Uzak, Eyalet Dışı Çalışanlara Nasıl Ödeme Yapılır ve Uyumlu Kalın

İşletmeniz için en iyi seçimleri yapmak, başka bir eyalette yaşayan birini işe almak, taşınmak isteyen bir personeli barındırmak veya müşteri tabanınızı genişletmek için bir çalışanı eyalet sınırları dışına taşımak anlamına gelebilir. Bordronuzdaki her eyalet dışı çalışan için, geçerli vergi ve iş bulma kurumlarıyla uyumlu kalmak için bazı ayak işleri yapmanız gerekecektir. Aşağıdaki kılavuz başlamanıza yardımcı olabilir.

1. W-2 Çalışanları ve Bağımsız Müteahhitler

Bu makale, bağımsız yükleniciler değil, W-2 çalışanı olarak nitelendirilen uzaktan çalışanlara odaklanmaktadır, ancak bu, hemen yapılması gereken önemli bir ayrımdır. IRS, işin nasıl, ne zaman ve nerede yapıldığını kontrol ediyorlarsa ve işveren yalnızca işin istenen sonucunu yönlendiriyorsa, işçilere genellikle bağımsız yükleniciler gibi davranır. Aksi takdirde, onlar bir W-2 çalışanıdır.

Bunun kesin bir tanım olmadığını ve uzaktan çalışmanın gri alanlar oluşturabileceğini unutmayın. Ancak yanıt, işletmenizin devlet gelir vergilerini kesip kesmediğini ve Sosyal Güvenlik, Medicare ve işsizlik vergisi ödeyip ödemediğini belirleyecektir. İşletmelerin tipik olarak ücretlerinden bağımsız yüklenicilere vergi kesintisi yapması veya ödemesi zorunlu değildir, ancak bunu W-2 çalışanları için yapmalıdır.

IRS'nin Bağımsız Yüklenici veya Çalışan sayfası, doğru işçi sınıflandırmasını seçmenize yardımcı olmak için davranışsal kontrol, mali kontrol ve ilişki türü olmak üzere 3 geniş kategoriyi özetlemektedir. Ek olarak, eyalet yasaları, işçilerinizi nasıl sınıflandırdığınızı ve ödeme yaptığınızı etkileyebilir. Örneğin California'nın Meclis Yasa Tasarısı 5 (AB5), işletmelerin işçileri bağımsız yükleniciler olarak sınıflandırmasını zorlaştırıyor.

2. Uzak Çalışanlar için Çalışma Durumu ve Yerleşik Durum

Uzak çalışanınızın W-2 çalışanı olarak nitelendirildiğinden emin olduğunuzda, uzak çalışanınızın nerede çalıştığını ve nerede yaşadığını belirleme zamanı. Uzak bir çalışan bir eyalette ikamet edebilir ve başka bir eyalette çalışmak için seyahat edebilir, ancak genellikle uzaktaki çalışanınızın çalıştığı eyalette vergileri kesmeniz ve bildirmeniz gerekir. Şirketinizin merkezi Washington'daysa ve California'da çalışan ve Nevada'da yaşayan uzak bir çalışanı varsa, örneğin, çalışanın gelir vergisini keser ve Kaliforniya'da eyalet işsizlik vergisini ödersiniz.

Verdikleri yanıt makul ise, vergi stopajınızı çalışanınızın kendi bildirdiği iş konumuna dayandırabilirsiniz. Ancak, devletler arasındaki karşılıklı anlaşmalar ve de minimis veya muafiyet kuralları dahil olmak üzere dikkate alınması gereken birkaç olası istisna vardır.

Karşılıklı Anlaşmalar

Karşılıklı anlaşmalar, bir devletin mukimlerinin diğer (karşılıklı) devlette vergi stopajından muafiyet talep etmelerine izin veren 2 komşu devlet arasındadır. Karşılıklı anlaşmalar, çalışanların birden fazla eyalet vergi beyannamesi vermesini engeller. Çalışanınızın çalışma eyaleti ve ikamet ettiği eyalet karşılıklı bir anlaşmaya sahipse, vergileri yalnızca ikamet ettikleri eyalette kesecek ve bildireceksiniz.

