Proje bütçesi nasıl oluşturulur? | #42 Proje yönetimine başlarken

Proje Yönetim Enstitüsü tarafından hazırlanan bir rapora göre, 2021 yılında projelerin %62'si orijinal bütçe dahilinde tamamlandı. Bu sıralamada en iyi performans gösteren ülke %66 ile Çin olurken, Avrupa %57 ile sonuncu oldu. Kötü oluşturulmuş proje bütçeleri, bu konudaki başarısızlıkların adil bir payından sorumludur. Öyleyse, bir projenin başarı olasılığını artırmak için maliyetleri nasıl tahmin edersiniz?

Proje bütçesi – içindekiler tablosu:

1. giriiş
2. Proje bütçesi nedir ve nelerden oluşur?
3. Projenin maliyeti nasıl tahmin edilir?
4. Proje bütçesi tahmin araçları ve yöntemleri
5. Özet

giriiş

Yanlış proje uygulaması, her milyar yatırım için 19 milyon dolarlık bir kayba neden olur (PMI 2019) ve kuruluşların yalnızca %34'ü genellikle veya her zaman projeleri bütçe dahilinde bitirir (Wellington 2021). Bu grup içinde nasıl olunacağını öğrenmek için, proje bütçesinin ne olduğuna ve bütçe hazırlamanın yollarına ve araçlarına daha yakından bakalım.

Bir proje bütçesi nedir ve nelerden oluşur?

Proje bütçesi, kuruluşun proje için harcamayı planladığı kabaca onaylanmış miktardır. Tahmini proje giderleri üzerine kuruludur ve tüm organizasyonun bütçesinde yer alır.

Proje Yöneticisi, aşağıdakiler gibi projeyle ilgili tüm maliyetleri proje bütçesine dahil etmelidir:

• Doğrudan maliyetler – proje hedefinin gerçekleştirilmesine doğrudan yol açan görevleri gerçekleştirmek için gerekli olan harcamalar, yani malzemeler, işçilik ve araç maliyetleri, ekipman ve sarf malzemeleri,
• Dolaylı maliyetler – doğrudan projeye atfedilemeyen, ancak idari maliyetler veya örneğin proje yönetimi maliyetleri gibi uygulanmasıyla bağlantılı olarak ortaya çıkan maliyetler.
• Sermaye harcamaları – binalar, ekipman veya makineler gibi sözde uzun vadeli varlıkların satın alınmasıyla ilgili maliyetler.
• İşletme maliyetleri - kamu hizmetleri, sigorta ve bakım gibi projenin işletilmesi ve sürdürülmesiyle ilgili yinelenen maliyetler,
• Beklenmedik yedekler – öngörülemeyen olayları veya proje kapsamındaki değişiklikleri karşılamak için ayrılan fonlar.

Proje bütçesi nasıl tahmin edilir?

Planlanan çalışmanın öngörülen maliyeti, Planlanan İşin Bütçelenmiş Maliyeti (ZÇBM) veya Planlanan Değer (PV) olarak adlandırılır. Her iki gösterge de, belirli bir süre içinde planlanan işi tamamlamak için gereken fonların toplamını gösterir.

Proje bütçesini tahmin etmek için, Proje Yöneticisi en kesin teklifleri almak için birkaç faaliyet gerçekleştirmelidir. İlk olarak, Proje Yöneticisi, işin kapsamı, son tarihler ve projeyi tamamlamak için ihtiyaç duyulacak kaynaklar gibi projenin tüm gereksinimlerini bilmelidir.

Bir sonraki adım, projeye dahil edilecek kaynaklar ve hizmetler için piyasa fiyatlarının, yani malzemelerin fiyatı, tedarikçi hizmetleri ve proje ekibinin maaşlarının araştırılmasıyla ilgilidir.

Gereksinimleri ve fiyatlandırma verilerini aldıktan sonra, Proje Yöneticisi ilk ayrıntılı bütçe tahmini sürecini başlatabilir. Ancak tamamlandığında, proje ekibiyle birlikte bütçeyi derhal gözden geçirmelidir. Bu, tüm maliyetlerin dahil edilmesini ve bütçenin olabildiğince gerçekçi olmasını sağlayacaktır.

