Küçük ve orta ölçekli işletmelerde bilgi yönetimi stratejisi nasıl uygulanır? 5 faydalı ipucu

Bilgi nedir?

Girişimcilik bağlamında bilgi, kâr amacıyla harekete geçmek için kullanılan fikirler, kavramlar veya gözlemler olarak tanımlanabilir.

Veri, bilgi ve bilgi arasındaki ilişki

Verinin kendisi, yorumlanmadan hiçbir anlamı olmayan bir gerçektir. Ancak işlenip organize edildikten sonra şu sorulara cevap veren bilgi haline gelir: Kim? Ne? Nerede? Ne zaman? Aldığımız bilgiyi açıklamak ve anlamak ise bize karar vermemiz için ihtiyaç duyduğumuz bilgiyi verir.

Bilgi bir şirketin iş stratejisinin paha biçilmez bir parçasıdır çünkü rekabet avantajı yaratabilir. Zayıf yönleri ve bilgi boşluklarını belirlemek önemlidir.

Bilgi yönetimi nedir?

Ne yapıyor olursanız olun, bir eylem planınızın olması iyi bir fikirdir. Bir işi yürütmek farklı değil. Strateji, yapmanız gereken eylemlerin yönünü ve türünü belirterek şirketinizin misyon ve hedeflerini gerçekleştirmenize olanak tanır. Bir kuruluştaki etkili bilgi yönetimi, bilginin yakalanmasını, paylaşılmasını ve uygulamaya konulmasını kolaylaştırır.

Kodlama ve kişiselleştirme

Uygulamada kullanılan en yaygın stratejilerden bazıları kodlama ve kişiselleştirmedir. Ayrıca resmi (açık) ve örtülü (örtük) bilgi kavramlarıyla da bağlantılıdırlar.

Kodlama stratejisi, kurumsal belgelerde (teknik özellikler, eğitim materyalleri, raporlar, analizler vb.) depolanan resmi bilgilere dayanmaktadır. Bu form, bilginin yeni ve mevcut çalışanlara aktarılmasını büyük ölçüde kolaylaştırır.

Kişiselleştirme stratejisi ise çalışanlar arasındaki kişilerarası iletişime ve aralarındaki deneyim alışverişine dayanmaktadır. Bu durumda, sözde örtülü bilgi paylaşımı ekip toplantıları, konuşmalar, tartışmalar vb. sırasında gerçekleşir.

KOBİ'de bilgi yönetimi

Bir işletmeyi yönetmek, değişimin yüksek dinamikleri ve sürekli gelişim ihtiyacı nedeniyle zorlu bir iştir. Bu, özellikle erişim alanı ve kaynakları önemli ölçüde sınırlı olan küçük ve orta ölçekli işletmeler için zorlayıcı olabilir.

KOBİ sektörünün ekonomik büyümeye katkısı büyüktür. Küçük ve orta ölçekli işletmeler genellikle yenilikçi çözümlerin kaynağıdır ve pazarı çeşitlendirmektedir. Basitleştirilmiş bir organizasyon yapısına sahiptirler ve genellikle niş ürün ve hizmetler sunarlar.

İşi geliştirmek için kullanılan sermaye genellikle sahiplerinin tasarruflarından, banka kredilerinden veya bazen iş melekleri gibi özel yatırımcılardan gelir. Yönetimle yakın bir ilişki kurabilmeleri ve şirketin hedefleriyle özdeşleşebilmeleri için nispeten az sayıda kişiyi (küçük şirketler - 50'den fazla çalışanı olmayan, orta ölçekli şirketler - 50 ila 250 çalışanı arasında) istihdam ediyorlar.

Yetki merkezileştirilmiştir; çoğu karar yalnızca sahibinin görüş ve deneyimine dayanarak alınır. İşin tüm alanlarının bu şekilde denetlenmesi riskler taşır; işin geleceği, sahibinin yetkinliğine bağlıdır, yönetimin bazı alanları verimsiz çalışabilir ve çalışanların entelektüel potansiyeli gözden kaçabilir.

Bilgi yönetimi stratejisini uygulamanın faydaları

Değişiklik yapmak zaman ve çaba gerektirir. Bir bilgi yönetimi stratejisinin uygulamaya konulması büyük ölçüde yönetimin ve çalışanların tutumuna bağlıdır. Ancak firmanızın potansiyelinin gelişmesi ve büyümesi için gereklidir. Yönetim tarzınızda bazı değişiklikler yapmaktan nasıl yararlanabilirsiniz?

