Finansal İş Zekası Nasıl Kullanılır? (Non-)Açık Yararlar Açıklandı

Finans departmanlarının kesinlikle bol miktarda sahip olduğu şey verilerdir. Her yerden gelir: elektronik tablolar, faturalar, günlük girişleri ve daha fazlası. Gerçek bir hazine, değil mi? Ne yazık ki, çok sayıda veri tek başına tüm gizli potansiyelini ortaya çıkarabileceğinizi garanti etmez. Forrester, kurumsal verilerin %73'e kadarının analitik için kullanılmadığını bildiriyor. Peki mevcut durumu değiştirmek için ne yapılabilir? Finansal İş zekası, finans liderlerinin dinamik modelleme, bütünsel veri analizi ve doğru planlama ihtiyaçlarını karşılar.

Elektronik tablolarda bu kadar yanlış olan ne?

Halihazırda çalışmakta olan bir sisteme dokunmama mantığının rehberliğinde pek çok CFO, finans alanındaki BI araçlarıyla Excel takas etmeye hazır değil. Ama öyle mi? Elektronik tablolar, kayıt tutmak ve veri analizi yapmak için o kadar uzun süredir kullanılıyor ki, buna değip değmeyeceği sorgulanmıyor bile.

Bununla birlikte, artık yosunlarda yetişen çözümlere güvenmemeniz ve yeni alternatiflerden yararlanmayı düşünmeniz için pek çok gerekçe var.

Bunun ana nedenlerinden biri insan hatalarına yatkınlıktır. Çeşitli araştırmalara göre, 10 elektronik tablodan 9'u hata içeriyor, Manuel veri girişi göz önüne alındığında bu hiç de şaşırtıcı değil. Yanlış yerleştirilmiş bir ondalık nokta kadar küçük bir şey bile büyük muhasebe çarpıklıklarına yol açabilir.

Elektronik tablolarla ilgili diğer bir sorun, verilerin statik bir görünümünü sağlamalarıdır, bu nedenle bunları karmaşık ve dinamik süreçlerde çalışmaya koymak oldukça işe yaramaz bir fikirdir. Bütünsel bir iş vizyonu, kuru mali tablolara ve ay sonu raporlarına sığamaz - bunları içgörülere dönüştürmek sancılı bir girişimdir.

Finans ortamındaki sürekli değişiklikler, işletmelere bu değişiklikleri hızla değerlendirmek ve bunlara göre hareket etmekten başka seçenek bırakmıyor. Bu koşullarda, kurumsal sistemlerinizde depolanan çok sayıda veriyi göz ardı etmek sadece akıllıca değil, aynı zamanda yıkıcı da olabilir. Soru şu ki, elektronik tablolarda kilitli olan verilerden yararlanabilir misiniz? Yüzlerce sayfalık geleneksel raporları gözden geçirmek, sayılarınız üzerinde kontrol sahibi olmak için pek iyi bir yol değildir.

Ek olarak, manuel numara kırma çok fazla zaman alır ve bu da çalışanlarınızın değerli zamanını almanın yanı sıra bilinçli kararları hızlı bir şekilde verememenize yol açar.

Çalışanlar, çılgın Excel elektronik tablolarını doldurmak için ayda 3-5 gün harcayabilir. Ve sonra, tek bir rakamı değiştirdikten veya çalışma dosyalarını diğer paylaşılan klasörlere taşıdıktan sonra veya çalışma dosyalarına bazı bağlantılar içeren son bir sunum dosyasını paylaştıktan sonra, her şeyin uyduğundan emin olmak için bir düzine başka dosyada çalışmayı içeren sürüm oluşturma var. Ancak, işinizin özellikleri, aylık veya hatta haftalık bazda olduğundan daha sık, iyi bilgilendirilmiş kararlar almanızı gerektiriyorsa? Aynı zamanda, planlanmayan ve acil eylem gerektiren mücbir sebeplere karşı hiç kimse bağışık değildir.

