Verileriniz Ne Kadar Sağlıklı?

Teşhis: Şeyler Kör

Eşim ve ben "eşya körlüğü", yani evde bıraktığımız şeyleri "görmeme" yeteneği hakkında yorum yapıyoruz. Oturduğu yerden çıkardığı elastik saç bantlarını fark etmiyor. Tezgahın üzerinde bir pense ya da tornavida bıraktığımı fark etmiyorum. Belki her birimiz bu şeyin her yerde bulunmasına alıştık ya da belki bir iç ses bize ona yakında tekrar ihtiyacımız olacağını söylüyor, o halde neden onu bir kenara koyalım ki? Sebep ne olursa olsun, her biri o şeyin orada bulunmasında bir sorun olduğundan habersizdir.

Benzer şekilde, müşterilerimizin çoğu bize kendi körlük versiyonlarıyla geliyorlar, ancak bu tamamen onların verileriyle ilgili. Pek çok sorunla boğuşan isimler, adresler, notlar, faturalar ve diğer verilerden oluşan bir koleksiyonu bir araya topladılar, ancak burunlarının dibinde olanı göremiyorlar. Müşterilerimizin doğası gereği dağınık insanlar olması ya da verilerinin kalitesini umursamamaları değil; sadece işleri düzensiz veya eksik bir şekilde yapmanın tuzaklarını görmeyi bıraktılar.

Danışmanlar olarak tüm bunları düzeltmek bizim görevimiz. Bu, ilk etapta işlerin nasıl bu hale geldiğini anlamakla başlar. Aradığımız şeylerden bazıları aşağıdadır.

Yaşlanmak berbat bir şey

Veriler neredeyse girildiği anda geçerliliğini yitirir. İnsanlar taşınıyor, ofis değiştiriyor, yeni telefon numaraları alıyor ve soyadlarını değiştiriyor. Ve bunların tam olarak yüzde sıfırı sizi bu konuda bilgilendirmek zorunda hissediyor. Daha da kötüsü kime anlattıklarını ve kime söylemediklerini hatırlamıyorlar, bu yüzden üç ay önce iş yaptığınız Elizabeth Cassiano artık Elizabeth Cassiano-Blightly oluyor. Ya da muhtemelen Elizabeth Blightly. Bak ne diyeceğim, o telefonda beklerken onu nasıl bulacağını bulursun. Ya da belki yeni bir kişi kaydı oluşturmak ve Elizabeth'in eski, tek versiyonunda sahip olduğunuz tüm geçmişi kaybetmek daha kolaydır. Baştan çıkarıcı ama bir dahaki sefere aradığında oldukça kafa karıştırıcı.

Tutarlılık Önemli Değil

Çoğu uygulama, arama terimleri konusunda oldukça spesifiktir. Bu, programcıların "bulanık mantık" geliştirmesi son derece karmaşık bir görevdir. Bu da "McKinley Bulvarı" anlamına geliyor. “McKinley Bulvarı” ile aynı şey değil. Bunlardan herhangi birini bir bütün olarak yazın, diğerini bulamazsınız. Diğer bir yaygın sorunlu veri türü de telefon numaralarıdır; bazı kişiler (xxx) xxx-xxxx yazmayı sever, bazıları ise xxx-xxx-xxxx yazmayı, hatta sanatsal türdeyse xxx.xxx.xxxx yazmayı tercih eder. Deneyimlerime göre, bu tür şeyler için insanların hatırlaması gereken bir dizi kuralı öğretmek ve uygulamak zordur, ancak bu yapılabilir. Bu konuda daha sonra daha fazla bilgi vereceğiz.

Herhangi Bir Yere Koymanız Yeterli

İki telefon numaranız ve bir telefon numarası alanınız olduğunda ne yaparsınız? İkincisini mümkün olan her yere koyun tabii ki. Not alanı? Elbette. E-posta adresi alanı? Neden olmasın, zaten ona ait bir e-posta adresim yok. İnsanlar onu bulabilecek, değil mi? Sağ? Merhaba? O telefon numarasına göre arama yapmanız gerekene kadar her şey eğlence ve oyundur, o zaman gerçek bir sorununuz vardır.

Doğruyu Yanlıştan Ayırmak

Görevlerinizi gerçekleştirmek için çok sayıda uygulama kullanıyorsanız (örneğin Excel, Airtable ve QuickBooks) bilgileri birçok kez girmeniz gerekir. İsim, adres, çalışma durumuyla ilgili bilgiler, parça listeleri – işletmeniz için önemli olan ne varsa. Diyelim ki bir işletme için iki farklı adresiniz var ve onun yalnızca tek bir konumu olduğunu biliyorsunuz. Hangisi doğru? Verilerinizin üzerine bu konuda yardımcı olacak ipuçları veya süreçler yerleştirilmiş olabilir. Veya yapmayabilirsiniz. Aynı verileri sakladığınız tüm yerler bu bilgileri otomatik olarak takip ediyorsa, değişiklik tarihleri ​​her zaman faydalıdır. Bunlardan biri bile yoksa hangi sürümün en yeni olduğunu bilemezsiniz. Bu, siparişlerin yanlış yerine getirilmesine, son teslim tarihlerinin kaçırılmasına vb. yol açabilecek potansiyel olarak maliyetli bir sorundur. Daha da kötüsü, çok yaygındır. Bu sorunun ortaya çıkmasının bir başka yolu da, kullanıcıların bir şey için (kişi, konum, sipariş, envanter) birden fazla kayıt girmesi ve yine hangisinin doğru veya en güncel sürüm olduğunu bilmenin zor olabilmesidir.

