Toplantı Nasıl Yapılır : Etkili Toplantı Yönergeleri

Toplantılar, düzgün bir şekilde planlanmadığı ve yürütülmediği takdirde, zaman, kaynak ve insan yeteneği israfına dönüşebilir. Hedeflerini gerçekten gerçekleştiren ve katılımcıları enerjik ve motive bırakan etkili toplantılar, yeterli çalışma veya uygun planlama gerektirir.

Bu yazıda bir toplantının nasıl başarılı bir şekilde yürütüleceğini tartışacağız. Ayrıca, toplantılar sırasında karar vermek, sorunları çözmek, beyin fırtınası yapmak ve fikir üretmek için kullanabileceğiniz görsel toplantı araçlarının bir listesi de dahildir.

Etkili Toplantılar Yürütme Adımları

Bir toplantı için aramadan önce, gerçekten sahip olmanız gerektiğinden emin olmanız gerekir. Bir kişiyle kişisel olarak ilgilenmeniz gereken bir konuysa, bunu tartışmak için tüm ekibi bir araya getirmeyin.

Ve mesajınızı iletmek için e-posta, haber bülteni vb. diğer iletişim yöntemlerine güvenebileceğinizi düşünüyorsanız, başka bir toplantı ile çalışanlarınızın zamanını boşa harcamaktan kurtulabilirsiniz.

Toplantı için Hedefler Belirleyin

Toplantının amacı nedir? Özel bir duyuru yapmak için mi? Bir şeye karar vermek mi? Projenizin ilerlemesini engelleyen bir sorunu çözdünüz mü?

Toplantınızın amacını belirlemek ve sonunda ulaşılacak bir hedef belirlemek, etkili bir toplantı planlarken atmanız gereken ilk adımdır. Bu hedef, iyi odaklanmış bir tartışma için temel oluşturmaya yardımcı olacaktır.

Toplantı Katılımcılarını Aşağı Listele

Uygunluklarını ve toplantının amacına katkıda bulunma yeteneklerini göz önünde bulundurarak kimlerin katılması gerektiğine karar verin. Bu, kilit karar vericiler, konunun uzmanları, sonuçtan etkilenenler vb. olabilir.

Birisi toplantıya gelemezse, ancak girişine hala ihtiyaç varsa, onlarla bir konferans araması veya başka bir çevrimiçi işbirliği aracı aracılığıyla bağlantı kurmak için düzenlemeler yapabilirsiniz.

Ayrıca toplantıyı yürütmek için gereken, kolaylaştırıcı, zaman tutucu ve kaydedici vb. dahil olmak üzere farklı rolleri seçin ve atayın.

Toplantı Gündemini Oluşturun

Gündem, katılan herkesin toplantıdan önce alması gereken bir şeydir. Bunu toplantı davetiyle birlikte gönderebilirsiniz. Bu şekilde katılımlarının gerekli olup olmadığına karar verebilirler.

Mantıksal bir sıraya göre düzenlenmiş toplantı öğelerini ve her öğe için gerçekçi bir süre ayarını içermelidir.
Aşağıda Creately ile oluşturulmuş bir toplantı gündemi şablonu verilmiştir. Çevrimiçi olarak düzenleyebilir ve gereksinimlerinizi karşılayacak şekilde özelleştirebilirsiniz.

Değiştirildikten sonra, güvenli bir diyagram paylaşım bağlantısıyla diğer katılımcılarla paylaşabilir veya herkesin kolayca erişebilmesi için bunu intranetinize veya dahili web sitelerinize Creately Viewer ile yerleştirebilirsiniz.

Tesislerle Uygun Bir Yer Seçin

Toplantı için ayarlamak istediğiniz tona bağlı olarak bir yer seçin (yani resmi bir ortam için konferans odası). Toplantı için seçtiğiniz tarih ve saatte müsait olduğundan emin olun.

Toplantı için gerekli tüm ekipmanların da mevcut olup olmadığını kontrol etmeyi unutmayın. Bu, projektörler, ekranlar ve video görüşmeleri vb. için diğer araçları içerebilir.

Bir Eylem Planıyla Bitirin

Toplantı sırasında alınan kararların daha sonra uygulanmasını sağlamak için bir eylem planı oluşturun.

