Sanal Asistan İşe Almak İşinizi Kurmanıza Nasıl Yardımcı Olabilir?

İşinize ilk başladığınızda, iş sizsiniz. Tüm görevleri yapıyorsunuz:

• Yönetici – Teklifler
• Mali - Muhasebe
• Web Sitesi – Grafikler ve Kopya
• Sosyal Medya – Gönderiler Oluşturma ve Gönderme

Bir işletmenin perde arkası sistemleri vardır. İşletmeniz büyüdükçe, zamanınız uzmanlık alanınızda çalışmak için daha iyi harcanır. Parlaklık alanınızda olmayan şeylere gelince? Bunlar, bir sanal asistana (VA) devredilecek görevlerdir.

Ancak bunu kendiniz yapmaktan sistemleri başka birine teslim etmeye geçişi nasıl yapacaksınız? Şu anda bu görevleri nasıl tamamladığınızı gösteren bir belge veya video oluşturmak, bunları daha sonra yetkilendirmenize yardımcı olur. Sonunda, bu süreçler işletmenizin politika ve prosedürler kılavuzuna girebilir.

İşte çoğu işletme için tipik olan bazı görevler. Bu kapsamlı bir liste değildir. Bunlardan birini seçin ve tamamlamak için sürecinizi belgeleyin. Belgelemek için kullandığım araçlar bu makalenin ilerleyen bölümlerinde açıklanmaktadır.

1. yönetici
   a. Teklifler/Sözleşmeler
   b. faturalandırma
   c. muhasebe
2. İnternet sitesi
   a. Grafikler
   b. kopyala
   c. Bir web sitesindeki sayfalarda yapılan güncellemeler
   d. WordPress ise yazılım güncellemeleri
3. Blog Yazıları
   a. Yazılı
   b. Video
   i. nasıl oluşturuldu
   ii. Videonun nerede barındırılacağı (genellikle Youtube)
   c. Ne sıklıkla yayınlandı
   d. Grafikler
4. Sosyal medya
   a. Hangi sosyal medya platformlarında paylaşım yapılmalı?
   b. Ne sıklıkla paylaşılır
   c. Blog gönderileri nasıl paylaşılır
   d. Paylaşılacak harici makalelerin kaynakları

Adımları ana hatlarıyla belirtirseniz ve yönergeleri belirlerseniz, işletmenizde devretmesi kolay olan 2 süreç örneği aşağıda verilmiştir. Etkili bir blog ve sosyal medya gönderisi oluşturmanın amacı, logo, renkler, yazı tipi vb. görünümde markanız için tutarlılık sağlamaktır.

Örnek 1: Web sitenize bir blog gönderin.

1. Blog Başlığını Oluşturun
2. Blog gönderisinin yazılı veya video bölümünü oluşturun
3. Bir video varsa videoyu açıklamak için yazılı içeriği ekleyin
4. Bir video yoksa, blog gönderisiyle ilgili görseller bulun veya oluşturun - görseller okunabilirlik için önemlidir
5. Web sitesinin Dashboard'a giriş yapın
6. Yeni blog bölümü eklemek için gezinin (WordPress'te: Yeni Bir Ekleme Gönderir)
7. Başlığı girin
8. URL bilgisini kontrol edin – gerekirse değiştirin
9. Metin ve resim(ler)i girin
10. Gönderinin çeşitli noktalarında farklı başlık boyutları kullanın
11. Harekete Geçirici Mesaj (CTA) ekleyin – ücretsiz bir kurşun mıknatısı indirin veya sizinle kısa bir arama rezervasyonu yapın
12. Okuyuculardan bloga yorum yapmalarını veya sosyal medya aracılığıyla yorum göndermelerini isteyen metin ekleyin
13. Sosyal paylaşım düğmeleri ekleyin ve okuyuculardan makaleyi paylaşmalarını isteyin
14. WordPress'te Yoast eklentisini kullanıyorsanız
    a. Odak Anahtar Kelimesine Karar Verin
    b. Snippet yaz (Google aramasında görünen kısa önizleme metni)
    c. SEO ve okunabilirlik için 2 yeşil ışığınız olduğundan emin olun
15. Gönderiyi resmi olarak yayınlamadan önce önizleyin
16. WordPress'te makalenin işletme sahibine veya doğru kişiye atfedildiğinden emin olun.
17. Makaleyi yayınlayın

Yukarıdakiler biraz bunaltıcı görünse de, sürecin tamamını veya bir kısmını devretmek yapılabilir. VA'nızın adımları tam olarak anladığından ve markanızı iletebildiğinden emin olun. Yayınlamadan önce tüm içeriği onaylamanız da önemlidir.

