İş Zekası Stratejisi Nasıl Oluşturulur? | Uzman Görüşü

BI yolculuğunuzun ilk adımı ne olmalı? Bir araç mı seçiyorsunuz? Veri toplamak mı? Çok değil. Gelişmiş analize doğru ilerlemenize yardımcı olacak kapsamlı bir iş zekası stratejisidir.

İş Zekası, uygun bir plan olmasa bile raporlamanızı daha hızlı ve grafikleri daha karmaşık hale getirebilirken, teknolojiyi maksimum fayda sağlayacak şekilde nasıl kullanacağınıza dair bütünsel bir görüşten yine de mahrum kalacaksınız. Muhtemelen bildiğiniz gibi, şeytan ayrıntılarda gizlidir. Bu nedenle, tüm BI girişiminizi tehlikeye atarak kayıp gitmelerine izin vermemek için belirli iş zekası uygulama adımlarını izlemeniz gerekir.

Bu makalede, BI uygulamasının farklı aşamalarında olmasına rağmen BI stratejisinden yararlanan müşterilerimizin gerçek hayattaki vakalarını analiz ediyoruz. Bazıları iş zekasını kullanma konusunda yeniydi ve en başından beri "doğru yapmak" istiyordu, diğerleri zaten BI araçlarını kullanıyordu, ancak çoğunlukla herhangi bir özel plan olmaksızın sezgisel olarak. Bununla birlikte, hepsi uygun strateji oluşturma ile veri analizinin kalitesinin ne kadar arttığını görebiliyordu.

Yolda kalmak istemiyorsanız, işte iş zekası stratejisini önemsemeniz için nedenler

İş zekası sadece gösterişli sunumlar oluşturmakla ilgili değildir. Teknolojinin potansiyeli ve değeri çok daha geniştir ve uygun bir iş zekası planıyla ortaya çıkarılabilirler. Bir BI stratejisiyle veri sorunlarını daha verimli bir şekilde çözebilir, bütünsel, iyi entegre edilmiş bir sistem oluşturabilir ve sistemin düzgün şekilde çalışmaya devam etmesini sağlayabilirsiniz.

• Zamandan ve paradan tasarruf. Bir hevesle hareket etmek maliyetli hatalarla doludur. Sistem yalnızca 20 kişi tarafından kullanılacaksa, sonunda hiçbir çalışanın ihtiyaç duymayacağı veya 100 çalışan için lisans satın almayacağı özelliklere kimse para harcamak istemez. Bir BI stratejisi, bu tür şeyleri önceden düşünmenizi sağlayarak zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlar.
• Gelişmiş risk yönetimini benimsemek. Her adımı detaylı bir şekilde analiz ederek zaman ve para kaybetme olasılığınızı en aza indirirsiniz. Ayrıca böyle bir yaklaşımla zayıf noktaları ve darboğazları daha erken tespit edip anında düzeltebileceksiniz.
• Kuruluşunuz genelinde uçtan uca veri analitiği oluşturma. İyi düşünülmüş bir BI stratejisi, departmanlar arasındaki veri silolarını ortadan kaldırmanıza ve uçtan uca analitik elde etmek için tüm veri kaynaklarınızı bağlamanıza olanak tanır. Böyle bir yaklaşım, kuruluş genelindeki süreçleri izlemenize olanak tanır, bu da sorunları zamanında tespit edebileceğiniz ve doğru ve güncel verilerle desteklenen kararlar alabileceğiniz anlamına gelir.

İyi tasarlanmış ve incelikli bir BI stratejisi, dahili iş süreçlerini önemli ölçüde yenilemeye yardımcı olur ve bu da müşterilerinize sağladığınız hizmet veya ürünün kalitesi üzerinde olumlu bir etkiye sahiptir.

İş zekası stratejisi oluştururken göz ardı edemeyeceğiniz 3 alan

Sağlam bir iş zekası stratejisi oluşturmak için vizyon, insanlar ve süreçlerle ilgilenmeli ve her bir öğeye ve aralarındaki ilişkilere eşit dikkat göstermelisiniz. Onları daha ayrıntılı olarak inceleyelim.

Görüş

Herhangi bir teknolojiyi benimsemeden önce, kendinize "Kuruluşumuz için pratik değeri nedir?" gibi birkaç temel soru sormalısınız. Onun sayesinde ne elde etmek istiyoruz?” Bunların yanıtları, BI uygulaması veya optimizasyonu hakkında bir eylem planı çizmenize yardımcı olacaktır.

