belirleyin: Eşzamansız olarak işbirliği yaparken son tarihler konusunda net olmak çok önemlidir. Bireysel programlar üzerinde çalışmak, daha büyük zaman çizelgelerine uyulması gerektiği gerçeğini görmezden gelemez. Bir şeyin zamanı geldiğinde beklentileri belirlemek, çalışanların iş gününü ilk önce acil görevlere öncelik verecek şekilde düzenlemelerine yardımcı olmak için önemlidir.

Async Asosyal Demek Değildir. Eşzamansız çalışmak, yalıtılmış çalışmak anlamına gelmez. Ekip üyelerinin birbirleriyle bağlantı kurmasını ve eğlenmesini sağlamanın yollarını bulmak hala önemlidir.
Kuruluşların buz kırıcılara ve sanal partilere öncelik vermesi gerekir, aksi takdirde iş arkadaşları saçlarını salabilir ve takım arkadaşlarını kişisel düzeyde tanıyabilir.

Eşzamansız Çalışma Deneyiminizi Bize Anlatın

Kuruluş çapında eşzamansız çalışma hala nispeten yeni bir kavramdır ve ekipler hala tüm işleri halletmeye çalışıyor. Asenkron çalışma deneyiminiz var mı? Konuyla ilgili düşüncelerinizi duymak isteriz, lütfen aşağıdaki yorumlarda görüşlerinizi paylaşmaktan çekinmeyin.