Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır? | #21 Proje yönetimine başlarken

Acil durum planı nasıl hazırlanır? Yere koyarken adım adım yaklaşmak en iyisidir. Bu sayede kriz geldiğinde “B Planı” olarak tanımlanan dosyaya sakince ulaşabilirsiniz.

Proje acil durum planı – içindekiler tablosu:

1. giriiş
2. Proje uygulama planını değiştirmeye ne zaman değer?
3. Plan B: fırsatlar ve tehditler için
4. Acil durum planı nasıl hazırlanır?
5. Özet

giriiş

Risk alanlarının analizine dayalı olarak bir proje acil durum planı oluşturulur. Amacı, işler planlandığı gibi gitmediğinde kayıpları en aza indirmek ve aynı zamanda yol boyunca ortaya çıkan öngörülemeyen fırsatlardan yararlanmaktır. Başka bir deyişle, acil durum planı, risklere nasıl yanıt verileceğini optimize etmeye hizmet eder.

Bir acil duruma müdahale etmek veya beklenmedik büyüme fırsatları ortaya çıktığında fikirler içerebilir. Örneğin, bütçe aşılırsa veya gelecek vaat eden bir yatırımcı ortaya çıkarsa ek finansman elde etmek için fikirler içerebilir. Acil durum planı ayrıca, kilit bir uzmanın aniden yokluğu veya ek bir kişiyi işe alma olasılığı durumunda ekip içinde sorumlulukların yeniden atanması seçeneğini de gösterebilir. Bir acil durum planının hazırlanması, tüm projenin derhal durdurulması gereken piyasa durumunu tanımlayan koşulları tanımlamanıza da olanak tanır. Ancak bir Plan B'yi uygulamak için ne zaman karar verilmelidir? Ve en olası senaryolara hazırlanmak için bir acil durum planı nasıl oluşturulur?

Proje uygulama planını değiştirmek ne zaman iyi bir fikirdir?

Herhangi bir projenin uygulanmasına riskler eşlik eder. Başlangıç ​​aşamasında değerlendirilmeli ve ardından süresi boyunca izlenmelidir. PMBOK'a göre, değişikliklere proaktif olarak yanıt vermek, yani riskler kritik bir noktaya ulaşmadan önce hareket tarzını koşullara göre ayarlamak ve belirli bir seviyedeki riskleri kabul etmek ve ne pahasına olursa olsun onlardan kaçınmaktan kaçınmak en etkili yoldur.

Acil durum planının uygulanması birkaç faktöre bağlı olmalıdır. Her şeyden önce, yanıt şöyle olmalıdır:

• tehdit düzeyine uygun – yani Proje Yöneticisi nezle olduğu için projeyi yarıda kesmeyiz,
• gerçekçi – yani, tehdidin ortaya çıktığı bağlamı dikkate alarak, örneğin, ülke genelinde hammadde fiyatları hızla artıyorsa, daha ucuz bir tedarikçi aramak için zaman ayırmayız,
• çeşitli yanıt seçeneklerini değerlendirdikten sonra, bunun sorumluluğunu önceden üstlenecek bir kişi tarafından bilinçli olarak alınır .

Çoğu zaman, bir acil durum planı, durumun hızlı bir şekilde kontrol altına alınmasını sağlar. Beklenmedik olaylara yanıt vermenin iyi tasarlanmış bir yolu ile proje, normal uygulama yoluna geri dönebilir. Ancak, bazen bir acil durum planının uygulanması, projenin önemli alanlarının yeniden şekillendirilmesini içerir.

Plan B: fırsatlar ve tehditler için

Ne tür risklere özellikle dikkat edilmelidir? Bir projenin uygulama planı iki durumda değiştirilmeye değerdir: bir felaketten kaçınmaya veya önemli ölçüde daha iyi sonuçlar elde etmeye yardımcı olacağı zaman. Riskler arttığında planın değiştirilmesine genellikle aşağıdaki gibi sorunlar eşlik eder:

• proje uygulamasını geciktirmek ,
• bütçe aşımı ,
• teknik sorunlar ve arızalar ,
• takım sorunları ,
• paydaş güveninin kaybı .

Buna karşılık, Plan B'ye geçişe yol açan fırsatlar bunlarla sınırlı olmamak üzere aşağıdakileri içerir:

• yeni teknolojik fırsatlar ,
• bütçe fazlaları
• ekibin çalışmasında beklenenden daha yüksek verimlilik ,
• projenin hedeflediği ürün veya hizmetlere yönelik ani talep artışı .

Acil durum planı nasıl hazırlanır?

Gerçekleştirmeyi düşündüğümüz proje planına paralel bir acil durum planı yapmalıyız. Proje hedefine ulaşmak için gereken kilometre taşlarını analiz ederek, belirli eylemlere eşlik edebilecek olasılıkları ve riskleri hayal etmek daha kolaydır.

İyi bir beklenmedik durum planı, gerçekleşme olasılığı en yüksek olan riskleri dikkate alır. Bunun nedeni, tüm durumlara hazırlanmanın imkansız olması ve yabancı bir uygarlığın saldırısı durumunda eylem planları oluşturmanın verimsiz olmasıdır.