Kuruluşunuzda veriye dayalı bir kültür oluşturmak için verilerinizi nasıl kullandığınızı da gözden geçirmelisiniz. Analitik için bir hammadde olarak düşünmek yerine, onu gerçek bir yatırım getirisi olan bir ürün olarak ele alın.

İnsanlar

Bir BI uygulama stratejisi oluştururken, çalışanlarınızı ve onların becerilerini hafife almamalısınız. Aksi takdirde, farklı çalışmaya alışmış insanlar tarafından sabote edilecek olan teknolojiye adapte olmak için bütçenizi ve zamanınızı boşa harcamış olursunuz.

Bu nedenle, her karar alma düzeyi için uygun gösterge panoları sağlamak üzere bir BI aracıyla kimin etkileşime gireceğini hesaba katın. Örneğin, makine bakımından sorumlu bir çalışan, veri analisti ve CEO farklı türde panolara ihtiyaç duyar.

Operasyonel, analitik ve stratejik panolar hakkında daha fazla bilgi edinmek için burayı kontrol edin.

Çalışanlarınızla ilgili akılda tutulması gereken bir diğer nokta da teknik altyapılarıdır. Teknolojiden anlayan bir şirket için bir iş zekası stratejisi ve yol haritası oluşturmak, onu dijital teknolojilerle yakın ilişkiler içinde olmayan bir kuruluş için oluşturmakla aynı şey değildir.

Kullanıcıların teknik uzmanlık düzeylerini ve dahil oldukları süreçleri anladığımızda, akıllara durgunluk verecek sayıda filtreyle tüm şirket süreçleri için tek bir genel gösterge panosu yerine her rol için özel gösterge panoları oluşturabiliriz. Bu, BI kullanıcılarının yelpazesini yöneticilerden ve analistlerden sıradan yöneticilere ve çalışanlara kadar genişletir.

— Alexandr Obolenskiy, BI departmanı başkanı, *instinctools

İşlem

BI stratejisinin bu tarafı, teknoloji uygulama sürecini kurmakla ilgilidir. Bunun için bir Baş Veri Sorumlusu (CDO) çalıştırmayı düşünmeli, bir proje bütçesi belirlemeli, güvenlik ve uygunluk sorularını dikkate almalı ve BI planının ve teknoloji benimsemenin etkinliğini izlemek için KPI'ları belirlemelisiniz.

Ayrıca, teknoloji ortağınızdan bilgi aktarımına dikkat etmeniz çok önemlidir. Bu nedenle, bir BI yetkinlik merkezi kurmaya özen gösterin. BICC, teknoloji konusunda bilgili olmayan çalışanlar için sistemin kendi kendine kullanımını gerçekten konforlu hale getirecek ve pano yapılandırması gibi küçük ayarlamaları yapacak şirket içi ekibinizdir.

Bu yaklaşımla, kullanıcıları daha gelişmiş hale getirirsiniz ve sonuç olarak değişim hızını ve BI sistemi ile çalışma verimliliğini artırırsınız. Ayrıca teknoloji ortağınıza daha az bağımlı hale gelecek ve onlara yalnızca yeni veri kaynaklarının sisteme bağlanması, yeni iş süreçlerindeki verilerin görselleştirilmesi ve daha fazlası gibi büyük değişiklikler için başvuracaksınız.

Bir İş Zekası stratejisinin süreç alanı üzerindeki çalışmanın nihai sonucu, bir İş Zekası yol haritasının geliştirilmesidir. İlerlemenizi değerlendirmek için BI, proje kilometre taşları, son tarihler ve KPI'ları uygulamak için gerekli belirli adımları tutarlı bir şekilde açıklayan bir belgedir.

Veri profili oluşturma: atmanız gereken temel bir adım

Bir BI sistemine yüklenmeden önce, verilerinizin kalite ve tutarlılık açısından kontrol edilmesi gerekir. Veri profili oluşturmanın konusu budur.

