Şirketiniz İçin Modern, Esnek Bir Wiki Nasıl Oluşturulur?

Bir şirket büyüdükçe, şirket vizyonunuzun ne olduğundan izlenecek en iyi uygulamalara kadar, büyüme yolunu yönlendirmeye ve şekillendirmeye yardımcı olan zengin bir bilgi biriktirir. Ve bu tür bilgileri korumak, ilerlemesi için kritik olmaktan başka bir şey değildir.

Ancak, bunları yakalayacak uygun bir sistem olmadan, bu değerli bilgi depoları kuruluş genelinde dağılabilir veya kaybolabilir. Burası bir şirket wiki'sini kullanabileceğiniz yerdir. Tüm bilgilerin merkezi bir havuzda toplanmasına yardımcı olur, böylece herkes için kolayca erişilebilir bir kaynak sağlar. Bu gönderide, adım adım bir şirket wiki'sinin nasıl oluşturulacağını tartışacağız.

Şirket Vikisi Nedir?

Şirket Wiki'si (dahili Wiki veya kurumsal Wiki olarak da bilinir), şirket ve şirket süreçleri, çalışanları, projeleri, müşterileri vb. hakkındaki bilgileri merkezileştirmek için kullanılan çevrimiçi bir veri tabanıdır. Şirketler bunu genellikle, Şirket bilgilerini dahili olarak organize etmek ve paylaşmak. Bir şirket wiki'si, her ekip üyesinin içeriğe erişmesine, içerik oluşturmasına veya düzenlemesine izin verir.

Bir wiki, aşağıdaki gibi bilgileri içerebilir:

• Önemli şirket süreçleri
• Şirket kültürü, değerleri ve politikaları
• şirket yol haritası
• İK ve idari belgeler
• Proje belgeleri

Dahili Wiki'nin Faydaları

Wiki'ler herkesin işini kolaylaştırır. Yeni çalışanlar için ihtiyaç duyabilecekleri tüm bilgileri bulmanın en hızlı yolu budur. Ve daha yerleşik çalışanlar, şirketin geri kalanının nasıl daha iyi çalıştığını anlamak ve çalışma şekillerini daha da iyileştirmek için buna başvurabilir.

• Dahili wiki'ler, çalışan eğitim materyali, SOP'ler, teknik incelemeler, e-postalar veya web semineri içeriği gibi tüm dahili belgeler için merkezi bir nokta sağlayarak bilgi bulmayı kolaylaştırır.
• Bilgi kaybını önlemeye yardımcı olurlar ve bilgiyi depolamayı, geri almayı ve paylaşmayı kolaylaştırırlar.
• Şirket süreçlerinin ve bilgilerinin haritasını çıkarmak için ekiplerin birlikte çalışması için ortak bir alan sağlayarak ekip işbirliğini geliştirirler.

Bilgi Bankası ve Wiki

Bir şirket wiki'si, dahili bir bilgi tabanı ile aynı şey değildir. Bilgi tabanları, içerik üreticileri ve yöneticilerinden oluşan özel bir ekiple yetkili kaynaklardır.

Öte yandan, wiki'ler işbirliğine dayalı bir araçtır. Herhangi bir çalışan şirket wiki'sine istediği zaman erişebilir, bu wiki'yi oluşturabilir veya düzenleyebilir, aynı zamanda ekipler de içerik popülasyonu üzerinde işbirliği yapabilir. Ve değişiklikler genellikle bir düzenlemeden sonra anında görüntülenecek şekilde tasarlanır.

Şirket Vikisi Nasıl Oluşturulur

Şirketinizin wiki'si, kurumsal bilgiyi yakalamak, organize etmek ve yönetmek için kullanılan bir yerdir. Şirket çapındaki bilgileri verimli bir şekilde yapılandırmanızı sağlamak için kolaylaştırılmış bir sürece sahip olmanız önemlidir. Burada, bir şirket wiki'sinin etkili bir şekilde nasıl oluşturulacağına ilişkin adımları listeledik.

