Başarılı İş Görüşmeleri Nasıl Yapılır ve Nasıl Otomatikleştirilir?

Tüm iş görüşmelerini başarılı bir şekilde planlamayı öğrenmek, üretkenliği ve verimliliği en üst düzeye çıkarmak isteyen profesyoneller ve işletmeler için çok önemlidir.

Bu makale, satış görüşmeleri yapmayı, toplantılar düzenlemeyi ve telefon görüşmesi iletişimlerini denetlemeyi basitleştirmeye yönelik farklı yaklaşımları ele alıyor.

Özel iş ihtiyaçlarınızı anlamaktan telefon sisteminizi kurmaya ve izlemeye kadar, sizin için adım adım ayrıntılarıyla anlatacağız.

O halde, daha fazla uzatmadan, hemen konuya girelim!

Daha İyi Bir İş Çağrı Sistemi için 5 Adım

1. İş ihtiyaçlarınızı anlayın
2. Doğru sanal iş telefonu sistemini seçin
3. Sanal iş telefonu sisteminizi kurun
4. İş görüşmelerinizi otomatikleştirin
5. Telefon sistemi performansını izleyin

1. İşletmenizin ihtiyaçlarını anlayın

Tüm iş görüşmelerini başarılı bir şekilde planlamak için, öncelikle özel iş ihtiyaçlarınızı anlamak çok önemlidir.

• Arayanları tanımlayın

Farklı işletmelerin farklı arayan türleri vardır: müşteriler, ortaklar, satıcılar veya ekip üyeleri. Kimin arayacağını belirlemek, onların gereksinimlerine ve tercihlerine hitap eden bir arama planlama sisteminin uyarlanmasına yardımcı olur.

Örneğin, arayanlarınızın çoğu uluslararası müşterilerse, World Clock Meeting Planner ilgili herkes için uygun saatleri bulmanıza yardımcı olabilir.

• Hedeflerinizi belirleyin

Çağrı planlaması için net hedefler belirlemek, görevlere etkili bir şekilde öncelik vermenize ve kaynakları buna göre tahsis etmenize olanak tanır.

Bazı ortak hedefler, cevapsız aramaları azaltmak, müşteri memnuniyet oranlarını iyileştirmek veya ekipler içindeki dahili iletişim süreçlerini kolaylaştırmaktır.

• Kaynaklarınızı belirleyin

  • Personel müsaitliği : Kaç ekip üyesinin gelen çağrılarla ilgilendiğini değerlendirin.
  • Bütçe kısıtlamaları : Hizmet sağlayıcıların çeşitli planlarını karşılaştırarak mali sınırlamaları göz önünde bulundurun.
  • Teknik altyapı : Seçilen sanal iş telefonu sistemiyle uyumluluk sağlamak için mevcut teknik altyapınızı değerlendirin.

Bu faktörleri göz önünde bulundurmak, sanal bir iş telefonu sistemi kullanarak tüm çağrıları başarılı bir şekilde planlamak için gerekli olan iş ihtiyaçlarınızı kapsamlı bir şekilde anlamanıza yardımcı olacaktır.

Kaynak: Shutterstock

2. Doğru sanal iş telefonu sistemini seçin

Tüm iş aramalarını başarılı bir şekilde planlamak için, özel ihtiyaçlarınızı ve gereksinimlerinizi karşılayan bir sanal iş telefonu sistemi seçmek çok önemlidir.

• Özellikleri ve faydaları göz önünde bulundurun

Farklı sanal iş telefonu sistemlerini değerlendirirken, kuruluşunuzun gereksinimleriyle ilgili olarak sundukları özelliklere odaklanın. Dikkate alınması gereken önemli hususlar:

• Arama yönlendirme seçenekleri : Sistemin aramaları günün saatine veya aracı kullanılabilirliğine göre verimli bir şekilde yönlendirebildiğinden emin olun.
• Diğer araçlarla entegrasyon : Daha kolay planlama için sistemin Google Takvim veya Microsoft Outlook gibi popüler takvim uygulamalarıyla sorunsuz bir şekilde entegre olup olmadığını kontrol edin.
• Analitik yetenekleri : Mükemmel bir sanal telefon sistemi, arama hacmi eğilimleri, cevapsız aramalar ve aracı performans ölçümleri hakkında bilgi sağlamalıdır.
• Mobil uygulama desteği : Siz masanızdan uzaktayken aramaları yönetmek için kullanıcı dostu bir mobil uygulamanın bulunduğundan emin olun.

• Fiyatları ve planları karşılaştırın

Farklı sağlayıcılar, kullanıcı sayısına veya aylık dahil edilen dakikalara bağlı olarak çeşitli fiyatlandırma yapıları sunabilir.

Bütçenize uygun ve aynı zamanda gerekli işlevselliği sağlayan bir satıcı bulmak için birden fazla satıcının fiyatlarını karşılaştırmak için zaman ayırın.

Örneğin, farklı büyüklükteki işletmeler için esnek fiyatlandırma planları sunan RingCentral gibi seçenekleri keşfedin.

• İncelemeleri ve referansları okuyun

Belirli bir sanal iş telefonu sistemine geçmeden önce, potansiyel sorunlar veya sınırlamalar hakkında değerli bilgiler edinmek için diğer kullanıcıların incelemelerini ve referanslarını okuyun.

G2 ve Capterra gibi web siteleri, gerçek dünya deneyimlerine dayalı olarak bilinçli kararlar vermenize olanak tanıyan, kullanıcı tarafından oluşturulan incelemeler sunar.

Sonuç olarak, doğru sanal iş telefonu sistemini seçmek, tüm iş aramalarınızın başarılı bir şekilde planlanmasını sağlamak için çok önemlidir.

Kaynak: Kepenkler

3. Sanal iş telefonu sisteminizi kurun

Şirketiniz için en uygun sanal iş telefonu sistemini belirledikten sonra, tüm aramaların sorunsuz planlanmasını sağlamak için sistemi yapılandırmaya ve kurmaya başlamanın zamanı geldi.

• Bir hesap oluşturun ve bir plan seçin

Öncelikle, sanal iş telefonu sisteminizi kurmaya başlamak için seçtiğiniz sağlayıcıda bir hesap oluşturun.

Bu adımda, bütçe kısıtlamalarınıza ve özellik gereksinimlerinize uygun olanı bulmak için mevcut planları ve fiyatlandırma seçeneklerini dikkatlice inceleyin.

• Ayarları ve tercihleri ​​yapılandırın

Uygun bir plan seçtikten sonra, sanal iş telefonu sistemi arayüzünde çeşitli ayarları yapılandırarak ilerleyin.

• Arama yönlendirme : Arayan kimliği veya günün saati gibi kriterlere göre gelen aramaları belirli ekip üyelerine veya departmanlara yönlendirmek için kurallar belirleyin.
• Karşılama mesajları : Arayanlar uygun şekilde yönlendirilmeden önce ana hattınıza ulaştığında çalan kişiselleştirilmiş karşılamaları kaydedin.
• Sesli menüler (IVR) : Arayanların tuş takımını veya sesli komutlarını kullanarak seçeneklerde gezinmesine olanak tanıyan etkileşimli sesli yanıt menüleri oluşturun.
• Planlama tercihleri ​​: Gelen aramalar için uygunluk saatlerini belirleyin.

Bu yapılandırmalar, arayanlarınız ve ekip üyeleriniz için sorunsuz ve profesyonel bir deneyim sağlamaya yardımcı olacaktır.

• Diğer hizmetlere bağlanın

Sanal iş telefonu sisteminiz, CRM yazılımı veya takvim uygulamaları gibi diğer hizmetlerle entegrasyon sunuyorsa, arama planlama süreçlerini daha da kolaylaştırmak için bu bağlantıları kullanın.

Bunu yapmak zamandan tasarruf sağlayabilir ve ayrıca manuel veri girişinden kaynaklanabilecek olası hataları azaltabilir.