Dahası, proje bütçesinin yolunda ve bütçe dahilinde kalması için düzenli olarak gözden geçirilmesi ve güncellenmesi gerekir.

Proje bütçesini tahmin etmek için araçlar ve yöntemler

Bir proje bütçesini tahmin ederken, vazgeçilmez bir araç, iyi bilinen ve popüler Microsoft Excel'dir. Ana avantajı, erişilebilirliği ve kullanım kolaylığının yanı sıra birçok hesaplama ve analiz yapabilmesidir. Ancak dezavantajı, Excel'in bütçeyi gerçek zamanlı olarak otomatik olarak güncelleme işlevine sahip olmamasıdır.

Ancak, uygulamadan önce bütçeyi tahmin etmek için iyi çalışacaktır. Harcamaların sürekli olarak gözden geçirilmesi için Firmbee gibi proje destek araçlarını öneriyoruz. Sistem, ekip üyelerinin belirli bir projeyle ilgili gelirleri ve harcamaları gerçek zamanlı olarak izlemelerine olanak tanır.

Doğru bir bütçe oluşturmak için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:

1. Aşağıdan yukarıya tahmin. Bu yöntem, her bir proje faaliyetinin maliyetinin tahmin edilmesini ve projenin toplam maliyetini belirlemek için maliyetlerinin toplanmasını içerir. Zaman alıcıdır ve proje faaliyetleri hakkında ayrıntılı bilgi gerektirir. Ancak, yüksek düzeyde doğruluk sağlar ve gerekli tüm maliyetlerin belirlenmesine yardımcı olur.
2. Parametrik tahmin. Bu yöntem, proje faaliyetlerinin maliyetini tahmin etmek için istatistiksel verilerin kullanılmasını içerir. Aşağıdan yukarıya tahminden çok daha hızlıdır, dolayısıyla kuruluşun güvenilir bir veri kaynağı olduğu sürece büyük projelerin bütçesini tahmin etmek için yararlı olabilir. Buna rağmen yeterli düzeyde doğruluk sağlamayabilir.
3. Uzman değerlendirmesi. Üçüncü yöntem, proje faaliyetlerinin maliyetini tahmin etmek için Proje Yöneticisi ve ekip üyeleri de dahil olmak üzere proje paydaşlarının bilgi ve deneyimlerinden yararlanmayı içerir. Karmaşık projeler için pratik olan yüksek düzeyde doğruluk sağlayabilir. Ancak, bireysel paydaşların uzmanlığına dayanır, bu nedenle önyargılı olabilir ve çatışmalara neden olabilir. Ayrıca, enflasyon veya kanundaki değişiklikler gibi değişen iş koşullarını hesaba katmak zordur.

Özet

Doğru bir proje bütçesi oluşturmak zaman alıcıdır ve deneyim gerektirir. Bu nedenle farklı araçları denemek ve aşağıdan yukarıya tahmin, parametrik tahmin veya uzman değerlendirmesi gibi mevcut bütçe hazırlama yöntemlerinden yararlanmak iyi bir fikirdir.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

1. proje nedir?
2. proje yönetimi nedir?
3. Projeler nasıl yönetilir?
4. Proje yönetimi yöntemleri
5. proje türleri
6. 4 proje örneği
7. projelerin önceliklendirilmesi
8. Proje faaliyet alanları
9. Proje yönetiminde başarının tanımı
10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
13. Proje yaşam döngüsü
14. Proje vizyonu ne için?
15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
17. Proje yönetiminde planlama alanı
18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
20. proje yürütme
21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
22. Proje kapanışının önemi
23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
29. Proje ekibi nasıl kurulur?
30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
33. Proje toplantısı türleri
34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
35. ikna edici nasıl yazılır
36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
40. Paydaş kaydı nedir?
41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
43. Projede zaman yönetimi
44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
45. Proje risk yönetimi stratejileri
46. proje pazarlama
47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler