Anında Düzenlenebilir Şablonlarla Kolay Etkinlik Planlama Kılavuzu

Uygun bir planınız yoksa etkinlik organizasyonu sıkıcı bir iş olabilir. Etkinlik büyüdükçe, planlarken daha fazla ayrıntıya bakmanız gerekecek ve üstesinden gelmeniz gereken daha fazla zorluk olacak.

Bu yazıda, bir etkinliği nasıl kolay bir şekilde planlayacağınızı size anlatacağız. Sizin için daha da basitleştirmek için şablonlar da ekledik. Bunları hemen düzenleyebilir ve projenizi başlatabilirsiniz.

Bir Etkinlik Nasıl Planlanır

Ön planlama aşamasından etkinlik gününe kadar organize edilecek ve takip edilecek çok şey var.

Başarılı bir etkinlik düzenlerken zamandan ve bütçenizden tasarruf etmek için aşağıdaki etkinlik planlama adımlarını izleyin.

Bir Etkinlik Planlama Kontrol Listesi Oluşturun

Bir etkinlik planlamak söz konusu olduğunda bir kontrol listesi büyük bir fark yaratabilir.

Bir etkinlik planlama kontrol listesi, sizin ve ekibinizin ilgilenmeleri gereken şeyleri takip etmelerine ve işleri kusursuz bir şekilde yürütmelerine yardımcı olacaktır.

Aşağıda bir zihin haritası şeklinde bir etkinlik planlama kontrol listesi şablonu bulunmaktadır. Etkinliğinize göre özelleştirebilir ve ekibinizi gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmaya davet edebilirsiniz.

Etkinlik için Bir Hedef Belirleyin

Bir etkinliği planlarken yapmanız gereken ilk şeylerden biri etkinliğinizin hedefini belirlemektir. Hedefler çeşitli olabilir; gelir, medyanın ilgisi, fon toplama, katılımcı sayısı, yeni bir ürün lansmanı vb.

Etkinliğinizin amacını veya onunla neyi başarmak istediğinizi tanımlayın. Ve belirlediğiniz hedefin SMART kriterlerine uygun olduğundan veya diğer bir deyişle Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Gerçekçi ve Zamanında olduğundan emin olun.

Ekibinizi Organize Edin

Belirlediğiniz hedefe ulaşmanıza yardımcı olabilecek yetkin bir ekip kurun ve hiç düşünmeden işinizi devredebilirsiniz.

Aşağıdaki gibi bir organizasyon şeması, ekip üyeleri arasındaki rolleri ve sorumlulukları ve raporlama ilişkilerini netleştirmenize yardımcı olabilir.

Her üyeye sorumluluk yüklerken, planlama süreci boyunca onlarla iletişim kurmanın yollarını (yani sohbet yazılımı, e-posta vb.) bulmak da önemlidir. Ve planlamanın ilerlemesini ve herhangi bir konuyu tartışmak için düzenli komite toplantıları yapmayı unutmayın.

Tamamlamanız gereken bireysel görevleri ve ilgili son tarihleri ​​vurgulamak için bir etkinlik planlama zaman çizelgesi oluşturun. Ekibinizin olayları takip etmesine yardımcı olacaktır.

Bütçenizi Oluşturun

Planlamaya başlamadan önce, bütçenizi göz önünde bulundurmanız ve etkinlik planlama ihtiyaçlarınızın bütçeyle uyumlu olup olmadığına bakmanız gerekir.

Bütçe belirlerken (her kalem için gerçekçi maliyetler belirleyin) için para ayırmanız gereken temel alanlar aşağıdadır. Bu öğelerin bazılarının sabit maliyetleri olmayabilir, ancak bunları gerçekten karşılayıp karşılayamayacağınıza karar vermek için kaba tahminler yapmak önemlidir.

