Ürün belgelerinin nasıl oluşturulacağı ve yönetileceği konusunda adım adım kılavuz | Ürün yönetimi #31

Ürün dokümantasyonu nedir?

Ürün dokümantasyonu, ürünü, fonksiyonlarını, nasıl kullanılması gerektiğini ve ilgili diğer detayları anlatan metin, görsel ve videolardan oluşan bir koleksiyondur. Dokümantasyon oluşturmanın temel amacı, kullanıcıların ürünü ve özellikle gelişmiş özelliklerini nasıl kullanacaklarını anlamalarına yardımcı olmaktır.

Dokümantasyon önemlidir, özellikle yalnızca son kullanıcılara hizmet vermekle kalmayıp aynı zamanda diğer ürünlerle de entegre olacak (örneğin verileri başka bir uygulamaya aktarmanıza veya yerelleştirme veya iletişim veritabanı kullanmanıza olanak tanıyan) bir dijital ürün yaratıyorsanız.

Örneğin, bir proje yönetimi aracının dokümantasyonu, yeni bir projenin nasıl oluşturulacağı, ekip üyelerinin bir projeye nasıl ekleneceği ve onlara yalnızca belirli görevleri değiştirme izninin nasıl verileceği, görevlerin aynı anda birden fazla kişiye nasıl atanacağı ve görevlerin nasıl yapılacağı hakkında bilgiler içerebilir. ilerlemelerini takip edin.

Ürün belgelerinin unsurları

Ürün belgeleri şunları içerebilir:

• Kullanım kılavuzu – ürün özellikleri, kurulum, ayarlar ve sorun giderme hakkında bilgi sağlayan bir belge.
• Kullanıcı kılavuzu – fotoğraf düzenleme programının nasıl kullanılacağı veya bilgisayar oyununun nasıl oynanacağı gibi ürünle çeşitli görevlerin nasıl gerçekleştirileceğini açıklayan bir belge.
• Bilgi tabanı – sık sorulan soruları yanıtlayan veya bir ürün hakkında ek bilgi sağlayan makalelerden veya web sayfalarından oluşan bir koleksiyon. Örnek olarak web sitesindeki “Yardım Merkezi” veya “Destek” bölümü verilebilir. Aynı zamanda müşterilere yardımcı olan bir chatbot için bilgi kaynağı olarak da sıklıkla kullanılır.
• SSS – ürünle ilgili sık sorulan soruların ve yanıtların listesi. Örneğin “Şifremi nasıl sıfırlarım?”, “Müşteri desteğiyle nasıl iletişime geçebilirim?” gibi soruların yanıtlarını içeren bir web sitesi veya PDF dosyası. veya “Ürünün sistem gereksinimleri nelerdir?”.
• Öğretici videolar – genellikle şirketin web sitesinde veya YouTube'da yayınlanan ve ürünün nasıl kullanılacağını veya belirli görevlerin nasıl gerçekleştirileceğini gösteren videolar.
• Diyagramlar ve infografikler – bir ürünün yapısının, işlevinin veya sürecinin grafiksel gösterimleri. Örneğin, bir API yapılandırılırken hangi seçeneklerin seçileceğini gösteren bir diyagram.

Ürün dokümantasyonu nasıl oluşturulur?

Hedef kitleyi anlamak

Ürün dokümantasyonu oluşturmanın ilk adımı, bu özel dokümanın yönlendirileceği hedef kitleyi anlamaktır. Aşağıdaki soruları yanıtlayın:

• Bu belgeyi kim kullanacak? – İlk kez kullanan biri mi yoksa daha ileri düzey bir kullanıcı mı olacak?
• Kullanıcı bu belgeye hangi noktada ulaşacak? Aracın yetenekleri hakkında genel veya ekstra bilgi mi, yoksa belirli bir soruna çözüm mü arıyorlar?
• Bunu hangi cihazda kullanacaklar? Mobil bir cihazsa videolar yeterince net mi?
• İhtiyaçları ve beklentileri nelerdir? Kullanıcı dinamik bir video izlemeyi mi yoksa bir diyagrama bakmayı mı tercih edecek?

Hedef kitlenizi ve ihtiyaçlarını anladıktan sonra belgelerinizi oluşturmaya başlayabilirsiniz. Örneğin, hedef grubunuz acemi kullanıcılarsa, dokümantasyonun her adımda erişilebilir olması, basit, anlaşılması kolay bir dille yazılması ve ayrıntılı talimatlar içermesi gerekir.

İyi organize edilmiş belgelerin yalnızca kullanıcıların ürünü anlamalarına yardımcı olmakla kalmayıp aynı zamanda sorularına yanıt ararken harcayacakları zamandan da tasarruf sağladığını unutmayın. Bu, kaybı, yani müşterilerin bir hizmete abone olmayı bırakma yüzdesini azaltır.

Açık iletişim

Etkili ürün dokümantasyonu oluşturmak yalnızca doğru iletişim biçimini (örneğin videolar, görseller, bilgi tabanı) seçmek değil, aynı zamanda açık ve net bir şekilde yazmak ve iletişim kurmakla da ilgilidir. Ürün dokümantasyonunda etkili iletişimin temel ilkeleri şunlardır:

• Sade bir dil kullanın ; teknik dilden ve karmaşık terimlerden kaçının. Örneğin, "proje başlat" demek yerine "proje başlat" diyebilirsiniz.
• Spesifik olun – kullanıcıların ürünü nasıl kullanacaklarını anlamalarına yardımcı olacak örnekler verin. Örneğin, "bir projeye ekip üyeleri eklemenizi sağlar" demek yerine "proje yönetimi sayfasının alt kısmındaki yeşil düğmeye tıklayarak bir projeye ekip üyesi ekleyin" deyin ve görsel ipucu içeren bir ekran görüntüsü ekleyin .
• Pasif sesten kaçının ; aktif sesin anlaşılması ve okunması daha kolaydır. Örneğin “proje yönetici tarafından başlatılabilir” demek yerine “yönetici projeyi başlatabilir” deyin.

İzlenecek başka birçok ilke vardır ancak en önemlisi, etkili ürün belgelerinin kullanıcılar için anlaşılır olması ve ürünü etkili bir şekilde kullanmalarına yardımcı olması gerektiğini hatırlamaktır.

Ürün belgelerinde görsellerin kullanılması

Resimler, gif'ler, kısa videolar, diyagramlar ve infografikler gibi görseller, ürün belgelerinin anlaşılmasını büyük ölçüde geliştirebilir. Örneğin, “Ekip Üyesi Ekle” butonunun sayfada nerede bulunduğunu gösteren bir ekran görüntüsü, ilk kez kullananlar için çok faydalı olabilir. Dokümantasyon oluştururken metni düzenlemek için ayrıca anlaşılır başlıklar ve basit bir yazı tipi kullanın.

Ürün belgelerinin güncellenmesi ve bakımı

Ürün belgeleri statik bir belge değildir. Üründeki değişiklikleri yansıtacak şekilde düzenli olarak güncellenmelidir. Dokümantasyonun amacına hizmet etmesi için düzenli güncellemeler çok önemlidir. Örneğin, ürün yönetimi yazılımınıza yeni bir özellik ekliyorsanız, ürün belgelerini buna uygun şekilde güncellemelisiniz.

Ürün dokümantasyonunu yayınlamak ve dağıtmak

Ürün belgelerini yayınlamak ve dağıtmak, oluşturmak kadar önemlidir. Nerede olurlarsa olsunlar veya hangi cihazı kullanıyor olurlarsa olsunlar, belgelerinizin kullanıcılar için kolayca erişilebilir olduğundan emin olmanız gerekir. Örneğin, ürün belgelerinizi web sitenize yükleyebilir veya doğrudan e-posta yoluyla kullanıcılara gönderebilirsiniz.

Ürün yöneticileri için en iyi belge yönetim sistemleri

Ürün yöneticilerinin elinde, ürün belgelerini oluşturmalarına ve yönetmelerine yardımcı olabilecek birçok araç vardır. Popüler çözümler şunları içerir:

• Google Dokümanlar, doküman oluşturmaya ve düzenlemeye yönelik bulut tabanlı bir hizmettir. Ürün yöneticileri için popüler bir araçtır çünkü ona herhangi bir cihazdan erişebilirsiniz ve birden fazla ekip üyesi tarafından kullanılabilir.

• Firmbee, kullanıcıların görevleri dünyanın her yerinden gerçek zamanlı olarak tamamlamalarına olanak tanıyan kapsamlı bir proje ve ekip yönetimi aracıdır. Ürün yöneticileri kendilerinin ve meslektaşlarının işlerini kolayca organize edebilir, ilerlemeyi takip edebilir, bütçeleri kontrol edebilir ve işe alım süreçlerini yürütebilir.

• Notion, görevleri, notları ve dosyaları izlemek için kullanılabilecek bir görev ve proje yönetimi uygulamasıdır. Notion, esnek olması ve özelleştirilebilmesi nedeniyle ürün yöneticileri için popüler bir seçenektir.

• Zendesk Guide, bilgi bankası makaleleri oluşturmak ve paylaşmak için kullanılabilecek bir müşteri hizmetleri çözümüdür. Zendesk Kılavuzu, destek sağlamalarına ve müşterilerin sorunlarını çözmelerine yardımcı olmalarına olanak tanıdığı için ürün yöneticileri için popüler bir seçimdir.

Özet

Ürün belgelerini oluşturmak ve yönetmek genellikle hafife alınan bir iştir. Birçok dijital ürün geliştiricisi, iyi tasarlanmış bir ürünün kendini açıklayıcı olduğuna inanır. Ancak ürün dokümantasyonu bir kullanım kılavuzundan daha fazlası olmalıdır.

Aynı zamanda müşterilerin ürün hakkındaki farkındalığını artırmaya ve yeni özelliklere olan ilgilerinin yanı sıra belirli makale veya açıklamaların görüntülenme sayısını analiz etmeye yardımcı olabilecek bir araç olmalıdır. Bu tür analizler şirketlerin ürünlerini daha iyi yönetmelerine ve kullanıcı deneyimini iyileştirmelerine yardımcı olur. Bu nedenle, hem size hem de kullanıcılarınıza hizmet edebilecek etkili ürün belgeleri oluşturmak için harcadığınız zamana ve çabaya değer.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'taki meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazarı: Andy Nichols

5 farklı derece ve sonsuz motivasyon rezervine sahip bir problem çözücü. Bu onu mükemmel bir İşletme Sahibi ve Yönetici yapar. Çalışan ve ortak ararken, dünyaya açıklık ve merak en çok değer verdiği niteliklerdir.

Tüm gönderileri görüntüle

Ürün Yönetimi:

1. Ürün yönetimine giriş
2. Ürün yöneticisinin rolü nedir?
3. Ürün yaşam döngüsü yönetimi neden önemlidir?
4. Etkili bir ürün stratejisi nasıl oluşturulur?
5. OKR'ler ve SMART hedefleri. Hangi çerçeve daha iyi sonuçlar sağlar?
6. Bir değer önerisi nasıl tanımlanır?
7. Müşteri ihtiyaçlarının belirlenmesi ve pazar bölümlendirmesi
8. Kazandıran bir ürün konsepti oluşturmak. Teknikler ve adımlar
9. Etkili bir ürün yol haritasıyla avantaj elde etmek
10. Dijital ürününüzün prototipini oluşturma
11. Bir MVP nasıl oluşturulur?
12. MVP, MMP, MMF'ye karşı. Ürün geliştirmede önemli kilometre taşları
13. Hipotez testi konusunda uzmanlaşmak
14. Ürün kalite yönetimini iyileştirmeye yönelik kanıtlanmış yöntemler
15. Başarılı bir ürün lansmanı için stratejiler ve taktikler
16. Ürün optimizasyonu yoluyla karlılığı artırmak
17. Ürün başarısının ölçülmesi
18. Bir ürün nasıl fiyatlandırılır? En popüler fiyatlandırma stratejileri
19. Ürün tasarımının geleceği. En önemli trendler ve tahminler
20. Bir ürün ne zaman kullanımdan kaldırılır? EOL kararlarını etkileyen temel faktörler
21. Ürün yönetiminde çevik
22. Ürün yönetiminde Scrum ve Kanban.
23. Yalın ürün yönetimi nedir?
24. Yapılması Gereken İşler. Müşterilerin gerçekten ihtiyaç duyduğu ürünleri yaratmak
25. Growth hacking nedir?
26. Veriye dayalı ürün yönetimi nedir?
27. Ürün yönetiminde A/B testi
28. Yararlı ürün yönetimi şablonları. Onları nerede bulabilirim?
29. Ürün yönetiminde Stratejizer araçları
30. 5 faydalı ürün yönetimi aracı
31. Ürün belgeleri nasıl oluşturulur ve yönetilir?