— Maxim Hayan, Finans İş Ortağı

Son olarak, elektronik tablolar, finans ofisinin mevcut durum hakkında net bir bakış açısı elde etmesini ve ileriye dönük eylemlerde bulunmasını zorlaştıran planlama süreci ile ilişkili değildir.

Planı gerçek analize karşı yürütmek, varyansı hesaplamak, verileri tahmin etmek – bunların hepsini Excel'de yapmak çok zordur. Her şeyin bir anda çökmesi için en ufak bir ayrıntıyı değiştirmek yeterli. Ayrıca, inanılmaz derecede rahatsız edici. Pivot tabloları kullanırsanız, örtüşme eğilimindedirler, bu nedenle gerçekte nasıl görüneceklerini hayal etmek zor. Excel dosyalarına yeni analiz veya raporlama dönemleri için veri eklemenin ve tüm Pivot tablolarının ve grafiklerinin ince ayarlarının yapılmasının kesinlikle cesaret kırıcı olmasına şaşmamalı.

— Maxim Hayan, Finans İş Ortağı

Hesap tablolarının finans departmanının işini neden engellediğine ilişkin yukarıdaki açıklamalar, finansta BI'ya yönelmek için zaten yeterli. Bu teknoloji olağanüstü şeyler yapabilir. Finans ve muhasebe görevlerini nasıl yönlendirdiği ve İş Zekasını finansal hizmetler için tam olarak neyin bu kadar çekici kıldığı hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.

Güzel resimlerin arkasında: Finansal İş Zekası'nın faydalarına ayrıntılı bir bakış

BI'ın her şeyden önce veri sunmanın bir yolu olduğuna dair bir görüş var. Yine de olağanüstü görselleştirme, finansal İş Zekası'nın sunabileceği her şeyden uzaktır. Açıkça söylemek gerekirse, görseller, bu teknolojinin kuruluşunuza kattığı başka tür bir değerle karşılaştırıldığında, sahip olunması güzel bir özelliktir.

Bu sadece bir görselleştirme meselesi olsaydı, hiçbir şekilde yapışma noktası olmazdı. Örneğin, Excel'in modelleme yetenekleri, çizelgelerin ve grafiklerin sunulmasına da olanak tanır. Bununla birlikte, finanstaki İş Zekası uygulamalarıyla karşılaştırıldığında, veri boyutu kısıtlamaları, zayıf işbirliği işlevleri ve diğerleri gibi sınırları oldukça önemlidir.

Finans departmanlarının aradığı şey daha hızlı bir şey, güncellemeleri hemen almak için bir 'tıkla', finans için BI araçları gibi bir şey.

1. Derin paydaş katılımı

BI finansal hizmetlerinin eşsiz avantajı, uzun vadeli planlama, bütçeleme, tahmin ve gerçeklikle karşılaştırma gibi “süreç”te gerçek bir paydaş katılımı sağlamalarıdır. Örneğin, bir şube müdürü bir girdi (belirli endeksler, satış hacmi planları vb.) ile çıktı arasında net bir anlayışa sahipse, departman içinde daha etkili konuşmalar yapılmasına olanak tanır. Power BI, Tableau veya Qlik gibi self servis BI araçlarıyla, toplantılarda ortaya çıkan sorular hemen ele alınır ve yanıtlanır; başka bir rapor hazırlamak için analistlere geri dönmeye ve tartışmayı bir sonraki sefere ertelemeye gerek yoktur.

Ayrıca, mobil cihazlar ve tabletler aracılığıyla BI çözümlerine erişim de paydaş katılımını artırarak veri analizini daha erişilebilir hale getirir; her zaman, her yerde.

