7 Kolay Adımda Doğru Proje Yönetimi Çözümünü Seçmek

Proje Yönetimi Çözümü, kuruluşların projeleri kolaylıkla planlamasını, yürütmesini ve izlemesini sağlar. Araç, ekibin etkinliğinin şeffaf bir kaydını oluşturarak yöneticilerin kaynakları gerçek zamanlı olarak izlemesine ve proje teslimini geliştirmesine yardımcı olur. Günümüzde şirketler, iş işlevlerinin sorunsuz bir şekilde yürütülmesi için bu araçlara güveniyor. Yüksek işlevli ekiplerin %77'sinin Proje Yönetimi araçlarından yararlandığı tahmin edilmektedir. Bu, şirketiniz için doğru Proje Yönetimi Çözümünü bulmayı daha önemli hale getirir.

Doğru Proje Yönetimi Çözümü Nasıl Seçilir?

Sizin için doğru Proje Yönetimi Çözümü, ihtiyaçlarınıza göre uyarlanmış olandır. Her platformun artıları ve eksileri vardır ve bu makale işletmeniz için doğru olanı bulmanıza yardımcı olacaktır.

1. İhtiyacınızı Tanımlayın

İlk ve en önemli adım, işletmenizin neden bir proje yönetim sistemine ihtiyaç duyduğunu ve mevcut ekibinizdeki boşlukları belirlemektir. Her işletmenin Proje Yönetimi Çözümünü kullanmak için kendine özgü nedenleri vardır. Örneğin, bir şirket Excel aracılığıyla projeleri sorunsuz bir şekilde izliyor olabilir, ancak artık bir görevin ilerlemesini kendi başına güncelleyebilen ve son teslim tarihi yaklaşırsa ekip üyelerine bir hatırlatma gönderebilen otomatik bir platforma ihtiyaç duyar.

Benzer şekilde, kullanım durumları ve bir Proje Yönetim Aracına duyulan ihtiyaç da şirketten şirkete değişiklik gösterecektir. Manuel proje yönetimi sırasında karşılaşılan yaygın zorluklardan bazıları şunlardır:

• Ekipler arasında aktif iç iletişim eksikliği
• Çok az ilerleme ile çok fazla toplantı
• Düzensiz proje zaman çizelgesi ve kaçırılan teslim tarihleri
• Takımda eşit olmayan iş dağılımı
• Düşük kaynak kullanımı
• Yüzlerce okunmamış proje e-postası içeren gelen kutusu.

Bu sorunlardan herhangi biriyle karşılaşıyorsanız, doğru proje yönetimi yazılımını bulmak için bir sonraki adıma geçin.

2. En İyi Aracı Araştırın

İhtiyaçlarınız belirlendikten sonraki açık adım, potansiyel bir proje yönetim sistemi keşfetmektir. İşletmeniz için doğru yazılımı bulabileceğiniz diğer bazı yollar şunlardır:

• Şirketteki veya sektördeki diğer proje yöneticileriyle konuşun
• Meslektaşlarınıza geçmişte ne kullanmayı tercih ettiklerini sorun
• Yazılım inceleme web sitelerini kontrol edin
• Endüstri tarafından önerilen proje yönetim aracına göz atın

Geçmişte neyi sevdiklerini anlamak için ekip üyelerinizden gelen geri bildirimler en büyük önceliğiniz olmalıdır. Şirketinizin gereksinimlerinin çoğunu karşılayanı görmek için her yazılımın özelliklerini karşılaştırın. Birkaç finalist hazır olduğunda, son seçimler için geri bildirim almak her zaman iyi bir fikirdir.

3. Bir Test İçin Alın

Sizin için en uygun Proje Yönetimi aracını bulmuş olsanız da, bir sonraki mantıklı adım, yazılımı günlük çalışma senaryolarında test etmektir. Popüler proje yönetimi çözümlerinin çoğu ücretsiz deneme sürümüyle birlikte gelir ve deneme yapmasalar bile birçok platform, isterseniz size bir tane sunmaktan mutluluk duyacaktır.

Ekibiniz, yalnızca özellikleri kontrol etmek için yazılımı kullanmak yerine, günlük senaryolarda işlevlerini kontrol etmek için bu sistemi canlı bir proje için kullanmalıdır. Bu, sistemin kuruluşunuz içinde nasıl davranacağına dair eksiksiz bir fikir verir ve özellikleri, gereksiniminiz dahilinde veya şu anda amaca hizmet eder mi?

