İK Sistemiyle Çalışan Profili Verileri Nasıl Korunur?

Çalışan profili verilerinin takip edilmesi, bilgilerin güvenli ve erişilebilir kalmasını sağlamak açısından her şirket için önemlidir. İnsan Kaynakları Sistemi (İK Sistemi) yardımıyla bu verilerin yönetimi daha verimli ve akıcı hale gelir.

Etkin bir şekilde sürdürülen çalışan veri tabanı yalnızca zamandan tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda İK yönetiminde daha bilinçli kararlar verilmesine de olanak tanır. Önemli veri noktaları üzerinde net görünürlük ve kontrol ile çalışanlar hakkında ayrıntılı bilgi verir.

Bu makalede, çalışan profili veri yönetimini ve bu verilerin İK sisteminde nasıl kullanılacağını ve muhafaza edileceğini anlamaya çalışacağız. Ayrıca çalışan profili verilerini ve İK Sisteminde depolanan veri türlerini oluşturmaya yönelik adımları da tartışacağız. O halde kuruluşların çalışan profili verilerini İK sistemleriyle nasıl koruduklarını inceleyelim.

Çalışan Profili Nedir: Çalışan Profilini Anlamak

Çalışan profili, adından da anlaşılacağı gibi, kişinin mesleki kimliği ve geçmişi hakkında ayrıntılı bir genel bakış sunan bir belgedir. Temel iletişim bilgilerinden daha fazlasını kapsar ve etkili insan kaynakları yönetimi için hayati önem taşıyan çok sayıda bilgi içerir.

Bu, ad, iletişim bilgileri, iş unvanı, eğitim nitelikleri, mesleki deneyim, beceri setleri, dikkate değer başarılar, kişisel ilgi alanları ve hatta kariyer hedefleri gibi temel bilgileri içerir.

Çalışan profili, ortak çalışmaya dayalı bir şaheserdir ve çalışan ile kuruluş tarafından birlikte yazılır. Bu sayede yöneticiler ve meslektaşlar, bireyin katkıları, yetenekleri, güçlü yönleri ve uzmanlık alanları hakkında fikir sahibi olur ve bunların organizasyona neler kattığına dair bir fikir verir.

Çalışan profillerinin, çalışanın kuruluş içindeki yolculuğuyla birlikte sürekli gelişen dinamik belgeler olduğunu unutmamak önemlidir. Yeni eğitim veya sertifikalar, edinilen beceriler veya iş rollerindeki değişiklikler gibi herhangi bir güncelleme, çalışan profiline anında yansıtılır ve bu, bireyin gelişimi ve öğreniminin en güncel ve yansıtıcı kaydı haline gelir.

Çalışan Profili Verileri Doğru Şekilde Nasıl Kullanılır?

Çalışan profili verilerinin doğru kullanımı, etkili insan kaynakları yönetimi ve organizasyonel başarı için çok önemlidir. Dahili olarak bu kayıtlar, adalet ve eşitliği ön planda tutan istihdam politikalarının geliştirilmesinde temel taşı görevi görmektedir. Kuruluşlar, çalışan istatistiklerini analiz ederek fırsat eşitliğini teşvik eden tarafsız politikalar sağlayabilir.

Ayrıca, çalışan profili verileri kuruluşların performans yönetimi stratejilerini optimize etmesine olanak tanır. Yöneticiler, iş becerileri, eğitim, sertifikalar ve kariyer geçmişine ilişkin kapsamlı kayıtlar tutarak ekiplerindeki yetenekler ve kaynaklar hakkında değerli bilgiler edinir.

Bu bilgilerle desteklenen yöneticiler, veriye dayalı kararlar alabilir ve görevlerin gerekli beceri ve deneyime sahip kişilere atanmasını sağlayabilir.

İK Sisteminde Çalışan Profili Veri Yönetimine Başlayın

Çalışan Profili Veri Yönetimi sistemine başlamak, çalışan potansiyelini ve kurumsal hazırlığı en üst düzeye çıkarmayı amaçlayan stratejik bir çabadır. Çalışan profili verilerini İK sisteminizde tutmadan önce aklınızda bulundurmanız gereken birkaç nokta:

• Hedeflerinizi Belirleyin: Çalışan profilleri oluşturmadan önce girişim için net hedefler belirleyin. İç iletişimi geliştirmeyi mi, kariyer gelişimini desteklemeyi mi, yoksa ekip oluşturmayı mı kolaylaştırmayı hedeflediğinizi belirleyin. Amacınızı önceden tanımlamak uyum sağlar ve çalışanların girişimin önemini anlamasını teşvik eder.
• Çalışan Profili Şablonu Oluşturun: Kuruluşunuzun benzersiz ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş, özelleştirilmiş bir çalışan profili şablonu oluşturun. Takip edilmesi kolay ve ilgili bilgilerin yakalanmasına olanak tanıyan bir şablon tasarlamak için Microsoft Word veya Google Dokümanlar gibi kelime işlem araçlarını kullanın. MyCo ile tutarlı biçimlendirme, net talimatlar ve farklı rollere ve geçmişlere uyum sağlayacak esneklikle netlik sağlayabilirsiniz.
• Kullanım Kolaylığı: Çalışanların doldurabileceği kullanıcı dostu ve sezgisel bir şablon tasarlayın.
  Açık Talimatlar: Doğru ve tutarlı veri girişini kolaylaştırmak için her bölüm için örnekler ve yönergeler sağlayın.
• Esneklik: Çalışanların alaka düzeyine göre belirli bölümleri boş bırakmasına izin vererek çeşitli rollere uyarlanabilirlik sağlayın.
• İnsanları Katın: Çalışan profillerinin hem bireyler hem de organizasyon için faydalarını vurgulayarak çalışanların katılımını teşvik edin. Çalışan profillerinin değerini aktarmak ve çalışanlar tarafından dile getirilen endişeleri veya soruları ele almak için toplantılara ev sahipliği yapın veya iletişim gönderin.
• Bilgiyi Toplayın: Şablonu ve beraberindeki talimatları çalışanlara dağıtarak profil tamamlama sürecini başlatın. Öğretici bilgiler veya izlenecek yollar aracılığıyla rehberlik sunun ve süreci kolaylaştırmak için geri bildirimi teşvik edin. Zamanında kapsamlı veri toplanmasını sağlamak için yeni işe alınanların işe alım sürecine profil tamamlamayı dahil edin.
• Merkezi Sistemde Depolama: Çalışan profillerini güvenli bir şekilde depolamak ve yönetmek için MyCo gibi merkezi bir sistem kullanın. Merkezi depolama, yöneticiler, İK personeli ve çalışanlar için kolay erişim ve gezinmeyi kolaylaştırarak kuruluş içindeki işbirliğini ve iletişimi artırır.
• Gizlilik ve Güvenliği Sağlayın: Hassas verileri korumak için güçlü güvenlik önlemleri sağlayarak çalışanların gizlilik endişelerini giderin. Veri erişimini yalnızca yetkili personelle sınırlamak için MyCo gibi şifreleme ve özelleştirilebilir erişim izinleriyle birlikte gelen dijital platformları kullanın.
• Profilleri Akıllıca Kullanın: Çalışan profillerini yedekleme planlaması, İK yönetimi ve eğitim ve gelişim girişimleri için değerli kaynaklar olarak kullanın. Beceri açıklarını belirlemek, bilinçli karar almayı kolaylaştırmak ve ekipler ve departmanlar arasında şeffaflığı ve işbirliğini teşvik etmek için profil verilerinden yararlanın.

Çalışan Profili Oluşturma Adımları

Bir İK sisteminde çalışan profilleri oluşturmak, iş gücü verilerinin verimli bir şekilde yönetilmesinde önemli bir adımdır. Aşağıda tüm süreci net adımlar halinde yazdık:

1. Adım: Çalışan Profili Oluşturma'ya gidin

HRMS platformuna erişerek ve yeni bir çalışan profili oluşturma seçeneğini bularak başlayın. Bu genellikle “ Çalışanlar ” veya “ Profiller ” bölümünün altında bulunur.

Adım 2: Profil Oluşturmayı Başlatın

Çalışan profili oluşturma sürecini başlatmak için belirlenen “ Oluştur ” düğmesine tıklayın. Bu eylem, çalışan ayrıntılarının girilmesi için bir form sunan yeni bir pencerenin açılmasını sağlar.

Adım 3: Temel Bilgileri Girin

Çalışanın adı ve iş pozisyonu gibi temel bilgi alanlarını doldurun. Ek olarak, hızlı veri tanımlamayı kolaylaştırmak için etiketler atayın ve gerekirse çalışanın fotoğrafını yükleyin.

Adım 4: İletişim Bilgilerini Sağlayın

İş kişisel cep telefonu numarası, iş telefonu numarası ve resmi e-posta kimliği dahil işle ilgili iletişim bilgilerini girin. Özellikle platform birden fazla şirket tabanını destekliyorsa, açılır menüden uygun şirketi seçin. Çalışanın departmanını, yöneticisini ve koçunu belirtin.

5. Adım: Ek Ayrıntıları Ekleyin

Kapsamlı çalışan ayrıntıları sağlamak için Özgeçmiş, Profesyonel ve Özel Bilgiler ve İK Ayarları gibi çeşitli sekmelerde gezinin.

Adım 6: Özgeçmiş Bilgilerini Tamamlayın

Devam sekmesi altında çalışanın eğitim niteliklerini, becerilerini ve deneyimlerini girin. Özgeçmiş satırları eklemek için “ Yeni Giriş Oluştur ” düğmesini kullanın ve çalışan profilini zenginleştirmek için ayrıntıları kaydedin.