• Yer – Bu, salon/odalar için kiralama(lar) için yapmanız gereken ödemeleri, güvenlik depozitolarını, otoparkı vb. içerebilir.
• Personel – Özellikle etkinlik şehir dışındaysa, personel yemekleri, ulaşım ve konaklama için ayırmanız gereken bütçeyi düşünün.
• Yiyecek ve içecekler: Yiyecek ve su, etkinlik için ihtiyacınız olan temel öğelerdir. İhtiyaçlarınıza ve bütçenize uygun olanı bulana kadar birkaç yemek şirketi seçeneğini değerlendirin.
• Eğlence – Herhangi bir müzisyene, DJ'e veya hoparlöre ihtiyacınız olacak mı? Onlar için paranın yanı sıra ilgili ulaşım ve barınma masraflarını da tahsis edin.
• Süslemeler – Etkinlik salonunu veya sahneyi çiçekler, ışıklar vb. ile dekore edecekseniz, bunların maliyetini de tahmin etmeniz gerekir.
• Pazarlama – Bu, ister Facebook reklamları, ister posterler ve el ilanları için olsun, etkinliğinizi pazarlamak için harcayacağınız tüm parayı içermelidir.
• A/V – Bu, mikrofonlar, hoparlörler, WiFi, kablolar, projektörler vb. tüm ekipmanları içerir.

Tabloyu ilgili maliyetlerle tamamlamaları için farklı alanlardan sorumlu ekip üyelerini davet edin.

Tarihi Ayarlayın ve Yerinizi Ayırtın

Yinelenen bir etkinlikse, önceden ayarlanmış bir tarihe sahip olabilirsiniz. Ancak, size kalmışsa, burada dikkat etmeniz gereken birkaç şey var.

• Etkinlik gününden önce planlamak için yeterli zamanınız var mı?
• Dini veya resmi tatiller gibi tatilleri atlayın
• O gün kilit katılımcıların programlarının ücretsiz olup olmadığını kontrol edin
• Mekana ve etkinliğin türüne bağlı olarak hava durumunu göz önünde bulundurun.
• Ve durumda, ikinci en iyi tarihi seçin

Bir tarih seçtikten sonra ihtiyaçlarınıza uygun bir mekan aramaya başlayın. Burada da dikkate almanız gerekir

• Tarihte müsait olup olmadığı ve ne kadar önceden rezervasyon yaptırmanız gerektiği
• Ödeme, iade ve iptal politikaları
• Planladığınız etkinlik türüne uygun olup olmadığı
• Mekan A/V ekipmanı, WiFi sağlıyor mu?
• Oturma düzeniniz ve park ihtiyaçlarınız

Ortakları ve Sponsorları Belirleyin

Topluluk kuruluşları ve kurumsal sponsorlar, maliyetleri düşürmenize, daha fazla reklam fırsatı bulmanıza, hedef kitlenizi genişletmenize ve etkinliği planlamanıza yardımcı olabilir. Ve ortak ararken, onların vizyonlarının sizinkini tamamladığından emin olmalısınız.

Etkinliğinizi Pazarlayın

Etkinliğinizi pazarlamanın çeşitli yolları vardır. Hedef kitlenize ulaşmanın en iyi yoluna bağlı olarak, e-posta pazarlamasından, el ilanlarından, sosyal medyadan, TV'den, radyodan veya davetiyelerden vb. yararlanabilirsiniz.

Bütçenizin izin verdiği ölçüde pazarlama materyallerinizi hazırlayın. Bu, logoları, afişleri, posterleri, el ilanlarını, davetiyeleri, haber bültenlerini vb. içerebilir.

Son Hazırlıklar

Etkinliğinize yalnızca birkaç gün kaldı ve herhangi bir aksilikten kaçınmak için yapmanız gereken birkaç şey daha var.

• Yemek şirketinizle görüşün ve menüyü, yemek sunumunu ve servis ayrıntılarını vb. onaylayın.
• Mekanın, rezervasyon yaptığınız tarih ve saatte kurulmaya hazır olduğundan emin olun.
• Etkinlik için ihtiyacınız olan diğer tüm ekipmanları kontrol edin. Sonunda kurarken çalışıp çalışmadıklarını görmek için test etmeyi unutmayın.
• Kendiniz ve ekibiniz için bir etkinlik programı oluşturun

• Katılımcılara, sunum yapanlara/konuşmacılara, sponsorlara ve ortaklara hatırlatıcılar gönderin

Bir Sonraki Etkinliğinizi Planlamaya Hazır mısınız?

İster deneyimli bir etkinlik planlayıcısı olun, ister bir acemi olun, bu adımların sürecinizi etkili bir şekilde (yeniden) düzenlemenize yardımcı olacağını umuyoruz. Doğru araçları ve doğru ekibi hazırlayın ve hazırsınız. Bir sonraki etkinliğinizi planlarken etkinlik planlama şablonlarımızı kullandığınızdan emin olun.

Bizimle paylaşmak istediğiniz etkinlik planlama ipuçlarınız var mı? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bize bildirin.