Sanal Asistan ile çalışmaya nasıl başlanır? Faydalı ipuçları

Zamanla işini geliştirmek isteyen her girişimci, desteğe ihtiyaç duyduğu bir aşamaya gelir. Ancak, görevlerin sayısı bir sözleşmeli işçi çalıştırmaya yetecek kadar büyük değildir. Bu gibi durumlarda ideal çözüm, sanal bir asistanın hizmetlerini kullanmaktır. Bugün Sanal Asistanlara, iş dünyasındaki rollerine, becerilerine ve onları bulma yollarına odaklanacağız. Hiç biriyle çalışmadıysanız, bu makale ideal uzaktan çalışanı seçmenize kesinlikle yardımcı olacaktır.

Sanal Asistan – içindekiler:

1. Sanal asistan kimdir?
2. Sanal asistan ne iş yapar?
3. Sanal asistan nasıl bulunur?
4. Bir sanal asistanın becerileri nasıl doğrulanır?
5. Sanal asistanla çalışmanın en iyi yolu nedir?
6. Özet

Sanal asistan kimdir?

Sanal asistan, bir bilgisayar ve İnternet kullanarak dünyanın herhangi bir yerinden atanmış görevleri gerçekleştiren bir uzaktan çalışandır. Standart bir ofis çalışanının yerini alan kişidir. Bu kişi, bir şirketin arka ofisten yönetilmesiyle sıkı sıkıya bağlantılı olan, örneğin faturaların düzenlenmesi, toptancılarla iletişim veya web sitesinin bakımıyla ilgili konularla ilgilenebilir, ancak bunlarla sınırlı değildir. Sanal asistanların sunduğu hizmet kataloğu sürekli büyüyor ve bu meslek giderek daha popüler hale geliyor.

Sanal asistan ne iş yapar?

Sanal asistanların yetkinliklerinin genişliği ve sonuç olarak sundukları hizmetlerin kataloğu son derece çeşitlidir. Yine de, her birinin kendilerini en rahat hissettikleri uzmanlık alanları vardır. Bazen çok kapsamlıdır ve tüm görev kataloğuna atıfta bulunur veya bazen belirli bir beceriyle ilgilidir. Bu nedenle sanal asistan ararken en önemli adım, yapılmasını istediğiniz görevleri belirlemektir.

Çoğu sanal asistan işe basit ofis işleri ile başlar, ancak zamanla daha fazla eğitim alır ve yetkinliklerini genişletir. Sonuç olarak, müşteri, bir dizi görevi yerine getiren bir çalışan alır. Tüm projeden bir kişinin sorumlu olması daha uygundur. Hem tutarlılık hem de etkilerin kontrolü açısından.

Referans kolaylığı için aşağıda VA'nın gerçekleştirebileceği örnek görevlerin bir listesi bulunmaktadır:

Tipik idari görevler

Bunlar, geleneksel bir ofis asistanının da gerçekleştirdiği görevlerdir. Bunlar, takvimle ilgilenmeyi, randevuları planlamayı veya e-postayı yönetmeyi içerebilir. İdari konularla ilgilenen sanal asistanlar, üreticilere fatura düzenlemekten veya sipariş vermekten de sorumlu olabilir. Böyle bir asistan ayrıca sizin için belge şablonları hazırlayacak veya bir çalışanın ilk işe alımını gerçekleştirecektir. Tek kelimeyle – işinizi yürütmekle ilgili tüm idari ve ofis konularında sizi destekleyeceklerdir.

Çevrimiçi iş desteği

Bu kategori çok şey içerebilir. Teknik konularda uzmanlaşmış bir sanal asistan , yeni bir çevrimiçi kurs için bir açılış sayfası oluşturmaktan veya bir çevrimiçi mağaza kurmaktan sorumlu olabilir. Bazı asistanlar, düzenleme veya video düzenleme gibi belirli programlarda uzmanlaşmıştır.

Tanıtım ve pazarlama faaliyetleri

Bu katalog, marka geliştirmeye yönelik tüm faaliyetleri kapsamaktadır. Bu, içerik, grafik veya video gibi promosyon malzemelerinin oluşturulmasını ve aynı zamanda sosyal medya veya web sitesi için kapsamlı desteği içerir. Bir sanal asistan, belirli bir platformda reklam kampanyaları oluşturma veya içerik oluşturma konusunda da uzmanlaşabilir.

Elbette yukarıdaki liste tam değildir ve bir asistana devredebileceğiniz tüm görevleri içermez. Bu döküm aynı zamanda bir kişinin aynı anda hem sosyal medyayı yönetemeyeceği hem de e-postaları kontrol edemeyeceği anlamına gelmiyor. Çoğu zaman, bir sanal asistanın birkaç departmandaki çalışanların yerini alacağını göreceksiniz. Bu esneklik, bu mesleğin en büyük avantajlarından biri ve giderek daha fazla girişimcinin sanal asistanla çalışmasının nedeni.

