Etkili Bir İletişimci Olmak İçin 6 İpucu

Etkili bir iletişimci olmak, başarılı girişimcilerin ustalaştığı bir beceridir. İş ilişkilerinde çok fazla ağırlık taşır ve etkili iletişim sergileyen şirketler yüzde 50 daha düşük çalışan devir hızına sahiptir.

Etkili ve pozitif iletişimin sağlanması için çaba harcayan şirketler, yalnızca bu maliyetlerden kaçınmakla kalmaz, aynı zamanda motivasyon ve üretkenliği teşvik ederek bu rakamları artı sütununa koyarlar. Aslında, yöneticileri etkili iletişimciler olan şirketler, zayıf iletişim becerilerine sahip şirketlere göre hissedarlarına yüzde 47 daha yüksek getiri sağlıyor.

Peki, iyi iletişimi oluşturan nedir ve bunda nasıl daha iyi olabilirsiniz? İşte bazı ipuçları:

Net, Tek Anlamlı Mesajlar İletin

İletişimde netlik esastır. Bilgi aktarırken aşırı karmaşık veya jargon-y dili kullanmayın. Mesajınızı kısa ve öz yapın. Tek bir mesaj veya toplantıyı çok fazla fikirle doldurmaya çalışmayın. Bunun yerine, iletmek istediğiniz merkezi bir noktayı düşünün.

Mesajınızın net olduğundan emin olmanın iyi bir yolu, hedefiniz hakkında düşünmektir. Mesajınızdan çıkarılacak sonuç nedir? Açıkça belirtilmiş mi? Karışıklığa yer olabilir mi? Eğer öyleyse, ifadenizi yeniden düşünün.

Bu Üç İpucunu İzleyerek Verimli Toplantılar Yapın

Daha önce herkes kötü toplantılara katıldı. Gereksiz yere sürüp giden, sızlanma seanslarına dönüşen ya da net ya da belirlenmiş hedefleri olmayan türler. Bu tür toplantılar zaman kaybıdır ve yaklaşan hedeflere ulaşılmasına yardımcı olmak için üretken iletişimi teşvik etmekten ziyade personel arasında çatışma ve hayal kırıklığına yol açabilir.

Daha iyi toplantılar yapın:

• Onları kısa yapmak . Çoğu toplantı için bir saat çok uzun. Yarım saat, hatta yirmi dakikaya indirmeyi deneyin. Bu, birkaç farklı sorunu verimsiz bir şekilde ele almaya çalışmak yerine belirli bir sorunu verimli bir şekilde çözmenize olanak tanır.

• Görsel kullanma . Fotoğraflar, videolar, çizelgeler ve grafikler gibi görsel öğeler, eve bir noktayı götürmeye yardımcı olabilir. Ekibinize rekabetin satışlarda 200.000 $ önde olduğunu söylemenin bir etkisi vardır, ancak onlara bu karşılaştırmanın nasıl göründüğünü bir grafikte göstermek, ele alınması gereken boşluğun boyutunu anlamalarını sağlayabilir.

• Metrikleri kullanın . GoDaddy'nin kurucusu Bob Parsons, "Ölçülen ve izlenen her şey gelişir" diyor. İlgili ölçümlerin paylaşılması, çalışanların çalışmalarının bağlamını ve çabalarının değerini anlamalarına yardımcı olur. Ayrıca motivasyon ve hedef belirlemede yardımcı olur.

Doğru İletişim Araçlarını Kullanın

Günlük akışa farklı araçlar dahil edilerek iletişim geliştirilebilir. Yeter ki iletişim süreçlerine gereksinimlerinizi tanımlayın ve ihtiyaçlarınıza tam olarak hitap eden uygun çözümleri bulun. Örneğin:

• Ekibinizle maketler, akış şemaları, zihin haritaları vb. paylaşmanız ve bulundukları yerden bağımsız olarak aynı bilgilere erişmelerine izin vermeniz mi gerekiyor? Ardından, herkesle paylaşabileceğiniz diyagramlar oluşturmanıza olanak tanıyan bir ortak çalışma aracı deneyin.

Creately harika bir seçenek olabilir - Yorumları ve tartışma dizisi özellikleri ekip oluşturmayı teşvik eder ve grup projelerinin geliştirilmesine yardımcı olur.

• Uzak ekip üyeleriniz var veya bir nedenden dolayı düzenli olarak yüz yüze toplantı yapamıyorsunuz. Olası çözüm: E-posta veya anlık mesajlaşma gibi özellikler sunan ve personele toplantılara ne zaman ve nerede katılabilecekleri konusunda daha fazla seçenek sunan sanal toplantı yazılımı.

