Excel'de Aranabilir Bir Veritabanı Nasıl Oluşturulur
Yayınlanan: 2022-07-19
Microsoft Excel, iş dünyasının nihai zımbalarından biridir. Kişisel bilgi işlemin ilk günlerinden beri var ve tüm endüstrilerde kullanılan inanılmaz derecede güçlü, çok amaçlı bir araca dönüştü.
Büyük miktarda veride gezinme, ayrıştırma ve hesaplama için altın standarttır. En kullanışlı özelliklerinden biri, bir veritabanı görevi görme yeteneğidir.
Veritabanı, kolayca aranabilen ve alınabilen bir veri topluluğudur. Excel'de bir veritabanı oluşturarak büyük miktarda veri depolayabilir ve belirli bilgileri kolayca arayabilirsiniz.
Excel, verileri hesaplamak ve analiz etmek için kullanılabilecek yerleşik formüller ve işlevler sağlar ve ayrıca verileri çeşitli şekillerde sıralamanıza ve filtrelemenize olanak tanır.
Ek olarak, Excel veritabanları birden çok kullanıcı tarafından kolayca paylaşılabilir ve düzenlenebilir, bu da onu ekip işbirliği için iyi bir seçenek haline getirir.
Bu makalede şunları öğreneceksiniz:
- Excel'de aranabilir bir veritabanı nasıl oluşturulur
- Excel veritabanında veri nasıl saklanır
- Excel veritabanında nasıl arama yapılır
- Excel veritabanındaki veriler nasıl sıralanır ve filtrelenir
- Birden çok kullanıcıyla bir Excel veritabanı nasıl paylaşılır ve düzenlenir.
Başlayalım!
Excel'de Aranabilir Bir Veritabanı Nasıl Oluşturulur
Excel'de aranabilir bir veritabanı oluşturmanın, e-Ticaret işletmeleri için birçok kullanım durumu vardır. Müşteri bilgilerini, envanteri veya diğer türdeki verileri takip etmek için aranabilir bir veritabanı kullanabilirsiniz.
Excel'de aranabilir bir veritabanı oluşturmak için adım adım bir süreç:
- Yeni veya mevcut bir Excel çalışma kitabını açın.
- Verilerinizi çalışma sayfasına girin. Veriler, çalışma sayfasındaki herhangi bir hücreye girilebilir, ancak verileri düzenli tutmak için verileri bitişik hücrelere girmek en iyisidir.
- Veri içeren tüm hücreleri seçin.
- Excel şeridindeki “Veri” sekmesine tıklayın.
- “Sırala ve Filtrele” grubunda “Filtrele” düğmesini tıklayın. Bu, her sütunun başlıklarına açılır oklar ekleyecektir.
- Aramak istediğiniz sütunun başlığındaki açılır oku tıklayın.
- Açılır menüde “Metin Filtreleri” seçeneğini seçin.
- “Metin Filtreleri” menüsünde “İçerir” seçeneğini seçin.
- “İçerir” kutusuna aramak istediğiniz metni yazın.
- "Tamam" düğmesini tıklayın. Bu, çalışma sayfasındaki verileri filtreler ve yalnızca aradığınız metni içeren satırları görüntüler.
Belirli verileri aramak için “Metin Filtreleri” menüsündeki “Eşittir”, “Eşit Değildir”, “Şununla Başlar” ve “Şununla Bitir” seçeneklerini de kullanabilirsiniz.
Bir Excel Veritabanında Veri Nasıl Depolanır
Veritabanınızı oluşturduktan sonra, verileri bir yerde saklamanız gerekir. Verileri bir Excel veritabanında saklamanın birkaç farklı yolu vardır:
- Çalışma sayfasında: Verileri çalışma sayfasındaki hücrelere girerek bir çalışma sayfasında depolayabilirsiniz.
- Tabloda: Çalışma sayfasındaki verileri seçip Excel şeridindeki "Ekle" sekmesine tıklayarak verileri bir tabloda saklayabilirsiniz. Ardından, “Tablolar” grubundaki “Tablo” düğmesine tıklayın.
- PivotTable'da: Çalışma sayfasındaki verileri seçip Excel şeridindeki "Ekle" sekmesini tıklayarak PivotTable'da veri depolayabilirsiniz. Ardından, “Tablolar” grubundaki “Özet Tablo” düğmesini tıklayın.