Önerilen Okuma: Doğru Proje Yönetimi Yazılımını Seçmek İçin Kapsamlı Bir Kılavuz

2. Ekipten Geri Bildirim Alın

Deneme tamamlandıktan sonra pilot ekipten detaylı geri bildirim istemeli ve not almalısınız. Geribildirim sırasında sormanız gerekenler şunlardır:

• Yazılım iş akışlarını daha verimli hale getirecek mi?
• PMS'yi güncellemeleri ne kadar zaman aldı?
• Ürünle ilgili gerçekten harika ve gerçekten kötü olan nedir?
• Yeni bir kullanıcı için gezinmek kolay mı?
• Diğer kullanıcılara tavsiye edecek misiniz?

Şimdi cevaplarınızı 1. adımda not ettiğiniz sorunlu noktalarla karşılaştırın. Proje yönetimiyle ilgili sorunlu noktaların çoğuna bir çözüm bulup bulmadığınıza bakın.

4. Maliyeti Değerlendirin

Doğru Proje Yönetimi Çözümünü seçmenin bir sonraki adımı, platformun maliyetini değerlendirmektir. Genellikle, bu çözümler kullanıcı sayısına göre ücretli planlara sahiptir. Aracın genel bir tahminini alın ve bütçenize göre nasıl çalıştığını ve yatırımınızın geri dönüşünü haklı gösterip gösteremeyeceğinizi görün. Ayrıca, sizin için en uygun ödeme yöntemini keşfedin - aylık, yılda iki kez veya yıllık.

6. Doğru Aracı Satın Alın ve Uygulayın

Her şey kilitlendikten sonra, en erken uyguladığınızdan emin olun. Sorunsuz bir geçiş sağlamak için uygun bir uygulama yapısının mevcut olduğundan emin olun. Ekipler genellikle değişikliklere karşı dirençlidir, bu nedenle iyi düzenlenmiş bir plan, herkesin yeni sistemle rahat olmasını sağlamak için uzun bir yol kat edebilir. Uygulama planınız için şunları göz önünde bulundurun:

• Bir zaman çizelgesine karar verin. Hızlandırmak mı yoksa belirli iş uygulamaları için zaman içinde dağıtmak mı istediğinizi düşünün.
• Ekibinizin yeni sistem üzerinde eğitim almak için yeterli zamana ve altyapıya sahip olduğundan emin olun.
• Geçişe liderlik edecek ve ekip için bir irtibat noktası olarak hareket edecek üyeleri belirleyin

7. Satın Alma Sonrası Deneyimi Analiz Edin

Uygulama aşamasından sonra son adım, yeni proje yönetim sisteminin ilerlemesinin değerlendirilmesidir. Yeni sistem tarafından hala hizmet verilemeyen alanları belirleyin. Ayrıca az önce takip ettiğiniz süreci analiz edin ve seçim ve uygulama sürecinizde herhangi bir kör nokta veya boşluk olup olmadığını görün. Tüm bu soruların yanıtlarını aldıktan sonra, kararınızın işletmeye yardımcı olduğundan emin olmak için yatırımınızın geri dönüşünü düşünün.

Önerilen Okuma: Proje Yönetimi Yazılımının Ticari Kullanım Örnekleri

PMS Yazılım Uygulamasına İlişkin Vaka Çalışması

Bir Proje Yönetim Sistemini benimseyen bir şirket hakkında mükemmel bir vaka çalışması arıyorsanız, RPI Danışmanlarından daha iyi bir şey yoktur. Proje Yönetimi ihtiyacının üstesinden gelmek için şirket için yeni sorunlar yaratan bir PMS benimsemiştir. Bu, şirketin Proje Yönetimi zorluklarını daha da çözen yeni bir PMS aramasına yol açtı.

İlgili Kategoriler: İş Akışı Yönetim Yazılımları | Görev Yönetimi Yazılımı | Ürün Yönetim Yazılımı | Kalite Yönetim Yazılımı

Çözüm

Proje Yönetim Sistemi, her büyüklükteki kuruluş için bir nimettir. İş sorunlarınızın birçoğunu çözerken, kendiniz için doğru sistemi bulmak kesinlikle başlı başına bir görevdir. Görünen yüzlerce benzer ürün arasından seçim yapmak bir alan uzmanı için bile kafa karıştırıcı olabilir, ancak 7 adımda doğru Proje Yönetimi Çözümünü seçmek için bu kılavuzu izlerseniz, sonunda sizin için mükemmel olan araca sahip olursunuz.