Sanal Bir Etkinliğe Nasıl Ev Sahipliği Yapılır – Adım Adım Kılavuz

Sanal Etkinlikler!! Yeni çağ fenomeni, 2022'de, canlı yüz yüze etkinliklerin gerçekleşmesini kısıtlayan küresel koşullar nedeniyle büyük bir yutturmaca gördü.

Sanal etkinliklere yeni başlayanlar için “ internet ve dijital cihazlar yardımıyla sosyal medya, dijital veya etkinlik platformları üzerinden dijital ortamda gerçekleşen ve katılımcıların kişisel olarak görüşmeden evlerinden veya uzak yerlerden katıldıkları etkinlik ” anlamına gelir.

Sanal etkinlikler yükselen bir trend olduğu için pek çok insan ve marka, sanal etkinliği nasıl başarılı bir şekilde gerçekleştirebileceklerinin ve sanal etkinliği nasıl gerçekleştirebileceklerinin tam olarak farkında değiller.

Bu nedenle, başarılı bir sanal etkinliği sıfırdan 3 bölüme ev sahipliği yapmak için 14 eyleme dönüştürülebilir ve değerli ipucunu vurgulayan bu bilgilendirici blogu oluşturduk:

Başarılı Bir Sanal Etkinliğe Ev Sahipliği Yapmak İçin Değerli İpuçları

A. SANAL OLAYDAN ÖNCE

1. Sanal Etkinliğiniz İçin Bir Etkinlik Haritası Oluşturun

Etkinlik haritası, sanal etkinliğinizde yer alacak bir soru veya etkinlik listesi gibidir. Katılımcılarla veya kendinizle ilgili olsun, etkinliğinizin her yönünü kapsamalıdır.

Etkinlik haritası, etkinlik kayıtlarının nasıl yapılacağı, canlı yayın veya önceden kaydedilmiş olması, etkinlik promosyonlarının nasıl devam ettirileceği vb. ile ilgili bilgileri ve soruların yanıtlarını içermelidir.

Ayrıca herhangi bir araç entegrasyonunu, hedef kitle deneyimleri hakkındaki fikirleri, geri bildirim toplama stratejisini, tarih ve saati, kabul edilebilir kitle boyutunu, yürütme araçlarını ve çok daha fazlasını tanımlayabilirsiniz.

2. Etkinlik Tarihi ve Saatini Stratejik Olarak Belirleyin

Çevrimdışı yüz yüze etkinlikler gibi, dijital ortamda da tarih ve zamanlama eşit derecede önemlidir. İnsanların rastgele bir tarih ve saatte gelmelerini bekleyemezsiniz.

Bu nedenle, hafta sonları veya hafta içi veya akşamları ve hatta öğleden sonraları olsun, etkinliğiniz için hangi gün maksimum hedef kitleye sahip olacağınızı belirleyin.

Bunu doğru yapmazsanız, amacınıza hizmet edecek herhangi bir kitle olmayacağı için diğer tüm çabalar ve yatırımlar boşa gidecektir.

3. Mükemmel Sanal Etkinlik Teknolojisini Bulun ve Kullanın

Yüz yüze etkinlikler için bir yere ihtiyacınız olduğu gibi, sanal etkinliğiniz için, katılımcıların etkinlikle bağlantı kurması ve etkileşim kurması için bir mekan veya platform görevi görecek bir dijital vitrininiz olması gerekir.

Birçok araç bilgi masası, salon, tiyatrolar, oditoryum vb. gibi gerekli tüm satış noktaları ile gerçek bir mekan olarak benzersiz sanal mekanınızı oluşturma seçeneği sunar.

Etkileşimi artırmayı ve etkileşimli deneyimler oluşturmayı daha ilginç ve heyecan verici hale getirmek için canlı sosyal medya beslemesi gibi çeşitli heyecan verici, ilgi çekici ve etkileşimli öğeleri sanal etkinliğinize entegre eden araçlar ve teknolojiler vardır.

