Fatura Nasıl Oluşturulur: Eksiksiz Başlangıç ​​Kılavuzu

Çoğu e-ticaret işletme sahibi gibiyseniz, ödeme almayı seversiniz, ancak fatura oluşturmaktan nefret edersiniz. Doğru şekilde yapılmadığı takdirde kârlılığınızı doğrudan etkileyebilecek sıkıcı, manuel ve hataya açık bir süreç olabilir.

Ancak neyse ki, doğru araçlar ve ipuçlarıyla bu çok kolay olabilir ve nakit akışınızın lehinize çalışmasını sağlayabilir.

Bu blog gönderisinde, e-Ticaret işletmeniz için nasıl fatura oluşturacağınızı gösterecek ve süreci kolaylaştıracak bazı yararlı ipuçları vereceğiz. İster yeni başlıyor olun, ister bir süredir bu işin içinde olun, daha fazlasını öğrenmek için okumaya devam edin!

Fatura nedir?

Fatura, işletmelerin mal veya hizmetler için ödeme talep etmek üzere müşterilerine gönderdikleri bir belgedir.

Genellikle şunları içerir:

• satın alma tarihi
• müşterinin iletişim bilgileri
• sağlanan mal veya hizmetlerin bir açıklaması
• birim fiyat
• ödenmesi gereken toplam tutar

İşletmeler genellikle müşterilerine ürün veya hizmetlerini sağladıktan sonra fatura gönderirler. Bu özellikle e-ticaret işletmeleri için geçerlidir.

Koçluk veya halkla ilişkiler gibi bazı işletmelerde işletme, hizmetin verilmesinden önce müşterilerine fatura kesebilir.

Müşterilerin faturayı ödemek için genellikle 30 gün olan belirli bir süresi vardır. Bu süre içinde ödeme yapmazlarsa, faiz veya gecikme ücreti alınabilir. Satıcılarınızla olumlu ilişkiler sürdürmek için faturaları zamanında ödemek de iyi bir genel fikirdir.

İşletmeler, borçlu olduklarını takip etmek ve hala ödemesi gereken müşterileri takip etmek için faturaları kullanır. Müşteriler, harcamalarını takip etmek ve aldıkları mallar için doğru tutarın faturalandırıldığından emin olmak için faturaları kullanırlar.

Ne zaman fatura göndermeniz gerekir?

Ne zaman fatura göndermeniz gerekir? Bu harika bir soru ve e-ticaret işletmelerinin kendilerine düzenli olarak sorması gereken bir soru.

Cevap, duruma göre değişir, çünkü her işletme için herkese uyan tek bir cevap yoktur.

Çevrimiçi olarak tişörtler veya meditasyon kristalleri gibi fiziksel ürünler satıyorsanız, iş modelinize bağlı olarak müşteriniz siparişi verir vermez veya ürünler gönderilir gönderilmez bir fatura göndermeniz gerekir.

Müşterilere ticari gayrimenkul satın almayı veya bir köpek bakım işini nasıl büyüteceklerini öğreten çevrimiçi bir kurs gibi dijital ürünler için, satış yapıldıktan hemen sonra faturayı gönderebilirsiniz.

İş koçluğu gibi hizmetler için, tercihinize göre işe başlamadan önce veya iş biter bitmez fatura göndermelisiniz.

Tabii ki, kuralın her zaman istisnaları vardır, bu nedenle her durumda en iyi muhakemenizi kullanmanız önemlidir. Ancak genel olarak bunlar fatura göndermeniz gereken zamanlar.

Nasıl fatura gönderirsiniz?

Birçok işletme sahibi, tüm faturaların eşit yaratıldığını düşünme hatasına düşer. Gerçekte, ödeme alma şansınızı en üst düzeye çıkarmak için fatura gönderirken aklınızda bulundurmanız gereken birkaç önemli nokta vardır.

Faturayı zamanında gönderdiğinizden emin olun. Mümkünse ürün veya hizmeti sağladıktan sonra 24 saat içinde göndermeyi hedefleyin. (Ya da önceden faturalandırırsanız anlaşma yapmak.) Müşterinizin eline ne kadar çabuk geçerseniz o kadar iyidir.

Faturalarınızı normal posta veya e-posta ile göndermeniz uygundur; ikisinin de avantajları ve dezavantajları var.