• Veri kalitesi. Kötü veri kalitesi, yanlış mali tahminler, düzenleyici sorunlar, kaybedilen müşteriler, itibar kaybı vb. gibi sayısız iş sorununun nedenidir. İlk veri analizi aşamasında bununla ilgilenmezseniz, düşük kaliteli veriler, personelinizin zamanını tüketir ve bu, alakasız sonuçlardan bahsetmeden önce gerçekleşir. İstatistikler, veri kalitesiyle ilgili tekrarlayan sorunları çözmenin çalışanların çalışma saatlerinin yarısına kadar sürebileceğini gösteriyor.
• Veri tutarlılığı. Verilerin farklı sistemlerde tekrarlanması, çalışanların aynı bilgileri iki farklı sisteme manuel olarak ve koordinasyonsuz bir şekilde girdiği yetersiz iş süreçlerini yansıtabilir. Sonuç olarak, giriş hataları ve eksik eşleştirme kaçınılmaz olarak ortaya çıkar. Bunun yerine, herhangi bir veri için tek bir giriş noktası kuralı çalışmalı ve ardından sistemler bir kopya oluşturmak yerine yalnızca onu değiş tokuş etmelidir.
• Veri sınıflandırması. Veriler çeşitli kaynaklardan geldiğinde bu gereklidir. Birkaç isim vermek gerekirse, veri gölünüz, ERP'niz veya sitenizden gelen trafik olabilir. Kaynağa ek olarak, her bir veri profili için güncelleme sıklığını belirlemeyi basitleştirdiğinden, verileri uygun şekilde sınıflandırmak için veri yapısını (yapılandırılmış veya yapılandırılmamış) göz önünde bulundurmalısınız.

Verilerin profilini çıkarırken, bazılarının etkili karar verme için gereken sıklıkta güncellenmediğini fark edebilirsiniz.

Gerçek zamanlı güncellemeler için çabalamanız gerekmediğini düşünün. Genellikle, finansal piyasalarla uğraşırken böyle şeylere ihtiyacınız olur. Ancak bir e-ticaret işletmeniz varsa ve lojistik sisteminiz ile ERP'niz günde sadece bir kez senkronize ediliyorsa, ürün mağazaya geldiği halde sitede görüntülenmiyor gibi bir durum söz konusu olabilir. Böylece, yetersiz veri güncelleme sıklığı nedeniyle müşteri kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Sürekli veri profillemesi yapmanızı öneririz. Süreci hızlandırmak ve basitleştirmek için otomasyondan yararlanın.

Mimari ve araç seti seçimi

İş Zekası araçlarını seçerken, verileri kolayca almanıza, depolamanıza, işlemenize, analiz etmenize ve görselleştirmenize izin verecek araçları seçmeniz gerekir.

1. Yutma

Verilerin alınması, birincil kaynaklardan ham verilerin dönüştürülmeden alınması anlamına gelir. Uygun bir veri alma yöntemi seçmeniz gerekir.

• Gerçek zamanlı işleme. Alım yazılımı veri parçasını tanıdığında, veri gölünüzdeki veya ambarınızdaki verileri ayrı bir nesne olarak indirir.
• gruplama. Bu yaklaşımla, veri alma yazılımı verileri toplar, kriterlere veya bir programa göre gruplandırır ve ardından toplu olarak veri deposuna gönderir.
• Mikro harmanlama. Bu, toplu işlemenin bir alt türüdür. Aradaki fark, partilerin daha küçük olmasıdır.

Veri alma yazılımı, işlediğiniz verilerin türüne, kullandığınız veri kaynaklarına ve verilere erişmek için ihtiyaç duyduğunuz hıza bağlıdır. Apache Kafka, Azure Stream Analytics ve Amazon Kinesis, veri alma araçları pazarındaki en önemli oyunculardır.

2. Depolama

Bu, verilerinizin nerede saklanacağını belirlemeniz gereken noktadır. Birkaç seçenek mevcuttur. Sağlam bir veri altyapısı oluşturmayı tartışırken veri gölü ve ambar farklılıklarını zaten ele aldık.

Ayrıca, her zaman ihtiyaç duymadığınız verileri depolamaktan tasarruf etmek istiyorsanız, hangi verilerinizin 'sıcak' ve hangilerinin 'soğuk' olduğunu belirlemelisiniz. Hem şirket içi hem de bulut depolama, sıcak ve soğuk veriler için seçenekler sunar. Örneğin, değerlendirilmesi kolay ve hızlı olması gereken sıcak veriler, katı hal (SSD) sürücülerinde ve bellek içi (RAM) üzerinde depolanabilir ve soğuk arşiv verileri, optik disklerde tutulabilir. Bir kesme noktası için birkaç yılda bir ihtiyaç duyduğunuz beş yıllık satış verileri gibi, çok sık kullanılmayan ancak arşivlenmeyen sıcak veriler de vardır. Sabit disk sürücülerinde (HDD) saklanabilir.

3. İşleme

Bilginin hatalardan arındırılması, yapılandırılması ve sınıflandırılması gereken bir veri ambarı ile heterojen veri kaynakları arasında doğrudan bağlantı kurmak imkansızdır. Ham verileri işleyen ve üç adımda birleştiren bir ETL aracı olan bir köprüye ihtiyacınız olacak.