- Sorguda: Çalışma sayfasındaki verileri seçip Excel şeridindeki "Veri" sekmesine tıklayarak bir sorguda veri depolayabilirsiniz. Ardından, “Dış Veri Al” grubundaki “Diğer Kaynaklardan” düğmesine tıklayın.
Verileri bir excel veritabanında saklamanın en iyi yolu nedir?
Verileri veritabanınızda depolamanın en iyi yolu, iş gereksinimlerinize ve kullanım durumlarınıza bağlıdır. Veritabanını raporlama veya veri analizi için kullanacaksanız, PivotTable veya sorgu iyi bir seçenektir.
Veritabanını yalnızca veri depolamak ve temel filtreleme için kullanacaksanız, bir çalışma sayfası veya tablo iyi çalışacaktır.
Excel veri depolama en iyi uygulamaları
Bir Excel veritabanında veri depolarken izlemeniz gereken birkaç en iyi uygulama vardır:
Verilerinizi düzenli tutun
Bulmak ve kullanmak kolay olacak şekilde verilerinizi düzenli tutmak önemlidir. Bunu yapmanın bir yolu, ilgili verileri depolamak için bitişik hücreleri kullanmaktır.
Örneğin, müşteri bilgilerini saklıyorsanız, müşterinin adını bir hücreye ve müşterinin adresini sonraki hücreye koyabilirsiniz.
Başlıkları kullan
Başlıklar, her sütunda hangi verilerin depolandığını belirlemenize yardımcı olabilir. Başlık eklemek için, Excel şeridindeki "Ekle" sekmesini ve ardından "Hücreler" grubundaki "Başlık" düğmesini tıklamanız yeterlidir.
Verilerinizi filtreleyin
Verilerinizi filtrelemek, aradığınız verileri bulmanıza yardımcı olabilir. Verileri filtrelemek için Excel şeridindeki “Veri” sekmesine tıklayın ve ardından “Sırala ve Filtrele” grubundaki “Filtre” düğmesine tıklayın. Bu, her sütunun başlıklarına açılır oklar ekleyecektir.
Ardından, filtrelemek istediğiniz sütunun başlığındaki açılır oka tıklayıp açılır menüden istediğiniz seçeneği seçebilirsiniz.
Verilerinizi sıralayın
Verilerinizi sıralamak, aradığınız verileri düzenlemenize ve hızla bulmanıza yardımcı olabilir. Verileri sıralamak için Excel şeridindeki “Veri” sekmesine tıklayın ve ardından “Sırala ve Filtrele” grubundaki “Sırala” düğmesine tıklayın. Bu, “Sırala” iletişim kutusunu açacaktır.
"Sıralama ölçütü" açılır menüsünde, sıralama ölçütüne göre yapmak istediğiniz sütunu seçin. Ardından, "Sıralama" açılır menüsünde verileri nasıl sıralamak istediğinizi seçin (örneğin artan veya azalan). Son olarak, “Tamam” düğmesine tıklayın.
Excel Veritabanında Nasıl Arama Yapılır?
İyi bir veritabanı iki temel şey yapar: verileri depolar ve bu verileri belirli kriterlere göre aramanıza (veya "sorgulamanıza") olanak tanır.
Bir Excel veritabanında nasıl arama yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:
- Excel şeridindeki “Veri” sekmesine tıklayın.
- "Sırala ve Filtrele" grubundaki "Filtre" düğmesini tıklayın. Bu, her sütunun başlıklarına açılır oklar ekleyecektir.
- Aramak istediğiniz sütunun başlığındaki açılır oku tıklayın.
- Açılır menüden "Özel Filtre"yi seçin. Bu, “Özel Filtre” iletişim kutusunu açacaktır.
- İlk açılır menüde "İçerir"i seçin.
- İkinci açılır menüde arama kriterlerini girin.
- "Tamam" düğmesini tıklayın.
- Sütundaki veriler, yalnızca arama kriterlerini içeren satırları gösterecek şekilde filtrelenecektir.
Filtreyi kaldırmak için Excel şeridindeki “Veri” sekmesine tıklayın ve ardından “Sırala ve Filtrele” grubundaki “Temizle” düğmesine tıklayın.
