Karma Etkinlik Nasıl Düzenlenir: Karma Etkinlik Kontrol Listesi

Tam bu sanal olay olayını çözdüğümüzü düşündüğümüzde, hibrit olay giriş yaptı. Şimdi zorluk, sanal ve canlı bir kitleye ev sahipliği yapmak ve başarılı bir hibrit etkinlik oluşturmak için her ikisiyle de nasıl etkileşim kurulacağı.

Tabii, işler biraz daha karmaşıklaşıyor. Ancak hibrit etkinlikler de çok fazla potansiyel sunabilir. Katılımcılara seçenekler sunarak, canlı bir etkinliğin sunduğu katılım fırsatlarından yararlanmaya devam ederken erişimi genişleteceksiniz.

Peki, hibrit bir etkinlik tam olarak nedir ve bir etkinliğe nasıl ev sahipliği yaparsınız? Bu hibrit olay kontrol listesi, hibrit olayların ne, neden ve nasıl olduğu konusunda size yol gösterecek. Ve bu yazının sonuna geldiğinizde, kendi hibrit etkinliğinize ev sahipliği yapmaya hazır ve güçlenmiş hissedeceksiniz.

Hibrit Etkinlik nedir?

Hibrit bir olayın tanımıyla başlayalım. Basitçe söylemek gerekirse, hibrit bir etkinlik, canlı bir yüz yüze etkinliği ve izleyiciyi sanal bir bileşen ve sanal izleyiciyle birleştirir. Bu, etkinlik hedeflerinize bağlı olarak canlı veya kaydedilmiş olabilir.

Başarılı bir hibrit etkinlik, fiziksel yüz yüze bileşeni çevrimiçi bir izleyici kitlesiyle sorunsuz bir şekilde bütünleştirir. İster sanal ister yüz yüze olsun, her iki katılımcı da konuşmacıları dinleyebilmeli, birbirleriyle etkileşim kurabilmeli, etkinliklere katılabilmeli ve ağ kurabilmelidir.

Hibrit bir etkinliğin, yalnızca bir etkinliğin çevrimiçi bir izleyici kitlesine canlı akışı olmadığını unutmamak önemlidir. Gerçek bir hibrit etkinlik, her iki etkinlik türünün en iyi özelliklerini bir araya getirerek, katılımcı nerede olursa olsun gerçekten ilgi çekici ve etkileşimli bir deneyim yaratır.

Neden Hibrit Bir Etkinliğe Geçiş?

Yani tüm bu hibrit olay olayının kulağa biraz karmaşık geldiğini düşünüyor olabilirsiniz. Neden sadece sanal bir etkinliğe bağlı kalmıyorsunuz? Sanal etkinliklerin muazzam bir değer sunduğu inkar edilemez. Ve kesinlikle sanal bir olayın mantıklı olduğu durumlar vardır. Ancak hibrit bir etkinliğe ev sahipliği yapmak, sanalın değerinden yararlanmaya devam ederken yüz yüze etkinliklerin sunduğu avantajlara kapı açar. Her iki dünyanın da en iyisi. Hibrit etkinliklerin neler sunabileceği aşağıda açıklanmıştır:

Daha Fazla Etkileşim

Doğru yapıldığında, hibrit etkinlikler her iki izleyicinin de bağlantı kurmasına ve katılmasına olanak tanır. Bu, kesinlikle sanal bir etkinlikten daha fazla katılım ve etkileşim sunar.

Esneklik

Hepimizin bir nişana katılmayı planladığımız ama bir şeyin ortaya çıktığı anları vardır. Hibrit bir etkinliğe ev sahipliği yaparak, planlarında son dakika değişiklikleri olabilecek ve aksi takdirde planı iptal edecek izleyiciler için olasılık yaratırsınız. Bu, esneklik sağlar ve katılımcılarınızın üzerinde daha az stres oluşturur.