Ancak, deneyimli bir Proje Yöneticisi en olası risk alanlarını tahmin edebilir. Örneğin, bir müşteri için yazılım geliştirme projesinde, değişen gereksinimlerle ilgili büyük bir risk olacaktır. Ve böyle bir durum için hazır bir planımız olmalı. Örneğin, bu tür bir proje göz önünde bulundurularak benimsenen çevik metodolojilerle birlikte, iyi tanımlanmış kabul kriterlerinin yanı sıra bitmiş ürünün karşılaması gereken koşulları önceden varsaymalı ve sözleşmeye yazmalıyız.

Her proje bireysel tedavi gerektirse de, bir acil durum planı hazırlamak için birkaç ilkeyi akılda tutmakta fayda var:

1. Riski tahmin edin. Kaçınılamaz, bu yüzden kafa kafaya karşılamak daha iyidir.
2. En olası senaryolar için ayrıntılı bir eylem planı hazırlayın. Genel bir eskiz bir krizde yardımcı olmaz.
3. Tehdidi değişim için bir fırsat olarak kullanın. Belki de projeyi beklediğinizden daha başarılı hale getirecektir.
4. Ekibe her şeyi açıklamaya çalışmayın. Çoğu ekip üyesinin kafasında tüm proje için bir planı yoktur, bu nedenle uygulamanın farkında bile olmayabilirler. Onlara yalnızca işleriyle doğrudan ilgili olanları söyleyin.
5. Takımın değişikliği atlatmasına yardım edin. Değişiklikler, projenin nasıl uygulandığını veya ekibin birlikte nasıl çalıştığını içeriyorsa, herkesin işleri yapmanın yeni yoluna aşina olup olmadığına özellikle dikkat edin.

Özet

Acil durum planı, bir projedeki risklerle proaktif olarak başa çıkmanın bir yoludur. Geciken teslimatlar veya müşteri kaybı gibi acil durumlardan kaynaklanan kayıpları azaltmanıza olanak tanır. Ayrıca, projenin hedefine daha hızlı veya daha iyi ulaşma imkanı sunan yaklaşan fırsatlardan yararlanmanıza da olanak tanır.

İçeriğimizi beğendiyseniz Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok'ta meşgul arılar topluluğumuza katılın.

Yazar: Caroline Becker

Bir Proje Yöneticisi olarak Caroline, en iyi iş akışlarını tasarlamak ve süreçleri optimize etmek için yeni yöntemler bulma konusunda uzmandır. Organizasyon becerileri ve zaman baskısı altında çalışabilme yeteneği, onu karmaşık projeleri gerçeğe dönüştürmek için en iyi kişi yapıyor.

Tüm gönderileri görüntüle

Proje yönetimine başlarken:

1. proje nedir?
2. proje yönetimi nedir?
3. Projeler nasıl yönetilir?
4. Proje yönetimi yöntemleri
5. proje türleri
6. 4 proje örneği
7. projelerin önceliklendirilmesi
8. Proje faaliyet alanları
9. Proje yönetiminde başarının tanımı
10. Neden proje yönetimi yazılımı kullanmalısınız?
11. En iyi proje yönetimi yazılımı nasıl seçilir?
12. Proje yönetimi yazılımına genel bakış
13. Proje yaşam döngüsü
14. Proje vizyonu ne için?
15. Proje hedefi. Nedir ve nasıl iyi tanımlanır?
16. Proje başlatma aşaması - nelere dikkat edilmeli?
17. Proje yönetiminde planlama alanı
18. Proje takvimi nedir ve ne içindir?
19. Bir projede kilometre taşları nasıl kullanılır?
20. proje yürütme
21. Başarılı bir proje acil durum planı nasıl hazırlanır?
22. Proje kapanışının önemi
23. Proje hatası. Projelerin başarısız olmasının 5 nedeni
24. Yönetimin 4P'si: proje, ürün, program ve portföy
25. Proje Yöneticisinin en önemli görev ve sorumlulukları
26. En yararlı proje yöneticisi becerileri
27. Nasıl proje yöneticisi olunur?
28. Her proje yöneticisinin okuması gereken 5 kitap
29. Proje ekibi nasıl kurulur?
30. İş dökümü yapısı - bir projede iş nasıl devredilir?
31. Hibrit çalışma sırasında bir ekibe nasıl liderlik edilir?
32. Bir ekiple çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar
33. Proje toplantısı türleri
34. Proje izleme. Hangi parametreleri izlemeli?
35. ikna edici nasıl yazılır
36. Bir projenin kapsamı nasıl tanımlanır ve kapsam kaymasından nasıl kaçınılır?
37. Fizibilite çalışması – bu projeyi uygulayabilir miyiz?
38. Projelerde risk analizi ve bunu kolaylaştıracak araçlar
39. Bir proje başlatma belgesi nasıl oluşturulur?
40. Paydaş kaydı nedir?
41. Proje yönetimi planlamasında Gantt şeması
42. Proje bütçesi nasıl oluşturulur?
43. Projede zaman yönetimi
44. Bir proje risk kaydı nasıl oluşturulur?
45. Proje risk yönetimi stratejileri
46. proje pazarlama
47. Projedeki değişim kaynakları ve alanları
48. Proje yönetimi değişiklik modelleri
49. Çevik'ten sonra ne var? Proje yönetiminde yöntemler