2. Kaydedilen zaman. bir çoğu

Şirketlerin, kapsamlı bir veri resmi elde etmek için bunları manuel olarak eşleştirip filtreleyen birkaç Excel dosyası kullanmaktan başka alternatiflerinin olmadığı zamanlar çoktan geride kaldı. Şimdi, alternatif burada ve kıyaslanamayacak kadar hızlı rapor hazırlama sağlayan finansta İş Zekası. Verileri derlemek neredeyse bir hafta yerine, sakince bir fincan kahveden daha uzun sürmez ve entelektüel çalışma için birkaç tam gün serbest bırakır.

Bunu, karar vermek için ay sonuna kadar beklemeyi göze alamayacağınız bazı işletmeler olduğu gerçeğiyle birleştirin. Örneğin, hızlı tüketim mallarıyla uğraşıyorsanız, hayatta kalmak için nabzınızı tutmalı ve rakiplerinize göz kulak olmalısınız. Aksi takdirde, analizleriniz anlamsızdır.

BI, pazarlama kampanyalarının sonuçları gibi operasyonel verileri görmenizi ve hızlı bir şekilde kavramanızı sağlar. Katkı, yatırımın iki katı kadar çıktı mı? Mükemmel! Tek yapmanız gereken buna neyin sebep olduğunu tam olarak analiz etmek ve aynı yönde ilerlemek. Kırmızıda bir kampanya, stratejiyi değiştirmek veya en azından bazı ayarlamalar yapmak için açık bir işaret olarak hizmet eder. Kötü satılan ürünleri veya düşük marjlı ürünleri takip etmek gibi şeyler de vardır. Özellikle ürün yelpazesinde on, on beş veya yirmi bin pozisyonunuz varsa, bunu Excel'de yapmak zordur.

— Maxim Hayan, Finans İş Ortağı

3. Verileriniz için birleştirilmiş konum

Bir finans departmanının, operasyonlar, tedarik zinciri, İK, satın alma, satışlar ve adını siz koyun hakkında bilgi için çağlar boyu çabalamak yerine verileri analiz ederek ve çözümler sunarak ne kadar daha fazla değer getirebileceğini hayal edin. Tam ölçekli bir BI sistemi sayesinde, şirketin her yerinden ve ötesinden – Büyük Veriden bahsetmişken – veriler tek bir yerde toplanır.

Bir dizi farklı sistemden veri çekmek zorunda olan şirketler var ve bu sistemlerin bazılarının modası geçmiş olabileceğinden bahsetmiyorum bile. Eski yazılımların tamamen yeniden mühendisliği yıllar alacak ve milyonlara mal olacak. Bu nedenle, verilerle çalışmak mümkün olan her şekilde gerçekleştirilir: biri dosyaları aktarmak için FTP kullanır, diğerleri CSV dosyalarını belirli klasörlere yükler… Peki ya klasör değiştirilirse veya BT ekibi sunucuyu yeniden başlatırsa? Çıktının berbat olmasına şaşmamalı. Bu arada, iyi tasarlanmış, tam teşekküllü bir BI sistemi, tek bir yerde bir veri ambarı veya veri gölü ve bir ETL süreci ile bu verilerin doğru şekilde düzenlenmesine yardımcı olur.

— Maxim Hayan, Finans İş Ortağı

Bir finans departmanı için İş Zekası ile çalışanlar, yeni verileri hızlı bir şekilde veri ambarına dahil etme ve ek veri aramak zorunda kalmadan gerekli tüm bilgilerle tek bir konumda etkileşim kurma becerisine sahip olur. Web, SQL Server, Excel ve düz dosyalar gibi tüm farklı kaynaklarınızın, bu verilerin depolandığı, işlendiği ve görselleştirildiği önceden yapılandırılmış bir çözüme yönlendirildiğini hayal edin.

Artık bir hikaye anlatmak için düzinelerce açık sekmeyi ve ayrı raporları karıştırmaya gerek yok. Bir araya getirmek istediğiniz veri ne olursa olsun, BI yazılımı bunu sorunsuz bir şekilde yapmanızı sağlar. Daha fazla ayrıntı için kaynak raporun detayına inmek yeterlidir.