Wiki Oluşturma Nedenine Karar Verin

İster şirket süreçlerini ve prosedürlerini belgelemek, ister yeni çalışanları işe almak veya bir ekip oyun kitabı oluşturmak olsun, vikinizi fiilen oluşturmadan önce hedefini tanımlayın. Bu yardımcı olacak,

• Eklemeniz gereken bilgi türünü belirleyin
• Göz önünde bulundurmanız gereken hedef kitleyi tanımlayın (ör. yeni çalışanlar veya mevcut çalışanlar veya her ikisi)
• Yeni vikiye entegre etmeniz gerekebilecek mevcut belgeleri, kaynakları, raporları ve materyalleri toplayın.
• Konuyla ilgili uzmanlık bilgisine sahip üst düzey yöneticiler veya ekip liderleri gibi önemli katkı sağlayanları belirleyin.

Bir Viki yazılımı seçin

Bir sonraki önemli adım, ihtiyaçlarınıza uygun yazılımı bulmaktır. Hedefinizi zaten daralttığınız için, artık yazılımda aradığınız yetenekler hakkında belirli bir fikriniz var.

İşte her wiki yazılımının sahip olması gereken birkaç önemli yetenek;

• Belgelerinizi merkezileştirmek için birleşik çalışma alanları
• İçeriği kolayca düzenlemek ve aramak için özellikler
• Satır içi yorum yapma, tartışma dizileri, @bahsetme etiketleme, canlı fare izleme, akıllı bildirimler, çevrimdışı senkronizasyon vb. gibi gerçek zamanlı çok kullanıcılı işbirliği özellikleri.
• Diyagramlar, çizelgeler, resimler vb. görsel içerik oluşturma veya ekleme yeteneğine sahip zengin bir metin editörü.
• İçindeki belgeleri düzenlemek için klasörler
• İş akışınızdaki Slack, GitHub, MS ekipleri, Google Suite uygulamaları vb. gibi diğer araçlarla entegrasyonlar.
• İletişimi (toplantı tutanakları/ haftalık güncellemeler), öğrenmeyi (işe alım talimatları/ el kitapları) ve proje yönetimini (proje planları/ ilerleme raporları) kolaylaştırma becerisi
• PDF, SVG ve PNG dışa aktarma dahil olmak üzere belge indirme seçenekleri

Göz önünde bulundurabileceğiniz birkaç popüler şirket wiki yazılımı Google Drive, Confluence ve Microsoft SharePoint'i içerir.

Şirket Wiki'nizi Oluşturmak İçin Yaratıcı Bir Şekilde

Ekipler tarafından beyin fırtınası yapmak, planlamak, projeleri yönetmek ve bilgi toplamak için kullanılan, akıllı bir görsel tuval üzerinde çalışan bir iş yönetimi yazılımı olan Creately, aynı zamanda modern bir wiki yazılım çözümü olarak da hizmet eder.

Çalışma alanı sürüm geçmişi, özelleştirilebilir tablolar, iş akışları oluşturmak için Kanban panoları gibi yerleşik çevik proje yönetimi araçları, Wiki yapıları için hazır şablonlar, proje belgeleri ve 100'den fazla kullanım durumu dahil olmak üzere yukarıda bahsedilen tüm bu özellikleri ve daha fazlasını sunar. endüstriler arasında. Ayrıca Creately, Google Drive ve Confluence için de entegrasyonlar sunar.

Başlangıç ​​Viki yapısı oluşturma

Vikinin belge veya bilgi hiyerarşisini gösteren temel bir yapı oluşturun. Bu size wikinin nasıl görüneceğine dair kuşbakışı bir görünüm veya ön izleme sağlayacaktır ve içerik iyileştirme ve oluşturma sırasında bunu bir referans olarak tutabilirsiniz.

İçeriği ile doldurun

Eldeki temel yapıyla, her bölüm veya başlık için içerik yazmaya başlayın. Her şeyi tek bir yerde merkezileştirmek için diğer platformlardan içerik getirmeniz gereken yer burasıdır.

Creatley'de bunları bağlantı kaynakları olarak ekleyebilir, diğer kaynaklardan içeriği kopyalayıp doğrudan Creately şekillerine yapıştırabilir ve hatta CVS dosyaları, GitHub sorunları, E-tablolar ve Google E-Tablolar'daki veriler dahil olmak üzere doğrudan üçüncü taraf uygulamalardan taşıyabilirsiniz.

İlgi çekici içerik oluşturmak için izleyebileceğiniz en iyi uygulamalardan bazıları şunlardır;

• Metin bloklarını kırmak için mümkün olduğunca resim, diyagram, çizelge, video vb. görseller ekleyin. Örneğin, süreç adımlarını tasvir etmek için bir süreç haritası kullanabilirsiniz.
• Gezinmeyi kolaylaştırmak ve bilgilerin bulunmasını kolaylaştırmak için dahili bağlantılar ekleyin.
• İçeriği daha taranabilir hale getirmek için madde işaretli veya numaralandırılmış listeler, kontrol listesi öğeleri, daha kısa paragraflar vb. ekleyin.

Wiki'nizi Güncel Tutun

Şirket bilgileri veya süreçleri aynı kalmayacaktır. Onlar geliştikçe vikiniz de gelişmelidir.

Çalışanlar zamanında bilgi almak için şirketinizin wiki'sine güvendiğinden, önemli katkıda bulunanlara düzenli olarak danışmak ve mevcut durumu yansıtmak için gerekli değişiklikleri yapmak önemlidir.

Ekibinizi izleyerek iyileştirme alanlarını da belirleyebilirsiniz. Bilgileri yararlı bulup bulmadıklarını veya kafalarının karışıp karışmadığını gözlemleyin ve içeriği güncelleyerek daha iyi yanıtlayabileceğiniz sorular sormaya devam edin.

Creately'de, tüm çalışma alanları için tam sürüm geçmişi otomatik olarak izlenir. Böylece vikinizde yaptığınız her değişiklik ayrı ayrı kaydedilir. Vikinin gelişimindeki önemli noktaları takip etmek ve gerekirse herhangi bir zamanda önceki bir sürümden dallara ayrılmak için tarihteki sürümleri adlandırabilirsiniz.

Creately'de Etkili Bir Şirket Wiki Oluşturmak İçin En İyi Uygulamalar

Şirket bilginiz için bir wiki, ekip üyeleriniz arasındaki işbirliğini kolaylaştırmak için iyi bir yer gibi görünebilir, ancak sınırlı arama işlevleri, tutarsız içerik, düzenleme izinleri vb. gibi göz ardı edilemeyecek dezavantajlara sahiptir.

Aşağıda, Creately'de bir şirket wiki'si oluştururken bu zorlukların üstesinden gelmek için takip edebileceğiniz bazı en iyi uygulamaları listeledik.

Şirket Wiki'nizi Daha Esnek Hale Getirin

Bir vikinin sahip olduğu en büyük şikayetlerden biri, katı olmasıdır. Sayfalar ve klasörlerdeki birden çok belgeyle, bir vikide içeriği etkili bir şekilde düzenlemek oldukça zor olabilir. Ancak uygun bir hiyerarşik çalışma alanı veya klasör yapısı ile bunun üstesinden kolaylıkla gelebilirsiniz.

Creately'de, geleneksel bir wiki yazılımında genellikle birden çok sayfa ve klasörde sakladığınız şeyler, mantıksal olarak anlamlı olan basit görsel yapılar kullanılarak tek bir çalışma alanına yerleştirilebilir.

Örneğin, çalışan bilgileri için bir organizasyon şeması veya süreç belgelerini içerecek bir süreç haritası oluşturabilirsiniz. Her şekil, içerik sayfaları, ekler, bağlantılar, resimler, rol ataması için veri alanları, görevler, tahminler ve Şekil Verileri aracılığıyla eklenebilecek daha fazla bilgiden oluşan bir büyüklükte bilgi tutabilir. Bu şekilde birden çok sayfada yer alan bilgileri tek bir görsel yapıda kolayca merkezileştirebilirsiniz. Ayrıca, Creately'nin sonsuz kanvası ile bu görsel yapılardan istediğiniz sayıda aynı yere yerleştirebilirsiniz.