Sanal asistan yalnızca uzaktan çalışmayla ilişkilendirilse de, durum her zaman böyle değildir. Bazı durumlarda müdürler, ofisi ziyaret etmek veya belgeleri postaneye göndermek gibi yerinde görevlerde de yardımcı olabilecek birini arıyorlar.

Sanal asistan nasıl bulunur?

Bu meslek giderek daha popüler hale geliyor, ancak yine de pek çok girişimci uzaktan işbirliği olasılığını bilmiyor. Bununla ilgili bir şeyler duysalar bile, onları nerede ve nasıl bulacakları hakkında hiçbir fikirleri yoktur. İşbirliğini başlatmanın birkaç yolu vardır.

web siteleri

Pek çok sanal asistanın dijital kartvizitleri web siteleri şeklindedir. Üzerinde çalıştıkları müşterilerden portföylerini, becerilerini ve geri bildirimlerini sergiliyorlar. Ancak, en iyi sıradaki sitelerin her zaman ilk arama sonuçlarında göründüğünü hatırlamakta fayda var.

Sosyal medya

Uzak bir iş olduğu için işe alım da uzaktan yapılır. Facebook gruplarından birine katılmak en etkili yöntemlerden biridir. Yapmanız gereken tek şey, bir iş teklifi ve görevlerin tanımını içeren bir gönderi eklemek ve buna karşılık olarak kesinlikle birkaç veya bir düzine ilginç teklif alacaksınız. Bu tür gruplar sanal asistanlar toplar, böylece teklifinizin doğrudan yetkili kişilere gideceğinden emin olabilirsiniz. Ayrıca işletmenizin profiliyle ilgili işletme gruplarından birine reklam ekleyebilirsiniz. Bu sayede sektörünüzle ilgili deneyimi veya ilgi alanları olan birini bulma şansınız daha yüksektir.

Sanal Asistan Ajanslar

Bazı ajanslar sanal asistanlarla çalışır. Bu çözümün avantajları ve dezavantajları vardır. En büyük avantajı, sorumlu kişinin en iyi çalışanı seçmeye özen göstermesidir. Dış kaynak kullanmak istediğiniz belirli görevlerin bir listesini oluşturmak sadece size kalmış. Ajanstan sorumlu kişi, kiminle çalıştıklarını ve belirli bir görev türünü kime vermeye değer olduğunu tam olarak bilir. Ayrıca, tüm asistanlar bir işe alım sürecinden geçtiler, bu yüzden becerilerini sergilemeleri gerekiyordu.

Bu durumlarda, belirli bir asistanla değil, bir ajansla sözleşme imzalıyorsunuz , bu da bazı durumlarda bir artı. İlk olarak, sorumluluğunuz işi kontrol etmek olmayacak. Sizin için önemli olan sonuçtur, gerisi ajans tarafından halledilir. Bununla birlikte, en büyük dezavantaj, doğrudan işbirliği durumunda olduğundan daha yüksek olan fiyattır. Yine de, bütçe sizin için bir sorun değilse, bunun için gidin.

Serbest çalışan web siteleri

Çeşitli uzman türlerini aramanın giderek daha popüler hale gelen bir yolu, Upwork gibi serbest çalışanlarla ilişki kuran sitelere reklam eklemektir. Sadece bir teklif ekleyin ve belirli bir pozisyonu tanımlayın ve bir süre sonra dünyanın her yerinden bir sürü yanıt alacaksınız.

Öneriler de sanal destek bulmanın iyi bir yoludur. Benzer sektörlerde çalışan veya işlerini yürüten arkadaşlara bu tür bir çözüm kullanıp kullanmadıklarını sormak iyi bir fikirdir. Sanal asistanlar genellikle aynı anda birkaç girişimciyle çalışır ve tavsiye ile işe almak, mükemmel çalışanı bulmanın en iyi yollarından biridir.

Bir sanal asistanın becerileri nasıl doğrulanır?

Başlangıç ​​becerileri doğrulamasının iyi bilinen bir şekli, işe alım anketi hazırlamaktır. Bu, daha başlangıç ​​aşamasında olan en iyi adayları seçmenin iyi bir yoludur ve aynı zamanda adayı tanımak için çok daha iyi bir yöntemdir.

Düzgün seçilmiş sorular, bir özgeçmiş veya ön yazıdan çok daha fazlasını ortaya çıkaracaktır. İşe alım anketine ilginç bir ek, şirketin bir sorunu çözme talebiyle kendini bulduğu örnek durumları tanımlayabileceğiniz durumsal sorular olabilir. Bu tür cevaplar, bir kişinin benzer kalıplarda düşünüp düşünmediğini ve hangi değerler tarafından yönlendirildiğini değerlendirmemizi sağlar. Bazen ankete, belirli bir programda grafik hazırlamaktan veya kısa bir metin yazmaktan oluşan kısa bir işe alım görevi de eşlik eder.

