Faturalandırma süreci nasıl iyileştirilir? Daha iyi faturalandırma için 8 harika fikir

Faturalandırma sürecini nasıl iyileştireceğinizi biliyor musunuz? Bu kadar zaman alıcı ve zahmetli olmak zorunda mı? Özellikle konu ile daha önce hiç iletişiminiz olmadıysa, faturalandırma süreci zor görünüyor. Ancak, faturaların bağımsız olarak düzenlenmesine izin veren araçlarla tüm sürecin büyük ölçüde kolaylaştırılabileceği ortaya çıktı. Bu tür araçlar sayesinde daha fazla zaman kazanırsınız ve daha da önemlisi finansal akış süreçlerini hızlandırırsınız. Faturalandırma sürecini nasıl iyileştirebilirsiniz? Öğrenmek için makaleyi okuyun ve bizim tarafımızdan geliştirilen kontrol listesini kullanın.

Faturalandırma süreci nasıl iyileştirilir? - içindekiler:

1. Kendi koşullarınızı belirleyin
2. Tüm bilgileri toplayın
3. İş bittikten sonra bir fatura düzenleyin
4. Hazır şablonlar kullanın
5. Olası hataları düzeltin
6. Faturalandırma sürecini otomatikleştirin
7. Ödeme için son tarihlere dikkat edin
8. Faturalama sürecini optimize etmek için bir uygulama kullanın

Kendi koşullarınızı belirleyin

Sizi şaşırtabilir, ancak müşterilere teklif gönderme adımında yapılan küçük bir çaba bile faturalandırma sürecini önemli ölçüde kolaylaştırabilir. Bu nasıl mümkün olaiblir? Mali konuların en başından itibaren açık ve şeffaf bir şekilde sunulması, daha sonra gereksiz yanlış anlamaların önlenmesine yardımcı olur. Bir müşteri, teklifinizi kabul ettiği anda tam olarak ne kadar ve ne zaman ödeme yapması gerektiğini bilmelidir .

Ödemelerinizi çalışılan saate göre mi yoksa projenin tamamına göre mi yapacağınıza karar verin ve son ödeme tarihini belirtin. Daha önceki ödemeler için indirim yapıyorsanız, müşterilerinizi en baştan bilgilendirmeniz gerekir. Müşterilerinizi geç ödeme faiz oranları konusunda uyarın. Fatura kesme gününüzün ne zaman olduğunu onlara bildirin. İşbirliğinin başlangıcında ödemeler hakkında ne kadar fazla bilgi mevcut olursa, müşterinizin ödeme sırasında o kadar az şüphesi olur.

Tüm düzenlemelerin yazılı şeklini saklamayı unutmayın. Herhangi bir yazılı form, hatta bir e-posta veya bir anlık mesajlaşma programından gelen bir mesaj yeterlidir. Ya koşullarınızı netleştirmeyi unuttuysanız - bunu faturanızı düzenlemeden önce yapın. Bu sayede faturayı gönderdikten sonra gereksiz sorulardan kaçınmış olursunuz. Tüm yanlış anlamaları açıklamak zaman alır, bu da ödemenizi ancak ilgili tüm konuları görüştükten sonra alabileceğiniz anlamına gelir.

Tüm bilgileri toplayın

Faturayı düzenlemeden önce, bu işlem için gereken tüm bilgilere sahip olup olmadığınızı kontrol edin. Her faturada bulunması gereken bilgiler vardır. Hiçbir öğe eksik olamaz. İhtiyacın olacak:

• Müşterinin adı ve soyadı (şirketin adı isteğe bağlıdır)
• Müşterinin adresi (hem fiziksel hem de e-posta)
• Müşterinin telefon numarası ( zorunlu değildir ancak iletişimi kolaylaştırır)
• Müşterinin vergi kimlik numarası
• Seçilen ödeme yöntemi
• Fatura düzenleme tarihi
• fatura tutarı
• Faturadaki pozisyonun açıklaması
• Müşteri için diğer önemli bilgiler

Bu tür bir bilgi setinin halihazırda toplanmış olması faturalandırma süreci fazla zaman almamalıdır. Faturalama işleminden önce tüm bilgileri toplamak neden faydalıdır? Tüm bilgilere sahip olduğunuzda, faturalandırma sırasında aramanıza gerek kalmaz, bu da akışta kalabileceğiniz anlamına gelir.

İş bittikten sonra bir fatura düzenleyin

İşiniz bittikten hemen sonra komisyonun tüm ayrıntılarını hala hatırlıyorsunuz. Emirlerde veya anlaşmada tam olarak ne olduğunu biliyorsun. Bu, faturada doğru bir açıklama oluşturmanıza olanak tanır. Hafızanız çok iyi olsa bile faturalama işlemini ileri bir tarihe ertelemek iyi bir fikir değildir.

Faturalandırma hızlı olmalıdır, aksi takdirde müşteriniz hızlı ödeme beklemediğinizi düşünebilir. Ek olarak, faturalandırmadaki herhangi bir gecikme, belgelerin yığılması nedeniyle tüm süreci daha da zorlaştırabilir - tüm günü bunları işlemek için harcamak zorunda kalacaksınız.