Erişim Artışı

Hayat normale dönmeye başlasa ve yüz yüze etkinlikler yeniden başlasa bile, her zaman şu ya da bu nedenle katılamayan birileri olacaktır. Etkinliğiniz ister çok uzakta olsun, ister başka bir çatışma yaşıyor olsun, yüz yüze bir etkinliğe sanal bir seçenek sunmak erişimi genişletecektir. Bu, aksi takdirde etkinliğinizi tamamen atlayabilecek olanların yine de katılmasına ve böylece markanızla etkileşim kurmasına olanak tanır.

Maliyette Azalma

Etkinliğinizin boyutuna bağlı olarak, karma bir etkinliğe ev sahipliği yapmak etkinlik maliyetlerinin bir kısmını ortadan kaldırabilir. Katılımcılarınızın yarısı sanal olarak katılmayı planlıyorsa, bu çok fazla yemek, yer ve hatta belki de ödemeniz gerekmeyen seyahat masraflarıdır.

Dökmeyen Değer

Hibrit bir etkinlik, etkinliğinizden eksiksiz bir kayıt video kitaplığı oluşturmanızı kolaylaştırır. Yalnızca etkinliğin kendisinden slaytları, konuşmacı kayıtlarını ve çevrimiçi Soru-Cevap bölümlerini ekleyin ve bunları web sitenizde arşivleyin veya gelecek yıllarda izleyicilerin erişimine izin verin. Bu aynı zamanda size geri dönüp sosyal medyada, e-posta pazarlama yoluyla paylaşılabilen ve hatta blog gönderilerinde veya web sitesi içeriğinde oluşturulabilen etkinlik içeriğini yeniden kullanma fırsatı verir.

Karma Etkinlik Nasıl Düzenlenir: Karma Etkinlik Kontrol Listeniz

Pekala, hibrit bir etkinliğin ne olduğunu ve neden değerli olduğunu öğrendiğimize göre, şimdi eğlenceli şeylere geçelim. Birini tam olarak nasıl barındırıyorsunuz? Etkinlik planlamanızın öncesi, sırası ve sonrası aşamalarına ayrılmış bu karma etkinlik kontrol listesini bir araya getirdik.

Başlayalım!

Etkinlikten Önce

1. Bir Bütçe Belirleyin

Her olayın kendisiyle ilişkili bir maliyeti vardır. Sanal etkinlikler, işletmelere, markalara ve etkinlik planlayıcılarına önemli maliyet tasarrufları sağladığı için çok ilgi gördü. Fiziksel bir mekanın masrafları veya katılımcıları şahsen ağırlamadan, etkinlik pazarlaması için çok fazla ekstra alan var. Hibrit etkinlikler söz konusu olduğunda, etkinliğin hem yüz yüze hem de sanal bölümleri için bütçe ayırmanız gerekir.

Şimdi bu, hibrit bir olayın hala bankayı kıracağı anlamına gelmiyor. Bir mekan için çok fazla alana yatırım yapmak zorunda kalmayacağınız için maliyet tasarrufu için çok yer var. Boyutu sınırlarsanız, ikramlar veya canlı eğlence için de bir ton harcamanıza gerek kalmaz. Ayrıca, genişletilmiş erişimle etkinliğinize daha fazla kişi davet edebilirsiniz, bu da bilet satışlarından daha fazla likidite potansiyeli açar.

Peki, bütçenizi ne için ayırmanız gerekiyor? Hibrit etkinlikler, yine de bir sanal etkinlik platformu kullanmayı ve video akışını etkinleştirmek için teknolojiye yatırım yapmayı gerektirecektir. Ayrıca, canlı bir mekana ve muhtemelen konuşmacılar için seyahat masraflarına sahip olacaksınız. İzlenmesi gereken çok şey olabilir, bu nedenle, bütçenizi hesaplarken göz önünde bulundurmak istediklerinizin kısa bir listesini burada bulabilirsiniz.

• Hibrit etkinlik platformu
• Kameralar ve tripodlar
• stüdyo mikrofonları
• Canlı mekan
• Konuşmacılar ve/veya konuşmacılar için seyahat masrafları
• ikramlar
• Müzik veya eğlence
• Etkinlik ganimeti veya sanal etkinlik ganimeti kutuları

2. Dengeli Bir Gündem Oluşturun

Hibrit etkinlikler tamamen denge ile ilgilidir. İki farklı ihtiyacı olan iki farklı hedef kitleniz var. Etkinliğinizin başarılı olabilmesi için bu iki grubun ortak paydasını bulmalısınız. Her grubun etkinlik deneyimlerinden ne istediğini tanımlayarak başlayın.