Salyangoz posta açıkça çok daha yavaştır, bu nedenle daha az hızlı ödeme alabilirsiniz. Öte yandan, e-posta çok daha hızlı olsa da bir e-posta faturasını silmek veya kaybetmek hem sizin hem de müşteriniz için kolay olabilir. Faturaları e-postayla göndermenin bir başka avantajı da, müşterilerin faturanızı aldıktan sonra birkaç dakika içinde size ödeme yapmasını kolaylaştıran tıklanabilir bir ödeme bağlantısını doğrudan faturanıza ekleyebilmenizdir.

Peki en iyi seçenek hangisi? Bu gerçekten işinize ve müşterilerinize bağlıdır. Hızlı bir şekilde ödeme almanız gerekiyorsa, gitmenin yolu e-postadır. Ancak müşterileriniz daha eski kafalıysa, o zaman basit bir posta yolu olabilir. Nihayetinde, e-Ticaret işiniz için hangi seçeneğin en iyi olduğuna karar vermek size kalmış.

Son olarak, takip etmekten korkmayın. Makul bir süre içinde bir ödeme almadıysanız, müşterinize ulaşın ve faturanın vadesinin geldiğini hatırlatın. Freshbooks gibi bazı muhasebe yazılımları, eğer seçerseniz, önceden belirlenmiş aralıklarla hatırlatıcılar göndererek bu adımı sizin yerinize otomatik olarak halledecektir.

Nazik bir hatırlatma, zamanında ödeme almanızı sağlamak için uzun bir yol kat edebilir. Bu basit ipuçlarını izleyerek faturalandırma sürecini düzene sokabilir ve e-Ticaret işinizin ayakta kalmasını sağlayabilirsiniz.

Bir Faturanın Temel Unsurları

Aşağıda, her faturanın ana unsurlarını bulacaksınız.

Başlık

Bu, profesyonel bir görünüm için bazı grafik ayrıntıları veya logonuzu içerebilir.

Koşullar ve ödeme talimatları

Bu bilgi, ödemenin hangi koşullar altında (makbuzda, on gün, 30 gün vb.) yapılması gerektiğini ve nasıl ödeme yapılacağını (örneğin, kredi kartıyla ödeme yapmak için bir ödeme bağlantısına veya posta yoluyla ödeme yapılacak bir adrese tıklamak gibi) anlatır.

Şirket adı ve detayları

Şirketinizin adını, posta adresini, telefon numarasını, web sitesini, müşteri hizmetleri e-posta adresini ve öncelikle hizmet satıyorsanız, potansiyel olarak işletmenizin EIN'sini eklemeniz gerekir.

Tarih

Bu, siparişin, satışın veya faturayı gönderdiğiniz tarih olmalıdır.

Bitiş tarihi

Faturada ödemenin ne zaman yapılması gerektiğini açıkça belirttiğinizden emin olun (Alındığında, 14 Nisan'da vb.).

Ayrıntılı ücretler

Tek tek öğeler veya paketler için listeleme ücretlerine ek olarak, vergi, nakliye ücretleri, indirimler vb. dahil olmak üzere ek ücretleri de listelemeniz gerekir.

Müşterinin adı ve detayları

Bu oldukça açıklayıcıdır — müşterinizin adını, işletme adını, adresini, e-posta adresini ve telefon numarasını dahil etmek isteyeceksiniz.

Sağlanan mal veya hizmetlerin tanımı

Bu, "mavi çizgili balıkçı yaka gömlek", bir SKU veya başka bir tanımlayıcı numara veya her ikisi gibi bir açıklama içerebilir. “889030392 mavi çizgili kayık yaka gömlek” uygun bir örnek olabilir.

vadesi gelen bakiye

Son olarak, müşterinizin veya müşterinizin ne kadar borcu olduğunu eklemek isteyeceksiniz.

Örneğin, müşterilerinizin satın alma taahhüdünde bulunmadan önce Teach Your Pet 37 Hilarious Tricks kursunuzu 30 gün boyunca ücretsiz denemelerine izin verebilirsiniz veya 300 $'ı her biri 100 $'lık 3 taksitte ödemelerine izin verebilirsiniz.

Fatura Nasıl Oluşturulur: Adım Adım

Bir fatura oluşturmak göz korkutucu bir görev gibi gelebilir, ancak bu basit adımlarla kısa sürede profesyonel bir belgeye sahip olacağınızdan emin olabilirsiniz.