• Çıkarmak. Araç, elektronik tablolar, eski sistemler, CRM, ERP, analitik vb. gibi veri kaynaklarınızdan veri alır.
• Dönüştür. Ayıklanan tüm veriler, kopyaları belirlemek ve silmek, yeni sütunlar oluşturmak veya bölmek vb. için analiz edilir. Bundan sonra, veriler standartlaştırılabilir - filtrelenebilir, sıralanabilir ve doğrulanabilir.
• Yük. Veriler havuza veya analitik yazılıma gider.

ETL ile veri alımı arasındaki fark, ETL durumunda bir veri dönüştürme adımı olmasıdır.

ETL süreci, yüksek kaliteli veri analizi sağlamada ilk rolü oynadığı sürece, uygun bir araç seçmek çok önemli bir girişim haline gelir. Karar, kullanım durumunuz (bir bulut çözümü veya şirket içi çözüm, gerçek zamanlı güncellemelerin gerekliliği vb.), bakım özellikleri, ölçeklenebilirlik, yerleşik entegrasyonlar ve maliyetler gibi birden çok faktöre dayanmalıdır.

4. Analitik ve görselleştirme

Analitik bir araç seti tanımlamak, BI stratejinizdeki bir sonraki adımdır. Gartner Magic Quadrant'a göre, veri analitiği alanında üç lidere dikkat etmelisiniz: Power BI, Tableau ve Qlik. En uygun aracın seçimi, gereksinimlerinize ve sınırlamalarınıza göre yönlendirilmelidir.

• Mevcut mimari. Ayrı bir BI çözümü uygulamak zorunlu değildir. Karar verme sürecini ve doğruluğunu hızlandırmak için analitik mevcut uygulamalarınıza yerleştirilebilir. Ayrıca, yerleşik analitik ve verilere anında erişim, kullanıcıları günlük görevlerinde verilere daha fazla güvenmeye teşvik eder.
• Mevcut teknoloji yığını. Kuruluşunuz zaten Microsoft ürünlerini kullanıyorsa Microsoft yığınından Power BI ve diğer altyapı araçlarını seçmek daha makul bir yaklaşımdır.
• Kullanıcı ve görev aralığı. Bir girişim ve 3.000 kullanıcılı bir şirket için araçlar farklı olacaktır. İkincisi, muhtemelen lisanslama maliyetlerini ortadan kaldırmak için açık kaynaklı bir çözüme veya özel bir lisanslama planı ve indirimler için satıcıyla yapılan anlaşmalara ihtiyaç duyacaktır. Oysa bir ölçeklendirme girişimi kesinlikle diğer seçenekleri değerlendirebilir.

Bu aşamada dikkatli bir şekilde bir araç seti oluşturarak, her çalışanı bir veri kahramanı olması için güçlendirebilirsiniz. Aşağıda, sıradan personel ve C-suite ekip üyeleri için bazı pano örnekleri verilmiştir.

Farklı departmanlardan çalışanlar için operasyonel panolar, ayrıntılı gerçek zamanlı bilgiler içerir.

Ve üst düzey yönetim için stratejik panolar, tüm kuruluş genelinde önemli ölçümleri içerir.

Büyük bir perakendecinin cirosunu %9 oranında artırmasına nasıl yardımcı olduk. Spoiler uyarısı: mantıklı bir BI stratejisiyle ilgili

İyi geliştirilmiş bir BI uygulama stratejisi, teknolojiden tamamen yararlanmanızı sağlar. İşte bir satış makinesi perakendecisi olan müşterilerimizden birinin iş büyüme yörüngesine ayak uydurarak daha doğru kararları daha hızlı almasına olanak tanıyan bir BI stratejisi örneği.

Mevcut çözüm, ölçeklenebilirlik açısından verimsizdi:

"Bu kadar çok kullanılmamış veriye sahip olduğumuzun hiçbir zaman tam olarak farkına varamadık. Şirketin ürün ve müşteri deneyimi direktörü, karar vermek için sahip olduğumuz tüm verilerin yalnızca yarısı kullanıldı” diyor.

Peki dikkatle tasarlanmış strateji ve kesin BI yol haritası nasıl geliştirildi?

Vizyon aşamasında, iş zekasının birkaç şirket sürecini iyileştirebileceğini gördük:

• Kayıp satışları bulma
• Düşük marjlı sözleşmeleri tespit etme
• Otomatların teknik durumunun gerçek zamanlı olarak izlenmesi

Ek olarak, müşteri, ne kadar veri işleyebilecekleri konusunda sınırlama olmayan sezgisel bir araca ihtiyaç duyuyordu. Power BI en kullanıcı dostu araç olsa da 3.500 veri noktası sınırına sahiptir. Bu nedenle, müşterinin veri hacmi gereksinimi nedeniyle, veri noktası sayısında katı sınırlamalar olmayan Qlik'i seçtik.