Yüz yüze Kitle

Yüz yüze bir kitle, etkileşim söz konusu olduğunda, el ele tutuşmaya o kadar ihtiyaç duymaz. Muhtemelen heyecanlı olacaklar ve katılmaya ve başkalarıyla bağlantı kurmaya hazır olacaklar. Etkinliğinizde olmak için yatırım yaptılar, bu nedenle büyük olasılıkla tam bir oturum günü bekleyecekler. Çok fazla molaya ihtiyaç duymayabilirler ve herhangi bir konuşmacıya veya sunum yapan kişiye daha fazla odaklanırlar.

Sanal Kitle

Sanal kitleniz kısa, sindirimi kolay içeriği tercih edecektir. Etkileşim söz konusu olduğunda daha fazla ilgiye ihtiyaç duyacaklar ve muhtemelen etkinliğiniz sırasında aynı anda birden fazla görev yapacaklar. Daha fazla molaya ihtiyaç duyabilir veya bunu isteyebilirler ve terfi ettirilmedikçe ağ kurmaya daha az eğilimli olabilirler.

Hibrit Bir Kitleye Yemek Sunmak

Peki orta yol nedir? Gündeminizi bölmeyi düşünün. Yüz yüze izleyicinizin katıldığı her oturuma sanal izleyicinizin katılmasını sağlamayın. Bu oturumları kaydedebilir ve sanal izleyicilerinizin istek üzerine istedikleri zaman izlemeleri için hazır olmasını sağlayabilirsiniz.

Her iki kitleye de belirli sayıda oturum sunun. Bu oturumlar sırasında, etkileşimi odak noktası tutun. Her segmentin soru ve cevap kısımlarını sunun ve her iki kitlenin de ilgisini çekmenin yaratıcı yollarını bulun. Etkileşim etkinlikleri ve aşağıda her iki kitleyi nasıl birbirine bağlayacağımız hakkında konuşacağız. Gündeminizi belirlerken akılda tutulması gereken en önemli nokta bir denge bulmaktır. Her kitlenin ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun ve her ikisine de hitap edin. Bu, etkinliğiniz sırasında her iki tarafın da meşgul olmasını ve her zaman hazır bulunmasını sağlayacaktır.

3. Etkinlik Buzz'ı oluşturun

Her etkinlikte olduğu gibi, insanları heyecanlandırmak istersiniz. Hibrit olaylar söz konusu olduğunda bu özellikle önemlidir. İnsanlar ne kadar heyecanlı olursa, birbirleriyle etkileşim kurma olasılıkları o kadar artar ve genel olarak izleyicileriniz kendilerini o kadar bağlantılı hisseder.

Etkinlik vızıltıları, özellikle sosyal medyadan yararlanırken marka bilinirliğinin yayılmasına da yardımcı olabilir. Katılmaktan heyecan duyan katılımcılar, kendi özel kanalları aracılığıyla haberi yayacaklar. Bu, katılmakla ilgilenen diğer potansiyel müşterilere yol açabilir veya markanızı yeni birine tanıtabilir. Etkinlik vızıltısı, temelde, bir bütün olarak pazarlama çabalarınız için değerli olabilecek, kullanıcı tarafından oluşturulan bir içerik stratejisidir.

Hibrit etkinliğiniz için etkinlik vızıltısı oluşturmaya yardımcı olacak birkaç fikir:

• Bir etkinlik hashtag'i oluşturun
• Sosyal platformlarınızda bir etkinlik sayfası oluşturun
• Web sitenize ve e-posta kampanyalarınıza bir geri sayım saati ekleyin
• Sanal etkinlik ürünleri veya hediyeler gönderin
• Katılımcıları ürünlerinin fotoğraflarını paylaşmaya teşvik edin
• Kutu açılımı videoları paylaşın
• Heyecan verici bir video veya etkinlik fragmanı oluşturun

çalışırken görün:

Kendi etkinlik vızıltılarınızı nasıl oluşturacağınızı mı merak ediyorsunuz? İşte sanal etkinlik promosyonunun yarattığı heyecanın başarılı bir etkinliğe nasıl yol açtığına dair harika bir hikaye .

Olay sırasında

4. Konuşmacıları Yerinde Barındırın

Hibrit bir etkinliğe ev sahipliği yaparken, hoparlörlerinizi uzaktan veya sahada bulundurma seçeneğiniz vardır. Yüz yüze izleyicilerinizle canlı olarak herhangi bir konuşmacı, panel veya diğer eğitim oturumları yapmak için her türlü çabayı göstermenizi öneririz. İşte nedeni.

Her şeyden önce, markanızın daha profesyonel görünmesini sağlar. Arka planda şirketinizin veya etkinlik logonuzun bulunduğu bir sahnede konuşmacılara sahip olmak, konuşmacılarınıza daha fazla güvenilirlik sağlar. Konuşmacılar sahnedeyken çok daha fazla enerji ve etkileşim olur ve bu, sanal katılımcılarınız tarafından görülecek ve takdir edilecektir.

Ayrıca sanal katılımcıların kendilerini daha bağlı hissetmelerine yardımcı olacaktır. Yüz yüze seyircilerin tepkilerini görüp duyabilecekler ve kalabalığın enerjisinden faydalanabilecekler. Uzak olmasına rağmen, sanal kitleniz kendilerini canlı deneyimin bir parçası gibi hissedecek.

6. Çevrimiçi ve Şahsen Kitleyi Bağlayın

Bu, herhangi bir hibrit olay için zor ama çok kritik bir adımdır. Hibrit bir etkinliğin sunduğu avantajlardan gerçekten yararlanmak istiyorsanız, iki bölümlü kitlelerinizi birbirine bağlamanın bir yolunu bulmalısınız. İnsanların başlangıçta etkinliklere katılmasının ana nedenlerinden biri ağ oluşturma yönüdür. Böylece, çevrimiçi ve çevrimdışı kitleler arasındaki boşluğu doldurarak, etkinlik katılımcıları için çok daha değerli bir deneyim yaratacaksınız.

Şans eseri, hibrit etkinlik platformunuzun kullanışlı olduğu yer burasıdır. En iyi yazılım, her iki hedef kitle için de çeşitli katılım yolları sunacaktır. Bu, canlı oylama, sohbet odaları, doğrudan mesajlaşma ve hatta dijital kartvizit alışverişi gibi çeşitli şekillerde olabilir. En iyi hibrit etkinlik platformları, sponsorlar ve sergiler için sanal stantlar bile sunabilir.

Her iki kitlenin de bu etkileşim yöntemlerinde değer bulması gerektiğini unutmayın. Bu, katılımcılarınızla iletişim kurmanızı gerektirir. Yüz yüze hedef kitlenizin, sanal hedef kitleyle iletişim kurabilmeleri için dizüstü bilgisayarlarını veya cihazlarını getirdiklerinden emin olun. Ayrıca, konuşmacılarınızın sanal izleyicilerle de etkileşime girdiğinden emin olun. Her iki taraftan (sanal ve canlı) soru-cevap etkinliklerini birleştirerek, birbirinden öğrenirken her iki izleyicinin de katılımını sağlayabilirsiniz.

Ağ kurmayı teşvik etmek için başka bir fikir de gündeme tanışma ve selamlamalar yerleştirmektir. Bu buluşma ve selamlaşmaları sanal hale getirin ve hem yüz yüze hem de uzak izleyiciler için kullanılabilir hale getirin.

Bu etkileşimlerin doğal hissettirmesi önemlidir. Misafirlerinizi hiçbir şey yapmaya zorlamayın. Ancak hem yüz yüze hem de uzaktan katılımcılarınızı yazılım platformunuzda yerleşik etkileşimli araçları kullanmaya teşvik ettiğinizde, bu, etkinliğin sağladığı normal bir ağ oluşturma fırsatı gibi görünecektir.

