Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur? | #39 Proje yönetimine başlarken

Yayınlanan: 2023-03-02

Proje başlatma belgeleri, proje yönetiminin ekmek kapısıdır. Projeye ait amaç ve hedeflere ilişkin açık ve özlü bir genel bakış sağlarlar. Tüzük, Proje Yöneticisi, proje ekibi üyeleri ve kuruluşun yönetimi dahil olmak üzere tüm paydaşlar için çok önemli bir belgedir. Proje Yöneticisine projeyi başlatma ve devam ettirme yetkisi verdiği ve hedefleri, kapsamı ve beklenen sonuçları tanımladığı için tüm projenin resmi temelini oluşturur.

Proje başlatma belgesi – içindekiler tablosu:

  1. giriiş
  2. Proje Yöneticisi proje başlatma belgesine neleri dahil etmelidir?
  3. Projeyi üstlenme gerekçesi
  4. proje hedefi
  5. projenin kapsamı
  6. Teslimat
  7. Proje zaman çizelgesi çerçevesi
  8. Proje bütçesi ve kaynak tahsisi
  9. Proje riskleri
  10. Proje başlatma belgesi iş gerekçesinden nasıl farklıdır?
  11. Özet

giriiş

PMBOK'a göre proje başlatma belgesi, proje stratejisini tanımlayan en önemli belgelerden biridir. Şu şekilde tanımlanır:

“Proje başlatıcısı veya sponsoru tarafından yayınlanan ve bir projenin varlığını resmen onaylayan ve proje yöneticisine proje faaliyetlerine kurumsal kaynakları uygulama yetkisi veren bir belge.”

Proje başlatma belgesi genellikle başlangıçta formüle edilir ve değişmeden kalır. Görevlerin uygulanması sırasında küçük iyileştirmelere izin verilmesine rağmen. Ancak belge içeriği nasıl olmalı ve nasıl hazırlanmalı?

Bir Proje Yöneticisi bir proje başlatma belgesine neleri dahil etmelidir?

Proje başlatma belgesinin hacmi, uygulanan projenin boyutuna ve türüne bağlıdır. Ancak, aşağıdaki unsurları içermelidir:

  • projeyi üstlenme gerekçesi,
  • Proje hedefleri,
  • Proje kapsamı,
  • sonuçlar,
  • Proje takvimi,
  • proje bütçesi,
  • tasarım riskleri.

Proje başlatma belgesi, Proje Yöneticisi ve kilit paydaşlar için iletişim bilgilerini de içermelidir.

Projeyi üstlenme gerekçesi

Bir projeye başlamak için kısa bir gerekçe hazırlarken, önceden hazırlanmış iş gerekçesinin kullanılması tavsiye edilir. Proje ile ilk kez ilgilenen bir kişinin anlayabileceği şekilde sade bir dille yazılmalıdır. Genellikle bir veya iki açıklayıcı paragraf yeterlidir:

  • Projenin iş geçmişi nedir?
  • Proje hangi sorunu çözüyor veya hangi fırsatı kullanmanıza izin veriyor? Ve
  • Projenin beklenen sonuçları nelerdir?

proje hedefi

Tüm hedefleri proje başlatma belgesine dahil etmeye değmez. Ana hedefe ve doğrudan onun altındaki hiyerarşide olanlara odaklanmak daha iyidir. Sonuçta, iş gerekçesinde proje hedefinin açıklaması “Ne yapacağız?” Sorusuna bir cevap sağlamalıdır. proje boyunca geçerli kalması gerekir. Ana amaç ve hedefler, projeyi oluşturan faaliyetlerin yöneldiği yönü belirler. Açık ve ölçülebilir olmalı ve kuruluşun genel hedefleriyle uyumlu olmalıdır.

projenin kapsamı

Tüzükte yer alan proje kapsamı, projenin neleri kapsadığı ve neleri kapsamadığı da dahil olmak üzere proje sınırlarını tanımlar. Projenin sonuçlarının açık bir tanımını ve onu etkileyecek sınırlamaları veya varsayımları içermesi gerekir. Bu nedenle, "Hangi görevler uygulanacak?" Sorusunun cevabını dikkate almaya değer. ve "Hangi görevler uygulanmayacak?". Bu, özellikle birden çok paydaşın dahil olduğu ve projenin sonuçlarıyla ilgili dile getirilmeyen beklentileri bu şekilde ortaya konulabilen projelerde önemlidir.