Belgeyi sürekli olarak işlemek, yalnızca iş yükünün eşit dağılımını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda herhangi bir faturanın atlanma riskini de azaltır. Elektronik faturalar birçok yönden üstündür – onları istediğiniz zaman, hatta hafta sonu boyunca düzenleyebilir ve hemen yüklenicinizin elektronik postasına gönderebilirsiniz. Faturaların kağıt versiyonlarının çıktısı alınmalı ve bir iş günü içinde geleneksel postayla mektup olarak gönderilmelidir.

Hazır şablonlar kullanın

Bazı işlemler tekrarlanır. Fatura işleme bunlardan biridir. Faturaların şekli kanunda belirtilmiştir, bu nedenle faturadaki unsurların çoğu değişmeden kalır. Faturalarınızın öğelerini düşünmek yerine hazır şablonlar kullanın.

Bir faturanın her hazır şablonu, gerekli tüm ayrıntılar için alan içermelidir - hiçbir şey kaybolmaz. Boş alanları doldurun ve faturanız hazır. Sürecin bu aşamasında, gerekli detayları içeren veri tabanınız özellikle faydalı olacaktır. Genellikle şablon, faaliyetinizin karakterine göre ayarlanabilir. Aralarından seçim yapabileceğiniz birçok şablon türü vardır. Bazıları çok geleneksel ve resmi, diğerleri ilginç bir tasarım sergiliyor veya formları şeffaflığa odaklanıyor. Şablonu kendi ihtiyaçlarınıza göre ayarlamak için şirketinizin logosunu ekleyebilir veya markanızla ilişkili renkleri kullanabilirsiniz.

Olası hataları düzeltin

Şablonları kullanmak, olası hataların çoğundan kaçınmanızı sağlar. Şablonlar genellikle bir faturanın gerekli tüm öğelerini içerir. Yine de, hatalar herhangi bir zamanda ortaya çıkabilir. Belgenizi müşteriye göndermeden önce iyice kontrol edin ve faturanızı sipariş veya sözleşme ile karşılaştırmayı unutmayın. Faturayı müşteriye göndermeden önce tüm ayrıntıları kontrol etmek, ödeme için daha uzun beklemeye neden olan düzeltici faturalar yapmak daha iyidir.

Faturalandırma sürecini otomatikleştirin

İşlemlerin çoğu bilgisayar yazılımı kullanılarak yapılabilir. Bilgisayar fatura işleme konusunda da yardımcı olabilir. Kendi müşteri veritabanınızı oluşturabilirsiniz – daha sonra tekrar tekrar kullanabilmek için verileri sisteme bir kez girmeniz yeterlidir. İyi faturalama yazılımı, faturalama işlemi sırasında hataların önlenmesine yardımcı olur.

Faturalama sürecinin otomasyonu, özellikle yinelenen faturalar için kullanışlıdır. Neden? Niye? Aynı müşterinin ayrıntılarına, miktarına ve açıklamasına sahipsiniz, tek yapmanız gereken ödeme tarihini veya sıklığını belirlemek ve gerisini program halledecektir. Elektronik faturalarda bu daha da kolaydır – yazılım müşteriye fatura düzenleyebilir ve gönderebilir. Fatura işlemede büyük bir gelişmedir.

Ödeme için son tarihlere dikkat edin

Faturalandırma süreci, yalnızca fatura kesip müşteriye göndermeyi değil, ödemenin zamanında yapılmasını sağlamayı da içerir. Tüm faturalama sürecindeki son eylemdir, ancak yine de en az önemli değildir. Tüm ödemelerin son tarihlerini sürekli olarak takip etmek çok faydalıdır.

Bazen ödeme tarihinden sonra hala hesabınızda hiç paranız kalmaz. Müşteriye nazik bir hatırlatma gönderebilirsiniz - burada incelik ve nezaket çok önemlidir. Müşteri son anda ödeme hakkına sahiptir ve hafif bir gecikme bile sert bir kınama nedeni olamaz. Çıkarlarınızı onaylamanız gerekse bile, müşterilerle iyi ilişkiler sürdürmek daha iyidir.

Faturalama sürecini optimize etmek için bir uygulama kullanın

Faturalama sürecini optimize etmek için fatura uygulamasını kullanın - yukarıda listelenen tüm politikalara ayak uydurmanıza yardımcı olur. Genellikle uygulama, hazır şablonlar, bir istemci veritabanı ve bir adresleme modülü gibi işlevlere sahiptir.

Faturalama uygulaması, hesaplamaların otomatikleştirilmesi sayesinde sayısal hataların önlenmesine yardımcı olur . Ek işlevler, yinelenen faturalandırmaya, hatırlatıcı göndermeye ve ödeme durumlarının izlenmesine ve hatta borçlulara ödeme talepleri gönderilmesine olanak tanır.

İçeriğimizi beğendiyseniz, Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest'teki meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Andy Nichols

5 farklı derece ve sonsuz motivasyon rezervine sahip bir problem çözücü. Bu onu mükemmel bir İşletme Sahibi ve Yönetici yapar. Çalışanları ve ortakları ararken, dünyaya açıklık ve merak, en çok değer verdiği niteliklerdir.

Tüm gönderileri görüntüle