Verimli Bir Uzaktan Toplantı Nasıl Çalıştırılır | En İyi Uygulamalar ve Şablonlar

Gerçek: Uzak ekipler, yerinde çalışanlardan daha fazla toplantı yapma eğilimindedir.

Şu anda evden çalışıyorsanız, bunun doğru olduğunu bilirsiniz.

Bazen işler kontrolden çıkmış gibi görünebilir; ekranda çok fazla yüz var, aynı anda çok fazla insan konuşuyor, bazıları geç katılıyor ve diğerlerinin ne hakkında konuştuğu hakkında hiçbir fikri yok ve sonra aniden herkesin odağı, çağrıya davetsiz olarak katılmaya karar veren birinin kedisine odaklanıyor.

Ama toplantılar önemlidir. Ve uzak ekipler için, nerede olurlarsa olsunlar herkesin hizada kalmasına yardımcı olan tek şey budur.

Aşağıda, kendi evinizin rahatlığında son derece etkili bir uzaktan toplantı yürütmenize yardımcı olacak bazı uygulamalar listelenmiştir.

Dalmaya hazır mısınız?

Uzaktan Toplantı En İyi Uygulamaları

1. Katılımcıları Belirleyin ve Hazırlanmalarına Yardımcı Olun

Toplantıya kimin katılması gerektiğine karar vermek, toplantının asıl amacına bağlıdır.

Ve sanal bir toplantı planlarken, kullandığınız araçlarda sınırlamalar, birden çok zaman dilimi ve çakışan zamanlamalar olabileceğinden, toplantıya kimlerin katıldığı konusunda daha düşünceli olmanız gerekir.

Toplantı için bir zaman belirlemeden önce katılımcıların kendi programını kontrol etmek önemlidir.

Bir ofiste, öğle yemeği yerken daha fazla bilgi paylaştığınız, koridorda birbirinizle konuştuğunuz, vb. Gibi gündem hakkında daha rahat olabilirsiniz.

Ancak sanal bir toplantı çok daha fazla ön hazırlık gerektirir.

Gündemi, toplantının amacı/amacı ve ek kaynaklara veya tartışma sırasında kullanacağınız uygulamalara bağlantılar ile birlikte bir gün olmasa da birkaç saat erken göndermeniz önemlidir.

Bu, katılımcıların gerekli tüm yazılımları yükleyerek, okuyarak, araştırarak, toplantıyı günlerine planlayarak ve diğer teknik gereksinimlerle ilgilenerek gelecek olana hazırlanmalarını sağlayacaktır. Aynı zamanda, her katılımcının toplantı sırasında oynaması beklenen rolleri netleştirin.

2. Uzaktan Toplantı Yönergelerini Netleştirin

Toplantı yönergeleri, işleri daha iyi yönetmeye yardımcı olur.

Her katılımcıdan ne yapmasını/katkıda bulunmasını beklediğinizi ve çevrimiçi olduklarında nasıl davranmaları gerektiğini netleştirin (yani, görüşlerini dile getirmeden önce başka birinin konuşmasını bitirmesini beklemeli mi, diğerleri konuşurken kameralarını açmalı ve mikrofonları sessize almalı mı, vb.) .).

Bu yönergeleri, ajanda ile birlikte göndereceğiniz tanıtım e-postasında belirtebilirsiniz. Veya toplantının başında bunlardan bahsetmek için birkaç dakikanızı ayırın.

Aynı zamanda, katılımcılar bu basit çevrimiçi toplantı görgü kuralları yönergelerini izleyerek işlerin daha etkili olmasına yardımcı olabilir.

