Başarılı Bir Sanal Etkinliğe Nasıl Ev Sahipliği Yapılır: Davetten Takibe Kadar

Bu noktada hepimiz sayısız Zoom toplantısında bulunduk. Listeye sanal bir etkinlik eklemek, oturup izlenecekbaşka birsanal toplantı gibi görünebilir. Boooooring.

Trendi başlat ve sanal bir etkinliğin ne olabileceğini ve olması gerektiğini yeniden hayal et! Eskiden yalnızca bir etkinliğe bizzat katılarak elde edilen ağ oluşturma, katılım ve eğitim duygusunu hâlâ sağlayabilirsiniz.

Mümkün olan en iyi sanal etkinliği gerçekten ortaya çıkarmak için, yüz yüze bir etkinliğin ayırt edici özelliklerini almanız ve bunları dijital alana ölçeklendirmeniz gerekir.

Başarılı bir sanal etkinliğe nasıl ev sahipliği yapılır?

İlk başta biraz ürkütücü gelebilir, ancak başarılı olmanıza yardımcı olmak için planlamadan yürütmeye kadar süreci daha küçük etkinliklere ayırdım.

1. Bir davet yolla
2. Kayıtlarınızı geliştirin
3. Etkinliğiniz için hazırlanın
4. Doğru barındırma platformunu bulun
5. Katılımcılarla takip

Her adımın ayrıntılarına inelim ve sizi başarılı bir sanal etkinliğe ev sahipliği yapmaya hazırlayalım!

1. Unutulmaz bir davetiye gönderin

Davetiye, olası etkinlik katılımcıları için ilk iletişim noktasıdır. İlgi çekici ve eğlenceli bir davet, bir web sitesinde veya sosyal medyada yalnızca bir kayıt bağlantısı yayınlamaktan daha çekicidir.

Anahtar, bir etkinlik davetini eğlenceli, gerçek, anında bilgi veren ve cana yakın hale getirmektir. Kişileri isimlerine göre davet edin (HubSpot'un CRM'sini kullandığımız gibi bilinen bir listeniz varsa) ve markalı etkinliği tutarlı ve ilgi çekici bir tasarımla tanıtın.

Her davette alıcılara biraz bağlam ve değer verin. Önemli bilgileri eklemek, hedef kitlenize paylaşacak içgörüleriniz olduğunu anında gösterir ve insanların ilgisini çekmek için biraz heyecan yaratır. Katılımcıların bir şirketin markasının kapsamını sanal olarak tam olarak anlamayacağını unutmayın, ancak etkili bir davet, marka bilinirliğini ve bilinirliğini artırmanın ilk adımıdır.

"Şimdi"nin dijital dünyasında yaşıyor olsak da, sanal etkinlik davetiyeleri haftalar öncesinden gönderilmelidir. Aşağıdakileri tanıtarak etkinliğinizi katılımcıların kaçırmak istemeyeceği bir hale getirin:

• Anahtar konuşmacılar veya konuklar
• Öğrenilecek yeni beceriler
• Ağ oluşturma fırsatları
• Sektör veya müşteri eğilimleri
• Yağma!

Peki, davetiye göndermeye başlamak için en iyi zaman ne zaman? Tarihten 2-3 hafta önce bir etkinliğe kayıt yaptırmada genellikle bir artış olur. Başka bir deyişle, promosyonlar ve davetler en çok bu dönemde etkilidir . Katılımı en üst düzeye çıkarmak için pazarlama çabalarınızı birkaç hafta sonra yoğunlaştırın.

Sanal etkinlik ayrıntılarını paylaşmanın yüzlerce yolu vardır, ancak davetiyelerin gerekli tüm ayrıntıları tek bir yerde sağlaması çok önemlidir.

Etkinlik adını, tarihini, etkinliğe nasıl erişileceğini, kaydolmak için bir CTA'yı ve varsa gündem veya fiyat gibi diğer gerekli bilgileri sağlayan bir açılış sayfası oluşturun. Açılış sayfası oluşturulduktan sonra davetiyeleri şu yollarla gönderin:

• Reklamlar. Etkinlik, ayrıntıların nerede bulunacağı ve nasıl kaydolulacağı hakkında bilgi yaymak için kitlelerin zaten aktif olduğu platformlarda bir markanın erişimini genişletin.
• Sosyal medya. Açılış sayfasına bir bağlantıyla ilgi çekmek için geri sayım grafikleri, Instagram hikayeleri veya video tanıtımları oluşturun.
• E-posta. Mevcut ilişkileri geliştirmek ve yakınlık kurmak için ekibinizin ağlarına daha fazla kişisel davetiye göndermesini sağlayın.