Ayrıca şekilleri, şekil bağlantılarıyla çalışma alanlarında ve klasörlerde birbirine bağlayabilir ve gezinme akışları ve bağlantı bilgileri oluşturabilirsiniz. Aynı çalışma alanındaki bağlı şekli otomatik olarak yakınlaştırmak veya bağlı şeklin bulunduğu çalışma alanını açmak için bağlantılı şekle tıklayın.

Uygun Bir Gezinme Yapısı Sağlayın

Bir şirket wiki'si tutmanın en büyük dezavantajı, sürekli olarak eklediğiniz birden çok belge arasından bilgi bulmanın güç olabilmesidir. Ancak, uygun bir gezinme menüsü veya arama yetenekleriyle bu durum ortadan kaldırılabilir.

Creately'nin akıllı arama özelliği, bir çalışma alanında veya klasörde aradığınız tüm bilgileri saniyeler içinde size getirecektir; aradığınız bilgiyi anında bulmak için Cntr+F (veya Mac'te "Command+F") anahtar kelime araması yapmanız yeterlidir. Arama sonuçlarından seçtiğinizde, sizi tam olarak çalışma alanında bulunduğu noktaya götürecektir.

Ya da Gezinme panelinin yardımıyla, çalışma alanındaki öğelere giden bağlantıları listeleyebileceğiniz ve bilgileri kolayca bulmak için kullanabileceğiniz bir gezinme menüsü oluşturabilirsiniz.

İçeriği Tutarlı Tutun

Farklı departmanlardan wiki belgelerine katkıda bulunan birden fazla ekip üyesi ile tutarsızlıklar olabilir ve bu da bilgi boşluklarına neden olabilir.

Bunun olmasını önlemek için, herkesin içerik yazarken başvurabileceği şablonlar veya standart bir biçim olduğundan emin olun.

Editör Sayısını Sınırlayın

Wiki'ler, birden fazla yazarın katkısına izin verir. Ancak, özellikle çalışanlar kurumsal süreçler ve bilgi hakkında güvenilir bilgi toplamak için bu wiki'ye güvendiğinden, bir şirket wiki'si için her zaman ideal olmayabilir.

Bu nedenle, Wiki'nize içerik yazmak, düzenlemek ve yayınlamak için yalnızca sınırlı sayıda editöre - özellikle konu uzmanlarına - yetki vermeniz işinize yarayacaktır.

Creately ile yazma ve erişilebilirlik için roller tanımlayabilirsiniz. Paylaşımı ve izinleri yönetme şeklinizi kolaylaştırmak için farklı erişim düzeyleri ve roller sağlar. Bazı ekip üyelerini bir çalışma alanına sahip ve düzenleyici olarak atayabilirken, yalnızca bilgileri paylaşmak istediğiniz diğer çalışanları yorumcu veya görüntüleyici olarak ekleyebilirsiniz.

Bu şekilde ayrıca kimlerle bilgi paylaştığınızı denetleyebilir ve özel ve genel bilgileri ayırabilirsiniz.

Wiki'ye Yeni Bir Yol

Bir wiki, belge katmanları ve katmanları içermesine rağmen, oluşturmak veya yönetmek için çok karmaşık olmak zorunda değildir. Doğru araçları sağlayan doğru yazılımla, o kadar endişelenmenize gerek yok.

Şirket wiki'nizi oluşturmak için bugün Creately'yi deneyin. Akıllı görsel araçlar ve gelişmiş gerçek zamanlı işbirliği ile süreci basitleştirin.

Bir şirket wiki'sinin nasıl oluşturulacağına dair daha fazla ipucunuz var mı? Düşüncelerinizi ve önerilerinizi aşağıdaki yorumlar bölümünde bizimle paylaşın.