Hukuk Büroları Bulut e-İmza Yazılımını benimsemekten Nasıl Yararlanabilir?

Hukuk Endüstrisi, muazzam dokümantasyon, kimlik doğrulama ve doğrulama gereksinimleri nedeniyle en büyük kağıt kullanıcıları arasındadır. Yasal belgelerin hazırlanması ve imzalanması, hem aşağıdan yukarıya hem de yukarıdan aşağıya belge akışını gerektiren çok adımlı bir süreçtir.

Bu, yalnızca imzalama sürecini son derece yavaşlatmakla kalmaz, aynı zamanda büyük maliyet etkileri de vardır. İşte bu noktada, Bulut e-İmza Yazılımını benimsemek hukuk firmaları için uygun bir seçenek gibi görünüyor. Bu yazımızda hukuk firmalarının bulut e-imza yazılımlarından nasıl yararlanabileceklerinden detaylı olarak bahsedeceğiz.

Bulut tabanlı eİmza yazılımı, herhangi bir özel donanım gerektirmeyen, her yerden erişilebilen uzak bir sunucuda barındırılmaktadır. Geleneksel imza süreçleriyle ilişkili tüm coğrafi ve teknik sınırlamaları ortadan kaldırır.

Geleneksel dokümantasyon süreci yerine bulut e-imza yazılımının kullanılması hukuk firmaları için birçok avantaja sahiptir. Hukuk firmaları, müvekkillerinin verilerini güçlü şifreleme ile güvence altına alabilir ve tüm dokümantasyon sürecini düzene sokabilir.

Hukuk Bürolarına Bulut eİmza Yazılımının Faydaları

e-İmzanın hukuk firmaları için faydaları neredeyse sınırsızdır.

• Azaltılmış Maliyetler

Kağıtsız kalmanın birçok faydası vardır ve çoğunlukla düşük bakım maliyetlerine odaklanır ve sonuçta olumlu bir etkisi olur. Araştırmaya göre, e-İmza yazılımını benimseyen işletmeler, genel belge işleme maliyetini %85 oranında düşürmeyi başardı.

Artık birden fazla baskı yaptırmaları ve bunları fiziksel belgeler olarak saklamaları gerekmiyor. Ayrıca, düzenli bir yaklaşım deneyimi yaşamak isteyenler için, iyi tanımlanmış bir abonelik planına sahip eSignature yazılımı, kullanıcıların önceden plan yapmasını ve buna göre işlerini yapmasını kolaylaştırır.

• Gelişmiş Müşteri Tabanlı İletişim

Yasal belgeler, manuel olarak paylaşıldığında genellikle iş ortağının veya müşterinin tarafında takılıp kalır. e-İmza yazılımı, coğrafi engeller nedeniyle bu tür gecikmelerin önlenmesinde çok yardımcı olabilir. Yazılım, hukuk firmalarının bekleyen imza taleplerini izlemesine, gönderilen/alınan belgeleri takip etmesine ve erişim haklarında değişiklik yapmasına yardımcı olur.

Önerilen Okuma: 6 Adımda Elektronik Olarak Dijital İmza Nasıl Oluşturulur

eİmza yazılımı ile mahkeme belgeleri, sözleşmeler ve sözleşmeler anında imzalanabilir ve paylaşılabilir. Ayrıca firmalar, yasal belgelerle birlikte çevrimiçi açıklayıcı tipte formlar veya talimat kitapları ekleyebilir, bu da müşterilerin birçok zaman ve çabadan aynı anda tasarruf etmesini sağlar.

• Müşteri Verilerinin Tam Koruması

İmza sahtekarlığı ve sahte belgeler gibi sorunlar, özellikle manuel olarak yönetildiğinde yasal belgelerde oldukça yaygındır. Neyse ki, e-İmza yazılımının çoğu, yasal belgelerle ilgilenmek için sıkı güvenlik önlemlerine uyar.

CryptoESIGN bulut tabanlı eSignature yönetim yazılımı, siber tehditleri ortadan kaldıran böyle bir örnektir. Yazılımda depolanan bilgiler, gerekli erişim, ağ ve veritabanı güvenliğine sahip birinci sınıf bir bulut hizmeti sağlayıcısı üzerinde barındırılır. Platform, 256 bit şifreleme teknolojisi ile şifrelenmesinin yanı sıra SSL yapılandırmalarıyla uyumludur.