• Faturanızı net bir şekilde işaretleyin - en üste "fatura" kelimesini eklediğinizden emin olun; aksi takdirde, müşteriniz bunu sevk irsaliyesi ile karıştırabilir.
• Şirketinizin adını ve bilgilerini ekleyin . Vade tarihlerinizi ve ödeme koşullarınızı ekleyin — Net 30 mu (30 gün içinde vadesi), makbuz üzerine mi, taksitler halinde mi yoksa başka bir şey mi?
• Ücretini aldığınız mal veya hizmetlerin açıklamasını yazın . Ödenmesi gereken toplam tutarı dahil edin – vergi, nakliye ve gecikme ücretleri gibi kalemlere ayrılmış ücretleri eklemeyi unutmayın.
• Faturanızın profesyonel görünmesini sağlayın. Ücretsiz bir Excel fatura şablonu veya muhasebe yazılımınız tarafından sunulan fatura şablonlarından birini kullanmayı deneyin.

Excel Şablonlarını Kullanarak Nasıl Fatura Oluşturabilirim?

Excel şablonları, profesyonel görünümlü faturaları hızla ve kolayca oluşturmanın harika bir yolu olabilir. Excel şablonlarından en iyi şekilde yararlanmak için birkaç ipucu:

İlk olarak, şablonu doldurmaya başlamadan önce gerekli tüm bilgilere sahip olduğunuzdan emin olun. Buna e-Ticaret platformu ayrıntılarınız (mağazanızın adı, adresi ve iletişim bilgileri gibi) ile müşterinin adı, adresi ve iletişim bilgileri dahildir. Ayrıca fatura tarihini, sipariş ayrıntılarını ve ödenmesi gereken toplam tutarı da eklemeniz gerekir.

Gerekli tüm bilgilere sahip olduğunuzda, çevrimiçi olarak sunulan çeşitli ücretsiz Excel şablonlarına göz atın . Aralarından seçim yapabileceğiniz çok çeşitli stiller vardır, bu nedenle e-Ticaret markanıza uygun olanı seçin. Excel'i nasıl kullanacağınızla ilgili yardıma ihtiyacınız varsa, çevrimiçi olarak bu süreçte adım adım yol gösterecek çok sayıda öğretici vardır.

Bir şablon seçtikten sonra, gerisi sadece boşlukları doldurmaktır.

E-Ticaret mağazası bilgilerinizi uygun alanlara girin, ardından müşterinin adını, adresini ve iletişim bilgilerini girin.

Son olarak, fatura tarihini, sipariş ayrıntılarını ve ödenmesi gereken toplam tutarı ekleyin.

Tüm alanları doldurduğunuzda, faturanız kaydedilmeye ve gönderilmeye hazır!

Faturalarımı Yönetmek İçin Bir Muhasebe Yazılımı Kullanmalı mıyım?

Faturalarınızı bir araya getirmekten bıktıysanız veya müşteri tabanınız bazı ödemelerin veya faturaların gözden kaçıyor olabileceğinden endişe duyacak kadar büyükse, Freshbooks, Quickbooks Online veya ZOHO Books gibi muhasebe yazılımları hayatı kolaylaştırabilir. :

• Hem faturalarınızı hem de harcamalarınızı takip etmenize yardımcı olur
• Müşteri faturalarının vadesinin gelip gelmediğini veya ne zaman geciktiğini size bildirmek
• Faturaları birden çok ödemeye ayırmanıza olanak tanır
• PayPal veya Square gibi çeşitli ödeme işlemcileriyle kolayca entegre olur ve ACH (banka havalesi), kredi kartı vb. dahil olmak üzere bir dizi anında ödeme seçeneği sunar.

Bu yazılım seçenekleri, sahip olduğunuz müşteri veya müşteri sayısına ve aradığınız özelliklere bağlı olarak, ek katmanlarla birlikte ücretsizden aylık 30 ABD dolarına kadar değişir. Birçok muhasebe yazılımı çözümü, finansal bilgileri sorunsuz bir şekilde ileri geri göndermek için diğer yazılımlarla da entegre olur. İş teknoloji yığınınızı oluşturuyorsanız, hepsinin nasıl birbirine bağlandığını gördüğünüzden emin olun.

Son düşünceler

Bir e-ticaret işletmesi olarak, muhtemelen düzenli olarak fatura göndereceksiniz.

Fatura oluşturmanın ve düzenlemenin temellerini anlayarak bu süreci düzene sokabilir ve müşterilerinizin size olan borçlarının her zaman net bir kaydına sahip olmasını sağlayabilirsiniz.

E-Ticaret faturalama süreçlerinizi başlatmak mı istiyorsunuz? Küçük işletmeler için en iyi muhasebe yazılımı kılavuzumuza bakın .