Örnek 2, bloglarınızı, derlenmiş makalelerinizi ve alıntılarınızı sosyal medyaya oluşturma ve gönderme sürecidir.

1. İçerik Türü
   a. Web sitenizden veya sosyal medya kanallarınızdan yeni blog yazı(lar)ı ve/veya video(lar) için bağlantılar
   b. Konunuz veya temanızla ilgili, size ait olmayan küratörlü makalelere bağlantılar
   i. Bu makaleleri nasıl buluyorsunuz – güvenilir kaynaklar, meslektaşlar, sektör yayınları?
   c. alıntılar
2. Gerekirse her alıntı veya bağlantı için resimler oluşturun
   a.Özellikle alıntılar için markalı resimler tanınabilir ve tutarlılık gösterir. (Örnek – @Youpreneur Twitter beslemesine bakın. Tüm alıntıların bir teması, üstte logo, tümü büyük harf beyaz ve farklı resimlerde yazı tipi vardır.) Marka bilinci oluşturma budur!
3. Her bağlantıyı açıklayan bir kopya yazın (ve size ait olmayan makaleyi okuduğunuzu göstermek için).
4. İçeriği/yazım takvimini aç
5. Neyi ne zaman ve hangi kanala göndereceğinizi bilmek için bağlantıları takvime yapıştırın
6. Sosyal medya planlama yazılımınızdaki gönderileri planlayın (örnekler Buffer veya Hootsuite'tir)

Amaç, süreçlerinizi özetleyen görüntülerle ayrıntılı yazılı adımlar içeren bir belge oluşturmaktır. Ardından, görevleri devretmeye başladığınızda herkes adımları takip edebilir ve yapabilir.

Örneğin, WordPress Web Sitemin arka ucuna yeni bir blog yazısı eklemek için bir adımı nasıl belgelediğimi gösteren bir örnek.

1. WordPress'e giriş yapın
2. Gönderiler'i tıklayın
3. Yeni Ekle'yi tıklayın

İşte işletmemdeki bir süreci belgelemek için kullandığım araçlar.

• Microsoft Word veya Google Dokümanlar – Her iki araç da çalışmanızın kolayca düzenlenmesine ve paylaşılmasına olanak tanır
• Kolej öğrencisi! Caddede bir üniversite öğrencisini işe aldım. Bir süreci gösteren bir video kaydettim ve benim yönlendirmeme göre adımlar ve resimlerle Word belgesini oluşturdu.
• Techsmith'ten Jing. Ücretsiz ve ciddi anlamda harika bir araçtır. Masaüstü ekranımın kenarında küçük sarı bir baloncuk var. Artı işaretine tıklıyorum ve ekranımda yakalamak istediğim görüntünün sol üst köşesinden sağ alt köşesine tıklayıp sürüklediğim artı işaretlerini alıyorum. Resmi almak için yakala'ya tıklıyorum. Ardından, yakalanan görüntüyü kopyalayıp Word veya Google Dokümanlar'a yapıştırabilirim. Ayrıca bir dosya kaydedebilirim.

Bir adımı açıklamak için nereye tıklanacağını gösteren oklar veya yorumlar ekleyebilirim. Ardından, ekran görüntüsünü kopyalayarak belgelerinize yapıştırabilirsiniz. Bu, Jing'in delegasyonda faydalı olacak şekilde nasıl açıkça yönlendirme sağlayabileceğini gösterir.

Bazı süreçler idari, bazıları ise teknik olacaktır. Her iki durumda da, bir VA'yı işe aldığınızda veya VA'nızı değiştirmeniz gerektiğinde, görevleri nasıl tamamladığınızı belgelemek için zaman ayırarak, kolayca takip edilen bir süreciniz olur.

Bu netlik düzeyi, VA'nızın işinizin nasıl çalıştığını anlayacağına güvenerek yetkilendirmenize ve unutmanıza olanak tanır. Kendi işinizde değil, işinizde çalışmak için daha fazla zamanınız var. En sevdiğiniz şeyi yapan daha fazla müşteriyle çalışabilir, daha fazla para kazanabilir ve daha fazla insana yardım edebilirsiniz.