Excel'de İlişkisel Veritabanları
Excel ayrıca ilişkisel bir veritabanı olarak da iyi çalışır. İşte ilişkisel bir veritabanının ne olduğu, neden önemli olduğu ve Excel'de nasıl kurulacağı hakkında kısa bir açıklama.
İlişkisel veritabanı nasıl çalışır?
İlişkisel veritabanı, verileri tablolarda saklayan bir veritabanı türüdür. Tablolar, her tablonun bir bilgi koleksiyonunu depoladığı dosya sistemindeki klasörlere benzer.
İlişkisel bir veritabanında, her tablo ilişkiler yoluyla diğer tablolara bağlanır. Bu ilişkiler, tablolardaki verilerin birbirine bağlanmasına izin verir.
Örneğin, bir müşteri tablosu bir sipariş tablosuna bağlanabilir. Bu, belirli bir müşteri için tüm siparişleri görmenizi sağlar.
Excel'de ilişkisel veritabanı nasıl oluşturulur?
Excel'de ilişkisel bir veritabanı oluşturmak iki adımlı bir işlemdir.
İlk olarak, verileri depolayacak tabloları oluşturmanız gerekir. Ardından, tablolar arasındaki ilişkileri oluşturmanız gerekir.
Adım 1: Tablolar oluşturma
Tablo oluşturmak için Excel şeridindeki “Ekle” sekmesine tıklayın ve ardından “Tablolar” grubundaki “Tablo” düğmesine tıklayın. Bu, “Tablo Oluştur” iletişim kutusunu açacaktır.
"Aralık" alanına, tabloya dahil etmek istediğiniz hücre aralığını girin. Ardından, tablonuz başlıklar içeriyorsa “Tablomda başlıklar var” onay kutusunu işaretleyin. Son olarak, “Tamam” düğmesine tıklayın.
Excel, çalışma sayfasına bir tablo ekleyecektir. Tabloya veri eklemek için verileri hücrelere girmeniz yeterlidir.
Her tabloya bir isim vermek iyi bir fikirdir. Bunu yapmak için tablonun içinde herhangi bir yeri tıklayın ve ardından Excel şeridindeki “Tablo Tasarımı” sekmesini tıklayın. “Tablo Adı” alanına tablo için bir ad girin.
2. Adım: İlişkiler oluşturmak
Tabloları oluşturduktan sonra, aralarında ilişkiler oluşturmanız gerekir. Bunu yapmak için Excel şeridindeki “Veri” sekmesine tıklayın ve ardından “Veri Araçları” grubundaki “İlişkiler” düğmesine tıklayın. Bu, “Tabloları ve Sütunları Seç” iletişim kutusunu açacaktır.
“Kullanılabilir Tablolar/Sütunlar” listesinde, ilişkiye dahil etmek istediğiniz tabloları ve sütunları seçin. Ardından, "Ekle" düğmesini tıklayın.
Tablo ve sütun eklemeyi tamamladığınızda “Kapat” düğmesini tıklayın. Bu, "İlişkiler Oluştur" iletişim kutusunu açacaktır.
"Birincil Anahtar" açılır menüsünde, ilk tablodan birincil anahtar sütununu seçin. Birincil anahtar, tablodaki her satırı benzersiz şekilde tanımlayan bir sütundur.
“Yabancı Anahtar” açılır menüsünde, ikinci tablodan yabancı anahtar sütununu seçin. Yabancı anahtar, ilk tablodaki birincil anahtar değerleriyle eşleşen değerleri içeren bir sütundur.
Örneğin müşteri tablosundaki birincil anahtar “CustomerID” sütunu ise, sipariş tablosundaki yabancı anahtar “CustomerID” sütunu olacaktır.
Son olarak, "Oluştur" düğmesini tıklayın. Excel, ilişkiyi oluşturacak ve iki tabloyu birbirine bağlayan bir çizgi olarak görüntüleyecektir.
Artık her iki tablodaki verileri filtrelemek ve sıralamak için ilişkiyi kullanabilirsiniz. Örneğin, sipariş tablosunu yalnızca belirli bir müşteri için siparişleri gösterecek şekilde filtreleyebilirsiniz.