2. Yetiştirme kayıtları

Kayıt listesi büyüyor - yaşasın! Dikkatli olun ve etkinliğe katılmak için geldiklerinden emin olmak için bu kayıtların meşgul olmasını sağlayın. Kaydolan kişileri beslemeye ve onları meşgul etmeye devam etmezseniz, etkinliğin kendisi yayınlandıktan sonra tahmin edilenden daha düşük rakamlara sahip olabilirsiniz.

E-posta ile pazarlama, etkinliğe değer katmak ve katılım oranını artırmak için kayıtların önünde kalmanın en iyi yollarından biridir. Etkinliğin değerini gösteren e-postalar gönderin ve katılmak için heyecan yaratın. Veya FOMO pazarlamasından yararlanın. Kayıt oranlarını daha da artırmak için yeni bir konuşmacının duyurulması veya yoğun talep nedeniyle yeni bir segmentin eklenmesi gibi küçük detaylar.

Şirketlerin bütçesi varsa, kayıtlar için bir ürün paketi, katılımcıların ilgisini çekmek ve onlara bir etkinliğe katılıyormuş gibi tanıdık bir his vermek için yükselen bir trend. Daha küçük bir bütçeyle bir etkinliği koordine ediyorsanız, katılımcılar arasında bağlantı kurmak, heyecan yaratmak ve etkinlikten önce ve sonra genel marka bilinirliğini artırmak için öğeleri ortak markalamak için bir sponsorla ortaklık kurmayı düşünün.

3. Etkinlik için hazırlanın

Bir hashtag oluşturun ve katılımcıların ilgisini çekmek için planlama ve hazırlığın perde arkasını gösterin. Tarih yaklaştıkça, etkinliğe hazırlıklarını ve katılmaktan ne kadar heyecanlı olduklarını yanıtlayarak katılımcıları hashtag ile sosyal medyaya katılmaya teşvik edin.

En kötüsünü planla ama en iyisini um. Bir teknik destek planı oluşturun ve bir konuşmacının veya toplantı sahibinin sorun yaşaması durumunda içeriği yedekleyin. Katılımcıların kendileri sorun yaşarlarsa başvurabilecekleri bir teknik sorun giderme planı olduğundan emin olun. Bir sohbet desteği veya teknik destek için özel bir ekip üyesi, etkinliğin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için iyi bir çözümdür.

4. Doğru platformda barındırın

Bütçeyi karşılayan, en iyi akış hizmetine, etkinlik özelliklerine ve raporlama özelliklerine sahip en iyi video platformunu seçtiğinizden emin olun. YG'yi ölçmek için sanal etkinlikler için KPI'lar belirleyin ve katılımcılar hakkında en iyi içgörüleri elde etmek için izleme özelliklerini kullanın.

Yararlı bir kaynak oluşturmak ve konuşmaya devam etmek için daha sonra katılımcılarla ve gelmeyenlerle paylaşmak üzere etkinliğin temel öğelerini kaydedin veya kaydedin.

5. Katılımcılarla takip

Toplantı sahibi oturumu kapattıktan sonra etkinlik tamamen sona ermemiştir. Katılımcıların çok yönlü bir deneyim yaşamasını sağlamak için bir takip stratejisi gereklidir.

• Bir e-posta göndermek. Etkinlik için slaytları veya transkripti ve belirtilen kaynakları sağlayın. Daha sonra diğer etkinlikleri geliştirmek üzere katılımcılardan doğrudan geri bildirim almak için bir anket ekleyin.
• Sosyal medyada yayınlayın. Sohbeti devam ettirmek için etkinlikten resimler, alıntılar veya kısa videolar yayınlayın.
• Blog. İşlerin nasıl gittiğini ve bir sanal etkinliğe ev sahipliği yapmanın nasıl gittiğini yazın. Sanal bir etkinliğe ev sahipliği yapmak isteyen diğer kişilerin kullanması için ipuçları ekleyin; sektörde bir düşünce lideri olabilirsiniz. Katılımcıları web sitelerinde öğrendikleri hakkında yazmaya teşvik edin veya güçlü bir bağlantı oluşturduysanız, onlardan web siteniz için yazmalarını isteyin.

Sanal etkinlik alanında başarılı olmak için önceden plan yapın

Vay canına, bu çok fazlaydı! Başarılı bir sanal etkinlik çok fazla zaman, enerji ve planlama gerektirir. Davetten takibe kadar her ayrıntı, sanal bir etkinlik oluştururken önemlidir, böylece markalar ve katılımcılar bundan en iyi şekilde yararlanır.

İşlerin nasıl gittiği, bir dahaki sefere nelerin iyileştirilebileceği hakkında konuşmak ve analitik hakkında bir rapor vermek için ekibinizle birkaç dakikanızı ayırın. Kitlenizi daha iyi anlamak ve ileriye dönük sanal etkinlikler için bilinçli kararlar vermek için etkileşimden öğrenin.