4. Kendi kendine yeterlilik

Sorun, farklı kaynaklardan gelen verileri bir araya getirmek bile olmayabilir. Kullanıcılara yönetimsel raporlama konusunda yardımcı olmaya adanmış bir veri ambarınız ve kurum içi geliştirme ekibiniz olabilir. Ancak bu yine de, ihtiyaçlarınızın anlaşılması için gereken sayıda referans şartlarını hazırlarken kurumsal BT cehenneminin tüm çevrelerinden geçmenizi engellemeyecek ve yine de sonuçlanmayan bir şeyle karşılaşabilirsiniz. t tamamen çalışır. Öte yandan finansta BI, BT departmanını dahil etmeden verilerinizin - sahip olduğunuzu asla bilmediğiniz türden - tüm potansiyelini ortaya çıkarmanıza yardımcı olur.

5. Etkili finansal yönetim

BI, panolara sarılmış sağlam finansal iş analitiği sağlayarak, finansal yönetimi tüm cephelerde daha verimli hale getirir.

• Nakit akışı yönetimi

Nakit akışı, mevcut işin işlemek zorunda olduğu ideal olmayan koşullarda – bir krizi bir diğeri takip ettiğinde – çok önemlidir. Bazı müşteriler daha uzun vadeler ister, bazıları ise ödemeleri yavaşlatır… BI ile nakit akışınızı görebilir ve sağlığını iyileştirmek için doğru tahminler yapabilirsiniz.

Çoğu zaman şirketler kârsız oldukları için değil, nakit açıkları olduğu için iflas ederler. Nakit akışı yönetimi, herhangi bir CFO için en büyük önceliktir. Bu şekilde, sipariş üzerine çalışan ve üretim döngüsünün yeterince uzun olduğu tüm işletmelerin BI finansal hizmetleri olmadan yapması pek olası değildir.

— Maxim Hayan, Finans İş Ortağı

Örneğin, Power BI'daki Nakit Genel Bakış raporuyla, sistem para birimi cinsinden giriş ve çıkışları, toplam banka bakiyesini ve tüzel kişiliğe göre bakiyeyi, bugünün fiili ve tahmin edilen bakiyesini ve daha fazlasını kavrayacaksınız. Bu arada, nakit akışı tahmininin kendisi, daha fazla ayrıntıya girmenize ve günlük tahmin özetleri almanıza olanak tanır.

• Gelir Yönetimi

Neyin, ne zaman ve kimin satılacağı ve hangi fiyatın belirleneceği gibi kritik öneme sahip sorular, veriler bir finansal BI sistemi tarafından toplandığında, yorumlandığında ve görselleştirildiğinde daha kolay ve doğru bir şekilde yanıtlanabilir.

İş Zekası, 360 derecelik fiyatlandırma, envanter, promosyon kampanyaları ve ürün lansmanları analizi sunar. BI güdümlü gelir yönetimi, çok çeşitli sektörlerden işletmelerin ışıkları açık tutmasına ve hedef kârlılığa ulaşmasına yardımcı olur. Örneğin, sezon dışı ve yoğun sezonlarda tedarik ve personel ile ilgili sorunlardan kaçınmak için optimum oda fiyatlarını, tahmini rezervasyonu, personel ihtiyaçlarını, envanter seviyelerini ve diğer kaynakları belirlemek için BI kullanan otel zincirlerini ele alalım.

• Gider Yönetimi

İşinde kalmak isteyen herhangi bir kuruluş için faturaları zamanında ödemek önemlidir, bu da uygun gider yönetimi olmadan yapılamaz. Ama bunu böyle yapan nedir? BI, diğer şeylerin yanı sıra, şirketin giderlerini takip etmek için tasarlanmıştır. İşletmelerin, personel harcamalarının bütünsel bir görünümünü elde etmek, harcama politikalarına uyumu sağlamak ve T&E eğilimlerini takip etmek için makbuz yığınlarını ve elektronik tabloları anlaşılır gösterge tablolarıyla değiştirmesine olanak tanır.