Teslimat

Proje başlatma belgesi, her birinin kısa bir açıklaması ve üzerinde çalıştıkları belirli hedefler de dahil olmak üzere tüm proje çıktılarının bir listesini içermelidir. Ayrıca, her öğe için, tercihen bir dönüm noktasına ve bunları teslim etmekten sorumlu kişi veya ekibe atıfta bulunan bir zaman çizelgesine sahip olmalıdır.

Proje zaman çizelgesi çerçevesi

Proje başlatma belgesi ayrıca, bir zaman çizelgesiyle görselleştirmeye değer olan genel bir proje takvimini de içermelidir. Üzerinde, Proje Yöneticisi sonuçların teslimi için projenin başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini, kilometre taşlarını veya planlanan tarihleri ​​işaretlemelidir.

Proje bütçesi ve kaynak tahsisi

Proje başlatma belgesi, genellikle bir tablo şeklinde sunulan genel proje bütçesini de içermelidir. Bu, şunları belirtmeyi kolaylaştıracaktır:

  • Ana maliyet kategorileri – işçilik, malzeme ve ekipman tahmini,
  • Öngörülen değişiklik aralığı - fiyat dalgalanmalarını veya öngörülemeyen masrafları hesaba katmak için,
  • Rezervler ve bütçe kısıtlamaları.

Belgenin bu bölümü, personel, ekipman ve tesisler de dahil olmak üzere kaynakların tahsisini de detaylandırmalıdır.

Proje riskleri

Proje başlatma belgesinin risk bölümü, potansiyel riskleri ve bunlara nasıl yanıt verileceğini özetlemelidir. Bu, aşağıdakiler gibi potansiyel risklerin belirlenmesini içerir:

  • gecikmeler,
  • maliyet aşımları veya
  • kapsam değişiklikleri.

Bunları listelemek, paydaşların Proje Yöneticisinin, proje ekibinin ve organizasyonun potansiyel sorunlara hazırlıklı olmasını ve bunları azaltmak veya önlemek için ne yapılacağına dair bir planı olmasını sağlamasına yardımcı olur.

project charter

Bir proje başlatma belgesinin bir iş gerekçesinden farkı nedir?

Bir proje başlatma belgesi ile bir iş gerekçesi arasındaki fark, öncelikle hazırlanış amaçlarına bağlıdır. Bir proje başlatma belgesi, bir projeyi başlatan bir belgedir, bir iş gerekçesi ise bir projenin neden başlatılması gerektiğini tartışır. Tüzük, projede ne yapılacağını tanımlarken, iş gerekçesi “Ne amaçla?” Sorusuna cevap verir. Her iki belge de bir projenin düzgün yönetimi için çok önemlidir ve başarılı olmasına yardımcı olur.

Özet

Proje başlatma belgesi, projenin uygulanması için temel teşkil eden ve başlatılmasına yetki veren temel bir belgedir. Proje amaçlarını, hedeflerini, kapsamını, bütçesini, kaynak tahsisini ve zamanlamasını ana hatlarıyla belirtir. Aynı zamanda potansiyel riskleri ve varsayımları belirleyerek projenin planlandığı gibi ilerleme şansını artırır.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

How to create a project charter? | #39 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

  1. proje nedir?
  2. proje yönetimi nedir?
  3. Projeler nasıl yönetilir?
  4. Proje yönetimi yöntemleri
  5. proje türleri
  6. 4 proje örneği
  7. projelerin önceliklendirilmesi
  8. Proje faaliyet alanları
  9. Proje yönetiminde başarının tanımı
  10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
  11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
  12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
  13. Proje yaşam döngüsü
  14. Proje vizyonu ne için?
  15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
  16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
  17. Proje yönetiminde planlama alanı
  18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
  19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
  20. proje yürütme
  21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
  22. Proje kapanışının önemi
  23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
  24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
  25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
  26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
  27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
  28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
  29. Proje ekibi nasıl kurulur?
  30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
  31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
  32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
  33. Proje toplantısı türleri
  34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
  35. ikna edici nasıl yazılır
  36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
  37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
  38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
  39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
  40. Paydaş kaydı nedir?
  41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
  42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
  43. Projede zaman yönetimi
  44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
  45. Proje risk yönetimi stratejileri
  46. proje pazarlama
  47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
  48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
  49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler