E-Ticaret Mağazalarında Satın Alma Siparişlerini Etkili Bir Şekilde Nasıl Yönetirsiniz?

Yayınlanan: 2019-09-10

Bir tüccar, perakende şirketlerinin satması için ürünler aldığında bir satınalma siparişinin oluşturulması gerekir. Bu tür bir belgenin uzun vadeli tedarikçiler tarafından gözden kaçırılması kolay olsa da, perakendecilerin envanter ve giderleri kontrol altında tutmasına olanak tanıdığı için perakende firmaları için hala birçok avantajı vardır. Bu nedenle, bu makale size satın alma siparişlerini ve bunları e-ticaret mağazalarınızda nasıl etkili bir şekilde ele alacağınızı iyi bir şekilde anlamanızı sağlayacaktır.

1. Satınalma siparişi nedir?

evde çalışan ve müşterilerden çevrimiçi sipariş alan kadın Görüntü kaynağı

Bir satınalma siparişi veya PO, bir alıcı tarafından oluşturulan ve daha sonra satıcıya sunulan yasal olarak bağlayıcı bir belge olarak kabul edilir. Çevrimiçi alışveriş yaparken bir çevrimiçi mağazadaki "sepet" gibi, satın alma siparişi de satın almak istediklerinizin listesidir. Ancak, alıcıların ihtiyaç duyduğu ürünlerin miktar veya türlerini, ödeme bilgilerini ve teslimat detaylarını ayrıntılı olarak sağlayacaktır.

2. Satınalma siparişlerini etkin bir şekilde yönetmenin önemi

belirli bir öğeyi aramak Görüntü kaynağı

Satınalma siparişi, yalnızca siz ve tedarikçileriniz arasında yasal olarak bağlayıcı bir belge değil, aynı zamanda envanterinizi takip etmek ve finans operasyonlarını iyileştirmek için gerekli bir belgedir. Birçok perakendeci, tedarik zincirlerini en yüksek önceliğe sahip olarak yönetmek için mağazaları için bir ölçüt oluşturur. Fazla stok, işletme sermayesi hesabınızı önemli ölçüde azaltırken, stokta kalmama, potansiyel müşterilerinizin ürünlerinizi satın almasını engelleyecektir. Ayrıca, PO size birlikte çalıştığınız tüm tedarikçiler hakkında bir genel bakış sunacak ve en iyi fiyat ve ürün kalitesine sahip en iyi tedarikçileri seçmenize yardımcı olacaktır.

3. Satınalma siparişleri nasıl ele alınır?

3.1. Net PO yönergeleri ve aşamaları belirtin

satın alma siparişi belgeleri Görüntü kaynağı

İlk olarak, etkili satınalma siparişi yönetimi, PO yönergeleri ve aşamalarının belirlenmesiyle başlar. Bu satın alma politikaları ve süreçleri, personelinizin anlaması için açık ve spesifik olmalıdır. Ekibiniz yönetici adına satın alma yapacağından, gelecekte herhangi bir hata veya karışıklığı önlemek için yönergelerin tutarlı olması gerekir.

Kılavuza dahil etmeniz gereken önemli bilgiler, PO'ların onay süreci, satın alma senaryolarının örnekleri veya tedarikçi seçimidir. Bunlar, e-Ticaret mağazalarınızın sorunsuz satın alma siparişi işlemesine sahip olmasını sağlamak için gerekli şeylerdir.

3.2. PO sürecini sık sık gözden geçirin

pexels-christina-morillo-1181619 Görüntü kaynağı

Özellikle satın alma görevlerinde yer alan farklı fonksiyonel alanlardan çok sayıda çalışan olduğunda, PO sürecini sık sık gözden geçirmek çok önemlidir. Depo veya satış ekibi gibi her departmandan geri bildirim almanız gerekiyor. Bu eylem, satınalma siparişi sürecindeki sorunları belirtmenize ve bunları zamanında düzeltmenize yardımcı olacaktır.

Satıcılar, müşterileriyle doğrudan çalıştıklarında, satınalma siparişi yönetimini geliştirmek için onlara en iyi fikirleri verebilecek olan müşterilerin görüşlerinden geri bildirim alabilirler. Ayrıca düzenli olarak denetim ve kalite kontrol yapabilirsiniz. Bu kayıtları daha sonraki denetimler için saklamalısınız. Bunları bir satın almayla ilgili olarak bir arada tutarsanız, depo yöneticileriniz tüm değerli bilgileri ve tüm öğelere ilişkin bir genel bakışı alabilir.

PO'nuzu gözden geçirmek için aşağıdaki kontrol listesini takip edebilirsiniz:

Firma Adı,
PO tarihi,
Satış şartları,
Fatura adresi, satış adresi ve sevkiyat adresi,
Parçalı ücretler,
Alıcının imzası ve adı.

3.3. Tedarikçi veritabanı oluşturun

adam yazıyor Görüntü kaynağı

Her perakendeci, geçmişte satın aldığı tüm tedarikçilerin kayıtlarını tutmalıdır. Bu kayıtların en azından iletişim bilgilerini ve ödeme koşullarını içermesi gerekir. Bir tedarikçi, işletmenizin ihtiyaç duyduğu bazı ürünlerde biterse, alternatif olarak anında başka bir tedarikçi seçebilirsiniz. Erişilebilir bir veritabanı, işletmenizdeki herkesin bir tedarikçi seçmesi için çok zaman kazandıracaktır çünkü bu, mağazalarınız için sipariş yazılımı satın almanın en önemli avantajlarından biridir.

3.4. Satınalma siparişi işlemeyi otomatikleştirin

otomasyon Görüntü kaynağı

Satın alma siparişleri, sözleşme şartlarını açıkladıkları ve işinizi korudukları için tedarikçilere her zaman zamanında gönderilmelidir. Bu belgelerin tesliminde bir gecikme ile karşılaşırsanız, eşinize zamanında ve saygılı bir şekilde bilgi vermeniz gerekir.

Satıcılara PO'ların gönderilmesindeki gecikme olasılığını sınırlamak için tüccarlar satınalma siparişi işlemeyi otomatikleştirebilir. Satın alma siparişlerinizi POS veya MSI sistemi ile otomatikleştirerek zamandan ve emekten tasarruf edeceksiniz. Otomatik PO işleme sayesinde, ürünleri ne zaman yenileyeceğinizi ve kaç ürüne ihtiyacınız olduğunu her zaman bileceksiniz. Bu sistemler ayrıca satın alma görevlerinizi desteklemek için aşağıdakiler gibi güçlü araçlar sağlar:

Belirli bir eşiğe ulaşıldığında otomatik olarak satınalma siparişleri oluşturma,
Depolar arası iç teslimatların gerçekleştirilmesi,
Yinelenen bir sipariş oluşturma,
Satın alma ile ilgili dokümanların düzenlenmesi ve saklanması,
Siparişin durumunu ve aşamalarını takip etmek.

Ancak, bazen hatalar veya hatalar olabilir ve perakendecilerin parasını boşa harcar. Bu nedenle, bir PO onay sürecine sahip olmak, tüccarların mali ve envanterin yanlış yönetilmesini önleyecektir. PO sürecini uygulamak, işletmenizin ihtiyaç duymadığı mükerrer siparişler veya fazladan stoklarla gitmemenizi sağlayacak, bu da satın alma siparişlerinizi etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olacak, tedarikçilere karşı profesyonel olmamanızı önleyecek ve her zaman sahip olmanızı sağlayacaktır. Müşteri siparişlerini yerine getirmek için yeterli envanter.

Müşterilere daha iyi hizmet verebilmek için doğrudan web sitenizden müşteri tercihleri hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, kolayca bir pop-up formu oluşturabilir ve onlara sorabilirsiniz.

Daha fazla okuma: SEO'nuza Zarar Vermeden Pop-up'ları Kullanmak için 3 Faydalı İpucu

3.5. Satın alma personelini yönetin

pexels-sahte-3184298 Görüntü kaynağı

Gelecekte e-ticaret mağazalarınız için bir satış noktası (POS) veya çok kaynaklı envanter (MSI) sistemine sahip olmak istediğinizi varsayalım. Bu durumda, satın alma siparişlerini doğrudan yönetecekleri için personeliniz için doğru izni atamak çok önemlidir. Bu, özellikle tedarikçiniz PO durumunu veya teslimat bilgilerini sormak istediğinde ve personeliniz onlara doğru ve hızlı bir şekilde yanıt verebildiğinde kullanışlıdır.

Sonuç olarak

Bu makalenin, satın alma siparişleri ve e-Ticaret mağazanızda satın alma işlemini daha etkin bir şekilde ele almak için değerli ipuçları hakkında daha fazla bilgi edinmenize yardımcı olduğunu umuyoruz. Yukarıdaki ipuçlarını uygulamak, yönetimde size zaman kazandıracak, tedarikçilerinizle etkin bir şekilde çalışacak ve daha da önemlisi, satış yapmak ve satışları artırmak için doğru zamanda doğru stoku sağlayacaktır. Doğru satınalma siparişi yazılımı, tüm süreçleri otomatikleştirip basitleştirecek ve tedarik görevlerini bir esinti haline getirecektir. Yazılım için iş ihtiyaçlarınızı ve bütçenizi analiz etmeniz ve güvenilir bir ortak seçmeniz gerekir.