İşlerin Örtüşmesi ve Çoğaltılması Nasıl Önlenir

Ekip çalışması kesinlikle rüya işi yaratır - ancak görevler örtüştüğünde veya olumlu bir sonuç olmadan tekrarlandığında olmaz. Çabanın tekrarlanması veya işin örtüşmesi, doğru hedefe yönlendirilmedikleri için proje yöneticisinin veya liderin en büyük düşmanıdır. İşin tekrarı genellikle kaynakların tükenmesine yol açar.

Çoğaltmanın gerçekte ne zaman işe yaradığını ve değilse nasıl önleneceğini öğrenelim.

Çabanın Tekrarı Nedir?

İşin tekrarına dalmadan önce, tekrarın çabanın ne anlama geldiğini keşfedelim. Basitçe söylemek gerekirse, tekrarlama, iki veya daha fazla kişinin benzer bir görevi yapmak için aynı çabayı göstermesidir. Çabanın tekrarlanması daha az üretkenlik anlamına mı geliyor? Burada önemli olan sonuçtur. Tekrarlanan çabalara rağmen sonuç değişmeden kalırsa, o zaman verimsiz olacaktır. Ancak, çabaların tekrarlanması yoluyla farklı bir sonuç üretebildiğiniz zaman, o zaman üretken olabilir.

Örneğin bir oyuncak fabrikasındaki bir senaryoyu ele alalım. Bir üretim hattında çalışan bir işçinin 25 kutu oyuncak arabayı paketlemesi bir saat sürüyor. Aynı satıra başka bir işçi ekleyin. Artık her biri saatte 25 kutu oyuncak araba paketleyen iki çalışanınız var. Bu, saatte 50 oyuncak arabanın bir sonucunu çıkarır. Bu durumda, çabanın tekrarlanması nedeniyle sonuç iki katına çıkar; böylece üretkenliği arttırır.

Aynı fabrikanın pazarlama departmanının sezonluk satışları hedeflemek için yeni bir oyuncak tanıtmak için araştırma yaptığını düşünün. Bu şirketin ürün ekibi, pazarlama bölümünün de aynı görevi yaptığından habersiz olarak aynı şeyi yapmaya çalışabilir. Günün sonunda, COO aynı görevle ilgili iki rapor verir. Burada, çabaların tekrarlanması aynı sonuca yol açmıştır. Her iki raporda da farklı görüşler olabilir, ancak iki ekip daha önceden işbirliği yapsaydı, çabalarındaki benzerlikleri belirleyebilir ve daha anlaşılır bir rapor oluşturmak için işi kendi aralarında dağıtabilirlerdi.

Gördüğünüz gibi, çaba ve çalışma arasında yalnızca ince bir çizgi var. İşin tekrarı her zaman kötü olmasa da, yanlış yönetildiğinde bir organizasyonun zaman ve kaynaklarının israfına yol açabilir.

İşlerin Örtüşmesi ve Çoğaltılması Nasıl Önlenir?

Şimdi 'işin tekrarını nasıl aşarım?' diye merak ediyorsunuz.

İlk adım, genel üretkenlik üzerindeki etkisini belirlemek için yinelenen her bir çabanın sonucunu dikkatlice analiz etmektir. Tekrarlanan işler ekip üyelerini daha az üretken olmaya zorluyorsa, iş çakışmalarının olmaması için önlemler almanız gerekir. Her ekip üyesinin çalışmasını denetlemek için bir yöneticinin veya bir liderin bulunduğu bireysel ekipler arasında bunu izlemek daha kolaydır.

Çoğu durumda, işlerin tekrarı, aralarında uygun bir iletişim kanalı olmadığında, çapraz işlevli ekiplerde gerçekleşir. Aşağıda, iş tekrarını önlemek için izleyebileceğiniz adımlardan bazıları verilmiştir.

Düzenli İletişim

Başka bir deyişle, konuşun, bağlantı kurun ve meşgul olun! İletişim, işin tekrarını önlemenin ilk adımıdır.

İşlerin tekrarı, işlevler arası ekipler arasındaki iletişim eksikliğinden kaynaklanır. Önceki örneğimizde, pazarlama ve ürün ekipleri arasında uygun bir iletişim hattı olsaydı, birlikte çalışabilir ve birlikte araştırma yapabilirlerdi. Bu nedenle, ekipler arasında ve ekipler içinde uygun bir iletişim kanalının olduğundan emin olmak önemlidir.

Günlük iş planlama toplantıları gibi geleneksel biçimsel yöntemleri kullanabilirsiniz; veya ekip üyeleri arasında sorunsuz iletişimi kolaylaştırmak için Slack, Google Chat veya Microsoft Teams gibi e-posta veya uygulamalar.