6. Etkileşimi Teşvik Etmek İçin Sosyal Medyayı Kullanın

Sosyal medya, etkinliğiniz öncesinde, sırasında ve sonrasında değerli bir araçtır. Ancak etkinliğiniz sırasında, izleyicilerinizin her iki tarafını da birbiriyle etkileşime geçmeye teşvik etmek için kullanılabilir.

İşte birkaç farklı fikir:

• Canlı katılımcılarınızı sosyal medyada uzaktaki bir katılımcıyla bir selfie paylaşmaya teşvik edin
• Canlı katılımcılarınızın uzaktaki bir katılımcıyla bağlantı kurmasını ve şimdiye kadarki favori oturumlarını paylaşmasını sağlayın
• Uzaktaki katılımcıların canlı katılımcılarla bağlantı kurmasını ve etkinlik ürünlerinin fotoğraflarını evde paylaşmasını sağlayın

Etkinlik vızıltısı hakkında konuştuğumuzu hatırlıyor musunuz? Bu tavsiyeye uyduysanız, etkinliğiniz için özel bir sosyal medya kanalı oluşturmuş olacaksınız. Gün boyunca gerçekleşen olayların canlı yayınını tutmak için bu sayfayı kullanın. Katılımcıları fotoğraf paylaşmaya, yorum göndermeye ve herhangi bir grup sohbetine katılmaya teşvik edin.

Etkinliğinizin sosyal varlığının, ona ne kadar çaba harcadığınıza bağlı olacağını unutmayın. Etkinliğiniz sırasında olup bitenler hakkında sosyal medyada herhangi bir şey yayınlamayı ihmal ederseniz, hedef kitlenizin gün boyunca markanızla etkileşime geçmemesine şaşırmayın. Bu platformda aktif ve sesli bir varlık olarak, çok daha fazla etkileşimin gerçekleştiğini göreceksiniz.

Olaydan sonra

7. Bir Video Kitaplığı Oluşturun

Etkinliğinizin ardından hibrit etkinliğinizin dijital kısmının en büyük avantajlarından birini değerlendirmek istiyorsunuz. Etkinliğiniz sırasında kaydettiğiniz ve katılımcıların kullanımına sunduğunuz tüm içerik her zaman yeşil olmalı ve etkinliğiniz bittikten uzun süre sonra da kullanılabilecek bir yere yerleştirilmelidir.

Birçok hibrit etkinlik platformu, kaynaklarınızı paylaşabileceğiniz ve videolarınızı depolayabileceğiniz bir alan oluşturmanıza olanak tanır. En iyi sağlayıcı için alışveriş yaparken bunu aklınızda bulundurun.

Yine de videolarınızı statik olarak depolamak istemeyeceksiniz. Bu içerik parçalarını, gelecekteki pazarlama stratejinize aktif olarak entegre edilebilecek yeni kaynaklara dönüştürmeyi düşünün. İşte oluşturabileceğiniz birkaç içerik fikri:

• Kayıtlı oturumlardan eğitim kursları oluşturun.
• Sosyal medyada paylaşmak için “günün, haftanın veya ayın dersi” oluşturun.
• E-posta bültenlerinde veya satış tanıtımlarında kullanılacak video ipuçlarını yayınlayın.
• Kaydedilen her oturum için blog gönderileri yazın ve videoyu her gönderiye ekleyin.

Amacınızı değiştirirken yaratıcı olun ve hibrit bir etkinlikten, geleneksel bir canlı etkinliğin sunabileceğinden çok daha büyük bir yatırım getirisi elde edin.

8. Hibrit Etkinliğinizin Başarısını Analiz Edin

Her şey söylenip yapıldıktan ve ortalık yatıştıktan sonra, oturma, kolları sıvama ve etkinliğinizin ölçümlerini inceleme zamanı. Hibrit bir etkinlik platformuna sahip olmanın güzel yanlarından biri, analitik süreci çok daha kolay hale getirmesidir. Yazılım sisteminiz muhtemelen kayıt, oturum açma, sohbet, görüntülemeler, indirmeler ve paylaşımlar gibi davranışları izlemiştir. Şimdi tek yapmanız gereken, bu ölçümlerin arkasına bir bağlam koymak ve bunları takip stratejinizi planlamak ve bir sonraki hibrit etkinlik gündeminiz için bir rehber olarak kullanmak.

Bu ölçümleri analiz ederken, her bir katılımcının katılım düzeyine özellikle dikkat edin. Etkileşim puanı yüksek olanlar için Etkileşim puanı yüksek olanlara daha hedefli takip göndermeyi düşünün. Belki satış ekibinizin belirli bir içerikle ulaşmasını sağlarsınız veya etkinliğiniz sırasında en çok ilgilendikleri belirli kategorilere işaret eden ek kaynaklar içeren hedefli bir e-posta gönderirsiniz.

9. Hem Sanal Hem de Yüz Yüze Katılımcılarla Takip Edin

Bu, bizi hibrit olay kontrol listemizdeki son adımımıza getiriyor. takip.

Herhangi bir etkinlikle ilgili en iyi uygulama, katılımcılarına teşekkür etmektir. Hibrit bir etkinliğe ev sahipliği yaparken bu önemli adım atlanmamalıdır. Hedefli ve stratejik bir takip yaklaşımıyla işleri bir adım öteye taşımanızı öneririz. Çoğu zaman bu, tüm etkinliğin en değerli kısmı olabilir.

Katılımcınız için bu olağanüstü eğitim deneyimini sağladınız ve onlara markanızla gerçekten bağlantı kurma şansı verdiniz. Şimdi, takip etme ve şirketinizle bir sonraki adımı atmaları için onları teşvik etme zamanı. Hibrit etkinliğinizden sonra göndermeniz gereken bazı kritik takip mesajları şunlardır:

• Tüm katılımcılara teşekkür e-postaları. Bu küçük ama önemli bir adımdır. Kitlenize zaman ayırdıkları için teşekkür edin, etkinlikle ilgili bazı önemli anlar gönderin ve etkinliğinizin sunduğu enerjiyi ve marka bağlantısını yakalayan bazı fotoğraflar paylaşın.
• Etkinliğinize kaydolan ancak görünmeyenlere "Üzgünüz, sizi özledik" e-postaları. Bu e-postaya, kaçırdıklarını gösteren etkinlik özetlerini ekleyin. Bu, etkinlik öncesi pazarlamanızın tetiklemiş olabileceği olası satışlar için başka bir temas noktası görevi görür.
• Katılımcılara etkinlik sonrası bir anket gönderin. Bu, bir sonraki hibrit etkinliğiniz için neleri iyileştirmeniz gerektiğine dair anlayışlı geri bildirim almanıza yardımcı olacaktır.
• Satış ekiplerinizin de etkinlik katılımcılarınıza kişisel takipler göndermesini sağlayın. Bu, kişisel ve insani bir dokunuş eklerken ilk "teşekkür ederim" e-postanızdaki mesajı güçlendirir.

Kendi Hibrit Etkinliğinize Ev Sahipliği Yapmak İçin Bu Adımları Kullanın

Hibrit bir olayın yeni ve bilinmeyeni gözünüzü korkutmasın. İşin özüne indiğinizde, hibrit bir etkinlik yüz yüze ve sanal bir etkinliğin en iyi özelliklerini bir araya getirerek markanızın hedef kitle üyeleriyle bağlantı kurması ve etkileşim kurması için daha da iyi bir fırsat yaratır.

Etkinlikler normale dönse bile izleyicilerimizin değiştiğini unutmayın. Sanal dünya olayları sonsuza dek değiştirdi. Kitleler, markalarının seçenekler ve esneklik sunmasını bekleyecektir. Bu nedenle, hibrit olay sürecini öğrenmenin ve stratejinize ince ayar yapmaya başlamanın kritik zamanı.

Ve gerçekten de, her zamankinden daha erişilebilir olan doğru araçlar ve bilgilerle, hibrit olayları anlamak çok da zor değil. Genişletilmiş erişim ve hem kitleniz hem de markanız için daha fazla bağlantı kurma fırsatı, hibrit etkinlikleri adım atmaya değer bir zorluk haline getirir.