Müşteri, önceden belirlenen stratejiye uygun olarak BI yazılımını uyguladıktan sonra, kaybedilen satış sayısını %30 azalttı, düşük marjlı sözleşmeleri yeniden müzakere etti ve satış makinesinin kapalı kalma süresini mümkün olduğunca en aza indirdi. Bu sonuçların birleşimi, altı ayda toplam müşteri cirosunda %9'luk bir artışa yol açtı.

Bir BI sisteminin tüm potansiyelini açığa çıkarın

İdeal olarak, çözümü uygulamak için herhangi bir adım atılmadan önce bir strateji geliştirilir. Ancak, teknolojiyi zaten kendileri uygulamayı başarmış, hatta bazı düşük asılı meyveleri toplamış, ancak daha sonra BI'nın yeteneklerinin çok daha fazla genişletilebileceğini fark eden kuruluşlar ne olacak?

Bir noktada, BI'da yeni olmayan kullanıcılar, uygun bir iş zekası stratejisi ve yol haritası olmadan teknolojinin tüm potansiyelini ortaya çıkaramayacaklarını anlarlar.

Halihazırda teknolojiyi kullanan kuruluşlar için bir BI stratejisi, tıpkı yeni başlayanlar için olduğu gibi aynı temel adımları içerecektir. Vizyonu, İnsanları ve Süreci akıllarında tutmak, veri kalitesine dikkat etmek, BI araçlarını yeniden gözden geçirmek vb. Kendi kendini uygulayan iş zekasına sahip kuruluşlar, birikmiş işlerin üstesinden gelme ve iş zekasının benimsenmesinden sonra ortaya çıkan ve daha sonrası için rafa kaldırılamayan sorunlarla uğraşma gibi kaçınılmaz olarak ortaya çıkan yangınları sürekli olarak söndürmek zorundadır.

Müşterilerimizden biri, tüm departman ve seviyelerdeki çalışanlar için Power BI'ı uyguladı. Ancak bir yıldan fazla bir süre sonra, aracın tüm yeteneklerini kullanmadıklarını fark ettiler. Bu nedenle harekete geçtik. İş zekası stratejisini oluştururken iki yönde çalışıyoruz:

• Sistemin mimarisi, özellikleri ve sınırlamaları hakkında derinlemesine araştırma başlattı. Veri depolama mimarisini sistemin son kullanıcılarının ihtiyaçlarına göre ayarlamak zorunlu bir adımdır, böylece herhangi bir organizasyon düzeyindeki çalışanlar ihtiyaç duydukları verileri veri deposundan bağımsız olarak alabilir ve bu bilgileri özelleştirilmiş raporlar oluşturmak için kullanabilir.

Bu büyük ölçekli süreçle eş zamanlı olarak müşterinin mevcut görevleri üzerinde çalıştık.

• Devam eden görevleri kapsamaya yardımcı oldu. Müşterinin ayrıca açıkça tanımlanmış görevleri vardı, ancak şirket içi BI ekibi çok küçüktü ve iş yükünü kaldıracak kadar becerikli değildi. Bu faaliyetlere başvurduk. Bu şekilde, müşteri ihtiyaç duyduğu raporları daha hızlı aldı ve biz de sistemin mimarisini ve müşteri tarafındaki insanları tanıyarak onlara bilgiyi aktardık.

Kapsamlı bir BI stratejisi, BI projenizin başarı şansını artırmanıza olanak tanır

Vizyon, Kişiler ve Süreç alanlarında detaylandırma olmadan, görevleriniz için çözüm mimarisini veya en güçlü araç setini doğru bir şekilde seçemezsiniz. Bu nedenle, bir iş zekası stratejisi geliştirerek bir veri analitiği çözümü uygulamak için bütünsel bir yaklaşım benimsemek daha iyidir. Ayrıca, BI projenizin BI dağıtımıyla bitmediğini unutmayın. Bu uzun soluklu bir girişim. İş zekası yazılımınız, dış ve iç koşullarınız değiştikçe ve yeni süreçler, sistemler ve veriler ortaya çıktıkça sürekli gelişmek zorundadır. Bu ayarlamaları sorunsuz hale getirmek için bir iş zekası stratejisine ihtiyacınız var. Periyodik olarak mevcut duruma uyarlanan sağlam bir BI stratejisi olmadan, nasıl ilerleyeceğinizi anlamak çok daha zor olacaktır.

Bu makale ilk olarak burada yayınlandı.