Sanal iş telefonu sisteminizi kurmak, tüm aramalarınızı verimli bir şekilde yönetmenizi sağlamak için çok önemlidir.

Kaynak: Shutterstock

4. İş görüşmelerinizi otomatikleştirin

İş görüşmelerinizi planlamak, doğru araçları ve stratejileri kullanarak çocuk oyuncağı olabilir.

• Programlama süreçlerini yazılım araçlarıyla otomatikleştirin

Calendly , POWR Randevuları , Acuity Scheduling veya ScheduleOnce gibi yazılım araçlarının kullanılması, randevuların alınmasını ve çağrı programlarının yönetilmesini kolaylaştırır.

Bu platformlar, müşterilerin veya iş arkadaşlarının müsaitlik durumunuza göre zaman dilimleri ayırmasına olanak tanır ve ayrıca popüler sanal iş telefonu sistemleriyle entegrasyonlar sunar.

• Sorunsuz zamanlama için takvim entegrasyonundan yararlanın

Takvim entegrasyonu, herkesin randevuyla ilgili doğru bilgilere erişebilmesini sağlar ve program çakışması riskini en aza indirir .

Neyse ki çoğu sanal iş telefonu sistemi, Google Takvim, Microsoft Outlook veya Apple iCal gibi popüler takvim uygulamalarıyla entegrasyon seçenekleri sunar.

• Gelişmiş verimlilik için otomatik hatırlatıcılardan yararlanın

Günümüzün çağında, çoğu sanal iş telefonu sistemi, hatırlatıcılarınızı özelleştirmenize izin veren yerleşik hatırlatıcı özellikler sunar.

E-posta veya SMS bildirimleri yoluyla otomatik hatırlatıcıların kullanılması, gelmeme ve son dakika iptallerini azaltmaya yardımcı olabilir. Bunu yapmak için, rehberlik için doğru destek kaynaklarına başvurun.

Bu stratejileri uygulayarak ve güvenilir bir sanal iş telefonu sistemi kullanarak, arama programınızı sorunsuz bir şekilde yönetmek için donanımlı olacaksınız.

5. Telefon sistemi performansını izleyin

Sanal iş telefonu sisteminizin performansını izlemek, etkinliğini sağlamak ve gerektiğinde iyileştirmeler yapmak için çok önemlidir.

• Çağrı hacmini ve kullanım modellerini takip edin

Çağrı hacmini ve kullanım modellerini zaman içinde izlemek çok önemlidir. Bu verileri toplamak için çoğu sanal iş telefonu sistemindeki yerleşik veri analizi araçlarını veya CallRail gibi üçüncü taraf uygulamalarını kullanabilirsiniz.

• Veri analizi

İyileştirme veya büyüme alanlarını ortaya çıkarmaya yardımcı olduğu düşünüldüğünde, bir sanal iş telefonu sisteminin performansını izlerken veri analizi çok önemlidir.

Analiz edilecek bazı önemli ölçütler arasında ortalama bekletme süresi, ortalama konuşma süresi ve çağrı terk etme oranı yer alır.

Müşteri sorgularını ve tercih eğilimlerini belirlemek için veri analizini de kullanabilirsiniz. İşletmeler, müşteri sorgularından ve tercihlerinden elde edilen bilgileri kullanarak, müşteri ihtiyaçlarını daha iyi karşılamak için operasyonlarını optimize edebilir.

• Ayarları düzenle

Veri analizi yoluyla iyileştirme veya büyüme alanlarını belirledikten sonra, sanal iş telefonu sisteminizin ayarlarını buna göre yapmanız çok önemlidir.

İşte bazı olası ayarlamalar:

• En uygun ekip üyelerinin çağrılarını almasını sağlamak için yönlendirme kurallarını değiştirin
• Müşteriler bu unsurlardan memnuniyetsizliklerini dile getirdiyse, bekletme müziği veya mesajlaşma seçeneklerini ayarlayın.
• Arayan deneyimlerini geliştirmek için otomatik operatörler veya etkileşimli sesli yanıt (IVR) sistemleri gibi ek özellikler ekleyin.