Ancak karşılıklılık otomatik bir kavram değildir. Çalışanlar, çalıştıkları eyaletten ziyade kendi eyaletlerinde vergi kesintisi yapmanızı talep etmelidir. Çalışanınız size eyalet vergi muafiyeti formunu sağladığında, çalıştığı eyalet için vergi stopajını durdurun ve kendi eyaleti için stopaj vergisi almaya başlayın. Çalışanınızın çalışma durumunun işinizi denetlemesi durumunda, bu eyalet vergi muafiyet sertifikalarını iş kayıtlarınızda dosyada tutun.

De Minimis veya Muafiyet Kuralları

Eyalet içi çalışanınız başka bir eyalette çok sınırlı bir şekilde çalışıyorsa, diğer eyaletin gelir vergisine tabi olmayabilir. De minimis veya muafiyet kuralları, aşıldığında işverenin eyalet vergilerini stopaja başlamasını gerektiren bir eşik (eyalette çalışarak geçirilen maksimum gün sayısı veya kazanılan gelirin dolar miktarı gibi) tanımlar.

Bir eyalette çalışan çoğu çalışan, de minimis eşikleri uzaktan aşıyor ve yasalar bir yargı alanından diğerine büyük ölçüde değişebilir. Bu nedenle, eyalete özel rehberlik için çalışanınızın iş yerindeki eyalet vergi departmanıyla iletişim kurmak çok önemlidir.

3. Profesyonel Rehberlik Aramak

Başka bir yerde çalışan ve yaşayan çalışanlar için bordroyu yönetmek, uzak bir ekip oluşturmanın en karmaşık yönü olabilir. Neyse ki, yardımcı olabilecek profesyonel hizmetler var.

Bordro Sağlayıcıları

Bordro sağlayıcıları, şirketinizin bordro vergi yasalarına uymasına ve stopaj vergisi beyannamesi vermesine yardımcı olabilir. Bordro sürecinizi otomatikleştirmek, doğru miktarda vergi ödemenize ve önemli vade tarihlerini kaçırmamanıza da yardımcı olur. Çoğu bordro sağlayıcısı, temsilciniz olarak vergileri kesip gönderebilmeleri için Çalışma Bakanlığı'na kaydolmanızı ve istihdam vergi numaranızı almanızı isteyecektir.

EBM'ler veya Vergi Uzmanları

Bir eyalette düzenli olarak çalışan bir çalışana sahip olmak, "fiziksel varlık" bağlantı kurallarını tetiklemek için genellikle yeterlidir - ancak yönergeler eyaletten eyalete değişebilir. Nexus, işletmenizin başka bir eyaletle gelir ve satış vergilerinden sorumlu olacak kadar güçlü bir bağlantısı olduğu zamandır.

Çalışanınızın çalışma durumunda Gelir Departmanı web sitesini ziyaret etmek bazı cevaplar verebilir - ancak işinizin nexus'a sahip olup olmadığı muhtemelen karmaşık bir sorudur ve yabancı bir işletme olarak kaydolma ve eyalette kayıtlı bir acente atama ihtiyacını içerebilir. uzak çalışanınız çalışıyor. Vergi uzmanınızla veya EBM'nizle görüşmek, kayıt ve vergi yükümlülüklerinizi anlamanıza ve bunlara hakim olmanıza yardımcı olabilir.

4. Yerel İş Kanunları

Asgari ücret gereksinimleri ve zorunlu molalar gibi uzak çalışanınızın çalıştığı yargı bölgesindeki yerel iş yasaları hakkında bilgi edinmek de önemlidir. Çalışma Bakanlığı'nın İşveren Rehberi bu konuda mükemmel bir kaynaktır.

Uzak çalışanınızın çalıştığı eyalet, muhtemelen eyalet işsizlik sigortası programı aracılığıyla işsizlik sigortasına kaydolmanızı gerektirecektir. Bunu yapmamak, işinizi devletin işsizlik sigortası yasalarına uymama nedeniyle cezalara ve ücretlere maruz bırakabilir.

Hemen hemen her eyalet, işverenlerin, işle ilgili yaralanma veya hastalık durumunda çalışanınızı koruyan İşçi Tazminatı sigortasına sahip olmasını gerektirir. Ticari bir sağlayıcı veya eyaletinizin işçi tazminat sigortası programı aracılığıyla kaydolabilirsiniz. Daha fazla bilgi edinmek için, çalışanınızın işte olacağı eyaletteki işçi tazminat görevlisine ulaşın.