GoToMeeting'e bir göz atın - Ayrıca, toplantıyı Microsoft Office'ten başlatmanıza ve daha sonra toplantının kayıtlarını göndermenize olanak tanır, böylece herkes bunu referans olarak alabilir.

• Farklı yerlerde saklanan belgeleri ve dosyaları hemen paylaşmanız mı gerekiyor? Hem grup sohbetleri hem de bire bir özel sohbetler mi yapmak istiyorsunuz? Herhangi bir dosyayı arşivden anında çıkarmak ister misiniz?

Sanırım tüm bu soruların cevabı evet. Ardından, hem küçük işletmeler hem de büyük işletmeler için dijital bir iş yeri çözümü olan Slack ile devam edin. Bu araç, tüm konuşmalarınızı bir araya getirmenize, görevleri sistemleştirmenize ve ekip iletişimini kolaylaştırmanıza olanak tanır.

• İster saha çalışanlarınız olsun, ister acil durumlarda ekibinize dakikalar içinde ulaşmanız gereksin, SMS mesajlaşma seçeneğini değerlendirin. Metin mesajları İnternet bağlantısı gerektirmez ve anında uyarılar iletmek için idealdir.

Ekibinizi Teşvik Edin

Etkili bir iletişimci olan harika bir lider, ekibinin büyümesi ve öğrenmesi için cesaret verir. Zavallı liderler, beklentilerini karşılamadıkları için ekiplerini azarlar. Performansı nasıl iyileştireceğiniz konusunda rehberlik sağlayarak eleştirinizi yapıcı hale getirin.

Bu yaklaşım, daha olumlu bir ortamı teşvik eder ve üretkenliği durdurabilecek ve genel olarak olumsuz bir etkiye sahip olabilecek stres ve olumsuzluğa neden olmak yerine üretkenliği teşvik etmeye yardımcı olur.

Spesifik, Noktaya Doğru Geribildirim Verin

Özel geri bildirim sağlayarak çalışanlarınızın nasıl yaptıklarını bilmelerini sağlayın. Nasıl iyileştirileceğine dair tavsiyeniz varsa, bunu genel yerine uygulanabilir hale getirin.

Genel bir geri bildirim örneği:

"Raporların üzerinde daha iyi çalışabilirsin."

Eyleme geçirilebilir geri bildirim örneği:

"Raporlarınızdaki verileri haftalık değil de günlük olarak görmek istiyorum çünkü..."

Yazılı İletişim Becerilerinizi Geliştirin

Yazılı iletişim çağında yaşıyoruz. Metinler sesli aramalardan daha popülerdir. Sosyal medyada bağlantı kurmak, insanları yüz yüze görmekten daha yaygındır. Uzaktan çalışmanın yaygınlığı, ekip liderlerinin etkili olabilmek için yazılı iletişim sanatında ustalaşmasını gerekli kılıyor.

Yazılı iletişimde şunları yapmak istersiniz:

• Net talimatlar verin . İnsanların talimatlarınızı takip edebildiğinden emin olun, aksi takdirde yeterince net olmadığınız için değerli zamanınızı ve kaynaklarınızı boşa harcama riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

• Olumlu ol . Sadece “Teşekkür ederim” dese veya çalışana harika bir iş çıkardığını söylese bile, her zaman iletişiminize olumlu bir dönüş yapmaya çalışın.

• Soru sormanın uygun olduğu mesajını verin . Herhangi bir şüpheleri varsa ekip üyelerinin sizinle iletişim kurmaları için kapıyı açık bırakın. "Herhangi bir sorunuz varsa bana bildirin" gibi basit bir satır bununla ilgilenebilir.

• Özlü olun . Çalışanlarınızı çok fazla bilgi ile aşırı yüklemeyin. Odaklanmaları için en önemli ve alakalı olanı bulun

İletişim becerilerinizi geliştirerek, liderlik yeteneklerinizi ve nihayetinde işinizi geliştirirsiniz. İletişim potansiyelinize ulaşmanıza yardımcı olması için bu ipuçlarını kullanın!

Alexa Lemzy, iş SMS hizmeti TextMagic'te müşteri hizmetleri yöneticisi ve blog editörüdür. İç iletişim, iş verimliliği ve müşteri ilişkileri konusunda tutkulu. Onu Twitter'da takip edebilirsiniz.