Prognoz: 20-20 Vizyon

Haberler iyi. Benim gibi deneyimli geliştiriciler, yalnızca yukarıda açıklanan gibi rahatsız edici verileri iyileştirme konusunda deneyimli değil, aynı zamanda sağlıklı hale geldikten sonra bu verileri barındırmak için temiz, entegre ortamlar oluşturma konusunda daha da iyiyiz. İşte sağlıklı veri depolamanın anahtarları.

Düzgün oluşturulmuş bir iş sisteminde her veri parçasının depolandığı tek bir yer vardır. Sloganı “bir kere gir, çok kullan”dır. Yani her müşteri için yalnızca bir müşteri kaydı bulunmalıdır. Müşterinin adı, adresi/adresleri, telefon numarası/numaraları vb. her biri, ihtiyaç duyulan her yerde görünmelerine olanak tanıyacak şekilde, ancak yalnızca referans olarak ve iki farklı bölümde potansiyel olarak çelişkili bilgiler olarak değil, saklanmalıdır. sistem.

Düzgün oluşturulmuş bir iş sisteminde her veri parçasının depolandığı tek bir yer vardır. Sloganı “bir kere gir, çok kullan”dır. Yani her müşteri için yalnızca bir Müşteri kaydı bulunmalıdır. Müşterinin adı, adresi/adresleri, telefon numarası/numaraları vb. her biri, ihtiyaç duyulan her yerde görünmelerine olanak tanıyacak şekilde, ancak yalnızca referans olarak ve iki farklı bölümde potansiyel olarak çelişkili bilgiler olarak değil, saklanmalıdır. sistem.

Sonuçlardaki farklılıklara izin veren güçlü arama araçları kullanılarak verilerin kolayca bulunabilmesini sağlamak. Bir aramanın size kaydın var olup olmadığı ve doğru olup olmadığı konusunda kesin bir cevap vereceğinden hiçbir şüpheniz olmasın. Bulduğunuzda, verileri kolayca düzenleyebilmeli ve kullanıcılara her şeyi güncel ve doğru tutma olanağı tanımalısınız.

Veriler, bazı şeylerin birden fazlasının var olma ihtimaline izin vermelidir. Klasik bir örnek, birden fazla telefon numarasına veya birden fazla e-posta adresine sahip kişilerdir. “Her yere koy” anlayışından kaçınmak için her sistemi bu tür verilerin sınırsız girişine izin verecek şekilde tasarlıyoruz.

Veri girişi kurallara uymayı kolaylaştırmalıdır. 10 basamaklı ABD telefon numaralarının her zaman (xxx) xxx-xxxx biçimini takip etmesini istiyorsanız, onları nasıl girdiğinize bakılmaksızın sizin için biçimlendireceğiz. Kimsenin nasıl yapılması gerektiğini hatırlamasına gerek yok; sadece işe yarıyor.

Değişikliklerin dikkatli takibi. İyi bir iş sistemi, kayıtlardaki değişiklikleri (neyin değiştiği, kimin değiştiği ve ne zaman değiştiği) izleyen bir denetim günlüğüne sahip olmalıdır. Bu, bir kaydın güncel olup olmadığını anlamaya çalışırken çok yardımcı olur.

Bağımsız uygulamalar kümesine olan ihtiyacı ortadan kaldırın. Tüm ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde özel olarak tasarlanmış, iyi yapılandırılmış tek bir iş sistemiyle ihtiyacınız olan her şeyi başarabilmelisiniz. Ayrıca çalışmak için favori veya zorunlu kullanımlı bir muhasebe sisteminiz olabilir, ancak bu, iş sistemiyle bilgi paylaşımında bulunmak için entegre edilebilir, böylece ikisi sıkı bir şekilde entegre olur ve her zaman senkronize olur.

İleriye bakmak

Verilerin yukarıda açıklananlar gibi eski sistemler arasında taşınması genellikle geliştirme sürecinde daha sonra gerçekleşir. Size yeni bir uygulama oluşturduğumuzda, bunu şirketinizin veya kuruluşunuzun benzersiz ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde çok dikkatli bir şekilde planlıyoruz. Yeni iş sisteminizin uç noktasını görme vizyonuna sahibiz ve işleri daha iyi, daha işlevsel ve gelir tasarrufu sağlayan bir şekilde yapmanın yolunu kolaylaştırmaya yardımcı olabiliriz.