Bir Proje Nasıl Kapsama Alınır

Son Güncelleme 31 Ekim 2019

İşiniz için ne kadar mutlu olursanız olun, harika anlaşmaları çabucak ekşi bir karmaşaya dönüştürebilecek bir şey var. Kendinizi sürekli düzenlemelere, yanlış iletişime, hayal kırıklığına ve karşılanmayan beklentilere hazırlamanıza neden olabilir. Peki, tüm bu baş ağrısından nasıl kaçınırsınız? Bir projenin kapsamını belirlemek, çıktılara ilişkin uygun beklentileri belirlemenin ve müşterinizle iyi bir ilişki sürdürmenin tek yoludur. Bunu yapın ve müşteriniz ve gelecekteki benliğiniz size teşekkür edecektir. Sorusu olan? Evet? Bir hissim vardı. Peki, onlara girelim.

Bir projeyi nasıl kapsamlaştırabilirim?

Herhangi bir işe başlamadan veya ödeme kabul edilmeden önce bir proje kapsamı belirlenmelidir (proje kapsamı teslimatlardan biri değilse). Müşterinin sözleşmenizden ne elde etmeyi beklemesi gerektiğine ve tahmini bir fiyatla birlikte gelmesini beklemesi gereken bir zaman dilimine ilişkin bir rehber olarak hizmet etmelidir.

Proje kapsamında neler olmalıdır?

İyi soru. Proje kapsamınız birkaç şey içermelidir. Projenin amacını özetlemelidir; Bu, projenin başarısını ölçmek için hedef verir. Müşterinize hangi sorunu çözmeye çalıştıklarını sormalısınız. Unutmayın, bir ürün satmıyorsunuz. Çözüm satıyorsunuz. Peki, hizmetleriniz yaşadıkları bir acı noktasını nasıl düzeltecek?

Proje kapsamınız, müşterinizin hedefine ulaşmak için nelerin gerekli olacağını da özetlemelidir. Bir web sitesine ihtiyaçları olacak mı? Eğer varsa, hangi iyileştirmeyi yapacaksınız ve görevi gerçekleştirmek için hangi yöntemleri kullanacaksınız?

Ama bunu zaten bir toplantıda konuşmuştum.

Bir proje kapsamı belirlemek için bir toplantı yapmak esastır, ancak yazılı bir proje kapsamının yerini almaz. Proje gereksinimlerini belgeleyerek, projeyi gerçekleştirmek için gereken gereksinimleri kabul etmiş olursunuz. Bir toplantıda konuşulan önemli noktaları unutmak çok kolaydır. Yazılı bir proje kapsamı ile hem siz hem de müşteri geriye bakıp bir şeyin neden yapıldığını görebilir. Bir proje kapsamı, uygun beklentileri belirlemek için bir yol haritası olarak da kullanılabilir.

Mantıklı. Bu yüzden, kapsamın ne olduğu hakkında bana daha fazla bilgi verin.

Memnuniyetle. Projenin şirketin stratejisiyle nasıl bağlantılı olduğuna dair sağlam bir anlayışa sahip olmalısınız. Genel stratejiyi bilmek, çalışmanızı mevcut çabalarına en uygun şekilde optimize etmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca, seçimlerinin etkililiği hakkında fikir vermenize ve başarmaya çalıştıkları şey için en uygun değilse kursun düzeltilmesine yardımcı olabilir.

Teşekkürler. Neden önemli olduğunu anlamaya başladım, peki ya maliyeti?

Maliyet her iki taraf için de hassas bir konu olabilir, ancak doğru beklentileri belirlemek de önemlidir. Kapsam, sağlayacağınız hizmetlerin bir listesini ve ilişkili maliyetleri içermelidir. Sabit bir ücret alıyorsanız, neyin dahil edileceğine dair bir maddelendirme içermelidir. Saatlik ücret alıyorsanız, projeyi bitirmek için gereken tahmini saat veya süre ile birlikte saatlik ücretinizi göstermelidir.

Ya ne kadar ücret ödeyeceğimi bilmiyorsam?

Önceki soruları sorarak, projenin yaklaşık olarak ne kadar süreceği konusunda iyi bir fikre sahip olmalısınız. Bir fiyat eklemezseniz, maliyetle ilgili bir beklenti belirlemezsiniz ve bunu müşteriye bırakmış olursunuz. Faturayı ödeme zamanı geldiğinde, çalışma fiyatıyla ilgili iletişim eksikliğiniz, siz ve müşterileriniz arasında bazı çekişmelere neden olabilir (bu, ödeme almakta zorlanmanıza eşit olabilir).