Şirketin maliyetlerini yönetmek için özel yazılım kullanma kararı, planlanmış gösterge tabloları ve e-posta teslimi raporlarıyla desteklendiğinde daha da etkili hale geliyor. Bu taktikler, yöneticilerin çalışanlarına göz kulak olmalarına, giderleri zamanında yönetmek için uyarılar ve bildirimler oluşturmasına ve BI araçlarını kuruluşunuzun gider, faturalandırma ve çevrimiçi seyahat rezervasyon sistemlerine bağlamasına yardımcı olur.

6. Doğru tahmin

Finansta İş Zekası uygulamaları sayesinde, plan ve gerçeği tek bir iş mantığı seviyesinde, tek bir araçta bir araya getirebilirsiniz. Ve bu araç bir olgunun nelerden oluştuğunu ve neden böyle olduğunu da gösterebiliyorsa; o paha biçilemez.

Diyelim ki bir iş birimi kurdunuz, bu yüzden fazladan SAP lisansları satın almak zorunda kaldınız veya ek altyapı gerektiren yeni bir üretim sitesi eklendi. Bir süre sonra, her şey unutulur - elbette, gerekli süre için bütçe sunumunu kazabilirsiniz, ancak numaranın bulunduğu hücreye tıklamak çok daha uygun, güvenilir ve daha hızlıdır, nerede olacak ekleyen kişinin adını ve yapıldığı tarihi içeren bir not.

Plan gerçeklerden farklıysa, tutarsızlıkların neden kaynaklandığını görmek için bir detaya inme yapabilirsiniz. Veriler kullanılabilir hale gelir: Bazı e-postaları aramak, tablolar arasında gezinmek veya bir denetleyici çağırmak zorunda kalmadan hem sentez hem de analiz yapabilirsiniz.

7. Hatasız raporlama

Numaraları kopyalayıp yapıştırmak gibi düşüncesizce yapılan manuel görev hataya açıktır ve finansal verilerinize olan güveni sarsabilir. Neyse ki, tüm bu ağır işler sizin için Finansal İş Zekası tarafından yapılabilir. Doğrudan veri erişimi ve rapor otomasyonu için BI yazılımının kullanılması size zamandan, paradan ve en önemlisi "oluşturması on yıllar süren ve kaybedilmesi beş dakika süren" bir uzman olarak itibar kazandırır.

Ayrıca BI, iyi ve kötü verileri ayırt ederek verilere daha fazla güvenilirlik getirir. Doğru analiz ancak veriler yeterli kalitede olduğunda mümkündür. Bu yüzden sadece bilgi toplamak yeterli değildir. BI sistemlerinin merkezinde yer alan ETL süreci, standartlaştırma ve kopyaları kaldırma yoluyla ambardaki verilerin iyi kalitede olmasını sağlamak için tasarlanmıştır.

Ayrıca, düzenli denetimler gerçekleştirerek veya veri kalitesini optimize etmek için hangi adımların atılması gerektiğini tam olarak bilen güvenilir veri uzmanlarıyla çalışarak veri sağlığı korunabilir.

8. Tüm organizasyonun görünürlüğü

Bir CFO'nun en çok ihtiyaç duyduğu şey, tüm finansal bilgiler için tek noktadan alışveriş yapmaktır. Tüm şirket genelinde verileri izleyen kalibre edilmiş panolarla donanmış olan C-suite'ler, finansla ilgili tüm soruların yanıtlarını bulmak için raporlamayı derinlemesine inceleyebilir. Farklı işletmelerde benzer birimleri üretmenin maliyetleri nasıl karşılaştırılır? Üretim hacimlerimiz geçen yılın aynı dönemine göre farklı mı? Varyansların sürücüleri nelerdir? Performansımız tahmin ve bütçeye nasıl uyuyor? Tedarik zincirinden kesilmesi gereken yavaş hareket eden öğeler nelerdir? Bundan bahsetmişken, BI işin bu bölümünü kapsayan harika bir iş çıkarıyor.