Becerilerin temel doğrulamasının yanı sıra, bu tür anketlerin başka bir avantajı daha vardır. Onlara cevap vermek biraz isteklilik ve bağlılık gerektirir, bu nedenle teklifini gönderen kişinin sizinle çalışmakla ilgilendiğine ve becerilerine güvendiğine daha fazla güvenirsiniz.

Size gönderilen tekliflerin ilk analizinden sonra, en iyi birkaç adayı seçmeniz gerekir. Her biri ile çevrimiçi olarak gerçekleştirilen bir video görüşmesi , son seçimi yapmanıza yardımcı olacaktır. Google Meet veya Zoom gibi bu amaca hizmet eden birçok platform var.

Sanal asistanla çalışmanın en iyi yolu nedir?

Bunun bir cevabı var: bağlıdır.

Sözleşmenin türü söz konusu olduğunda, sanal asistanlar işlerini yürüttükleri veya iş inkübatörleri veya çalışmaları için onları faturalandırmanıza izin veren diğer şirket türleri ile çalıştıkları için çoğunlukla B2B'dir. Ancak bazı durumlarda girişimciler standart bir medeni hukuk sözleşmesi imzalamayı tercih ederler. İşbirliği gerektiriyorsa imzalanması gereken gizlilik sözleşmesi gibi ek belgeleri de hatırlamakta fayda var.

Bir sanal asistanla işbirliği uzun süreli olabilir veya belirli bir sipariş için araştırma yapmak veya bir web sitesinde ürünleri tanıtmak gibi gerçekleştirilmesi gereken belirli bir görev olabilir .

Faturalandırma söz konusu olduğunda, durum artık o kadar basit değil. Birkaç seçenek mevcuttur. Bazı sanal asistanlar, bir girişimcinin satın alabileceği saatlik paketlere sahiptir. Paket, 10 hatta 40 saatlik çalışmayı içerebilir. Çoğu zaman 30 gün geçerlidir ve girişimcinin paketin büyüklüğüne ay başında karar vermesi gerekir.

Böyle bir yöntem, sanal asistanla işbirliğinin kapsamı geniş ancak düzensiz olduğunda, örneğin bir girişimcinin müşteri hizmetlerinde desteğe ihtiyacı olduğunda en iyi sonucu verir, ancak topluluk o kadar küçüktür ki, günde yalnızca bir saatlik bir görevdir ve bir sanal asistan ayrıca sosyal medyada gönderiler oluşturmayı da içerir. Bu sayede, zamanını belirli görevlere serbestçe tahsis edebilir ve müşteri yalnızca çalışılan gerçek saatler için ödeme yapar.

İşbirliğinin belirli bir göreve dayanması durumunda, oluşturulan iş için daha iyi bir uzlaşma şekli olabilir. İşbirliğinin başlangıcında, örneğin bir reklam kataloğu hazırlamak veya bir e-kitap oluşturmak için nihai miktar üzerinde anlaşacaksınız. Bu durumda, asistanınızın onu hazırlamak için ne kadar zaman harcayacağı önemli değildir. Önemli olan etki – bitmiş ürün.

Özet

Sanal asistanla çalışmak, uzun vadeli bir taahhütte bulunmadan bir çalışan bulma şansıdır. Büyüyen işletmeler veya yalnızca mevsimsel olarak desteğe ihtiyaç duyan şirketler için harikadır. Mali yönü de büyük bir avantajdır. Girişimci, yalnızca onlara ihtiyaç duyduğunda maliyetlere maruz kalır. Bir ofiste oturmak veya bir kahve molası vermek için değil, gerçek zamanlı çalışma için para ödüyor.

Sanal yardımın avantajları aynı zamanda çok yönlülüğü de içerir. Bir yandan girişimci, her gün kendisine çok zaman alan ve yaratıcı çalışma ve gelişim için alan kazandıran basit şeylerde destek isteyebilir. Öte yandan, programlar için teknik destek gibi yetkinliğini aşan konularda yardıma güvenebilir. Sonuçta, bir işletme sahibi her şeyi bilmek zorunda değildir.

Sanal asistanla çalışmak hakkında bilmeniz gereken tek şey bu. Ayrıca okuyun: İşletmenizde sanal asistan kiralamak için 11 neden

İçeriğimizi beğendiyseniz, Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest'teki meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Andy Nichols

5 farklı derece ve sonsuz motivasyon rezervine sahip bir problem çözücü. Bu onu mükemmel bir İşletme Sahibi ve Yönetici yapar. Çalışanları ve ortakları ararken, dünyaya açıklık ve merak, en çok değer verdiği niteliklerdir.

Tüm gönderileri görüntüle