Raportörünüz/kaydediciniz aşağıdaki gibi bir eylem planı şablonu kullanabilirken, görevleri/eylemleri, bunları gerçekleştirmekten sorumlu olanları ve eylem öğelerinin takibini içermelidir.

Verimli Toplantılar için Araçlar

Artık bir toplantının nasıl yapılacağına baktık, işte karar verme, problem çözme ve beyin fırtınası gibi farklı amaçlar için kullanabileceğiniz birkaç görsel toplantı aracı.

Zihin Haritaları

Zihin haritaları fikirleri düzenlemek, planlamak ve not almak için harika bir araçtır.

Bir sorun için beyin fırtınası yapıyorsanız, bir zihin haritası düşüncelerin serbest akışını yakalamanıza yardımcı olabilir. Bir konuyu tartışıyorsanız, konuyu daha derine inmek için kullanabilirsiniz.

Toplantıya katılanlara bilgileri kolay anlaşılır bir şekilde sunmak istiyorsanız, bir zihin haritası harika bir seçenek olabilir.

Bir toplantıda zihin haritalarını nasıl etkili bir şekilde kullanacağınız aşağıda açıklanmıştır.

SWOT analizi

SWOT, Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler anlamına gelir.

Bu araç, stratejik planlama, proje planlama toplantıları vb. sırasında şirketleri değerlendirmek için kullanılır. Ayrıca departmanınızın, ürününüzün, proje ekibinizin veya rakibinizin verimliliğini değerlendirmek için de kullanabilirsiniz.

Bir SWOT analizini etkili bir şekilde nasıl kullanacağınızı bilmeniz mi gerekiyor?

Kılçık Diyagramı / 5 Neden

Bunlar kök neden analizinde kullanılan araçlardır.

Kılçık diyagramı (neden ve sonuç diyagramı olarak da bilinir) bir sorunun temel nedenini belirlemeye ve izole etmeye yardımcı olurken, 5 neden diyagramı bir sorunu ayrıntılı olarak incelemenize ve altında yatan neden ve sonuç ilişkisini analiz etmenize olanak tanır.

Nasıl uygulanacağını öğrenmek için kılçık diyagramlarına yönelik nihai kılavuzumuza göz atın.

yakınlık diyagramı

Yakınlık diyagramları, kalıpları ve temaları belirlemek için büyük miktarda veri toplamanıza ve düzenlemenize yardımcı olur. Bu, araştırmadan, beyin fırtınası oturumlarından vb. toplanan birçok veriyi analiz etmek ve anlamlandırmak için bir toplantı yürütüyorsanız kullanışlı olacaktır.

akış şeması

Bir süreci optimize etmeye mi çalışıyorsunuz? Sürecinizdeki darboğazları tanımlayın? Veya yeni bir süreç tasarlamak? Akış çizelgeleri bu amaçlar ve daha pek çok konuda size yardımcı olabilir.

Akış şeması, temel olarak süreç adımlarının görselleştirilmesidir. Ayrıca problem çözme ve karar verme konusunda da yardımcı olabilir.

İşte akış şemalarını nasıl kullanacağınızı öğrenmek için nihai kılavuzumuz.

Altı Düşünce Şapkası

Bu, toplantılarınızın son derece üretken olmasını sağlamak için başka bir araçtır. Altı düşünce şapkası, toplantıya katılanların farklı bakış açılarını keşfetmenizi sağlayan bir araçtır.

Her üyenin sırayla farklı renkli şapkaları (farklı bakış açılarını temsil eden) takması ve konuyla ilgili görüşlerini ifade etmesi istenir. Altı şapkalı şapka tekniğini nasıl kullanacağınızı burada daha ayrıntılı öğrenin.

İşte toplantılarınız ve grup tartışmalarınız sırasında kullanabileceğiniz birkaç görsel beyin fırtınası tekniği.

Bir Toplantının Nasıl Gerçekleştirileceğine İlişkin Artık İpuçları?

Bu gönderide listelediğimiz adımları takip etmek daha kolaydır ve başarıyı garanti eder. Toplantılarınız sırasında maksimum üretkenlik sağlamak için bunları bahsettiğimiz araçlarla birleştirin.

Bir toplantıyı nasıl yöneteceğiniz konusunda başka hangi ipuçlarınız var? Bunları aşağıdaki yorum bölümünde bizimle paylaşın.