Ya bir şeyi dışarıda bırakırsam?

Ah, bu meşru bir korku. Kapsam dahilinde olanı alırken, kapsam dışı olanı da konuşmalısınız. Neyin kapsam dışı olduğu hakkında bilinçli olarak konuşmak beklentilerin yönetilmesine yardımcı olabilir. Bazen bir müşteri, aslında o hizmeti sunmadığınızda veya bunun için daha fazla ücret almadığınızda bir şeyin dahil olduğunu düşünebilir. Müşteri, üzerinde anlaşmaya varılan kapsamın dışında bir şeyin peşinden gitmek isterse, mevcut projenize ek olarak ayrı bir kapsam oluşturulmalıdır.

Bu bir rahatlama, o kısım için endişelendim!

Hepimizde olduğu gibi.

Peki ya müşteriden ihtiyacım olan bir şey yüzünden bir görevi başaramazsam?

Kapsamınız sadece sizin için değil. Aynı zamanda müşteri içindir. Kopya, resim veya başka bir şey olsun, istemciden ihtiyaç duyacağınız şey kapsama dahil edilmelidir. Ayrıca, müşterinin size ihtiyacınız olan malzemeleri sağlaması gerektiği ve bunları size sağlamaması durumunda hangi adımların atılacağı konusunda makul bir zaman dilimi de eklemelisiniz. Kime gideceğinizi sormak zorunda kalmamak için ihtiyacınız olanı size ulaştırmakla görevli kişinin iletişim bilgilerini de almalısınız.

Sorduğuma sevindim. İş kapsamımı aldıktan sonra, onunla ne yapacağım?

Daha sonra bir sözleşme oluşturmak için çalışma kapsamınızı kullanabilirsiniz. İş kapsamınız sözleşmenize dahil edilmelidir. Projedeki rollerinizi ve taahhütlerinizi net bir şekilde anlamanız için hem siz hem de müşteri tarafından imzalanmalıdır.

Yani, sonunda işim bittiğine göre, değil mi?

Pek değil.

Hadi ama !

Sadece beni dinle. Müşterinize çıktıları sunduktan sonra projenin tamamlandığını nasıl anlarsınız? Sizi sürekli bir dizi düzenlemeye yakalanmaktan ve sonunda kağıda koyduğunuz miktarı almaktan alıkoyan nedir? Bir bitiş anlaşması.

Bu da ne?

Bitiş sözleşmesi, projeyi teslim ettiğinizde müşterinize sunduğunuz bir belgedir. Müşterinin projeyi gözden geçirmesine ve ikinizin de üzerinde anlaşmaya vardığınız iş kapsamıyla karşılaştırmasına olanak tanır. Müşteri işinizden memnunsa, imzalayabilir, sözleşmeyi size geri gönderebilir ve o tatlı maaş çekini alabilirsiniz. Ancak, müşteri anlaşmanıza göre bir şeyin yapılmadığına karar verirse, projeyi tamamlayacağını düşündüğü tüm değişiklikleri gönderebilir. Bunu geri aldığınızda, değişiklikleri düzeltebilir, projeyi tamamlayabilir, maaşınızı tahsil edebilir ve bir sonraki işe geçebilirsiniz. Hiç bitmeyen düzenleme döngüsünü kırın.

Vay, bu dahice.

Teşekkürler. Bu içgörü birçok hatadan kaynaklandı.

Artık neyi ve nasıl bir iş kapsamı yapacağımı bildiğime göre ne yapmalıyım?

Dışarı çık ve biraz iş bul! Ve ne ekleyeceğinizi unutmayın. İhtiyacınız olursa bir liste:

• Projenin amacı nedir?
• Ulaşmak istedikleri hedef nedir?
• Çözümünüz onların sorunlarına nasıl yardımcı olacak?
• Mevcut stratejileri nedir?
• Proje ne kadara mal olacak?
• Kapsam dışı olan nedir?
• Projeyi gerçekleştirmek için ihtiyacınız olanı size ulaştırmayı kim denetler?
• Bir sözleşme yapıp imzalattınız mı?
• Ve son anlaşmayı unutma.

Çok teşekkür ederim! İşi satmama da yardım eder misin?

Yazarlık: Taj R.