Adım 7: Becerileri Birleştirin

Benzer şekilde, çalışanın becerilerini Beceriler bölümünün altına ekleyin. Sağlanan alanları kullanarak beceri türünü, beceriyi, beceri düzeyini ve ilerleme düzeyini belirtin. Becerileri çalışan profiline dahil etmek için ayrıntıları kaydedin.

Adım 8: İş Bilgilerini Sağlayın

İş Bilgileri sekmesi altında, iş adresi, iş yeri, izinler ve harcamalar için onaylayanlar ve çalışma saatleri gibi işle ilgili ayrıntıları girin.

Adım 9: Özel Bilgileri Girin

Çalışanın adres, e-posta adresi, telefon numarası, dil tercihi, medeni durumu, bakmakla yükümlü olduğu kişiler, acil durumda iletişime geçilecek kişi ve çalışma izni ayrıntıları dahil olmak üzere özel bilgilerini girmek için Özel Bilgiler sekmesine gidin.

Adım 10: İK Ayarlarını Yapılandırın

İK Ayarları sekmesinde çalışan türünü, ilgili kullanıcıyı, katılma tarihini, bordro ayrıntılarını, katılım ayrıntılarını ve saat başına zaman çizelgesi maliyetini tanımlayın. Çalışan profili oluşturmayı tamamlamak için ayarları kaydedin.

Adım 11: İnceleyin ve Kaydedin

Doğruluk ve eksiksizlikten emin olmak için doldurulan tüm ayrıntıları inceleyin. Memnun kaldığınızda, çalışan profilini kaydetmek için “ Kaydet ” düğmesine tıklayın.

Adım 12: Profillere Erişin ve Yönetin

Kaydedildikten sonra, yeni oluşturulan çalışan profili çalışan kontrol paneline yansıtılacaktır. Sözleşmeler, izinler, belgeler, maaş bordroları ve daha fazlası dahil olmak üzere çalışan profilinin çeşitli yönlerine erişmek ve bunları yönetmek için akıllı sekmeleri ve düğmeleri kullanın.

Çalışan Veri Yönetim Sisteminde Depolanan Veri Türleri

Verilerin bir çalışan veri yönetimi sisteminde saklanması söz konusu olduğunda, ilgili bilgi türlerini anlamak önemlidir. İşte bir döküm:

• Personel Bilgileri: Bu, bir çalışanın ve istihdam geçmişinin temel ayrıntılarını içerir. Özgeçmiş, geçmiş kontrolü, terfi kayıtları, disiplin cezaları ve fesih belgeleri gibi bilgileri kapsar. Personel bilgilerine genellikle çalışanlar ve yöneticiler erişebilir.
• Bordro Bilgileri: Bordro verileri hassastır ve dikkatli kullanılmalıdır. Doğrudan mevduatlar için banka hesap bilgileri ve istihdamın hükümet veya borç veren tarafından doğrulanmasına yönelik belgeler gibi ödemeyle ilgili ayrıntıları içerir.
• Tıbbi Bilgiler: Bu kategori, çalışanın sağlık durumu ve tıbbi izinlerle ilgili ayrıntıları içerir. Aile ve Sağlık İzin Yasası, Engelli Kişiler Yasası, 1995, ebeveyn izni ve uyuşturucu testi sonuçlarına ilişkin kayıtları içerir. Tıbbi bilgilere erişim genellikle İK departmanı ve çalışanın kendisiyle sınırlıdır.
• Demografik Bilgiler: Demografik veriler, çalışanın cinsiyeti, yaşı, ırkı, etnik kökeni, kıdem durumu, engellilik durumu ve diğer özelliklerine ilişkin bilgileri kapsar. Her zaman ayrı olarak saklanmasa da bu verilerin dikkatle kullanılması ve yalnızca gerekli olanların toplanması önemlidir. Erişim yalnızca yetkili kişilerle sınırlandırılmalıdır.
• Resmi Formlar: İstihdama uygunluk doğrulaması için Form 11 gibi belgeler, geçerli tıbbi izin hükümleri kapsamındaki talepler, engelli kişiler için konaklama ve işçi tazminatı talepleri. Olası para cezalarını veya cezaları önlemek için işverenlerin bu düzenlemelere uyması önemlidir.

Çözüm

Çalışan profili verilerini bir İK sistemiyle korumak, yalnızca kayıt tutmakla ilgili değildir, aynı zamanda kuruluşlara veriye dayalı kararlar almaları ve gelişen bir çalışma ortamını teşvik etmeleri için eyleme dönüştürülebilir öngörüler sağlamakla ilgilidir.

MyCo, personel, bordro, tıbbi, demografik ve resmi form verilerini merkezileştirerek ve düzenleyerek çalışan bilgilerinin yönetiminde uyumluluk, verimlilik ve şeffaflık sağlar.

Kuruluşlar, çalışan profillerinin doğru kullanımı ve düzenleyici gerekliliklere bağlılıkla bir güven, adalet ve hesap verebilirlik kültürü geliştirebilir ve aynı zamanda sürdürülebilir başarı ve büyüme için iş gücünün tüm potansiyelini ortaya çıkarabilir.