Bunu yapmak için, Excel şeridindeki “Veri” sekmesine tıklayın ve ardından “Sırala ve Filtrele” grubundaki “Filtre” düğmesine tıklayın. Bu, tablodaki her sütunun başlığına açılır oklar ekleyecektir.
"CustomerID" sütununun başlığındaki açılır oku tıklayın ve ardından listeden bir müşteri seçin. Excel, tabloyu yalnızca o müşteri için siparişleri gösterecek şekilde filtreleyecektir.
“Sırala & Filtrele” grubundaki “Temizle” butonuna tıklayarak filtreyi kaldırabilirsiniz.
İlişkiyi başka bir tablodan veri aramak için de kullanabilirsiniz. Örneğin, sipariş tablosundan bir müşterinin adını arayabilirsiniz.
Bunu yapmak için müşterinin adını görüntülemek istediğiniz hücreye tıklayın ve ardından Excel şeridindeki “Formüller” sekmesine tıklayın. “Arama ve Referans” grubunda “Vlookup” düğmesine tıklayın. Bu, “İşlev Argümanları” iletişim kutusunu açacaktır.
“Table_array” alanında müşteri tablosunu seçin. Ardından, “Col_index_num” alanına müşterinin adını içeren sütunun numarasını girin. Bu örnekte, müşterinin adı ikinci sütundadır, bu nedenle “2” gireceğiz.
Ardından, "Aralık_bak" alanına, Excel'in yaklaşık bir eşleşme bulmasını istiyorsanız "DOĞRU" veya Excel'in tam bir eşleşme bulmasını istiyorsanız "YANLIŞ" yazın. Bu örnekte tam bir eşleşme istiyoruz, bu yüzden “YANLIŞ” gireceğiz.
Son olarak, "Arama_değeri" alanında müşterinin kimliğini içeren hücreyi seçin. Bu, Excel'in müşterinin adını aramak için kullanacağı değerdir. Bitirdiğinizde, “Tamam” düğmesine tıklayın.
Excel, müşterinin adını arar ve hücrede görüntüler. Artık bu hücreyi, çalışma sayfasındaki diğer hücreler gibi formüllerde kullanabilirsiniz.
Örneğin, her sipariş için benzersiz bir tanımlayıcı oluşturmak için müşterinin adını sipariş numarasıyla birleştirebilirsiniz. olasılıklar gerçekten sonsuzdur.
Gördüğünüz gibi, Excel'deki ilişkisel veritabanları, işletmenizdeki müşteri ve sipariş verilerini yönetmek için son derece güçlü (ancak karmaşık) araçlar olabilir.
E-Ticaret için Veritabanı Neden Önemlidir?
E-Ticaret için bir veritabanı önemlidir çünkü işletmelerin müşteri bilgilerini, ürün bilgilerini ve sipariş bilgilerini depolamasına olanak tanır.
Ancak Excel sizi yalnızca bir yere kadar götürür. Microsoft'un amiral gemisi elektronik tablo aracını ne kadar sevsek de büyümeye kararlı dinamik e-ticaret işletmeleri, SkuVault gibi envanter yönetimi yazılımı gibi daha sağlam bir çözüme ihtiyaç duyuyor.
SkuVault, işletmelerin müşteri siparişlerini, ürün bilgilerini ve envanter seviyelerini takip etmelerine yardımcı olan güçlü bir envanter yönetimi yazılımıdır.
Platform, manuel Excel güncellemeleri olmadan tüm vitrinlerinizdeki müşteri siparişlerini ve envanter seviyelerini otomatik olarak takip eder.
SkuVault'un nasıl çalıştığı hakkında daha fazla bilgi için buradaki özellikler sayfamıza göz atın .
Ve bir e-ticaret işini yürütme ve ölçeklendirme konusunda daha fazla tavsiye için blogumuza abone olun veya aşağıdaki ilgili gönderilere göz atın:
- 2022'de Dikkat Edilmesi Gereken 30 Büyük E-Ticaret Trendi
- Patlayıcı Büyüme İçin e-Ticaret Web Sitenize Trafik Çekmenin 33 En İyi Yolu
- E-Ticaret İşinizi Başlatmak için En İyi 13 Ücretsiz Çevrimiçi Mağaza
- E-posta, e-Ticaret için Nasıl Yararlıdır? Müşterileri Etkilemek