Büyük kuruluşlarda düzenli toplantılar yapmak pratik olmayabilir; ancak ekip liderleri, dahil oldukları projeler hakkında birbirlerini kabul edebilirler.

Etkili iletişim kanalları artık her zamankinden daha önemli hale geldi. Bunun nedeni, şirketler arasında uzaktan çalışma yapılarına başvurma eğiliminin artmasıdır. Bu bağlamda, ekip ilişkileri kurarken işin şeffaflığını korumak için sürekli iletişime ihtiyaç vardır.

İlerlemeyi Takip Et ve Ölç

Her takıma tahsis edilen görevleri takip etmek ve ilerlemeyi ölçmek önemlidir. Ekip üyelerinizle işbirliği yapın ve yerine getirilmesi gereken tüm görevleri listelemek için bir eylem planınız olsun. Yeni bir projeye başlarken veya günlük görevleri yerine getirirken bu alıştırmayı yapın. Bu çıktıları gerçekleştirmek için gerçekçi zaman çerçeveleri belirlemek için her ekiple tartışmalar yapın.

Atamalar daha sonra öncelik sırasına göre bir Kanban panosunda izlenebilir. Bu uygulama, tamamlanan iş miktarını, nelerin tamamlanması gerektiğini ve engelleyicilerin nerede olduğunu belirlemeye yardımcı olur.

Ayrıca, takım liderinin dikkatinin nerede gerekli olduğu ve engelleyicileri kaldırmak için hangi önlemlerin alınması gerektiği konusunda size net bir anlayış sağlayacaktır.

Creately, proje planlaması sırasında iş akışlarının görselleştirilmesini sağlayan, böylece iş tekrarlarının erkenden tespit edilip önlenebilmesini sağlayan çevrimiçi bir görsel çalışma alanıdır. Her takıma görevler ve kaynaklar tahsis etmek için proje iş akışını bir yüzme kulvarı diyagramında planlayın. Tüm projenizi tek bir tuval üzerinde görselleştirmek, proje takibi için birden fazla uygulama arasında ileri geri atlama zorunluluğundan kaçınmanıza yardımcı olabilir. Creately kimin ne yaptığını belirlemeyi kolaylaştırır ve böylece görev çakışması olasılığını ortadan kaldırır.

Şeffaf Olun ve Çalışmanızı Erişilebilir Hale Getirin

Bir projeyi tamamladığınızda, yaptığınız işin bir mirasını bırakın. Çalışmanızı şirketteki tüm ilgili ekip üyeleri için erişilebilir hale getirin.

Önceki araştırma ve proje çabalarına kesintisiz erişimi kolaylaştıran bir veri tabanı olduğundan emin olun. Bu, gelecekteki projelere girişen iş arkadaşlarının tamamlanmış iş hakkında bilgi toplamasına yardımcı olacak ve iş tekrarı için yer ortadan kaldıracaktır.

Ayrıca olası bir hareket tarzının sonuçları konusunda onları aydınlatacak ve nelerin farklı yapılması gerektiğine ışık tutacaktır.

Creately, beyin fırtınası ve planlamadan yürütmeye kadar tüm proje içeriğini, görevlerini ve iletişimlerini merkezileştirmek için merkezi bir merkez görevi görebilir. Akıl haritalama, yakınlık haritalama, sprint planlama, proje zaman çizelgeleri, iş akışı haritalama ve daha fazlası için özelleştirilebilir çerçeveler sağlar. Creately'nin uygulama içi video konferans, fare izleme ve yorum yapma dahil işbirliği yetenekleri, kullanıcıların birlikte çalışmasına ve sorunsuz bir şekilde bilgi paylaşmasına olanak tanır.

İkinci Kez Büyü 'Her Zaman Değildir'

İş tekrarı her zaman kötü değildir. Bununla birlikte, uygun bir sonuca yönelik olmadığında, işin tekrarı zaman alıcı ve düpedüz sıkıcı olabilir.

İşinizi yapma şekliniz konusunda akıllı olun. Günümüz iş ortamında artık silolarda çalışamazsınız. Meslektaşlarınızla etkileşim kurmaktan ve onlarla sürekli iletişim halinde olmaktan çekinmeyin. Bilgiyi birbirinizle paylaşmaya açık olun ve ortak hedeflere ulaşmaya odaklanın. Etkili iletişim ve işbirliği, şirketteki herkesin başarıya yönelik toplu bir yolculukta anlamlı işler yapmasını sağlayacaktır.