Düzenli izleme, sanal iş telefonu sisteminizin performansını zaman içinde sürekli olarak optimize etmenize olanak tanıyarak hem arayanlar hem de çalışanlar için olumlu bir deneyim sağlar.

Teknoloji alanındaki gelişmelerden haberdar olmak, ilerlemeye ayak uydurmak ve gerektiğinde daha fazla geliştirme yapmak için çok önemlidir.

Kaynak: Shutterstock

Bir profesyonel olarak, iş görüşmelerini planlamak işiniz için çok önemlidir. İşte elinizdeki görevde başarılı bir şekilde ustalaşmanıza yardımcı olacak bazı ipuçları.

Tüm İş Görüşmelerini Başarılı Bir Şekilde Planlamak İçin 5 Adım

1. Katılımcıları ve uygunluk durumunu belirleyin
2. En iyi zamanı seçin
3. Takvim uygulamalarını veya toplantı planlayıcı uygulamalarını kullanın
4. davetiye gönder
5. Kişisel sınırlara saygı gösterin

1. Katılımcıları ve uygunluk durumunu belirleyin

Bu süreci kolaylaştırmak için planlama yazılımı veya takvim entegrasyon araçlarını kullanabilirsiniz.

Bir arama planlamadan önce, tüm katılımcıları ve uygunluk durumlarını tanımlayın. İlgili herkes için uygun bir zaman bulmanıza yardımcı olacaktır.

2. En iyi zamanı seçin

İş aramaları yapmak için en iyi zaman, alıcınızın yerel saat diliminde sabah 9 ile akşam 5 arasındadır.

Ancak bireysel tercihlere ve çalışma programlarına göre değişiklik gösterebilir. Uluslararası aramalar planlarken saat dilimi dönüştürücüleri kullanmayı düşünün.

3. Takvim uygulamalarını veya toplantı planlayıcı uygulamalarını kullanın

Belirli tarih ve saatlerde etkinlikler oluşturmak için Google Takvim veya Microsoft Outlook gibi takvim uygulamalarını kullanarak aramaları planlayabilirsiniz.

Tüm katılımcılar için karşılıklı olarak uygun zamanlar bulmayı otomatikleştirmeye yardımcı olan özel toplantı planlayıcı uygulamalarını da kullanabilirsiniz.

4. Davet gönder

Katılımcıları belirledikten ve uygun bir zaman seçtikten sonra, tüm tarafların bilgilendirildiğinden emin olmak için tarih, saat ve aranma bilgilerini içeren davetiyeler gönderin.

5. Kişisel sınırlara saygı gösterin

Özellikle daha erken bir iletişim saati talep etmişlerse, müşterileri kendi yerel saat dilimlerinde sabah 8'den önce arayın. Çalışma saatlerinde profesyonelliği korurken insanların sınırlarına saygı duymak esastır.

Bu ipuçlarını izleyerek, tüm iş görüşmelerinizi başarılı bir şekilde planlayabilir ve herkesin bilgilendirildiğinden ve müsait olduğundan emin olabilirsiniz. Mutlu çağrı!

Çözüm

Sonuç olarak, tüm iş görüşmelerini başarılı bir şekilde planlamak, iş ihtiyaçlarınızı tam olarak anlamanızı, doğru sanal telefon sistemini seçmenizi, düzgün bir şekilde kurmanızı ve planlama sürecini kolaylaştırmak için otomasyon araçlarından yararlanmanızı gerektirir.

Ayarlamalar yapmak ve verimliliği optimize etmek için performansı zaman içinde izlediğinizden emin olun.

Mesajlaşma Hizmetinde, otomatik zamanlama ve hatırlatıcılar gibi özelliklere sahip güvenilir ve uygun fiyatlı bir sanal telefon sistemi sunuyoruz.

Üye olmak İşletmenizin iletişim süreçlerini daha önce hiç olmadığı kadar iyileştirmek için Messaging Service'in sanal telefon sistemi için bugün!