Bu nedenle, hedef kitlenizin boyutuna, hedeflerinize, etkinliklerinize vb. göre ne tür bir platforma ihtiyacınız olacağını seçin. Bütünsel bir deneyim oluşturmak için birden fazla araç ve platformu bile entegre edebilirsiniz. Sanal etkinliklerle ilgili en popüler araçlardan bazılarını listeledik.

vFairs – Dijital mekanlar, sanal lobiler ve stantlar oluşturma, sponsorluk aktivasyonlarını, etkinlik kayıtlarını, etkinlik raporlarını oluşturma ve daha fazlasını entegre etme olanaklarına sahip bir Sanal etkinlik platformu.

Livestorm – Kayıt postaları, canlı sohbetler, tarayıcıdan erişim ve daha fazlası için çözümler içeren sanal web seminerleri ve toplantılar için bir araç.

Dreamcast – Kuruluşların sanal ve hibrit etkinliklere ev sahipliği yapmasına yardımcı olan önde gelen bir sanal etkinlik platformu. Sanal toplantılara, konferanslara, belediye salonlarına, sanal ticaret fuarlarına, sergilere, fuarlara ve daha fazlasına ev sahipliği yapmak için mükemmel bir dijital mekan. Dijital ayak izi, erişim kontrolü, ağ tabloları, 1:1 canlı sohbetler, oyunlaştırma ve sanal etkinlik deneyimlerini geliştirmek için çok daha fazlası gibi gelişmiş özellikleriyle tanınır.

Yakınlaştırma – Sorunsuz deneyimler, katılımcı ölçeklenebilirliği ve uygun fiyatlı dijital konferans, toplantı, etkinlik ve web seminerleri ile en popüler ve kullanımı kolay olanlardan biri .

Taggbox Display – Sanal etkinliklerde etkileşimi ve deneyimleri geliştirmek için sosyal medya içerik entegrasyonu için bir araç. Gerçek zamanlı etkileşimler, 15'ten fazla sosyal besleme, kullanımı kolay, UGC gösterimi, sponsorlu gönderiler, video akışlarıyla basit entegrasyon ve uygun fiyatlı.

Instagram Canlı ve YouTube Canlı – Kitlenizle kolayca bağlantı kurmanıza olanak tanıyan, herkese açık ve popüler bir seçenek. Basit erişim, kayıt yok, vs. ama oldukça statik ve basit.

Eventbrite – Etkinlik yaratıcıları ve ayrıca erişim ve katılımı artırmak için etkinlikler, kayıt sayfası, bilet sayaçları, raporlama ve analizler, sosyal entegrasyon ve etkinlik listeleme oluşturabileceğiniz izleyiciler için bir araç

4. Dijital Etkinlik Promosyonlarınızla Akıllı Olun

Sanal bir etkinlik olduğundan, bunu tanıtmanın en iyi yolu dijital kanallardır, çünkü çevrimdışı pazarlama kanalları o kadar alakalı ve etkili olmayabilir.

Etkinliğinizle ilgili ücretli reklamlar veya sosyal medya paylaşımları aracılığıyla dijital kanallarda hedef kitlenize ulaşmanız esastır. Ayrıca, maksimum katılım ve katılım sağlamak için kayıt veya etkinliğe katılım bağlantısını promosyonlarınıza entegre edin.

Sanal etkinlik sektörü büyümeye devam ederken, etkinlikle ilgili farkındalığı yaymak, izleyicileri eğitmek ve katılmalarını sağlamak için tanıtımlar ve talimatlar önemli olacaktır.

5. Teknik Hatalara Önceden Hazırlanın

Muhtemelen dijital etkinliklerle ilgili en büyük zorluk, etkinliğinizden önce veya daha da kötüsü, etkinliğiniz sırasında teknik zorluklarla ve aksaklıklarla karşılaşabilmenizdir.

Bu nedenle, etkinliğinize başlamadan önce kamera arızası gibi bir durumda hangi teknolojik araç ve gereçleri kullandığınızı ve bunlardan kaynaklanabilecek olası hataları tespit etmeniz gerekmektedir.