• Artan verimlilik – tutarlı ve organize bir yönetim sistemi, çalışanların bilgiye kolayca erişmesine olanak tanır, işlerinin kalitesini artırır,
• Daha iyi işbirliği ve iletişim – bilgi sistemlerini ve çeşitli iletişim kanallarını kullanmak, daha fazla şeffaflığı garanti eder ve ekip içinde olumlu ilişkiler kurmayı sağlar,
• Etkin karar alma süreci – Çalışanların bilgi ve deneyimine erişim, şirketin hedefleri doğrultusunda aksiyon almak için gereken objektif bakış açısının kazanılmasına yardımcı olur,
• Boşlukların ve eksikliklerin farkına vararak - topladığınız bilgileri tamamlayıp belgeledikçe, iş süreçlerinizi ve güvenliğinizi iyileştirmek için ek fırsatları tanımlayabilirsiniz - verileri sunucularda veya belgelerde depolayarak, verilerin kuruluşunuzdan ayrılma riskini azaltırsınız.

Bir kuruluşta bilgi yönetimini uygulamaya yönelik başarı faktörleri

Başarı faktörlerinin ne olduğunu bilmiyorsanız bu makaleyi okuyun. Yine, stratejik bilgi yönetiminde olumlu değişikliklerin başlatılmasını önemli ölçüde kolaylaştırabilecek çeşitli organizasyonel özellikler vardır. Bunlar şunları içerir:

• Sürekli gelişme ve öğrenme isteği,
• Bilgiyi başkalarına aktarma isteği, çalışanların katılımı,
• Organizasyon yapısının ve teknik imkanların uyarlanması,
• Bilginin değerini ve onu kullanmanın faydalarını vurgulamak.

KOBİ'lerde bilgi yönetimi stratejilerini uygulamanın önündeki engeller

Alışkanlıkları değiştirmek zaman ve çaba gerektirir, çünkü yolda birçok engel vardır. Bu süreçte ortaya çıkabilecek sınırlamaları önceden bilmeniz onlarla baş etmenizi kolaylaştıracaktır. Dikkatinizi gerektirecek bazı olası sorunlar şunlardır:

• İsteksiz çalışanlar – üst düzey yöneticiler şirketin konumuna zarar verecek bilgilerin sızmasından korkarken, diğer çalışanlar hiyerarşide belli bir yeri kaybetmekten korkabilirler,
• Bağlılık eksikliği – çoğunlukla yukarıda belirtilen nedenden kaynaklanır veya onunla ilişkilidir. Diğer faaliyetlere daha fazla odaklanacak olan çalışanlar ve şirket sahiplerinin kendileri ile ilgili olabilir.
• Bilgiyi yönetmeye odaklanmak için zaman ve kaynak eksikliği,
• Danışmanlara güvensizlik: Dışarıdan gelen eleştiri, yardım etme ve değişim yaratma girişiminden ziyade bir saldırı olarak algılanabilir.

Şirketinizde bilgi yönetimi stratejisi nasıl uygulanır?

Aslında bir bilgi yönetimi sistemini uygulamak işletme sahipleri için zorlayıcı olabilir. Bilgi eksikliği ve deneyimsizlik ilk başta göz korkutucu olabilir. Ancak elde edebileceğiniz katma değer buna değer. Aşağıdaki ipuçlarını aklınızda tutmanız süreci başarıyla tamamlamanızı kolaylaştıracaktır:

• Mevcut durumunuzu değerlendirin – prosedürlere, personele, teknolojiye ve organizasyon yapısına dikkat ederek mevcut sistemin etkinliğini inceleyin. Düzensizlikleri tespit etmek, neyin iyileştirmeye değer olduğunu belirlemenize olanak tanır,
• Hedeflerinizi netleştirin – kuruluşun zayıf yönlerini belirledikten sonra, uzun vadeli ve kısa vadeli hedeflerinizi belirleyin, böylece neyi hedeflediğinizi bilirsiniz ve ilerlemenizi izleyebilir,
• Değişikliklere hazırlanın ; yeni stratejinin uyarlanması tüm kuruluşu kapsar. Bu değişiklikler aynı zamanda şirketin değerli bir varlığı olan çalışanlarını da etkiliyor.
• Harekete geçin – son ve en zorlu aşama, bilgi yönetimi sisteminin günlük kullanıma uygulanmasıdır. Bu sadece çok fazla para değil, aynı zamanda sahiplerin ve çalışanların proaktif bir tutumunu da gerektirir.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'taki meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazarı: Andy Nichols

5 farklı derece ve sonsuz motivasyon rezervine sahip bir problem çözücü. Bu onu mükemmel bir İşletme Sahibi ve Yönetici yapar. Çalışan ve ortak ararken, dünyaya açıklık ve merak en çok değer verdiği niteliklerdir.

Tüm gönderileri görüntüle