Şimdi, bu soruları cevaplamak çocuk oyuncağı. Üstelik, rakamlar arasındaki ilişkiyi finans dışı çalışanlara açıklamak çok daha kolay hale geldi.

— Nastassia Naruta, Almanya merkezli birinci sınıf ev aletleri üreticisinin Mali Kontrolörü

9. Sarf malzemesi verileri

Finansal iş analitiği, hiçbir zaman BI teknolojisinin yaptığı kadar kristal berraklığında olmamıştı. Gizli kalıplar ve eğilimler, aşikar olmayan bağlantılar, fark edilmeyen fırsatlar ve hafife alınan tehditler - hepsi bir gösterge panosuna yansıtıldığında anında yüzeye çıkar. Karmaşık kavramları sindirilebilir bir biçimde sunmanın yanı sıra, sağlam veri görselleştirme, verileri demokratikleştirir ve neden belirli bir şekilde performans gösterdiğini ve sayıları iyileştirmek için neler yapabileceğinizi belirleyerek kuruluş genelinde içgörüleri iletir.

Bu şekilde, finans için BI araçları, finansal KPI'ları iş performansına göre analiz etmek ve gelecekteki stratejik fırsatları vurgulamak için pazarlama trendleri, ürün ilgisi ve müşteri duyarlılığı hakkında dinamik bir görünüm sunmak için herhangi bir modern şirketin vazgeçilmez bir bileşenidir.

Bir finans departmanı için İş Zekası nasıl görünür? Pano örneğine genel bakış

Dönüşümlerden geçtikten sonra veriler, CFO panosu, Etkinlik brifingi, Karşılaştırma vb. gibi önceden oluşturulmuş özel rapor paketlerine göre gruplandırılabilir. Aşağıda, 10'u özetleyen bir Finans performans panosu örneğini hazırladık. tek bir ekranda en alakalı KPI'lar.

En üstteki satır, bir önceki yıla göre cari yıldaki karı, satışları, satılan miktarı ve sipariş sayısını gösterir. İkinci satır, kategoriye göre karları ve satışları gösterirken, üçüncü satır, marj bazında satışların yanı sıra çeşitli mal alt kategorilerinin kar ve marjlarını gösterir.

Daha yakından bakmak ve daha iyi anlamak için kullanıcılar, satışlar gibi ilgili alanlara tıklayarak verilerin detayına gidebilirler. Bu eylem, KPI'lar ve sürücüler için ayrıntılı ayrıntıları gösteren belirli bir raporu getirir. Rapor hemen açılır ve gösterge tablosunda gösterilen bilgilerin temel neden analizini sağlar.

Bu gösterge tablolarından yararlanabilecek olanlar yalnızca finans başkanı değildir. Finans departmanındaki diğer uzmanlar (örneğin mali kontrolörler), odak alanlarında içgörü kazanmak için onlardan yararlanabilir.

BI çözümü, verileri daha fazla analiz etmek ve kuralcı analizde başarılı olmak için AI teknolojisi ile de desteklenebilir.

BI finansal hizmetleriyle avantajlı bir başlangıç ​​yapın

Finansal İş Zekası'nın kuruluşlara sağladığı tüm faydalar aslında bir araya getirilebilir – rekabet avantajı. Verileri tek bir yerde otomatikleştirme, depolama ve işleme işlemlerini tek bir yerde yapabilme ve tüm paydaşların anlayabileceği bir formatta sunabilme, derin ve bütünsel analizlerde büyük zaman tasarrufu sağlar ve karar vermenin veriden ziyade verilere dayalı olmasını sağlarsınız. içgüdüsel duygulardan ziyade. Ve bu kesinlikle piyasada daha rahat hissetmenizi ve kendinden emin hareket etmenizi sağlarken, teknolojinin gücünü benimseme konusunda isteksiz olanlar kör olacak.

Makale orijinal olarak burada yayınlanmıştır.