Bu durumda, yedek olarak yedek kameralara sahip olmanız gerekecektir. Benzer şekilde, bu tür beklenmedik “olayları” tanımlayın ve bunlara hazırlanın.

6. Göstericiler/Hoparlörlerle İndüksiyon ve Test Çalışmaları

Planınız ve en kötü senaryolara ne kadar hazır olursanız olun, yöntemleri ve prosedürleri gerçekten test edip denemeden gerçek sorunları ve etkilerini asla bilemezsiniz.

Benzer şekilde, etkinlikten önce, her şeyin yerinde olup olmadığını kontrol etmek veya beklenmeyen eksiklikleri ve hataları bulmak için katılımcılar olmadan test çalışmaları yapın.

Ayrıca, konuşmacılarınız, misafirleriniz, sanatçılarınız vb. ile nasıl ilerlemeleri gerektiği, aradaki molalar, beklenmedik senaryoların nasıl üstesinden gelineceği ve bazı daha önemli olaylar hakkında bir tanıtım yapmalısınız.

Mutlaka Okuyun: Sanal Olaylar 101: 2022 İçin Kapsamlı Bir Kılavuz

B. SANAL OLAY SIRASINDA

7. Katılımcılara Sanal Etkinlik Temelleri Hakkında Rehberlik Edin

İşletmeniz için yeni bir girişim olduğu gibi, aynı şekilde izleyiciler için de yeni bir kavramdır ve sanal etkinlik temelleri hakkında hiç veya çok az bilgiye sahiptirler.

Bu nedenle, etkinlik başladığında, temel prosedürü, programı, akışlara ve oturumlara nasıl erişileceğini, aradaki molaların nasıl alınacağını, etkinlik süresini ve bunun gibi daha önemli bilgileri paylaşmalısınız.

Bu, sanal etkinliğin nasıl çalışacağı konusunda netlik kazanmalarına yardımcı olacaktır. Ayrıca, daha önce farkında olmadıkları yeni bilgiler veya değişiklikler ekleyebilirsiniz.

8. Kitleyi Katılım ve Etkileşim İçin Motive Edin

İzleyici katılımının, çevrimdışı yüz yüze veya sanal etkinlik olsun, herhangi bir etkinlik için temel performans metriği olduğu bilinmektedir. Bu nedenle, baştan sona uygun ve üretken kitle katılımından emin olmanız gerekir.

Sohbet beslemesi ekleme, Soru-Cevap oturumları düzenleme, bilgi paylaşımı tartışmalarını etkinleştirme, resim ve videoları paylaşma veya kullanıcılardan deneyimlerini ve görüşlerini paylaşmalarını isteme gibi izleyici katılımını teşvik eden öğeler eklemelisiniz.

Ayrıca, etkileşim seviyelerine göre izleyicilerin alabileceği temel unsurları, katma değerli faydaları, ödülleri vb. vurgulayabilirsiniz. Bu, maksimum izleyici ve katılımı çekmeye yardımcı olacaktır.

Oyunlaştırma stratejileri veya etkinliğinizin yeteneklerini genişleten çok işlevli sosyal medya entegrasyon araçlarının yardımıyla katılımı teşvik edebilirsiniz.

9. Katılımcılarla Kişiselleştirilmiş İletişimi Etkinleştirin

Çevrimdışı yüz yüze etkinliklerin en iyi yanlarından biri, katılımcıların konuşmacılar, organizatörler, sanatçılar vb. ile kişisel olarak yüz yüze konuşma seçeneğine sahip olmalarıydı.

Etkinliğin özünü ve kalitesini korumak için bu öğeyi sanal etkinliğinize dahil etmek önemlidir. Mümkün olan her bireyle iletişim kurmak için personeliniz veya oturumlarınız olabilir.

Bu, büyük kitlelere sahip etkinlikler için zor olabilir, bu nedenle bunun için küçük gruplar oluşturabilirsiniz. Kişiselleştirilmiş iletişim, daha fazla katılım ve daha etkileşimli etkinlikler sağlayacaktır.

10. Etkinlik Sırasında Araları ve Ağ Oturumunu Dahil Edin

Uzun süreli bir etkinlik planlıyorsanız, örneğin 1 saatten fazla, o zaman aralarda bazı içecekler ve rahatlama için aralar yapmalısınız.

Bu, her şeyin planlandığı gibi gidip gitmediğini kontrol edebileceğiniz ve izleyicilerin maksimum katılım ve etkinliğe yol açacak odak ve enerji kazanabileceği iki yönlü bir avantaja sahip olacaktır.

Bununla birlikte, ara oturumları sırasında sohbetler ve iletişim yoluyla katılımcılar arasında dahili ağ oluşturabilirsiniz. Sponsorlu veya tanıtım bilgilerini göstermenin mükemmel bir yoludur.

11. Sanal Etkinlik Ana Bilgisayarı (AI veya İnsan) Ekleyin

Tüm olasılıkları, zorlukları, sorunları vb. göz önünde bulundurmuş olsanız bile, yine de kafa karışıklığı, karmaşıklık ve belirsizlik olasılığı vardır.

Bu nedenle, ister gerçek bir kişi ister bir sohbet robotu olsun, sanal bir sunucuya sahip olmak, katılımcıları doğru yollara yönlendirmede yardımcı olabilir ve yalnızca etkinlik başarısızlığına yol açabilecek zorlukların ve sorunların üstesinden gelmeye yardımcı olabilecek gerekli bilgileri sağlayabilir.

Bu nedenle, bu temel adımları takip etmek, minimum yatırım ve maksimum getiri ile inanılmaz derecede başarılı bir sanal etkinlik düzenlemenize ve sunmanıza yardımcı olacaktır.

C. SANAL OLAYDAN SONRA

12. Temel Metrikler Hakkında Kitle Geri Bildirimi Toplayın

Çevrimdışı canlı etkinliklerde olduğu gibi, özellikle çoğu sanal etkinlik konseptinde yeni olacakken, izleyici deneyiminin nasıl olduğunu bilmek önemlidir.

Hem etkinliğin etkinlikleri, gündemi ve hedefleri hem de sanal etkinlikle ilgili izleyici deneyimi için geri bildirim toplayabilirsiniz.

Bu, sanal olaylarla ilgili beklenen sonuçlarla performansınızı değerlendirmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca, hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı konusunda önemli geri bildirimler alacaksınız.

13. Varsa Ek Eylem Planını Paylaşın

Yaklaşan bir etkinliğiniz varmış gibi veya etkinlikle ilgili bir katılımcı yanıtı bekliyorsanız, etkinliğiniz ve izleyicilerinizle ilgili ek bilgileri paylaşabilirsiniz.

Bu, kullanıcılardan etkinlikle ilgili deneyimlerini sosyal medya ve dijital kanallarda paylaşmalarını isteyerek potansiyel müşteri kazanımınızı veya marka tanıtımınızı artırmanın mükemmel bir yoludur (yalnızca sanal etkinliğiniz başarılıysa)

Mutlaka Okuyun: Sanal Etkinlik Duvarı: Kitlenizi Sosyal Medyayla Sanal Olarak Etkileyin

14. Sanal Olay Kaydını Dijital Kanallarda Paylaşın

İlk birkaç kez sanal etkinlikler düzenlediğinizden, sanal etkinliğinizi bittikten sonra bile tanıtmaya devam etmeniz önemlidir çünkü bu, gelecekteki sanal etkinliklerde size yardımcı olacaktır.

Sanal etkinliğinizin kaydını, izleyici katılımını ve geri bildirimi vurgulayarak paylaşabilirsiniz. Web sitenizde, sosyal medyada ve diğer kanallarda paylaşabilirsiniz.

Bu aynı zamanda, katılamayan kişilerin sanal etkinliğinize erişmesine de izin verecektir.