• Gelişmiş Denetim İzi Belge Görünürlüğünü Artırır

e-İmza yazılımının çoğu, hukuk firmalarının belgelerin yetkili kişiler tarafından doğru bir şekilde imzalandığına dair uygun güvence almalarını kolaylaştıran gelişmiş izleme yetenekleriyle birlikte gelir. Böylece yetkisiz sahtecilik, veri kurcalama ve yasa dışı erişim olasılığını ortadan kaldırır.

CryptoESIGN, yerleşik denetim izi tesisi ile hukuk firmalarının evrak işlerini organize bir şekilde tamamlamasını kolaylaştırır. Yazılım, benzersiz imza sahibi profilleri oluşturarak belgelere yetkisiz erişimi engeller.

• Düzenleyici Para Cezalarını Önler

Hukuk firmaları, hukuk endüstrisinin doğası gereği düzenleyici para cezalarına eğilimlidir. Veri sızıntıları ve uyumsuzluk, yalnızca avukatlar için değil, müvekkilleri için de ağır para cezalarına ve cezalara yol açabilir.

Yasal belgelerin çoğunun daha fazla incelemeden geçmesi, onları para cezalarına ve cezalara karşı daha savunmasız hale getiriyor. eİmza yazılımı, hukuk firmalarının önceden veri doğruluğu, zamanlılık, uyumluluk sorunları gibi alanlara odaklanmasına yardımcı olur. Düzenleyici para cezaları ve cezalar olasılığını önler.

• Arşivleri Boşalt

Belgeleri ve yasal belgeleri depolamak, yönetmek ve almak yasal işletmeler için zahmetli bir iştir. Bir hukuk firmasının işletmesi ne kadar büyük olursa, depolama, bakım ve insan gücü için o kadar fazla harcamak zorunda kalırlar.

Bulut tabanlı dijital imza yazılımı, işletmelerin her bir belge parçasını merkezi ve güvenli bulut veritabanına yüklemesine olanak tanır. Hukuk firmalarının zamandan, depolama maliyetinden ve insan gücünden tasarruf ederek gerekli herhangi bir belgeyi kolayca çıkarmasını sağlar.

Her şey, uluslararası düzeyde kabul gören katı güvenlik önlemleri ve yeterince barındırılan veri merkezleri kapsamında korunan bulutta depolanır.

• Mobiliteyi Artırır

Uzaktan erişim ve e-imzalama, bulut tabanlı e-imzalama yazılımının geleneksel imzalamaya göre muhtemelen en büyük avantajlarıdır. Bulut e-İmza yazılımı çevrimiçi erişim sunarak avukatların ve müvekkillerin yasal belgeleri herhangi bir zamanda herhangi bir yerden görüntülemesine, imzalamasına, paylaşmasına ve doğrulamasına olanak tanır.

Bu, imzalayanın belgeyi internet ve bir cihazla herhangi bir yerden imzalayabilmesi nedeniyle imzalama sürecini ışık hızında yapar. Ayrıca baskı, tarama ve kurye maliyetlerini de ortadan kaldırır.

Son sözler

Hukuk firmaları inanılmaz bir hızla kağıtsız ofislere doğru kayıyor. Bunun nedeni, bulut eİmza yazılımının geleneksel imzalama sistemlerine göre onlarca avantaj sunmasıdır. Ayrıca, geleneksel sistemin her türlü sınırlamasının üstesinden gelir, maliyeti ve zamanı azaltır ve verimliliği ve güvenliği artırır.

Makale ekonomik faydadan bahsetse de, e-imza yazılımı kullanmanın en büyük faydası listemizde belirtilmemiştir. Bunun nedeni, zamandan ve maliyetten tasarruf etmekten daha büyük bir amaca hizmet etmesidir. Ağaçları kurtarmak, çevrimiçi dijital imza yazılımının insanlığa sunabileceği en büyük faydadır.

Günümüzde bulut tabanlı e-imza yazılımı, hukuk sektöründe sadece bir araç olmaktan çok standart bir iş uygulamasıdır. Her hukuk firması, verimlilik, büyüme, karlılık ve hatta hayatta kalmak için bulut tabanlı e-İmzalama yazılımına geçmelidir.