• Uygun giyinmek
• Profesyonel ve işe uygun bir arka plana sahip olduğunuzdan emin olun (yani yatak yok, dağınık odalar vb.)
• Konuşmadığınız zamanlarda mikrofonunuzu sessize alın
• Dikkatin dağılmasın. Telefonunuza bakmayın, klavyenizle yazmayın veya başka biri sunum yaparken başka görevler üzerinde çalışmayın.
• Telefonunuzu sessize alın ve diğer bildirimleri kapatın
• sıranı bekle. Başkaları konuşurken veya onlar hakkında konuşurken araya girmeyin
• Bir yorumunuz veya sorunuz varsa, konuşmadan önce dikkatinizi kendinize çekin. Ya bir el hareketi yapın ya da 'soru' veya 'yorum' deyin
• Hazır ol. Toplantıdan önce bağlantınızın, kameranızın ve mikrofonunuzun çalıştığından emin olun.

İpucu: Katılımcılara kolaylaştırıcı, not tutan, zaman tutucu vb. rolleri atayın. Hepsinin katılımını sağlamak için bu rolleri farklı günlerde aralarında döndürün.

3. Uygun bir Uzak Toplantı Yazılımı Seçin

Tüm başarılı sanal toplantıların ortak noktası nedir? Bunu ve amaçlarını kolaylaştırmak için bir dizi iyi araç.

İhtiyaçlarınıza göre seçebileceğiniz çeşitli araçlar vardır.

Zoom: Bu, ekiplerin videolu veya videosuz çevrimiçi olarak buluşmasını sağlayan yazılım tabanlı bir konferans odası çözümüdür. Daha büyük bir ekiple bir şey tartışmak istediğinizde ve tepkilerini videoda görmeyi tercih ettiğinizde, bu araç harika çalışacaktır.

Slack: Slack, sesli ve görüntülü aramalar için de kullanılabilen bir mesajlaşma uygulamasıdır. Günlük stand-up'larınız veya haftalık proje check-in'leriniz için hatırlatıcı ayarlayabileceğiniz, toplantı dakikalarınızı gönderilerle veya doğrudan Slack kanalında vb. kaydedebileceğiniz ayrı bir Slack kanalınız olabilir. Ancak, yalnızca video grup görüşmelerine izin verir. Toplam 15 kişi. Bu nedenle, kısa toplantılar için daha küçük ekipler için en iyi sonucu verir.

Creately: Bir fikri veya konsepti çevrimiçi bir beyaz tahtada görselleştirerek açıklamak ister misiniz? Creately, bir toplantı sırasında beyin fırtınası yapmak için bir zihin haritası veya yeni bir süreci tartışmak için bir akış şeması vb. kullanmak isteyen ekipler için harika bir araçtır. Gerçek zamanlı işbirliği özelliği ile herkes aynı tuval/pano üzerinde yorumları aynı anda düzenleyebilir ve paylaşabilir.

Google Dokümanlar: Bir toplantı gündemi oluşturmak, toplantı notlarını paylaşmak veya bir proje teklifi üzerinde birlikte çalışmak için Google Dokümanlar harika bir araçtır. Herkes belgeyi gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilir ve düzenleyebilir, sohbet edebilir ve yorum yapabilir ve istediğiniz zaman belgenin eski sürümlerine geri dönmek için revizyon geçmişini kullanabilirsiniz.

Toplantınızın amacını yerine getirmek için bu araçların bir kombinasyonunu da kullanabilirsiniz. Örneğin, birbirinizle konuşmak için Slack'i ve stratejinizi açıklamak ve kaydetmek için Creately'yi kullanabilirsiniz. Herkesin ne üzerinde çalıştığınızı görebilmesi için ekranınızı ekibin geri kalanıyla paylaşın veya herkesin buna hızlı bir şekilde erişmesini sağlamak için Slack kanalınızdan (Slack için Creatly eklentisi ile) Creately belgenizi oluşturun.

İpucu: Videoyu, evden çalışırken yapabileceğiniz yüz yüze iletişime en yakın olduğu kadar kullanın. Ayrıca size katılımcıların beden dilini okuma ve gerçekten dikkat edip etmediklerini anlama şansı verir.

4. Buzu Kırmak İçin Biraz Zaman Ayırın

Uzak ekipler için bir toplantı, ilişki kurma zamanı da olabilir. Doğrudan resmi meseleleri tartışmaya dalmak yerine, toplantının başında buzları kırmak için biraz zaman ayırın. Bu aynı zamanda katılımcıların ilerideki saatlerde meşgul olmalarına yardımcı olacaktır.

Herkese haftalarının nasıl geçtiğini sorarak veya herkesin etkilendiği güncel bir olay hakkında konuşarak sanal toplantı odasını dolaşabilirsiniz.

İpucu: Eldeki meseleleri resmi olarak tartışmaya geçmeden önce, herkese toplantının amacını da hatırlattığınızdan emin olun.

5. Not Alın ve Bir Eylem Planı Oluşturun

Toplantı sırasında paylaşılan tüm fikirlerin kaydını tutmak önemlidir. Toplantıyı kaçıranlarla paylaşılabilir ve daha sonra eylem planınızı oluşturmak için kullanılabilir.

Bir şeyleri tartışmak ve çözümler bulmak kadar önemli olan, toplantı çıktılarına ve eylem öğelerine katılan herkesi planı uygulamak için görevlendirmektir. Aynı zamanda, teslim tarihlerini ve bir sonraki toplantının ne zaman gerçekleşeceğini netleştirmek önemlidir.

Bir görev yönetimi aracı kullanıyorsanız, üzerindeki her şeyi hızlı bir şekilde planlayabilirsiniz. İşlere öncelik vermek için bir eylem planı şablonu da kullanabilirsiniz (aşağıdakine bakın).

İpucu: Toplantıdan sonra kendilerine atanan eylem öğeleri de dahil olmak üzere her şeyin özetini içeren bir e-posta gönderin.

Uzak Toplantılar Sırasında İşleri Üretken Tutmak için 7 Şablon

Aşağıda, sanal toplantılarınız sırasında hemen kullanabileceğiniz birkaç şablon bulunmaktadır. Düzenleyicide açmak için şablona tıklamanız yeterlidir. İşbirliği yapmak için başkalarıyla bir düzenleme/inceleme bağlantısını paylaşın.

Hareket planı

Bu eylem planı şablonuyla roller ve sorumluluklar, kaynaklar, son tarihler vb. üzerinde çalışın.

Buluşma notları

Toplantı notlarını not almak için bu basit şablonla toplantı tutanaklarınızı düzenli tutun. Daha sonra özet e-postasıyla ekleyebilir veya başkalarına erişim sağlamak için Slack kanalınızda paylaşabilirsiniz.

Başlat Durdur Devam Et

Bu şablonla ekibin yapmaya başlaması, yapmayı bırakması ve yapmaya devam etmesi gereken eylemleri düşünün.

Zihin haritası

Bu şablonu kullanarak bir konu etrafında beyin fırtınası yapın. Farklı katılımcılar tarafından eklenen fikirleri belirlemek için renk kodlamasını kullanabilirsiniz.

Kılçık diyagramı

Bu kılçık diyagramı ile problem çözmeyi basitleştirin ve problemin temel nedenini bulun.

Fikir Kurulu

Bir fikir panosu ile toplanan fikirleri toplayın, düzenleyin ve önceliklendirin. Fikirleri kategorilere ayırmak ve eğilimleri/modelleri bulmak için bir yakınlık diyagramı da kullanabilirsiniz.

Takım Sözleşmesi

Bu ekip tüzüğü şablonuyla ekip yönünü netleştirmek ve sınırlar oluşturmak için işbirliği yapın.

Verimli Bir Sanal Toplantı Yürütmek İçin Başka İpuçları Var mı?

Koronavirüs pandemisi nedeniyle bu günlerde evden mi çalışıyorsunuz? O halde çevrimiçi toplantılara katılmak günlük rutininizin bir parçası olmalıdır. Ekibinizin işleri verimli tutmak için kullandığı en iyi uygulamalardan bazılarını bize bildirin.