Dünya Genelinde En İyi Sanal Etkinlik Örnekleri

Burada, 2022'de sanallaşan dünyanın en büyük olaylarını içeren en iyi örneklerden bazılarını listeledik.

1. Apple'ın Dünya Çapında Geliştiriciler Konferansı 2020

WWDC olarak da adlandırılan, teknoloji devi Apple tarafından her yıl San Jose, California'da düzenlenen ve geçtiğimiz yıl yazılım ve teknolojilerindeki gelişmeleri, iyileştirmeleri ve yenilikleri sergiledikleri bir etkinliktir.

Her yıl en etkili ve popüler teknoloji profesyonellerini ve endüstriyi etkileyenleri, gelişmelerini sergilemeye ve dünya çapında bir ses getirmeye davet ediyorlar.

Bunun nedeni, etkinliğin tüm içeriğini ve akışlarını web sitelerinde olduğu gibi herkesin erişebileceği şekilde paylaştıkları bütünsel bir yaklaşımla tamamen sanal hale gelmeleridir.

Programı, bilgileri, gezinmeyi ve çok daha fazlasını izleyicilere kolaylık sağlamak için ne kadar basit ama yaratıcı bir şekilde ortaya koyduklarına bir göz atın. Benzersiz kısım, akışlara kişisel bir teknik dokunuş vermiş olmalarıdır.

Okumalısınız: Parookaville, Müzik Etkinlikleri İçin Canlı Sosyal Duvarla Katılımı Nasıl Artırıyor?

2. Salesforce Dünya Turu Sidney 2020

Teknoloji endüstrisinde 1 numaralı CRM devi Salesforce, inovasyonları, teknolojileri, çözümleri ve yeni ürünleri ile dünyanın önde gelen markalarını nasıl güçlendirdiklerini göstermek için her yıl bir konferans düzenliyor.

Ancak 2020 Dünya turu konferansı, pandemi durumu nedeniyle tamamen dijital olduğu için önceki konferanslar gibi değildi. Ancak bu, dünya çapındaki insanlara ve profesyonellere müthiş başarılarını vurgulamalarını engellemedi.

Sidney'den canlı oturumların tüm kayıtlarını içeren özel bir web sitesi açılış sayfası var. Ayrıca, maksimum izleyici katılımı ve katılımı elde etmek için ana konuşmacılar, açılış mesajı, program ve çok daha fazlası olan etkinlik gündemini de görüntüler.

3. Billboard Canlı Evde Müzik Konserleri

Diğer tüm canlı yüz yüze etkinliklerin iptal edilmesiyle aynı nedenle, müzik konserleri de aynı döngüde. Dünya çapında milyonlarca insan, en sevdikleri sanatçının performansını izlemek için her yıl konserlere katılıyor. '

Bu yıl mümkün olmadığı için dünyaca ünlü bir eğlence medyası markası olan Billboard, dijital ortamda benzersiz bir özle konserlere ev sahipliği yaptı.

Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor, Lukas Graham ve daha pek çok sanatçının izleyicileri (izleyiciler) için evlerinden performans sergiledikleri sosyal medya platformlarında ve web sitelerinde 2 oturumu dijital olarak yayınladıkları Billboard Live At Home serisini oluşturdular.

En iyi yanı, performansın soru-cevap oturumları, farklı türler, farklı demografik özellikler vb. sanatçıların olmasıdır.

Çözüm

Bunlar, sıfırdan sanal bir etkinlik oluşturmanıza ve onu başarılı bir etkinliğe dönüştürmenize yardımcı olabilecek en önemli ve değerli 14 adımdır (veya ne derseniz deyin, ipuçları veya stratejiler).

Sanal etkinliklerin konferanslar, web seminerleri, canlı yayınlar, konserler vb. gibi farklı kategorileri ve sektörleri vardır. Böylece, etkinliğinizin gereksinimlerine göre adımlarda değişiklik yapabilirsiniz.

Global markaların ve işletmelerin, Taggbox Display ile izleyici katılımını nasıl artırdığını ve etkinlik deneyimlerini nasıl iyileştirdiğini öğrenin.