Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur? | #44 Proje yönetimine başlarken

Bir projedeki riskleri yönetmek, başarısı için çok önemlidir. Araştırmalara göre, projelerin sadece %30'u zamanında tamamlanıyor ve %70'inden fazlası gecikmeler veya ek masraflarla mücadele ediyor. Bu tür başarısızlıklardan kaçınmak için, Proje Yöneticisi kilit riskleri kabul etmeli ve uygun karşı önlemleri uygulamalı ve bunu yapmak için bir risk listesi oluşturmalıdır. Proje risklerini yönetmeye ve tahmin etmeye yardımcı olan bir araçtır. Ancak proje planlama ve yürütme için başarılı bir risk kaydı nasıl hazırlanır? Öğrenmek için okumaya devam edin!

Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur? - içindekiler:

1. giriiş
2. Risk faktörü kaydı nasıl görünmelidir?
3. Risk risk kaydı nasıl hazırlanır?
4. Özet

giriiş

Risk, herhangi bir projenin ayrılmaz bir parçasıdır. Etkin bir şekilde yönetmek için, ortaya çıkan engelleri belirlemenize, izlemenize ve bunlara etkili bir şekilde yanıt vermenize yardımcı olan bir araca, başka bir deyişle bir risk kaydına ihtiyacınız vardır. Birçok kurumsal ve organizasyonel projenin başarılı bir şekilde tamamlanması, uygulamanın bazı aşamalarında tehlikeye girer. Bu nedenle, Proje Yöneticisinin risk yönetimi yöntemlerine ve araçlarına aşina olması ve her şeyden önce ustaca bir risk listesi hazırlaması gerekir.

Risk günlüğü veya risk faktörü kaydı olarak da bilinen bir risk kaydı, tanımlanan tüm engelleri, tehditleri veya tehlikeleri kaydeden bir belgedir. Aynı zamanda analizlerini ve proje sırasında ortaya çıkmaları durumunda alınacak karşı önlemleri de içerir. Kayıt, projeyle ilgili tüm riskler ve fırsatlar hakkındaki bilgilerin toplanması ve depolanması haline gelir.

Risk faktörü kaydı nasıl görünmelidir?

Risk listesi okunaklı bir belge olarak görünmeli ve aşağıdaki bilgileri içermelidir:

• Riskin tanımı – risk nedir ve projenin hangi alanını etkiler?
• Muhtemel sonuçlar – tehlikeler proje için hangi tehditleri oluşturuyor? Daha fazla yankının ortaya çıkmasını gerektirecek mi? Onları engelleyebilir miyiz?
• Meydana gelme olasılığı – örneğin görevlerin tamamlanmasındaki gecikmelerle ilişkili geçici bir risk midir; yoksa tüm proje çabasını tehlikeye atabilecek nadir bir durum mu?
• Öncelik – benzer gerçekleşme olasılığı olan diğer kişiler için bu risk ne kadar ciddi?
• Sorumlu kişiler – riske uygun, hızlı ve etkili bir şekilde yanıt verme sorumluluğunu kim üstlenecek?
• Risk yanıt planı – zorluklar ortaya çıktığında hangi eylemler yapılmalı?

Bu nedenle risk kaydı, tanımlanan tüm riskler, bunların analizi ve karşı önlemler hakkında bilgi toplamalıdır. Ayrıca herkesin ortaya çıkan riskleri ve acil durumları takip edebilmesi ve bunlara yanıt verebilmesi için tüm proje paydaşlarına düzenli olarak güncellenmesi gerekir.

Risk faktörü listesi nasıl hazırlanır?

Risk kaydının hazırlanması birkaç adımdan oluşur:

1. Risk tanımlaması. İlk adım, projeyle ilgili tüm riskleri belirlemektir. Ekiple bir beyin fırtınası oturumu düzenleyerek veya projeyle ilgili literatürü gözden geçirerek bunu yapabilirsiniz. Uzun bir risk listesi oluşturduktan sonra, tüm potansiyel tehditleri teknik, kaynakla ilgili ve proje iş ortamlarına ayırmak için analiz edin.
2. Risk değerlendirmesi. Belirlendikten sonra, proje üzerindeki potansiyel etkilerini değerlendirmek için riskleri analiz edin. Soruları cevapla:
• Hangi risklerin ortaya çıkma olasılığı daha yüksektir? Bunları gerçekleşme olasılıklarına göre sıralamak da iyi bir fikirdir. Bu, hangilerinin en çok dikkat gerektirdiğini belirlemenize yardımcı olacaktır.
• Sonuçları ne olabilir? Burada en iyi yol, listeye en ciddi sonuçlarla başlamak olacaktır.
3. Risk yanıt planlaması. Analiz ve önceliklendirmeye dayalı olarak, Proje Yöneticisi belirlenen risklerin her biri için bir müdahale planı geliştirmelidir. Tercihen, riskin oluşması durumunda alınacak önlemleri tanımlayın. Bir acil durum planı hazırlamak da iyi bir fikirdir, bu tür olaylar meydana geldiğinde nasıl davranacağınıza dair rehberlik içeren ve meydana gelir gelmez uygulayabileceğiniz senaryolar içeren bir taslak.
4. Kayıt güncelleyin. Risk listesi, belirlenen riskleri düzgün bir şekilde izlemek ve yönetmek için düzenli olarak güncellenmeli ve ayrıca proje ilerledikçe ihtiyaç duyuldukça yenileri eklenmelidir.

Risk listesi hazırlanırken yapılan en yaygın hatalardan biri, risklerin nedenlerinin yetersiz analizi ve risk yanıtlarının yetersiz planlanmasıdır. Bu hatayı önlemek için, Proje Yöneticisi analiz ve planlamaya zaman ve dikkat ayırmalıdır. Bu şekilde, en olası risklerin doğru bir şekilde tanımlandığına dair güven kazanacaktır.

Özet

Bir risk kaydı, proje uygulamasıyla ilişkili riskleri yönetmek ve tahmin etmek için kullanılan bir araçtır. Tanımlanan riskler, analizleri ve karşı önlemleri hakkında ayrıntılı bilgiler içerir. Ayrıca proje ekibi, projenin planlama aşamasında kayıt taslağının hazırlanmasında işbirliği yapmalı ve ardından bu kaydı güncel ve tüm proje paydaşlarının erişimine açık tutmalıdır.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

1. proje nedir?
2. proje yönetimi nedir?
3. Projeler nasıl yönetilir?
4. Proje yönetimi yöntemleri
5. proje türleri
6. 4 proje örneği
7. projelerin önceliklendirilmesi
8. Proje faaliyet alanları
9. Proje yönetiminde başarının tanımı
10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
13. Proje yaşam döngüsü
14. Proje vizyonu ne için?
15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
17. Proje yönetiminde planlama alanı
18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
20. proje yürütme
21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
22. Proje kapanışının önemi
23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
29. Proje ekibi nasıl kurulur?
30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
33. Proje toplantısı türleri
34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
35. ikna edici nasıl yazılır
36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
40. Paydaş kaydı nedir?
41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
43. Projede zaman yönetimi
44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
45. Proje risk yönetimi stratejileri
46. proje pazarlama
47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler